Dalam diskusi “Ask VP of Sales, Ask Me Anything”, kami sempat membahas bagaimana seorang pendiri memilih perangkat kerja untuk startup-nya. Pertanyaan itu cukup menarik bagi saya untuk melanjutkan pembahasannya di sini.
Sebelum merekomendasikan apa pun, saya ingin tahu apa yang sedang Anda kerjakan. Jika Anda ingin memperlihatkan demo kepada pengguna pertama, kita akan membahas pengembangan dan peluncuran. Jika Anda menjalankan bisnis jasa, mungkin yang lebih mendesak adalah mengirim proposal dan mendapatkan klien pertama. Saya akan membelanjakan anggaran software yang sama dengan cara yang sangat berbeda dalam kedua situasi itu.
Namun, saya akan memulai kedua percakapan dari hal yang cukup biasa: perangkat kerja kantor. Bisakah tim mengerjakan dokumen yang sama? Bisakah pelanggan mengikuti panggilan tanpa kesulitan? Saya ingin membereskan hal-hal itu terlebih dahulu.
Itulah percakapan yang ingin saya tuangkan dalam tulisan. Mulai dari pekerjaan sehari-hari, lalu mengikuti perkembangan bisnis ketika tumbuh dan keputusan menjadi lebih rumit. Begini cara saya akan memikirkannya bersama Anda.
1. Awali perangkat kerja startup dengan kebutuhan dasar kantor
Email perusahaan, kalender, dokumen bersama, pesan tim, dan rapat adalah kebutuhan operasional dasar. Bereskan semuanya sebelum menghabiskan waktu membandingkan software khusus.
Untuk tim kecil, saya akan mulai dengan paket aplikasi kantor yang mencakup sebagian besar kebutuhan tersebut melalui satu akun dan penagihan bersama. Nilai kesesuaiannya dengan cara tim dan pelanggan Anda bekerja saat ini.
| Kebutuhan kantor | Hal yang perlu diperiksa |
|---|---|
| Email dan kalender | Email dengan domain perusahaan, kalender bersama, penjadwalan lintas zona waktu |
| Dokumen dan spreadsheet | Penyuntingan bersamaan, riwayat versi, kompatibilitas berkas, akses offline |
| Penyimpanan dan berbagi berkas | Kepemilikan oleh perusahaan, izin berbagi ke pihak luar, batas penyimpanan |
| Pesan tim | Riwayat yang bisa dicari, kanal, akses tamu, notifikasi |
| Rapat | Akses tamu yang mudah, berbagi layar, rekaman, transkripsi |
Periksa paket langganan yang tepat. Aplikasi desktop, perekaman, penyimpanan, dan kontrol administrasi bisa tersedia pada paket yang berbeda.
Jika tim lebih sering menyunting dokumen bersama di browser, utamakan kemudahan kolaborasi. Jika pekerjaan melibatkan spreadsheet rumit atau dokumen klien dengan format kompleks, uji berkas tersebut sebelum berlangganan. Kebiasaan tim juga penting: mereka akan memakai perangkat ini setiap hari.
Lalu tentukan apakah Anda membutuhkan aplikasi pesan atau rapat yang terpisah. Aplikasi khusus mungkin berguna untuk kanal komunikasi dengan pelanggan, rapat besar, atau kebutuhan perekaman tertentu. Nyatakan kebutuhannya sebelum menambah langganan.
Uji pengaturan ini bersama orang di luar perusahaan: kirim undangan kalender, adakan rapat, dan bagikan dokumen untuk disunting. Periksa apa yang bisa diakses tanpa membeli akun tambahan. Pastikan pula berkas perusahaan dimiliki oleh akun yang dikelola perusahaan, dengan cara yang jelas untuk mencabut akses ketika seseorang keluar.
Tambahkan perangkat dalam urutan ini saat pekerjaan membutuhkannya.
2. Pilih software startup sesuai model dan tahap bisnis
Ada dua pertanyaan yang perlu dijawab bersama: apakah Anda sedang membuat demo atau menjalankan bisnis yang perlu berkembang? Dan apakah pekerjaan utama Anda mengembangkan produk, atau menjual serta memberikan layanan?
Perangkat untuk membuat demo produk
Bayangkan Anda mengembangkan produk software dan perlu menunjukkan idenya kepada calon pelanggan. Prototipe yang bisa diklik mungkin cukup untuk percakapan awal. Jika orang perlu mencoba aplikasi yang berfungsi, Anda memerlukan cara untuk membangun dan menayangkannya. Bergantung pada keterampilan Anda, pilihannya bisa berupa pembuat aplikasi atau lingkungan pengembangan dengan kontrol versi, alat pemrograman, dan hosting.
