“Ask VP of Sales, Ask Me Anything” -keskustelussamme nousi esiin kysymys siitä, miten perustajan kannattaa valita startupin työkalupakki. Pidin aiheesta niin paljon, että jatkan sitä tässä.
Ennen kuin suosittelisin mitään, haluaisin kuulla, mitä olet rakentamassa. Jos yrität saada demon ensimmäisten käyttäjien eteen, puhumme rakentamisesta ja julkaisemisesta. Jos pyörität palveluyritystä, kiireellisempi ongelma voi olla tarjouksen lähettäminen ja ensimmäisen asiakkaan voittaminen. Käyttäisin ohjelmistobudjetin hyvin eri tavoin näissä kahdessa tilanteessa.
Aloittaisin kuitenkin molemmat keskustelut melko tavallisesta paikasta: toimiston perustamisesta. Voiko tiimisi työskennellä saman asiakirjan parissa? Voiko asiakas liittyä puheluusi helposti? Haluaisin, että nämä asiat ovat kunnossa ensin.
Tämän keskustelun halusin kirjoittaa auki. Aloita arjen työstä, seuraa yrityksen kasvua ja tee päätökset vaiheittain monimutkaistuvissa tilanteissa. Näin etenisin kanssasi.
1. Rakenna startup-työkalupakki toimiston perusasioiden ympärille
Yrityssähköposti, kalenterit, jaetut asiakirjat, viestintä ja kokoukset ovat perustoiminnan vaatimuksia. Ratkaise nämä ennen kuin käytät aikaa erikoisohjelmistojen vertailuun.
Pienelle tiimille aloittaisin toimistosovelluspaketilla, joka kattaa suurimman osan näistä tarpeista yhdellä tilillä ja laskutuksella. Vertaa sitä siihen, miten tiimisi ja asiakkaasi jo työskentelevät.
| Toimiston tarve | Mitä tarkistaa |
|---|---|
| Sähköposti ja kalenteri | Yrityksen domain-sähköposti, jaetut kalenterit, aikataulutus eri aikavyöhykkeillä |
| Asiakirjat ja taulukot | Samanaikainen muokkaus, versiohistoria, tiedostoyhteensopivuus, offline-käyttö |
| Tiedostojen tallennus ja jakaminen | Yrityksen omistus, ulkoiset jakoluvat, tallennusrajat |
| Tiimiviestintä | Haettava historia, kanavat, vieraskäyttö, ilmoitukset |
| Kokoukset | Helppo vieraskäyttö, näytönjako, tallennus, transkriptio |
Tarkista varsinainen tilaus. Työpöytäsovellukset, tallennus, tallennuskapasiteetti, tallennus (esim. kokousten nauhoitus) ja hallintatyökalut voivat vaatia eri tilauspaketteja.
Jos tiimisi pääasiassa muokkaa jaettuja asiakirjoja selaimessa, painota helppoa yhteistyötä. Jos työsi sisältää monimutkaisia taulukoita tai vahvasti muotoiltuja asiakasdokumentteja, testaa nämä tiedostot ennen sitoutumista. Myös tuttuus on tärkeää: tiimi käyttää tätä ratkaisua päivittäin.
Päätä sitten, tarvitsetko erillisen viestintä- tai kokoustyökalun. Erillinen työkalu voi olla hyödyllinen asiakasviestintään, isompiin kokouksiin tai tiettyyn tallennustarpeeseen. Nimeä tarve ennen uuden tilauksen lisäämistä.
Kokeile järjestelmää ulkopuolisen kanssa: lähetä kalenterikutsu, pidä kokous ja jaa asiakirja muokattavaksi. Tarkista, mitä he voivat käyttää ilman uutta tiliä. Varmista myös, että yrityksen tiedostot ovat yrityksen hallinnoimilla tileillä ja että käyttöoikeudet voidaan poistaa selkeästi henkilön poistuessa.
Lisää työkaluja tässä järjestyksessä työn tarpeen mukaan.
2. Valitse startup-ohjelmistot liiketoimintamallin ja vaiheen mukaan
Kaksi kysymystä ratkaistaan yhdessä: rakennatko demoa vai pyöritätkö skaalautuvaa liiketoimintaa, ja onko ydintyösi tuotekehitystä vai myyntiä ja palvelun toimitusta?
Työkalut tuotedemon rakentamiseen
Kuvittele, että rakennat ohjelmistotuotetta ja haluat esitellä idean potentiaalisille asiakkaille. Klikattava prototyyppi voi riittää alkuvaiheen keskusteluun. Jos ihmiset tarvitsevat toimivan sovelluksen kokeiltavaksi, tarvitset tavan rakentaa ja julkaista se. Taidoistasi riippuen tämä voi tarkoittaa sovellusrakentajaa tai kehitysympäristöä versionhallinnan, koodityökalujen ja hostingin kanssa.
