כיצד לבחור ערכת כלים לסטארט-אפ כמייסד

במהלך דיון "שאל את סמנכ"ל המכירות, שאל אותי כל דבר", עלתה השאלה כיצד מייסד צריך לבחור ערכת כלים לסטארט-אפ. אהבתי את הנושא מספיק כדי להמשיך איתו כאן.

לפני שאמליץ על משהו, ארצה לשמוע על מה אתה עובד. אם אתה מנסה להציג הדגמה למשתמשים הראשונים שלך, נדבר על בנייה והשקה. אם אתה מנהל עסק שירותים, הבעיה הדחופה יותר עשויה להיות להוציא הצעה ולזכות בלקוח הראשון. הייתי משקיע את אותו תקציב תוכנה בצורה שונה בשני המצבים הללו.

אבל אתחיל את שתי השיחות במקום די רגיל: סביבת המשרד. האם הצוות שלך יכול לעבוד על אותו מסמך? האם לקוח יכול להצטרף לשיחה שלך בלי כאב ראש? ארצה שהדברים האלו יהיו מסודרים קודם.

זו השיחה שרציתי להעלות על הכתב. התחל בעבודה היומיומית, ואז המשך לעקוב אחרי העסק ככל שהוא גדל וההחלטות מסתבכות. כך הייתי עובר איתך על התהליך.

1. בנה את ערכת הכלים שלך סביב צרכי המשרד הבסיסיים

דוא"ל עסקי, לוחות שנה, מסמכים משותפים, מסרים ופגישות הם דרישות תפעול בסיסיות. סגור את אלו לפני שאתה משווה תוכנות ייעודיות.

עבור צוות קטן, אתחיל בחבילת משרד שמכסה את רוב הצרכים הללו תחת חשבון אחד וסידור חיוב אחד. השווה אותה לאופן שבו הצוות והלקוחות שלך כבר עובדים.

צורך משרדי	מה לבדוק
דוא"ל ולוח שנה	דוא"ל בדומיין החברה, לוחות שנה משותפים, תיאום בין אזורי זמן
מסמכים וגיליונות נתונים	עריכה סימולטנית, היסטוריית גרסאות, תאימות קבצים, גישה לא מקוונת
אחסון ושיתוף קבצים	בעלות החברה, הרשאות שיתוף חיצוני, מגבלות אחסון
מסרים צוותיים	היסטוריה ניתנת לחיפוש, ערוצים, גישה לאורחים, התראות
פגישות	גישה קלה לאורחים, שיתוף מסך, הקלטה, תמלול

בדוק את המנוי בפועל. ייתכן שיישומי שולחן עבודה, הקלטות, אחסון ושליטה ניהולית דורשים תוכניות שונות.

אם הצוות שלך בעיקר עורך מסמכים משותפים בדפדפן, תעדף קלות שיתוף הפעולה. אם העבודה כוללת גיליונות נתונים מורכבים או מסמכים מעוצבים ללקוח, בדוק את הקבצים האלו לפני התחייבות. גם ההיכרות חשובה: הצוות ישתמש במערכת הזו כל יום.

לאחר מכן, החלט אם אתה צריך מוצר מסרים או פגישות נפרד. כלי ייעודי עשוי להיות שימושי לערוצים מול לקוחות, פגישות גדולות או דרישת הקלטה מסוימת. הגדר את הצורך לפני הוספת מנוי.

נסה את ההגדרה עם אדם חיצוני: שלח הזמנה ליומן, ערוך פגישה, ושתף מסמך לעריכה. בדוק למה יש להם גישה בלי לקנות חשבון נוסף. ודא גם שקבצי החברה שייכים לחשבונות המנוהלים על ידי החברה, עם דרך ברורה להסיר גישה כשמישהו עוזב.

הוסף כלים בסדר הזה, לפי הצורך בעבודה.

2. בחר תוכנה לסטארט-אפ לפי מודל עסקי ושלב

יש שתי שאלות שצריך לענות עליהן יחד: האם אתה בונה הדגמה או מפעיל עסק שצריך להתרחב, והאם עיקר העבודה שלך הוא פיתוח מוצר או מכירות ומתן שירותים?

כלים לבניית הדגמת מוצר

נניח שאתה בונה מוצר תוכנה וצריך להציג את הרעיון ללקוחות פוטנציאליים. אב-טיפוס לחיץ עשוי להספיק לשיחה מוקדמת. אם אנשים צריכים לנסות אפליקציה עובדת, תצטרך דרך לבנות ולהשיק אותה. בהתאם לכישורים שלך, זה יכול להיות בונה אפליקציות או סביבת פיתוח עם ניהול גרסאות, כלי קידוד ואחסון.