Ujian terdekatnya adalah apakah Anda bisa menunjukkan ide tersebut kepada seseorang dan belajar dari tanggapannya. Dokumen bersama dapat menyimpan catatan wawancara. Papan tugas sederhana bisa melacak perubahan. Tambahkan struktur ketika pekerjaan memang membutuhkannya.
Perangkat untuk bisnis penjualan atau jasa
Sekarang bayangkan Anda membuka usaha konsultasi. Perangkat awal harus membantu Anda melacak calon klien, menyiapkan proposal, menyelesaikan proyek, dan mengirim tagihan. Anda bisa memulai dengan spreadsheet untuk peluang penjualan dan dokumen bersama untuk proposal. Jika beberapa orang perlu menangani transaksi dan mengoordinasikan tindak lanjut, sistem pengelolaan hubungan pelanggan atau CRM mungkin berguna. Uji apakah penanggung jawab dan langkah berikutnya menjadi jelas.
Untuk bisnis ini, peralihan yang andal dari proposal yang disetujui ke pelaksanaan proyek mungkin menjadi perbaikan paling bernilai. Perangkat harus memperlihatkan ruang lingkup yang disepakati, penanggung jawab, tenggat, dan status penagihan.
Perangkat untuk pertumbuhan dan pemasaran produk
Ketika bisnis mulai berkembang dan memperluas pasar, tinjau kembali perangkatnya. Produk software yang sudah digunakan mungkin memerlukan pelacakan masalah, analitik produk, pemantauan kesalahan, dan dukungan pelanggan. Tim harus bisa menghubungkan masukan pelanggan dengan tugas pengembangan dan mengikutinya sampai rilis. Perusahaan jasa yang tumbuh mungkin membutuhkan pembagian tanggung jawab klien yang lebih baik, perencanaan sumber daya, dan laporan profitabilitas proyek.
Gunakan masalah yang dapat diamati sebagai pemicu. Tindak lanjut yang berulang kali terlewat menjadi alasan untuk memperbaiki proses penjualan dan pengaturan CRM. Masalah pelanggan yang hilang di antara chat dan tim pengembang menunjukkan perlunya serah terima yang lebih baik. Alasan pembelian harus mudah dijelaskan kepada orang yang akan menggunakan perangkat tersebut.
Pilih perangkat untuk pekerjaan hari ini, lalu tambahkan kemampuan seiring pertumbuhan.
3. Pilih perangkat pertumbuhan sesuai alur akuisisi pelanggan
Penjualan proaktif, konten, akuisisi berbayar, dan kemitraan melibatkan pekerjaan yang berbeda. Pilih kanal yang akan diuji, lalu petakan langkah-langkah yang diperlukan.
Ambil contoh pencarian prospek. Alur umumnya adalah menentukan perusahaan sasaran, menemukan orang yang relevan, menilai kecocokan mereka, menghubungi mereka, lalu melacak peluang yang muncul.
Tentukan langkah mana yang membutuhkan dukungan software. Anda mungkin memerlukan data perusahaan dan kontak, pengayaan data untuk melengkapi informasi, pengelolaan penjangkauan, atau CRM untuk melacak peluang. Kemampuan ini bisa tumpang tindih, jadi periksa seberapa banyak alur yang sudah dicakup oleh satu pembelian.
Saya akan menilai kemudahan penggunaan, kemampuan mengikuti pertumbuhan, dan kedalaman fitur profesional secara terpisah:
| Prioritas | Hal yang perlu diuji |
|---|---|
| Kemudahan penggunaan | Bisakah penanggung jawab membuat dan menjalankan kampanye yang berguna tanpa bantuan spesialis terus-menerus? |
| Kemampuan mengikuti pertumbuhan | Bagaimana biaya, batasan, izin, dan administrasi berubah ketika jumlah data dan pengguna bertambah? |
| Kedalaman fitur | Bisakah Anda membuat penargetan, laporan, penyesuaian, dan kontrol yang dibutuhkan pekerjaan? |
Pendiri yang sesekali menghubungi prospek wajar jika mengutamakan perangkat yang bisa dioperasikan sendiri. Tim penjualan yang menjalankan kampanye di berbagai pasar mungkin membutuhkan aturan wilayah, laporan bersama, dan izin yang lebih terperinci. Praktisi pertumbuhan berpengalaman mungkin mendapat manfaat dari pembuat alur kerja yang fleksibel meski membutuhkan lebih banyak pengaturan dan pemeliharaan.