Välitön testi on, voitko esitellä idean jollekin ja oppia heidän palautteestaan. Jaettu asiakirja voi sisältää haastattelumuistiinpanot. Yksinkertainen tehtävätaulu voi seurata muutoksia. Lisää rakennetta, kun työ sitä vaatii.
Työkalut myynti- tai palveluyritykselle
Kuvittele nyt, että perustat konsulttiyrityksen. Ensimmäisen järjestelmän tulee auttaa seuraamaan liidejä, laatimaan tarjouksia, toimittamaan projekteja ja laskuttamaan asiakkaita. Voit aloittaa taulukolla mahdollisuuksille ja jaetuilla asiakirjoilla tarjouksille. Jos usean henkilön täytyy omistaa kauppoja ja koordinoida jatkotoimia, asiakkuudenhallintajärjestelmä eli CRM voi olla hyödyllinen. Testaa, tekeekö se omistajuuden ja seuraavat toimet selkeiksi.
Tässä liiketoiminnassa luotettava siirto allekirjoitetusta tarjouksesta projektin toimitukseen voi olla arvokkain parannus. Työkalujen tulisi tehdä sovittu laajuus, omistaja, määräaika ja laskutustilanne näkyväksi.
Työkalut skaalaamiseen ja markkinoille menoon
Kun liiketoiminta siirtyy skaalaus- ja markkinoillemenovaiheeseen, tarkista järjestelmä uudelleen. Toimiva ohjelmistotuote voi tarvita vikaseurantaa, tuoteanalytiikkaa, virheiden seurantaa ja asiakastukea. Tiimin tulisi pystyä yhdistämään asiakaspalaute kehitystehtävään ja seuraamaan sitä julkaisuun asti. Kasvava palveluyritys voi tarvita parempaa asiakkuuden omistajuutta, resurssisuunnittelua ja projektikannattavuuden raportointia.
Käytä havaittavaa ongelmaa laukaisimena. Toistuvat unohtuneet jatkotoimet oikeuttavat myyntiprosessin ja CRM:n parantamisen. Asiakasongelmat, jotka katoavat chatin ja kehityksen välillä, oikeuttavat paremman tukisiirron. Oston syyn tulisi olla helppo selittää sille, joka työkalua käyttää.
Valitse työkalut tämän päivän työhön, lisää ominaisuuksia kasvun myötä.
3. Valitse kasvutyökalut startupisi asiakashankinnan työnkulkuun
Ulospäin suuntautuva myynti, sisältö, maksettu hankinta ja kumppanuudet vaativat erilaista työtä. Valitse testattava kanava ja kartoita tarvittavat vaiheet.
Otetaan liidien generointi. Tyypillinen työnkulku on tunnistaa kohdeyritykset, löytää oikeat henkilöt, kvalifioida heidät, ottaa yhteyttä ja seurata syntyviä mahdollisuuksia.
Selvitä, mitkä vaiheet tarvitsevat ohjelmistotukea. Saatat tarvita yritys- ja yhteystietoja, täydennystä puuttuviin tietoihin, yhteydenoton hallintaa tai CRM:n mahdollisuuksien seurantaan. Nämä ominaisuudet voivat mennä päällekkäin, joten tarkista, kuinka paljon yhdellä hankinnalla katetaan.
Punnitsisin käytön helppoutta, skaalautuvuutta ja ammatillista syvyyttä erikseen:
| Prioriteetti | Mitä testata |
|---|---|
| Käytön helppous | Voiko vastuuhenkilö rakentaa ja ajaa kampanjan ilman jatkuvaa asiantuntija-apua? |
| Skaalautuvuus | Miten kustannukset, rajat, käyttöoikeudet ja hallinta muuttuvat, kun tietueet ja käyttäjät lisääntyvät? |
| Ammatillinen syvyys | Voitko luoda kohdennuksen, raportoinnin, räätälöinnin ja hallinnan työn vaatimusten mukaan? |
Perustaja, joka tekee satunnaista yhteydenottoa, voi perustellusti priorisoida työkalun, jota voi käyttää itse. Myyntitiimi, joka ajaa kampanjoita eri markkinoilla, voi tarvita aluejakoja, jaettuja raportteja ja tarkempia käyttöoikeuksia. Kokenut kasvun tekijä voi hyötyä joustavasta työnkulun rakentajasta, joka vaatii enemmän asetuksia ja ylläpitoa.
Ammatillisella syvyydellä on arvoa, kun joku osaa sitä hyödyntää. Ennen ostoa nimeä henkilö, joka omistaa järjestelmän ja pitää sen toiminnassa.
4. Arvioi startup-ohjelmistot ennen ostoa
Kokeilun tulisi sisältää omat tietueesi, tiimikaveri ja edustava tehtävä. Tässä ostokriteerit konkretisoituvat.