המבחן המיידי הוא האם תוכל להציג את הרעיון בפני מישהו וללמוד מהתגובה שלו. מסמך משותף יכול להכיל סיכומי ראיונות. לוח משימות פשוט יכול לעקוב אחרי שינויים. הוסף עוד מבנה כשהעבודה דורשת זאת.

כלים לעסקי מכירות או שירותים

עכשיו דמיין שאתה מקים חברת ייעוץ. ההגדרה הראשונה שלך צריכה לעזור לך לעקוב אחרי לקוחות פוטנציאליים, להכין הצעות, לספק פרויקטים ולחשב חשבוניות ללקוחות. ייתכן שתתחיל עם גיליון נתונים להזדמנויות ומסמכים משותפים להצעות. אם כמה אנשים צריכים לנהל עסקאות ולתאם מעקבים, מערכת ניהול קשרי לקוחות (CRM) עשויה להפוך לשימושית. בדוק אם היא הופכת בעלות ומעקב אחרי משימות לברורים.

בעסק הזה, העברת אחריות מסודרת מהצעה חתומה לביצוע הפרויקט עשויה להיות הדבר הכי חשוב לשיפור. הכלים צריכים להציג את היקף העבודה, הבעלים, הדד-ליין ומצב החיוב בצורה ברורה.

כלים להתרחבות ויציאה לשוק

כשהעסק עובר להתרחבות ויציאה לשוק, חזור לבדוק את ההגדרה. מוצר תוכנה חי עשוי לדרוש מעקב תקלות, אנליטיקות מוצר, ניטור שגיאות ותמיכת לקוחות. הצוות צריך להיות מסוגל לחבר משוב לקוחות למשימת פיתוח ולעקוב אחריה עד לשחרור. חברת שירותים מתפתחת עשויה להזדקק לניהול חשבונות טוב יותר, תכנון משאבים ודיווח רווחיות פרויקטים.

השתמש בבעיה נראית לעין כטריגר. מעקבים שמתפספסים שוב ושוב מצדיקים שיפור תהליך המכירות והגדרת ה-CRM. בעיות לקוח שנעלמות בין הצ'אט להנדסה מצדיקות העברת תמיכה טובה יותר. הסיבה לרכישה צריכה להיות קלה להסבר למי שישתמש בה.

בחר כלים לעבודה של היום, ואז הוסף יכולות ככל שאתה גדל.

3. בחר כלים לצמיחה לפי תהליך הרכישה של הסטארט-אפ שלך

מכירות יזומות, תוכן, רכישה בתשלום ושיתופי פעולה כוללים עבודות שונות. בחר את הערוץ שאתה בודק, ואז מפה את השלבים שעליך לבצע.

קח לדוגמה יצירת לידים. תהליך טיפוסי הוא לזהות חברות יעד, למצוא אנשים רלוונטיים, לאמת אותם, ליצור קשר ולעקוב אחרי ההזדמנויות שנוצרות.

בדוק אילו שלבים דורשים תמיכה בתוכנה. ייתכן שתצטרך נתוני חברות ואנשי קשר, העשרה להשלמת מידע חסר, ניהול פניות או CRM למעקב אחרי הזדמנויות. יכולות אלו עשויות לחפוף, לכן בדוק כמה מהתהליך כבר מכוסה ברכישה אחת.

הייתי שוקל בנפרד קלות שימוש, יכולת התרחבות ועומק מקצועי:

עדיפות	מה לבדוק
קלות שימוש	האם האחראי יכול לבנות ולהפעיל קמפיין שימושי בלי עזרה מתמשכת ממומחה?
התרחבות	מה קורה לעלויות, מגבלות, הרשאות וניהול ככל שמספר הרשומות והמשתמשים גדל?
עומק מקצועי	האם ניתן ליצור מיקוד, דוחות, התאמות ושליטה לפי הצורך?

מייסד שעושה פניות מדי פעם עשוי להעדיף משהו שיוכל להפעיל בעצמו. צוות מכירות שמריץ קמפיינים בשווקים שונים עשוי להזדקק לכללי חלוקת שטחים, דוחות משותפים והרשאות מפורטות יותר. מפעיל צמיחה מנוסה עשוי להפיק ערך מבונה תהליכים גמיש שדורש יותר הגדרה ותחזוקה.

לעומק מקצועי יש ערך כשיש מי שיודע להשתמש בו. לפני הרכישה, ציין מי יהיה אחראי על ההגדרה וישמור עליה פעילה.

4. הערך תוכנה לסטארט-אפ לפני רכישה

ניסיון צריך לכלול את הרשומות שלך, חבר צוות ומשימה מייצגת. כאן הקריטריונים לרכישה הופכים למעשיים.

