Under vår «Spør VP of Sales, Ask Me Anything»-diskusjon kom vi inn på spørsmålet om hvordan en gründer bør velge sitt verktøysett for oppstarten. Jeg likte temaet så godt at jeg vil utdype det her.
Før jeg anbefaler noe, vil jeg høre hva du jobber med. Hvis du prøver å vise en demo til dine første brukere, handler det om å bygge og levere. Driver du en tjenestebedrift, kan det viktigste være å sende ut et tilbud og vinne din første kunde. Jeg ville brukt det samme programvarebudsjettet ganske forskjellig i de to situasjonene.
Men jeg ville startet begge samtalene på et ganske vanlig sted: kontoroppsettet. Kan teamet ditt jobbe i samme dokument? Kan en kunde bli med på samtalen uten problemer? Jeg ville fått orden på disse tingene først.
Det er denne samtalen jeg ville skrive ned. Start med det daglige arbeidet, og følg så virksomheten etter hvert som den vokser og beslutningene blir mer komplekse. Slik ville jeg jobbet gjennom det sammen med deg.
1. Bygg verktøysettet rundt kontorets grunnleggende behov
Firmapost, kalendere, delte dokumenter, meldinger og møter er grunnleggende driftskrav. Få dette på plass før du bruker tid på å sammenligne spesialiserte programmer.
For et lite team ville jeg startet med en kontorpakke som dekker de fleste behov under én konto og faktura. Sammenlign det med hvordan teamet og kundene dine allerede jobber.
| Kontorbehov | Hva du bør sjekke |
|---|---|
| E-post og kalender | E-post på firmadomene, delte kalendere, planlegging på tvers av tidssoner |
| Dokumenter og regneark | Samtidig redigering, versjonshistorikk, filkompatibilitet, tilgang uten nett |
| Fillagring og deling | Firmaeierskap, eksterne delingsrettigheter, lagringsgrenser |
| Team-meldinger | Søkbar historikk, kanaler, gjestetilgang, varsler |
| Møter | Enkel gjestetilgang, skjermdeling, opptak, transkribering |
Sjekk det faktiske abonnementet. Skrivebordsprogrammer, opptak, lagring og administrative kontroller kan kreve ulike abonnementer.
Hvis teamet ditt hovedsakelig redigerer delte dokumenter i nettleseren, prioriter hvor lett det er å samarbeide. Hvis arbeidet innebærer avanserte regneark eller tungt formaterte kundedokumenter, test disse filene før du bestemmer deg. Kjennskap er også viktig: teamet skal bruke dette oppsettet hver dag.
Avgjør deretter om du trenger et eget meldings- eller møteverktøy. Et dedikert verktøy kan være nyttig for kundekanaler, større møter eller spesielle opptakskrav. Definer behovet før du legger til et abonnement.
Test oppsettet med en ekstern person: send en kalenderinvitasjon, hold et møte og del et dokument for redigering. Sjekk hva de får tilgang til uten å kjøpe en ekstra konto. Sørg også for at firmadokumenter tilhører firmaadministrerte kontoer, med en tydelig måte å fjerne tilgang på når noen slutter.
Legg til verktøy i denne rekkefølgen, etter hvert som arbeidet krever det.
2. Velg programvare etter forretningsmodell og fase
Det er to spørsmål som må besvares sammen: Bygger du en demo eller driver du en virksomhet som må kunne skalere, og er kjernearbeidet produktutvikling eller salg og tjenesteleveranse?
Verktøy for å bygge en produktdemo
Tenk deg at du bygger et programvareprodukt og må vise ideen til potensielle kunder. En klikkbar prototype kan være nok for en tidlig samtale. Hvis folk må prøve en fungerende applikasjon, trenger du en måte å bygge og lansere den på. Avhengig av ferdighetene dine kan det bety en app-bygger eller et utviklingsoppsett med versjonskontroll, kodeverktøy og hosting.