Yhteistyössä testaa omistajuus ja siirrot: luo tietue ja siirrä se toiselle. Näkevätkö he historian, ymmärtävätkö seuraavan toimenpiteen ja voivatko päivittää sitä kysymättä sinulta? Tarkista, tarvitsevatko asiakkaat tai alihankkijat vieraskäyttöä ja maksaako se erikseen.
Monikäyttöisyydessä tarkista ensin nykyiset tilaukset. CRM voi jo kattaa tarvitsemasi sähköpostityönkulun. Toimistosovelluspaketti voi jo hoitaa lomakkeet ja jaetun projektiseurannan. Jos nämä ominaisuudet toimivat riittävän hyvin, uuden hankinnan voi lykätä. Kun erikoistyökalu tulee tarpeelliseksi, päätä missä viralliset tietueet sijaitsevat, jotta ristiriitaisia kopioita ei synny.
Ohjelmistokuluissa laske lasku nykyiselle tiimille ja seuraavalle todennäköiselle vaiheelle. Sisällytä käyttäjäpaikat, kontaktit, käyttökrediitit, integraatiomaksut ja ominaisuudet, jotka vaativat päivityksen. Ota huomioon myös käyttöönottoaika ja ylläpitäjä. Kirjaa täysi hinta startup-alennuksen päätyttyä ennen vuosisitoumusta.
Integraatioissa ja tietojen siirrettävyydessä tarkista API, webhooks ja vientimahdollisuudet. Testaa vienti, jos tiedot ovat tärkeitä. Sisältyvätkö muistiinpanot, liitteet, mukautetut kentät ja tapahtumahistoria? Varmista, että tarvitsemasi integraatio sisältyy suunnittelemaasi tilaukseen.
Yhteensopivuudessa lähde liikkeelle asiakkaista ja käsittelemistäsi tiedoista. Tarkista tietojenkäsittelyehdot, tallennuspaikat, käyttöoikeudet ja mahdollinen tietoturvadokumentaatio, jota asiakkaat pyytävät. Jos asiakas vaatii kertakirjautumista tai audit-lokeja, sisällytä niitä tarjoava tilaus hintavertailuun. Toimittajan tietoturvamerkki on vain osa arviota.
Tuessa lähetä oikea käyttöönottoon liittyvä kysymys kokeilun aikana. Ratkaiseeko vastaus ongelman? Kysy, mitkä tukikanavat sisältyvät tilaukseen, milloin tukea saa ja mitä tapahtuu, jos liiketoimintakriittinen työnkulku lakkaa toimimasta.
Lopuksi testaa yhteensopivuus asiakkaiden työkalujen kanssa. Palveluyrityksen voi olla tarpeen toimittaa tiedostoja asiakkaan dokumenttijärjestelmään tai päivittää tikettejä heidän projektijärjestelmäänsä. Tarkista siirto tarkasti: käyttöoikeudet ja mikä järjestelmä omistaa päivitykset. Integraatiologo verkkosivulla ei kerro näistä yksityiskohdista.
Määrittele puute, testaa oikea tehtävä ja päätä käyttöönotosta.
5. Arvioi ohjelmistotoimittajat ja kumppanuusmahdollisuudet
Jos joku nykyisistä yhteistyökumppaneistasi tarjoaa sopivan tuotteen, sisällytä se varhaisessa vaiheessa ehdokaslistalle.
Suhde voi tuoda arvoa ohjelmiston lisäksi. Voitte järjestää yhteisen webinaarin, julkaista asiakastarinan tai esitellä toisianne sopiville yrityksille. Voitte myös jakaa tuote-palautetta ja auttaa toisiaan ymmärtämään markkinaa. Nuorelle yritykselle nämä yhteydet voivat olla hyödyllisiä tuotteen rinnalla.
Palvelu on tässä tärkeää. Olemassa oleva suhde voi antaa pääsyn henkilöön, joka ymmärtää järjestelmäsi ja auttaa alkuun. Kysy, mitä he oikeasti voivat tarjota: käyttöönottoapua, nimetty tukihenkilö tai selkeä eskalointipolku. Varmista, että palvelu jatkuu käytön kasvaessa.
Tuotteen on silti täytettävä tarpeet, ja yhteismarkkinointimahdollisuuden tulee perustua molemminpuoliseen kiinnostukseen ja sopivaan yleisöön. Laita molemmat päätöksen osat pöydälle: sopiiko ohjelmisto, ja onko kumppanuudessa kehittämisen arvoa.
Jos sinulla ei ole sopivia yhteyksiä, vakiintuneet brändit ovat järkevä lähtökohta tutkimukselle. Etsi ajantasaista tuotedokumentaatiota, asiakasreferenssejä samankaltaisista yrityksistä ja näyttöä siitä, että toimittaja tukee tarvitsemiasi integraatioita.
