วิธีเลือกชุดเครื่องมือสำหรับสตาร์ทอัพในฐานะผู้ก่อตั้ง

ระหว่างการพูดคุย “Ask VP of Sales, Ask Me Anything” เราได้พูดถึงคำถามว่าผู้ก่อตั้งควรเลือกชุดเครื่องมือสำหรับสตาร์ทอัพอย่างไร ผมชอบประเด็นนี้มากจนอยากขยายต่อที่นี่

ก่อนจะแนะนำอะไร ผมอยากฟังว่าคุณกำลังทำอะไรอยู่ ถ้าคุณกำลังพยายามนำเสนอเดโมให้ผู้ใช้กลุ่มแรก เราจะพูดถึงการสร้างและส่งมอบงาน แต่ถ้าคุณทำธุรกิจบริการ ปัญหาสำคัญอาจเป็นการส่งข้อเสนอและปิดลูกค้ารายแรก ผมจะใช้เงินกับซอฟต์แวร์แตกต่างกันในสองสถานการณ์นี้

แต่ผมจะเริ่มต้นทั้งสองบทสนทนาในจุดที่ค่อนข้างธรรมดา: การตั้งค่าสำนักงาน ทีมของคุณสามารถทำงานบนเอกสารเดียวกันได้หรือไม่? ลูกค้าสามารถเข้าร่วมสายของคุณได้โดยไม่ยุ่งยากหรือเปล่า? ผมอยากให้เรื่องเหล่านี้เรียบร้อยก่อน

นี่คือบทสนทนาที่ผมอยากบันทึกไว้ เริ่มจากงานประจำวัน แล้วค่อยตามธุรกิจเมื่อเติบโตและการตัดสินใจซับซ้อนขึ้น นี่คือวิธีที่ผมจะเดินไปกับคุณ

1. สร้างชุดเครื่องมือสตาร์ทอัพจากสิ่งจำเป็นในสำนักงาน

อีเมลธุรกิจ ปฏิทิน เอกสารที่ใช้ร่วมกัน ข้อความทีม และการประชุม คือความต้องการพื้นฐานในการดำเนินงาน จัดการสิ่งเหล่านี้ก่อนจะเสียเวลาหาซอฟต์แวร์เฉพาะทาง

สำหรับทีมขนาดเล็ก ผมจะแนะนำให้เริ่มจากชุดสำนักงานที่ครอบคลุมความต้องการเหล่านี้ภายใต้บัญชีและการชำระเงินเดียว เปรียบเทียบกับวิธีที่ทีมและลูกค้าของคุณทำงานอยู่แล้ว

ความต้องการสำนักงาน	สิ่งที่ควรตรวจสอบ
อีเมลและปฏิทิน	อีเมลโดเมนบริษัท ปฏิทินที่ใช้ร่วมกัน การนัดหมายข้ามเขตเวลา
เอกสารและสเปรดชีต	แก้ไขพร้อมกัน ประวัติการเปลี่ยนแปลง ความเข้ากันได้ของไฟล์ ใช้งานออฟไลน์
ที่เก็บไฟล์และการแชร์	ไฟล์เป็นของบริษัท สิทธิ์แชร์ภายนอก ขีดจำกัดพื้นที่จัดเก็บ
ข้อความทีม	ค้นหาประวัติได้ มีช่องทางแยก รับแขก แจ้งเตือน
การประชุม	แขกเข้าร่วมง่าย แชร์หน้าจอ บันทึกเสียง ถอดข้อความ

ตรวจสอบรายละเอียดการสมัครใช้งาน แอปเดสก์ท็อป การบันทึก พื้นที่จัดเก็บ และการควบคุมผู้ดูแล อาจต้องใช้แผนที่ต่างกัน

ถ้าทีมของคุณเน้นแก้ไขเอกสารร่วมกันผ่านเบราว์เซอร์ ให้ให้ความสำคัญกับความง่ายในการทำงานร่วมกัน ถ้างานของคุณเกี่ยวข้องกับสเปรดชีตซับซ้อนหรือเอกสารลูกค้าที่จัดรูปแบบมาก ให้ทดสอบไฟล์เหล่านั้นก่อนตัดสินใจ ความคุ้นเคยก็สำคัญ เพราะทีมจะใช้ระบบนี้ทุกวัน

จากนั้นตัดสินใจว่าคุณต้องการเครื่องมือข้อความหรือประชุมแยกต่างหากหรือไม่ เครื่องมือเฉพาะอาจมีประโยชน์สำหรับช่องทางลูกค้า การประชุมขนาดใหญ่ หรือความต้องการบันทึกเฉพาะ ระบุความต้องการก่อนสมัครใช้งาน