Den umiddelbare testen er om du kan presentere ideen for noen og lære av responsen deres. Et delt dokument kan samle intervjunotater. Et enkelt oppgavebord kan holde oversikt over endringer. Legg til mer struktur når arbeidet krever det.
Verktøy for salgs- eller tjenestebedrift
Tenk deg nå at du starter et konsulentselskap. Det første oppsettet må hjelpe deg å følge opp potensielle kunder, lage tilbud, levere prosjekter og fakturere. Du kan starte med et regneark for muligheter og delte dokumenter for tilbud. Hvis flere må eie avtaler og koordinere oppfølging, kan et kundehåndteringssystem (CRM) bli nyttig. Test om det gjør eierskap og neste steg tydelig.
For denne virksomheten kan en pålitelig overlevering fra signert tilbud til prosjektleveranse være det mest verdifulle å forbedre. Verktøyene bør gjøre avtalt omfang, ansvarlig, frist og fakturastatus synlig.
Verktøy for skalering og go-to-market
Når virksomheten går inn i skalering og go-to-market, bør du revurdere oppsettet. Et levende programvareprodukt kan trenge feilsporing, produktanalyse, feilmeldinger og kundestøtte. Teamet bør kunne koble kundetilbakemeldinger til en utviklingsoppgave og følge den til lansering. En voksende tjenestebedrift kan trenge bedre kundeansvar, ressursplanlegging og lønnsomhetsrapportering for prosjekter.
Bruk et observerbart problem som utgangspunkt. Gjentatte tapte oppfølginger rettferdiggjør å forbedre salgsprosessen og CRM-oppsettet. Kundesaker som forsvinner mellom chat og utvikling rettferdiggjør bedre overlevering til støtte. Kjøpsårsaken bør være lett å forklare til den som skal bruke verktøyet.
Velg verktøy for dagens arbeid, og legg til funksjoner etter hvert som du vokser.
3. Velg vekstverktøy for oppstartens anskaffelsesprosess
Utgående salg, innhold, betalt anskaffelse og partnerskap innebærer ulikt arbeid. Velg kanalen du tester, og kartlegg stegene du må utføre.
Ta leadgenerering. En typisk arbeidsflyt er å identifisere målselskaper, finne relevante personer, kvalifisere dem, kontakte dem og følge opp mulighetene som oppstår.
Finn ut hvilke steg som trenger programvarestøtte. Du kan trenge selskaps- og kontaktdata, berikelse for å fylle manglende informasjon, utsendelsesstyring eller et CRM for å følge opp muligheter. Disse funksjonene kan overlappe, så sjekk hvor mye av arbeidsflyten ett kjøp allerede dekker.
Jeg ville vurdert brukervennlighet, skalering og profesjonell dybde hver for seg:
| Prioritet | Hva du bør teste |
|---|---|
| Brukervennlighet | Kan den ansvarlige bygge og kjøre en nyttig kampanje uten løpende spesialisthjelp? |
| Skalering | Hva skjer med kostnader, grenser, rettigheter og administrasjon når antall poster og brukere øker? |
| Profesjonell dybde | Kan du lage målretting, rapportering, tilpasning og kontroller som arbeidet krever? |
En gründer som gjør sporadisk oppsøkende arbeid kan med rette prioritere noe de kan bruke selv. Et salgsteam som kjører kampanjer i ulike markeder kan trenge områderegler, felles rapportering og mer detaljerte rettigheter. En erfaren vekstansvarlig kan få verdi av en fleksibel arbeidsflytbygger som krever mer oppsett og vedlikehold.
Profesjonell dybde har verdi når noen vet å bruke den. Før du kjøper, navngi personen som skal eie oppsettet og holde det i gang.
4. Evaluer programvare før du kjøper
En prøveperiode bør inkludere dine egne data, en kollega og en representativ oppgave. Her blir kjøpskriteriene konkrete.
