Trong buổi thảo luận “Hỏi VP Kinh Doanh, Hỏi Gì Cũng Được”, chúng tôi đã bàn về cách nhà sáng lập nên chọn bộ công cụ khởi nghiệp. Tôi thấy chủ đề này đủ hay để tiếp tục chia sẻ ở đây.
Trước khi khuyên điều gì, tôi muốn biết bạn đang làm gì. Nếu bạn đang cố gắng giới thiệu bản demo cho những người dùng đầu tiên, chúng ta sẽ nói về việc xây dựng và triển khai. Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp dịch vụ, vấn đề cấp bách hơn có thể là gửi đề xuất và chốt khách hàng đầu tiên. Tôi sẽ chi tiêu ngân sách phần mềm rất khác nhau trong hai tình huống đó.
Nhưng tôi sẽ bắt đầu cả hai cuộc trò chuyện ở một điểm khá cơ bản: thiết lập văn phòng. Đội ngũ của bạn có thể cùng làm việc trên một tài liệu không? Khách hàng có thể tham gia cuộc gọi mà không gặp rắc rối? Tôi muốn giải quyết những điều này trước tiên.
Đó là cuộc trò chuyện tôi muốn ghi lại. Bắt đầu từ công việc hàng ngày, rồi theo sát sự phát triển của doanh nghiệp khi các quyết định trở nên phức tạp hơn. Đây là cách tôi sẽ cùng bạn giải quyết vấn đề này.
1. Xây dựng bộ công cụ khởi nghiệp xoay quanh các yếu tố văn phòng thiết yếu
Email doanh nghiệp, lịch, tài liệu chia sẻ, nhắn tin và họp là các yêu cầu vận hành cơ bản. Hãy giải quyết những điều này trước khi so sánh các phần mềm chuyên biệt.
Với một nhóm nhỏ, tôi sẽ bắt đầu bằng một bộ ứng dụng văn phòng đáp ứng hầu hết nhu cầu này chỉ với một tài khoản và hóa đơn. So sánh nó với cách đội ngũ và khách hàng của bạn đã làm việc.
| Nhu cầu văn phòng | Cần kiểm tra |
|---|---|
| Email và lịch | Email theo tên miền công ty, lịch chia sẻ, lên lịch qua nhiều múi giờ |
| Tài liệu và bảng tính | Chỉnh sửa đồng thời, lịch sử phiên bản, tương thích tệp, truy cập ngoại tuyến |
| Lưu trữ và chia sẻ tệp | Quyền sở hữu công ty, quyền chia sẻ ngoài, giới hạn lưu trữ |
| Nhắn tin nhóm | Lịch sử tìm kiếm được, kênh, quyền truy cập khách, thông báo |
| Họp | Khách dễ tham gia, chia sẻ màn hình, ghi hình, phiên âm |
Kiểm tra kỹ gói đăng ký thực tế. Ứng dụng máy tính, ghi hình, lưu trữ và kiểm soát quản trị có thể yêu cầu các gói khác nhau.
Nếu đội ngũ chủ yếu chỉnh sửa tài liệu chung trên trình duyệt, hãy ưu tiên khả năng cộng tác dễ dàng. Nếu công việc liên quan đến bảng tính phức tạp hoặc tài liệu khách hàng định dạng nặng, hãy thử nghiệm các tệp đó trước khi cam kết. Sự quen thuộc cũng quan trọng: đội ngũ sẽ dùng thiết lập này mỗi ngày.
Sau đó quyết định có cần sản phẩm nhắn tin hoặc họp riêng biệt không. Một công cụ chuyên biệt có thể hữu ích cho kênh đối ngoại, cuộc họp lớn hoặc yêu cầu ghi hình cụ thể. Xác định rõ nhu cầu trước khi thêm đăng ký mới.