Fitur profesional bernilai jika ada orang yang tahu cara menggunakannya. Sebelum membeli, tentukan siapa yang bertanggung jawab atas pengaturan dan keberlangsungan operasinya.
4. Evaluasi software startup sebelum membeli
Uji coba harus melibatkan data Anda sendiri, seorang rekan, dan tugas yang mewakili pekerjaan sehari-hari. Di sinilah kriteria pembelian menjadi konkret.
Untuk kolaborasi, uji tanggung jawab dan serah terima: buat sebuah entri data dan serahkan kepada orang lain. Bisakah ia melihat riwayat, memahami tindakan berikutnya, dan memperbaruinya tanpa bertanya kepada Anda? Periksa apakah klien atau kontraktor memerlukan akses tamu dan apakah akun tersebut dikenai biaya tambahan.
Untuk berbagai kegunaan, periksa langganan yang sudah ada terlebih dahulu. CRM Anda mungkin sudah mencakup alur email sederhana yang dibutuhkan. Paket kantor mungkin sudah mendukung formulir dan pelacakan proyek bersama. Jika fiturnya memadai, Anda bisa menunda pembelian lain. Saat perangkat khusus mulai berguna, tentukan tempat penyimpanan data acuan agar orang tidak memelihara salinan yang bertentangan.
Untuk biaya software, hitung tagihan bagi tim saat ini dan tahap berikutnya yang masuk akal. Sertakan lisensi pengguna, kontak, kredit pemakaian, biaya integrasi, dan fitur yang memerlukan paket lebih tinggi. Perhitungkan juga waktu penyiapan serta pekerjaan orang yang merawatnya. Catat harga penuh setelah diskon startup berakhir sebelum mengambil komitmen tahunan.
Untuk integrasi dan portabilitas data, periksa API, webhook, dan pilihan ekspor. Uji ekspor jika datanya penting. Periksa apakah catatan, lampiran, kolom khusus, dan riwayat aktivitas ikut disertakan. Pastikan integrasi yang dibutuhkan tersedia dalam paket yang hendak Anda beli.
Untuk kepatuhan, mulailah dari kebutuhan pelanggan dan data yang Anda tangani. Periksa ketentuan pemrosesan data, lokasi penyimpanan, kontrol akses, dan dokumen keamanan yang akan diminta pelanggan. Jika pelanggan mensyaratkan single sign-on atau log audit, masukkan paket yang menyediakannya ke perbandingan harga. Lencana keamanan vendor hanya salah satu bagian penilaian.
Untuk dukungan, kirim pertanyaan implementasi yang nyata selama uji coba. Lihat apakah jawabannya menyelesaikan masalah. Tanyakan kanal dukungan yang tersedia dalam paket, jam layanan, dan apa yang terjadi jika alur penting bagi bisnis berhenti bekerja.
Terakhir, uji kompatibilitas dengan perangkat pelanggan. Perusahaan jasa mungkin perlu menyerahkan berkas ke sistem dokumen pelanggan atau memperbarui tiket dalam sistem proyek mereka. Periksa proses serah terima yang tepat, termasuk izin dan sistem mana yang menjadi acuan setiap pembaruan. Logo integrasi di situs web tidak menjawab rincian tersebut.
Tentukan kekurangannya, uji tugas nyata, lalu putuskan.
5. Evaluasi vendor software dan peluang kemitraan
Jika seseorang yang sudah bekerja sama dengan Anda menawarkan produk yang sesuai, saya akan memasukkannya ke daftar pilihan sejak awal.
Hubungan itu dapat memberi nilai di luar software. Anda bisa mengadakan webinar bersama, menerbitkan cerita pelanggan, atau saling mengenalkan bisnis yang relevan. Anda juga dapat bertukar masukan produk dan saling membantu memahami pasar. Bagi perusahaan muda, hubungan tersebut bisa bermanfaat di samping produknya sendiri.
Layanan penting di sini. Hubungan yang sudah ada mungkin memberi akses kepada orang yang memahami pengaturan Anda dan bisa membantu memulai. Tanyakan apa yang benar-benar dapat diberikan: bantuan implementasi, kontak dukungan tertentu, atau jalur eskalasi yang jelas. Pastikan layanan itu tetap tersedia ketika pemakaian meningkat.
Produk tetap harus memenuhi kebutuhan, dan pemasaran bersama memerlukan minat kedua pihak serta audiens yang relevan. Bahas kedua sisi keputusan: apakah software cocok dan apakah kemitraannya layak dikembangkan.