For samarbeid, test eierskap og overleveringer: opprett en post og overlever den til en annen. Kan de se historikken, forstå neste steg og oppdatere uten å spørre deg? Sjekk om kunder eller innleide trenger gjestetilgang og om disse plassene koster ekstra.
For flere bruksområder, sjekk eksisterende abonnementer først. CRM-systemet ditt dekker kanskje allerede den grunnleggende e-postflyten du trenger. Kontorpakken kan kanskje håndtere skjemaer og felles prosjektoppfølging. Hvis disse funksjonene fungerer godt nok, kan du utsette et nytt kjøp. Når et spesialverktøy blir nyttig, avgjør hvor de autoritative dataene skal ligge, slik at folk ikke vedlikeholder motstridende kopier.
For programvarekostnader, regn ut regningen for dagens team og for et sannsynlig neste nivå. Ta med brukerlisenser, kontakter, forbrukskreditter, integrasjonskostnader og funksjoner som krever oppgradering. Husk også oppsettstid og hvem som skal vedlikeholde det. Noter full pris etter at oppstartsrabatten utløper før du binder deg årlig.
For integrasjoner og dataflyt, sjekk API, webhooks og eksportmuligheter. Test eksporten hvis dataene er viktige. Sjekk om den inkluderer notater, vedlegg, egendefinerte felt og aktivitetslogg. Bekreft at integrasjonen du trenger er tilgjengelig på abonnementet du planlegger å kjøpe.
For etterlevelse, ta utgangspunkt i kundene dine og dataene du håndterer. Sjekk relevante databehandlingsvilkår, lagringssted, tilgangskontroller og eventuell sikkerhetsdokumentasjon kundene vil be om. Hvis en kunde krever single sign-on eller revisjonslogger, ta med abonnementet som tilbyr dette i prisvurderingen. En leverandørs sikkerhetsmerke er bare én del av vurderingen.
For støtte, send et reelt implementeringsspørsmål under prøveperioden. Se om svaret løser det. Spør hvilke støttekanaler abonnementet ditt inkluderer, når folk er tilgjengelige, og hva som skjer hvis en kritisk arbeidsflyt stopper opp.
Test til slutt kompatibilitet med kundens verktøy. En tjenestebedrift må kanskje levere filer til kundens dokumentsystem eller oppdatere saker i deres prosjektsystem. Sjekk den faktiske overleveringen, inkludert rettigheter og hvilket system som eier hver oppdatering. Et integrasjonsikon på nettsiden gir ikke svar på disse detaljene.
Definer gapet, test en reell oppgave, og avgjør deretter om du skal ta det i bruk.
5. Vurder programvareleverandører og partnerskapsmuligheter
Hvis noen du allerede samarbeider med tilbyr et passende produkt, bør du ta det med på listen tidlig.
Det forholdet kan gi verdi utover selve programvaren. Dere kan holde et felles webinar, publisere en kundehistorie sammen eller introdusere hverandre for relevante bedrifter. Dere kan også dele produktinnspill og hjelpe hverandre å forstå markedet. For et ungt selskap kan slike forbindelser være nyttige i tillegg til selve produktet.
Service er viktig her. Et eksisterende forhold kan gi deg tilgang til noen som forstår oppsettet ditt og kan hjelpe deg i gang. Spør hva de faktisk kan tilby: implementeringshjelp, en navngitt kontaktperson for støtte eller en tydelig eskaleringsvei. Bekreft at servicen fortsetter etter hvert som bruken øker.
Produktet må fortsatt gjøre jobben, og enhver felles markedsføringsmulighet krever gjensidig interesse og et relevant publikum. Ta begge deler med i vurderingen: passer programvaren, og finnes det et partnerskap verdt å utvikle?
Hvis du ikke har relevante kontakter, er etablerte merkevarer et fornuftig utgangspunkt for research. Se etter oppdatert produktdokumentasjon, kundereferanser fra lignende virksomheter og bevis på at leverandøren støtter de integrasjonene du trenger.