לצורך שיתוף פעולה, בדוק בעלות והעברת משימות: צור רשומה והעבר אותה לאדם אחר. האם הוא רואה את ההיסטוריה, מבין את הפעולה הבאה ומעדכן בלי לשאול אותך? בדוק אם לקוחות או קבלנים צריכים גישת אורח והאם מושבים אלו עולים תוספת.

לצורך שימושים מרובים, בדוק קודם את המנויים הקיימים. ייתכן שה-CRM שלך כבר מכסה את תהליך הדוא"ל הבסיסי שאתה צריך. חבילת המשרד שלך עשויה כבר לטפל בטפסים ומעקב פרויקטים משותף. אם הפיצ'רים האלו מספקים, תוכל לדחות רכישה נוספת. כשכלי ייעודי הופך שימושי, החלט היכן הרשומות הסמכותיות יישמרו כדי למנוע כפילויות סותרות.

לצורך עלויות תוכנה, חשב את החשבון עבור הצוות הנוכחי ושלב סביר הבא. כלול מושבים, אנשי קשר, קרדיטים לשימוש, עלויות אינטגרציה ופיצ'רים שדורשים שדרוג. קח בחשבון גם זמן הגדרה ואת האדם שיתחזק זאת. רשום את המחיר המלא לאחר סיום הנחת סטארט-אפ לפני התחייבות שנתית.

לצורך אינטגרציות וניידות נתונים, בדוק את ה-API, webhook ואפשרויות ייצוא. בדוק את הייצוא אם הנתונים חשובים. בדוק אם הוא כולל הערות, קבצים מצורפים, שדות מותאמים אישית והיסטוריית פעילות. ודא שהאינטגרציה שאתה צריך זמינה בתוכנית שאתה מתכוון לרכוש.

לצורך ציות ורגולציה, התחל מהלקוחות ומהנתונים שאתה מטפל בהם. בדוק תנאי עיבוד נתונים רלוונטיים, מיקומי אחסון, בקרות גישה וכל תיעוד אבטחה שלקוחות יבקשו. אם לקוח דורש כניסה אחידה או יומני ביקורת, כלול את התוכנית שמספקת אותם בהשוואת המחירים. סמל אבטחה של ספק הוא רק חלק מההערכה.

לצורך תמיכה, שלח שאלה אמיתית על יישום במהלך הניסיון. בדוק אם התשובה פותרת את הבעיה. שאל אילו ערוצי תמיכה כלולים בתוכנית שלך, מתי יש זמינות ומה קורה אם תהליך עסקי קריטי מפסיק לעבוד.

לבסוף, בדוק התאמה לכלי הלקוחות שלך. עסק שירות עשוי להזדקק להעביר קבצים למערכת המסמכים של הלקוח או לעדכן כרטיסים במערכת הפרויקטים שלו. בדוק את ההעברה בפועל, כולל הרשאות ואיזו מערכת מחזיקה כל עדכון. לוגו אינטגרציה באתר לא עונה על הפרטים האלו.

הגדר את הפער, בדוק משימה אמיתית, ואז החלט אם לאמץ.

5. הערך ספקי תוכנה והזדמנויות שותפות

אם מישהו שאתה כבר עובד איתו מציע מוצר מתאים, הייתי כולל אותו ברשימה הקצרה כבר בהתחלה.

הקשר הזה יכול ליצור ערך מעבר לתוכנה. ייתכן שתריצו וובינר משותף, תפרסמו סיפור לקוח יחד או תכירו זה לזה עסקים רלוונטיים. תוכלו גם לשתף משוב על המוצר ולעזור זה לזה להבין את השוק. עבור חברה צעירה, הקשרים האלו יכולים להיות שימושיים לצד המוצר עצמו.

השירות חשוב כאן. קשר קיים עשוי להעניק לך גישה למישהו שמבין את ההגדרה שלך ויכול לעזור לך להתחיל. שאל מה הם באמת יכולים לספק: עזרה ביישום, איש תמיכה ייעודי או מסלול הסלמה ברור. ודא שהשירות יימשך ככל שהשימוש שלך יגדל.

המוצר עדיין צריך לעשות את העבודה, וכל הזדמנות שיווק משותף דורשת עניין הדדי וקהל רלוונטי. שים את שני חלקי ההחלטה על השולחן: האם התוכנה מתאימה, והאם יש שותפות ששווה לפתח.

אם אין לך קשרים רלוונטיים, מותגים מבוססים הם נקודת פתיחה הגיונית למחקר. חפש תיעוד מוצר עדכני, המלצות מלקוחות דומים לשלך, והוכחות שהספק תומך באינטגרציות שאתה צריך.