Hãy thử thiết lập với người ngoài: gửi lời mời lịch, tổ chức cuộc họp, chia sẻ tài liệu để chỉnh sửa. Kiểm tra xem họ có thể truy cập gì mà không cần mua thêm tài khoản. Đảm bảo tệp công ty thuộc về tài khoản do công ty quản lý, có cách rõ ràng để thu hồi quyền khi ai đó rời đi.
Thêm công cụ theo thứ tự này, khi công việc phát sinh nhu cầu.
2. Chọn phần mềm startup phù hợp mô hình và giai đoạn kinh doanh
Có hai câu hỏi cần trả lời cùng lúc: bạn đang xây dựng bản demo hay vận hành doanh nghiệp cần mở rộng, và công việc lõi là phát triển sản phẩm hay bán hàng và cung cấp dịch vụ?
Công cụ cho xây dựng bản demo sản phẩm
Hãy tưởng tượng bạn đang xây dựng sản phẩm phần mềm và cần trình bày ý tưởng cho khách hàng tiềm năng. Một nguyên mẫu có thể nhấp đủ cho cuộc trò chuyện ban đầu. Nếu cần cho người dùng thử ứng dụng thực, bạn sẽ cần cách xây dựng và triển khai nó. Tùy kỹ năng, đó có thể là trình tạo ứng dụng hoặc môi trường phát triển với kiểm soát phiên bản, công cụ lập trình và hosting.
Bài kiểm tra ngay lập tức là bạn có thể trình bày ý tưởng cho ai đó và học hỏi từ phản hồi của họ không. Một tài liệu chia sẻ có thể lưu ghi chú phỏng vấn. Một bảng công việc đơn giản giúp theo dõi thay đổi. Thêm cấu trúc khi công việc thực sự cần.
Công cụ cho doanh nghiệp bán hàng hoặc dịch vụ
Giờ hãy tưởng tượng bạn bắt đầu tư vấn. Thiết lập đầu tiên cần giúp bạn theo dõi khách hàng tiềm năng, chuẩn bị đề xuất, giao dự án và xuất hóa đơn. Bạn có thể bắt đầu bằng bảng tính cho cơ hội và tài liệu chia sẻ cho đề xuất. Nếu nhiều người cùng sở hữu giao dịch và phối hợp theo dõi, hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) có thể trở nên hữu ích. Hãy kiểm tra xem nó có làm rõ quyền sở hữu và bước tiếp theo không.
Với mô hình này, việc chuyển giao trơn tru từ đề xuất ký kết sang giao dự án có thể là điều giá trị nhất để cải thiện. Công cụ nên làm rõ phạm vi, người phụ trách, hạn chót và trạng thái thanh toán.
Công cụ cho mở rộng và tiếp cận thị trường
Khi doanh nghiệp chuyển sang giai đoạn mở rộng và tiếp cận thị trường, hãy xem lại thiết lập. Sản phẩm phần mềm thực tế có thể cần theo dõi lỗi, phân tích sản phẩm, giám sát lỗi và hỗ trợ khách hàng. Đội ngũ nên kết nối phản hồi khách hàng với nhiệm vụ phát triển và theo dõi đến khi phát hành. Công ty dịch vụ phát triển có thể cần quản lý tài khoản tốt hơn, lập kế hoạch nguồn lực và báo cáo lợi nhuận dự án.
Dùng vấn đề thực tế làm dấu hiệu. Lặp lại việc bỏ lỡ theo dõi chứng tỏ cần cải thiện quy trình bán hàng và thiết lập CRM. Vấn đề khách hàng biến mất giữa chat và kỹ thuật chứng tỏ cần chuyển giao hỗ trợ tốt hơn. Lý do mua nên dễ giải thích cho người sẽ sử dụng.
Chọn công cụ cho công việc hiện tại, rồi thêm năng lực khi mở rộng.
3. Chọn công cụ tăng trưởng cho quy trình thu hút khách hàng của startup
Bán hàng chủ động, nội dung, quảng cáo trả phí và hợp tác đối tác là các công việc khác nhau. Chọn kênh bạn đang thử nghiệm, rồi vạch ra các bước cần thực hiện.