Du kan lage denne listen via nettsøk eller be en agent undersøke det. Gi agenten din faktiske situasjon:
Sammenlign CRM-alternativer for et B2B-tjenestefirma med fem ansatte. Vi trenger delt eierskap til avtaler, e-posthistorikk, oppfølging av tilbud og eksport som inkluderer notater. De må fungere med våre eksisterende e-post- og dokumentsystemer. Sjekk nåværende priser for fem og femten brukere, integrasjonsgrenser og støttealternativer. Bruk offisielle kilder og marker alt du ikke kan verifisere.
Ta de sterkeste kandidatene gjennom samme reelle oppgave. Importer et lite datasett, tildel arbeid til en kollega, gjennomfør en kundeoverlevering og be om hjelp fra support. Før du betaler, bør du vite hva teamet kan oppnå med verktøyet, hva neste nivå vil koste og hvem som hjelper hvis noe går galt.
Vanlige spørsmål om verktøysett for oppstart
Hva er et verktøysett for oppstart?
Et verktøysett for oppstart er samlingen av verktøy og ressurser som brukes for å starte og drive en virksomhet. For daglig drift inkluderer det kontorprogramvare, verktøy for å levere produktet eller tjenesten din, og systemer for å finne og støtte kunder. Riktig sammensetning avhenger av forretningsmodell og fase.
Hvilke verktøy trenger en oppstart i tidlig fase?
De fleste oppstarter trenger firmapost, kalendere, delte dokumenter, fillagring og en pålitelig måte å møtes på. Legg deretter til det kjernevirksomheten krever: utvikling og hosting for et programvareprodukt, eller oppfølging av potensielle kunder, tilbud, prosjektleveranse og fakturering for en tjenestebedrift.
Hvor mye bør en oppstart budsjettere til programvare?
Bygg budsjettet ut fra arbeidsflytene du må kjøre. Legg til abonnementsavgifter, betalte brukere, forbrukskostnader, oppsettstid og løpende administrasjon. Pris det samme oppsettet for dagens team og et sannsynlig neste nivå, inkludert funksjoner som krever høyere abonnement. Sjekk kostnaden etter at rabatter utløper.
Er gratisverktøy nok for en oppstart?
Gratisabonnementer kan fungere mens du tester en idé eller koordinerer et lite team. Sjekk grensene for lagring, brukere, eksport, integrasjoner og rettigheter før du blir avhengig av dem. Betal når en grense hindrer nødvendig arbeid, skaper unødig risiko eller koster mer i manuelt arbeid enn en oppgradering.
Når trenger en oppstart CRM-programvare?
Vurder et CRM når flere må håndtere relasjoner, oppfølginger blir glemt eller kundehistorikk er spredt i innbokser og regneark. Start med å teste eierskap til avtaler, neste steg, delt historikk og eksport. Et lite, jevnlig vedlikeholdt oppsett er mer nyttig enn et komplekst ingen oppdaterer.
Bør jeg bruke en alt-i-ett-pakke eller separate verktøy?
Velg en alt-i-ett-pakke når kjernefunksjonene dekker arbeidet ditt og teamet lett kan bruke det. Legg til et spesialverktøy når et spesifikt behov rettferdiggjør ekstra kostnad og vedlikehold. Før du kombinerer produkter, test overleveringen og avgjør hvilket system som har de autoritative dataene.
Hvordan unngår jeg verktøykaos når oppstarten vokser?
Hold en liste over abonnementer med eier, formål, fornyelsesdato og full kostnad for hver. Sjekk eksisterende funksjoner før du kjøper noe nytt. Når to produkter dekker samme arbeidsflyt, sammenlign faktisk bruk og identifiser hva som ville stoppe opp hvis ett ble fjernet. Eksporter viktige data før du sier opp.
Koble sammen verktøyene dine
Okou kobler sammen verktøyene dine og håndterer oppgaver på tvers av dem, slik at du kan bruke mindre tid på programvare og mer tid på å drive virksomheten din.