ลองใช้งานกับคนนอก: ส่งคำเชิญปฏิทิน จัดประชุม และแชร์เอกสารให้แก้ไข ตรวจสอบว่าพวกเขาเข้าถึงอะไรได้โดยไม่ต้องซื้อบัญชีเพิ่ม และตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์บริษัทอยู่ในบัญชีที่บริษัทควบคุม พร้อมวิธีลบสิทธิ์เมื่อมีคนออก

เพิ่มเครื่องมือตามลำดับ ตามที่งานต้องการ

2. เลือกซอฟต์แวร์สตาร์ทอัพให้เหมาะกับโมเดลธุรกิจและช่วงธุรกิจ

มีสองคำถามที่ต้องตอบพร้อมกัน: คุณกำลังสร้างเดโมหรือดำเนินธุรกิจที่ต้องขยาย และงานหลักของคุณคือพัฒนาผลิตภัณฑ์หรือขายและให้บริการ

เครื่องมือสำหรับสร้างเดโมผลิตภัณฑ์

ลองนึกภาพว่าคุณกำลังสร้างซอฟต์แวร์และต้องนำเสนอไอเดียให้ลูกค้าเป้าหมาย ต้นทางอาจใช้ต้นแบบคลิกได้สำหรับการพูดคุยเบื้องต้น ถ้าต้องให้คนลองใช้แอปจริง คุณต้องมีวิธีสร้างและเผยแพร่ ขึ้นกับทักษะของคุณ อาจใช้เครื่องมือสร้างแอปหรือชุดพัฒนาที่มีระบบควบคุมเวอร์ชัน เครื่องมือเขียนโค้ด และโฮสติ้ง

การทดสอบทันทีคือ คุณสามารถนำเสนอไอเดียต่อหน้าคนอื่นและเรียนรู้จากปฏิกิริยาของเขาได้หรือไม่ เอกสารที่ใช้ร่วมกันอาจใช้จดบันทึกสัมภาษณ์ กระดานงานง่ายๆ ใช้ติดตามการเปลี่ยนแปลง เพิ่มโครงสร้างเมื่อจำเป็น

เครื่องมือสำหรับธุรกิจขายหรือบริการ

ลองนึกภาพว่าคุณเริ่มต้นที่ปรึกษา ระบบแรกที่ต้องมีคือช่วยติดตามลูกค้าเป้าหมาย เตรียมข้อเสนอ ส่งมอบโครงการ และออกใบแจ้งหนี้ คุณอาจเริ่มจากสเปรดชีตสำหรับโอกาสทางธุรกิจและเอกสารร่วมสำหรับข้อเสนอ ถ้าหลายคนต้องดูแลดีลและประสานงานต่อเนื่อง ระบบบริหารลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) อาจมีประโยชน์ ทดสอบว่าระบบช่วยให้เห็นเจ้าของดีลและขั้นตอนถัดไปชัดเจนหรือไม่

สำหรับธุรกิจนี้ การส่งต่องานจากข้อเสนอที่เซ็นแล้วไปสู่การส่งมอบโครงการอย่างราบรื่นอาจเป็นสิ่งที่ควรปรับปรุงที่สุด เครื่องมือควรทำให้ขอบเขต เจ้าของงาน กำหนดส่ง และสถานะการชำระเงินชัดเจน

เครื่องมือสำหรับการขยายและออกสู่ตลาด

เมื่อธุรกิจเข้าสู่ช่วงขยายและออกสู่ตลาด ให้ทบทวนระบบอีกครั้ง ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ที่ใช้งานจริงอาจต้องมีระบบติดตามปัญหา วิเคราะห์ผลิตภัณฑ์ ตรวจจับข้อผิดพลาด และบริการลูกค้า ทีมควรเชื่อมโยงข้อเสนอแนะลูกค้าไปยังงานพัฒนาและติดตามจนปล่อยใช้งาน บริษัทบริการที่เติบโตอาจต้องการระบบเจ้าของบัญชี การวางแผนทรัพยากร และรายงานกำไรโครงการที่ดีขึ้น

ใช้ปัญหาที่สังเกตได้เป็นตัวกระตุ้น เช่น การติดตามลูกค้าที่พลาดซ้ำๆ เป็นเหตุผลให้ปรับปรุงกระบวนการขายและ CRM ปัญหาลูกค้าหายไประหว่างแชทกับวิศวกรเป็นเหตุผลให้ปรับปรุงการส่งต่องาน เหตุผลในการซื้อควรอธิบายง่ายกับคนที่ต้องใช้

เลือกเครื่องมือสำหรับงานวันนี้ แล้วค่อยเพิ่มความสามารถเมื่อขยาย

3. เลือกเครื่องมือขยายธุรกิจให้เหมาะกับเวิร์กโฟลว์การหาลูกค้า

การขายเชิงรุก คอนเทนต์ การซื้อโฆษณา และพันธมิตร มีงานที่แตกต่างกัน เลือกช่องทางที่คุณจะทดสอบ แล้ววางแผนขั้นตอนที่ต้องทำ