Lấy ví dụ tạo khách hàng tiềm năng. Quy trình thường là xác định công ty mục tiêu, tìm người liên quan, đánh giá, liên hệ và theo dõi cơ hội phát sinh.
Xác định bước nào cần phần mềm hỗ trợ. Bạn có thể cần dữ liệu công ty và liên hệ, bổ sung thông tin còn thiếu, quản lý tiếp cận hoặc CRM để theo dõi cơ hội. Các năng lực này có thể trùng lặp, nên kiểm tra một sản phẩm đã bao phủ bao nhiêu quy trình.
Tôi sẽ cân nhắc riêng về dễ sử dụng, khả năng mở rộng và độ chuyên sâu nghiệp vụ:
| Ưu tiên | Cần kiểm tra |
|---|---|
| Dễ sử dụng | Người phụ trách có thể tự xây dựng và vận hành chiến dịch mà không cần chuyên gia hỗ trợ liên tục không? |
| Khả năng mở rộng | Chi phí, giới hạn, quyền và quản trị thay đổi thế nào khi tăng dữ liệu và người dùng? |
| Độ chuyên sâu nghiệp vụ | Có tạo được phân nhóm, báo cáo, tùy chỉnh và kiểm soát theo nhu cầu công việc không? |
Nhà sáng lập chỉ thỉnh thoảng tiếp cận khách hàng có thể ưu tiên công cụ tự vận hành. Đội bán hàng chạy chiến dịch nhiều thị trường có thể cần quy tắc vùng, báo cáo chung và quyền chi tiết hơn. Người vận hành tăng trưởng giàu kinh nghiệm có thể tận dụng trình xây dựng quy trình linh hoạt dù cần thiết lập và bảo trì nhiều hơn.
Độ chuyên sâu chỉ có giá trị khi có người biết dùng. Trước khi mua, hãy chỉ định ai sẽ sở hữu và duy trì thiết lập này.
4. Đánh giá phần mềm startup trước khi mua
Thử nghiệm nên bao gồm dữ liệu thực tế, đồng đội và một nhiệm vụ đại diện. Đây là lúc tiêu chí mua trở nên cụ thể.
Về cộng tác, kiểm tra quyền sở hữu và chuyển giao: tạo một bản ghi và chuyển cho người khác. Họ có xem lịch sử, hiểu bước tiếp theo và cập nhật mà không cần hỏi bạn không? Kiểm tra khách hàng hoặc đối tác có cần quyền truy cập khách và các ghế này có tính phí không.
Về đa mục đích, kiểm tra các đăng ký hiện có trước. CRM của bạn có thể đã đáp ứng quy trình email cơ bản. Bộ ứng dụng văn phòng có thể đã xử lý biểu mẫu và theo dõi dự án chung. Nếu các tính năng này đủ tốt, bạn có thể hoãn mua thêm. Khi công cụ chuyên biệt trở nên hữu ích, hãy quyết định nơi lưu bản ghi chính để tránh trùng lặp dữ liệu.
Về chi phí phần mềm, tính hóa đơn cho đội ngũ hiện tại và giai đoạn tiếp theo hợp lý. Bao gồm ghế, liên hệ, tín dụng sử dụng, phí tích hợp và các tính năng cần nâng cấp. Tính cả thời gian thiết lập và người bảo trì. Ghi lại giá đầy đủ sau khi hết ưu đãi startup trước khi cam kết năm.
Về tích hợp và khả năng di chuyển dữ liệu, kiểm tra API, webhook và tùy chọn xuất. Thử xuất dữ liệu nếu nó quan trọng. Kiểm tra có bao gồm ghi chú, tệp đính kèm, trường tùy chỉnh và lịch sử hoạt động không. Xác nhận tích hợp bạn cần có trong gói định mua.