Jika belum memiliki hubungan yang relevan, merek yang sudah dikenal merupakan titik awal riset yang masuk akal. Cari dokumentasi produk terbaru, referensi pelanggan dari bisnis serupa, dan bukti bahwa vendor mendukung integrasi yang Anda perlukan.
Anda dapat menyusun daftar pilihan melalui pencarian web atau meminta agen melakukan riset. Berikan situasi yang sebenarnya:
Bandingkan pilihan CRM untuk perusahaan jasa B2B beranggotakan lima orang. Kami membutuhkan tanggung jawab bersama atas transaksi, riwayat email, tindak lanjut proposal, dan ekspor yang menyertakan catatan. Solusi harus bekerja dengan sistem email dan dokumen kami saat ini. Periksa harga terbaru untuk lima dan lima belas pengguna, batas integrasi, dan pilihan dukungan. Gunakan sumber resmi dan tandai hal yang tidak dapat diverifikasi.
Uji kandidat terkuat dengan tugas nyata yang sama. Impor sedikit data, tugaskan pekerjaan kepada rekan, lakukan serah terima kepada pelanggan, dan minta bantuan dukungan. Sebelum membayar, Anda seharusnya tahu apa yang bisa dicapai tim dengan perangkat tersebut, biaya tahap berikutnya, dan siapa yang akan membantu ketika ada masalah.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa yang dimaksud dengan perangkat kerja startup?
Perangkat kerja startup adalah kumpulan alat dan sumber daya untuk memulai serta menjalankan bisnis. Untuk operasional sehari-hari, cakupannya meliputi software kantor, alat untuk menghasilkan produk atau memberikan layanan, serta sistem untuk mencari dan mendukung pelanggan. Kombinasi yang tepat bergantung pada model dan tahap bisnis.
Perangkat apa yang dibutuhkan startup tahap awal?
Sebagian besar startup membutuhkan email perusahaan, kalender, dokumen bersama, penyimpanan berkas, dan sarana rapat yang andal. Lalu tambahkan kebutuhan bisnis inti: pengembangan dan hosting untuk produk software, atau pelacakan prospek, proposal, pelaksanaan proyek, dan penagihan untuk bisnis jasa.
Berapa anggaran software yang perlu disiapkan startup?
Susun anggaran dari alur kerja yang perlu dijalankan. Tambahkan biaya langganan, lisensi berbayar, biaya pemakaian, waktu penyiapan, dan administrasi rutin. Hitung konfigurasi yang sama untuk tim saat ini serta tahap berikutnya yang masuk akal, termasuk fitur paket lebih tinggi. Periksa biaya setelah diskon berakhir.
Apakah perangkat gratis cukup untuk startup?
Paket gratis bisa berguna ketika Anda memvalidasi ide atau mengoordinasikan tim kecil. Periksa batas penyimpanan, pengguna, ekspor, integrasi, dan izin sebelum bergantung padanya. Bayar ketika batas tersebut menghambat pekerjaan penting, menimbulkan risiko yang bisa dihindari, atau membutuhkan usaha manual yang lebih mahal daripada peningkatan paket.
Kapan startup memerlukan CRM?
Pertimbangkan CRM ketika beberapa orang perlu mengelola hubungan, tindak lanjut sering terlewat, atau riwayat pelanggan tersebar di inbox dan spreadsheet. Mulai dengan menguji penanggung jawab transaksi, tindakan berikutnya, riwayat bersama, dan ekspor. Sistem kecil yang dirawat secara konsisten lebih berguna daripada sistem rumit yang tidak pernah diperbarui.
Sebaiknya memakai paket terpadu atau perangkat terpisah?
Pilih paket terpadu ketika fitur intinya mencakup pekerjaan dan tim dapat menggunakannya dengan mudah. Tambahkan perangkat khusus ketika kebutuhan tertentu membenarkan tambahan biaya dan pemeliharaan. Sebelum menggabungkan produk, uji serah terimanya dan tentukan sistem yang menyimpan data acuan.
Bagaimana mencegah terlalu banyak perangkat saat startup tumbuh?
Buat daftar langganan yang mencatat penanggung jawab, tujuan, tanggal perpanjangan, dan biaya penuh masing-masing. Periksa fitur yang sudah ada sebelum membeli. Ketika dua produk mencakup alur yang sama, bandingkan penggunaan sebenarnya dan tentukan apa yang akan terganggu jika salah satunya dihapus. Ekspor data penting sebelum membatalkan langganan.
Hubungkan perangkat Anda
Okou menghubungkan perangkat Anda dan menjalankan tugas di antaranya, sehingga Anda bisa menghabiskan lebih sedikit waktu mengoperasikan software dan lebih banyak waktu menjalankan bisnis.