Voit koota ehdokaslistan verkkohakujen avulla tai pyytää agenttia tutkimaan asiaa. Anna agentille todellinen tilanteesi:
Vertaa CRM-vaihtoehtoja viiden hengen B2B-palveluyritykselle. Tarvitsemme jaetun kaupan omistajuuden, sähköpostihistorian, tarjousseurannan ja viennin, joka sisältää muistiinpanot. Niiden on toimittava nykyisten sähköposti- ja dokumenttijärjestelmien kanssa. Tarkista ajantasainen hinnoittelu viidelle ja viidelletoista käyttäjälle, integraatiorajat ja tukivaihtoehdot. Käytä virallisia lähteitä ja merkitse kaikki, mitä et voi varmistaa.
Vie vahvimmat ehdokkaat läpi saman oikean tehtävän. Tuo pieni tietuejoukko, jaa työ tiimikaverille, tee asiakassiirto ja pyydä tukea. Ennen maksua sinun tulisi tietää, mitä tiimi saa työkalulla aikaan, mitä seuraava vaihe maksaa ja kuka auttaa, jos jokin menee pieleen.
Startup-työkalupakin UKK
Mikä on startup-työkalupakki?
Startup-työkalupakki on joukko työkaluja ja resursseja, joilla yritys käynnistetään ja pyöritetään. Päivittäisessä toiminnassa siihen kuuluu toimisto-ohjelmistot, tuotteen tai palvelun toimitustyökalut sekä järjestelmät asiakkaiden hankintaan ja tukemiseen. Oikea yhdistelmä riippuu liiketoimintamallista ja vaiheesta.
Mitä työkaluja alkuvaiheen startup tarvitsee?
Useimmat startupit tarvitsevat yrityssähköpostin, kalenterit, jaetut asiakirjat, tiedostojen tallennuksen ja luotettavan tavan pitää kokouksia. Lisää sitten ydintoiminnan vaatimat työkalut: ohjelmistotuotteelle kehitys ja hosting, palveluyritykselle liidien seuranta, tarjoukset, projektitoimitus ja laskutus.
Kuinka paljon startupin tulisi budjetoida ohjelmistoihin?
Rakenna budjetti tarvittavien työnkulkujen pohjalta. Lisää tilausmaksut, maksetut käyttäjäpaikat, käyttömaksut, käyttöönottoaika ja jatkuva hallinta. Hinnoittele sama järjestelmä nykyiselle tiimille ja seuraavalle todennäköiselle vaiheelle, mukaan lukien ominaisuudet, jotka vaativat korkeamman tilauspaketin. Tarkista hinta alennusten päätyttyä.
Riittävätkö ilmaiset työkalut startupille?
Ilmaiset tilaukset voivat toimia idean validoinnissa tai pienen tiimin koordinoinnissa. Tarkista niiden rajat tallennuksessa, käyttäjissä, viennissä, integraatioissa ja käyttöoikeuksissa ennen kuin niihin tukeudut. Maksa, kun raja estää tarpeellisen työn, aiheuttaa vältettävää riskiä tai manuaalinen työ maksaa enemmän kuin päivitys.
Milloin startup tarvitsee CRM-ohjelmiston?
Harkitse CRM:ää, kun usean henkilön täytyy hallita asiakassuhteita, jatkotoimet unohtuvat tai asiakashistoria on hajallaan sähköposteissa ja taulukoissa. Aloita testaamalla kaupan omistajuus, seuraavat toimet, jaettu historia ja vienti. Pieni, johdonmukaisesti ylläpidetty järjestelmä on hyödyllisempi kuin monimutkainen, jota kukaan ei päivitä.
Kannattaako käyttää kokonaispakettia vai erillisiä työkaluja?
Valitse kokonaispaketti, kun sen ydintoiminnot kattavat työn ja tiimi osaa käyttää sitä helposti. Lisää erikoistyökalu, kun tietty tarve oikeuttaa lisäkustannuksen ja ylläpidon. Ennen tuotteiden yhdistämistä testaa siirto ja päätä, mikä järjestelmä on virallinen tietolähde.
Kuinka välttää työkalujen hajautuminen startupin kasvaessa?
Pidä lista tilauksista, jossa on omistaja, käyttötarkoitus, uusimispäivä ja täysi kustannus. Tarkista olemassa olevat ominaisuudet ennen uuden ostoa. Kun kaksi tuotetta kattaa saman työnkulun, vertaa todellista käyttöä ja tunnista, mitä tapahtuisi, jos toinen poistetaan. Vie tärkeät tiedot ennen peruutusta.
Yhdistä työkalusi
Okou yhdistää työkalusi ja hoitaa tehtäviä niiden välillä, jotta voit käyttää vähemmän aikaa ohjelmistojen pyörittämiseen ja enemmän yrityksesi johtamiseen.