Về tuân thủ, làm ngược từ khách hàng và dữ liệu bạn xử lý. Kiểm tra điều khoản xử lý dữ liệu, vị trí lưu trữ, kiểm soát truy cập và tài liệu bảo mật khách hàng sẽ yêu cầu. Nếu khách hàng yêu cầu đăng nhập một lần hoặc nhật ký kiểm toán, hãy tính gói cung cấp chúng vào so sánh giá. Huy hiệu bảo mật của nhà cung cấp chỉ là một phần đánh giá.
Về hỗ trợ, gửi câu hỏi triển khai thực tế trong thời gian thử nghiệm. Xem phản hồi có giải quyết được không. Hỏi kênh hỗ trợ nào gói của bạn bao gồm, thời gian có người hỗ trợ và xử lý thế nào nếu quy trình quan trọng bị gián đoạn.
Cuối cùng, kiểm tra tương thích với công cụ khách hàng. Doanh nghiệp dịch vụ có thể cần gửi tệp vào hệ thống tài liệu của khách hoặc cập nhật ticket trong hệ thống dự án của họ. Kiểm tra quy trình chuyển giao cụ thể, gồm quyền và hệ thống nào sở hữu mỗi cập nhật. Logo tích hợp trên website không trả lời các chi tiết này.
Xác định khoảng trống, thử nhiệm vụ thực tế, rồi quyết định có dùng không.
5. Đánh giá nhà cung cấp phần mềm và cơ hội hợp tác
Nếu ai đó bạn đã hợp tác cung cấp sản phẩm phù hợp, tôi sẽ đưa vào danh sách rút gọn ngay từ đầu.
Mối quan hệ đó có thể tạo giá trị ngoài phần mềm. Bạn có thể tổ chức hội thảo chung, xuất bản câu chuyện khách hàng hoặc giới thiệu nhau cho doanh nghiệp liên quan. Bạn cũng có thể chia sẻ phản hồi sản phẩm và giúp nhau hiểu thị trường. Với công ty trẻ, các kết nối này hữu ích song song với sản phẩm.
Dịch vụ cũng quan trọng. Quan hệ sẵn có có thể giúp bạn tiếp cận người hiểu thiết lập của bạn và hỗ trợ khởi đầu. Hỏi họ thực sự cung cấp gì: hỗ trợ triển khai, liên hệ hỗ trợ cố định hay lộ trình xử lý sự cố rõ ràng. Xác nhận dịch vụ sẽ tiếp tục khi bạn mở rộng sử dụng.
Sản phẩm vẫn phải đáp ứng nhu cầu, và cơ hội đồng tiếp thị cần sự quan tâm đôi bên và đối tượng phù hợp. Đặt cả hai yếu tố lên bàn: phần mềm có phù hợp không, và có cơ hội hợp tác đáng phát triển không.
Nếu bạn chưa có kết nối liên quan, thương hiệu lớn là điểm khởi đầu hợp lý để nghiên cứu. Tìm tài liệu sản phẩm cập nhật, dẫn chứng khách hàng tương tự bạn và bằng chứng nhà cung cấp hỗ trợ tích hợp bạn cần.
Bạn có thể lập danh sách rút gọn qua tìm kiếm web hoặc nhờ AI agent nghiên cứu. Cung cấp cho agent tình huống thực tế của bạn:
So sánh các lựa chọn CRM cho công ty dịch vụ B2B năm người. Chúng tôi cần chia sẻ quyền sở hữu giao dịch, lịch sử email, theo dõi đề xuất và xuất dữ liệu gồm ghi chú. Phải tương thích với hệ thống email và tài liệu hiện có. Kiểm tra giá hiện tại cho năm và mười lăm người dùng, giới hạn tích hợp và tùy chọn hỗ trợ. Dùng nguồn chính thức và đánh dấu điều gì không xác minh được.