תוכל לבנות את הרשימה הקצרה הזו בחיפוש ברשת או לבקש מסוכן AI לחקור עבורך. תן לסוכן את המצב האמיתי שלך:

השווה אפשרויות CRM לחברת שירותי B2B בת חמישה אנשים. אנו צריכים בעלות משותפת על עסקאות, היסטוריית דוא"ל, מעקב אחרי הצעות וייצוא שכולל הערות. הכלים חייבים לעבוד עם מערכות הדוא"ל והמסמכים הקיימות שלנו. בדוק מחירים עדכניים לחמישה ולחמישה עשר משתמשים, מגבלות אינטגרציה ואפשרויות תמיכה. השתמש במקורות רשמיים וסמן כל דבר שאינך יכול לאמת.

קח את המועמדים החזקים דרך אותה משימה אמיתית. יבא קבוצה קטנה של רשומות, הקצה עבודה לחבר צוות, השלם העברת לקוח ובקש עזרה מהתמיכה. לפני שאתה משלם, עליך לדעת מה הצוות יכול להשיג עם הכלי, מה יעלה השלב הבא ומי יעזור כשמשהו משתבש.

שאלות נפוצות על ערכת כלים לסטארט-אפ

מהי ערכת כלים לסטארט-אפ?

ערכת כלים לסטארט-אפ היא אוסף הכלים והמשאבים המשמשים להקמת וניהול עסק. לפעילות היומיומית, היא כוללת תוכנות משרד, כלים לאספקת המוצר או השירות שלך ומערכות לאיתור ותמיכת לקוחות. השילוב הנכון תלוי במודל ובשלב העסקי שלך.

אילו כלים צריך סטארט-אפ בשלבים מוקדמים?

רוב הסטארט-אפים צריכים דוא"ל חברה, לוחות שנה, מסמכים משותפים, אחסון קבצים ודרך אמינה להיפגש. לאחר מכן הוסף את מה שהליבה העסקית שלך דורשת: פיתוח ואחסון למוצר תוכנה, או מעקב אחרי לקוחות פוטנציאליים, הצעות, ביצוע פרויקטים וחיוב לעסק שירותים.

כמה כדאי לסטארט-אפ להקצות לתקציב תוכנה?

בנה את התקציב לפי התהליכים שאתה צריך להפעיל. הוסף דמי מנוי, מושבים בתשלום, עלויות שימוש, זמן הגדרה וניהול שוטף. תמחור את אותה הגדרה עבור הצוות הנוכחי ושלב סביר הבא, כולל כל פיצ'ר שדורש תוכנית גבוהה יותר. בדוק את העלות לאחר סיום ההנחות.

האם כלים חינמיים מספיקים לסטארט-אפ?

תוכניות Free יכולות להספיק בזמן שאתה בודק רעיון או מתאם צוות קטן. בדוק את המגבלות על אחסון, משתמשים, ייצוא, אינטגרציות והרשאות לפני שתסמוך עליהן. שלם כאשר מגבלה חוסמת עבודה נחוצה, יוצרת סיכון מיותר או עולה יותר בעבודה ידנית מאשר בשדרוג.

מתי סטארט-אפ צריך תוכנת CRM?

שקול CRM כאשר כמה אנשים צריכים לנהל קשרים, מעקבים מתפספסים או היסטוריית לקוחות מפוזרת בין תיבות דוא"ל וגיליונות נתונים. התחל בבדיקת בעלות על עסקאות, פעולות הבאות, היסטוריה משותפת וייצוא. הגדרה קטנה ומתוחזקת בעקביות מועילה יותר ממורכבת שאף אחד לא מעדכן.

האם כדאי להשתמש בחבילת כלים אחת או בכלים נפרדים?

בחר חבילה אחת כאשר הפיצ'רים המרכזיים שלה מכסים את העבודה שלך והצוות יכול להשתמש בה בקלות. הוסף כלי ייעודי כאשר דרישה מסוימת מצדיקה את העלות והתחזוקה הנוספת. לפני שילוב מוצרים, בדוק את ההעברה והחלט איזו מערכת מחזיקה את הרשומה הסמכותית.

איך אפשר להימנע מריבוי כלים ככל שהסטארט-אפ גדל?

שמור רשימת מנויים עם בעלים, מטרה, תאריך חידוש ועלות מלאה לכל אחד. בדוק פיצ'רים קיימים לפני רכישת משהו חדש. כששני מוצרים מכסים אותו תהליך, השווה שימוש בפועל וזיהה מה ייפגע אם אחד יוסר. ייצא רשומות חשובות לפני ביטול.

חבר את הכלים שלך

Okou מחברת את הכלים שלך ומבצעת משימות ביניהם, כדי שתוכל להקדיש פחות זמן לתפעול תוכנה ויותר לניהול העסק שלך.