Đưa các ứng viên mạnh nhất qua cùng một nhiệm vụ thực tế. Nhập một bộ dữ liệu nhỏ, giao việc cho đồng đội, hoàn thành chuyển giao khách hàng và hỏi hỗ trợ. Trước khi trả tiền, bạn nên biết đội ngũ làm được gì với công cụ, chi phí giai đoạn tiếp theo và ai sẽ hỗ trợ khi có sự cố.
Câu hỏi thường gặp về bộ công cụ khởi nghiệp
Bộ công cụ khởi nghiệp là gì?
Bộ công cụ khởi nghiệp là tập hợp công cụ và tài nguyên dùng để khởi động và vận hành doanh nghiệp. Cho hoạt động hàng ngày, nó gồm phần mềm văn phòng, công cụ cung cấp sản phẩm/dịch vụ và hệ thống tìm kiếm, hỗ trợ khách hàng. Sự kết hợp phù hợp tùy mô hình và giai đoạn kinh doanh.
Startup giai đoạn đầu cần công cụ gì?
Hầu hết startup cần email công ty, lịch, tài liệu chia sẻ, lưu trữ tệp và cách họp ổn định. Sau đó thêm công cụ lõi: phát triển và hosting cho sản phẩm phần mềm, hoặc theo dõi khách hàng tiềm năng, đề xuất, giao dự án và xuất hóa đơn cho doanh nghiệp dịch vụ.
Startup nên dự trù bao nhiêu cho phần mềm?
Lập ngân sách dựa trên quy trình cần vận hành. Thêm phí đăng ký, ghế trả phí, phí sử dụng, thời gian thiết lập và quản trị liên tục. Tính giá cho đội ngũ hiện tại và giai đoạn tiếp theo hợp lý, gồm các tính năng cần gói cao hơn. Kiểm tra chi phí sau khi hết ưu đãi.
Công cụ miễn phí có đủ cho startup không?
Gói Free có thể dùng khi bạn kiểm chứng ý tưởng hoặc phối hợp nhóm nhỏ. Kiểm tra giới hạn lưu trữ, người dùng, xuất dữ liệu, tích hợp và quyền trước khi phụ thuộc. Trả phí khi giới hạn cản trở công việc cần thiết, tạo rủi ro hoặc tốn công sức thủ công hơn nâng cấp.
Khi nào startup cần phần mềm CRM?
Xem xét CRM khi nhiều người cùng quản lý quan hệ khách hàng, thường xuyên bỏ lỡ theo dõi hoặc lịch sử khách hàng rải rác ở email, bảng tính. Bắt đầu bằng kiểm tra quyền sở hữu giao dịch, bước tiếp theo, lịch sử chung và xuất dữ liệu. Thiết lập nhỏ, duy trì đều đặn hữu ích hơn hệ thống phức tạp không ai cập nhật.
Nên dùng bộ ứng dụng tổng hợp hay công cụ riêng lẻ?
Chọn bộ tổng hợp khi tính năng lõi đáp ứng công việc và đội ngũ dễ sử dụng. Thêm công cụ chuyên biệt khi có nhu cầu cụ thể xứng đáng với chi phí và công sức bảo trì. Trước khi kết hợp sản phẩm, kiểm tra quy trình chuyển giao và quyết định hệ thống nào giữ bản ghi chính.
Làm sao tránh lạm dụng công cụ khi startup phát triển?
Lập danh sách đăng ký với người phụ trách, mục đích, ngày gia hạn và chi phí đầy đủ từng cái. Kiểm tra tính năng hiện có trước khi mua mới. Khi hai sản phẩm cùng xử lý một quy trình, so sánh thực tế sử dụng và xác định điều gì sẽ gián đoạn nếu bỏ một cái. Xuất dữ liệu quan trọng trước khi hủy.
Kết nối công cụ của bạn
Okou kết nối các công cụ và xử lý tác vụ giữa chúng, giúp bạn giảm thời gian vận hành phần mềm và tập trung phát triển doanh nghiệp.