เช่น การสร้างลีด เวิร์กโฟลว์ทั่วไปคือระบุบริษัทเป้าหมาย หาคนที่เกี่ยวข้อง คัดกรอง ติดต่อ และติดตามโอกาสที่เกิดขึ้น

ดูว่าขั้นตอนไหนต้องใช้ซอฟต์แวร์ช่วย อาจต้องมีข้อมูลบริษัทและผู้ติดต่อ การเติมข้อมูลที่ขาด การจัดการการติดต่อ หรือ CRM สำหรับติดตามโอกาส ความสามารถเหล่านี้อาจซ้อนกัน ตรวจสอบว่าซื้อเครื่องมือเดียวครอบคลุมเวิร์กโฟลว์ได้มากแค่ไหน

ผมจะแยกน้ำหนักระหว่างความง่ายในการใช้ การขยาย และความลึกเชิงวิชาชีพ:

ลำดับความสำคัญ	สิ่งที่ควรทดสอบ
ความง่ายในการใช้	คนที่รับผิดชอบสร้างและรันแคมเปญเองได้โดยไม่ต้องพึ่งผู้เชี่ยวชาญหรือไม่?
การขยาย	เมื่อข้อมูลและผู้ใช้เพิ่มขึ้น ค่าใช้จ่าย ขีดจำกัด สิทธิ์ และการจัดการเปลี่ยนแปลงอย่างไร?
ความลึกเชิงวิชาชีพ	สร้างการกำหนดเป้าหมาย รายงาน ปรับแต่ง และควบคุมได้ตามงานหรือไม่?

ผู้ก่อตั้งที่ทำ outreach เป็นครั้งคราวอาจเลือกเครื่องมือที่ใช้งานเองได้ ทีมขายที่รันแคมเปญหลายตลาดอาจต้องการกฎพื้นที่ รายงานร่วม และสิทธิ์ละเอียด ผู้เชี่ยวชาญด้าน growth อาจได้ประโยชน์จากเวิร์กโฟลว์ที่ยืดหยุ่นแต่ต้องตั้งค่าและดูแลมากขึ้น

ความลึกเชิงวิชาชีพมีค่าเมื่อมีคนใช้เป็น ก่อนซื้อ ระบุคนที่จะดูแลและรักษาระบบให้ทำงาน

4. ประเมินซอฟต์แวร์สตาร์ทอัพก่อนซื้อ

การทดลองใช้ควรมีข้อมูลของคุณเอง เพื่อนร่วมทีม และงานตัวอย่างจริง นี่คือจุดที่เกณฑ์การซื้อกลายเป็นรูปธรรม

สำหรับ การทำงานร่วมกัน ทดสอบ การเป็นเจ้าของและการส่งต่องาน: สร้างเรคคอร์ดแล้วส่งต่อให้คนอื่น เขาเห็นประวัติ เข้าใจขั้นตอนถัดไป และอัปเดตได้โดยไม่ต้องถามคุณหรือไม่? ตรวจสอบว่าลูกค้าหรือฟรีแลนซ์ต้องใช้ guest access หรือไม่ และที่นั่งเหล่านั้นมีค่าใช้จ่ายเพิ่มหรือเปล่า

สำหรับ การใช้งานหลายอย่าง ตรวจสอบการสมัครใช้งานที่มีอยู่ก่อน CRM ของคุณอาจรองรับเวิร์กโฟลว์อีเมลพื้นฐานที่ต้องการอยู่แล้ว ชุดสำนักงานอาจรองรับฟอร์มและการติดตามโปรเจกต์ร่วม ถ้าฟีเจอร์เหล่านี้เพียงพอ คุณสามารถเลื่อนการซื้อใหม่ออกไป เมื่อเครื่องมือเฉพาะทางมีประโยชน์ ให้ตัดสินใจว่าเรคคอร์ดหลักจะอยู่ที่ไหนเพื่อไม่ให้ข้อมูลขัดแย้ง

สำหรับ ค่าใช้จ่ายซอฟต์แวร์ คำนวณบิลสำหรับทีมปัจจุบันและขั้นต่อไปที่เป็นไปได้ รวมที่นั่ง ผู้ติดต่อ เครดิตการใช้งาน ค่าการเชื่อมต่อ และฟีเจอร์ที่ต้องอัปเกรด รวมเวลาติดตั้งและคนดูแลด้วย บันทึกราคาหลังหมดส่วนลดสตาร์ทอัพก่อนตัดสินใจซื้อรายปี

สำหรับ การเชื่อมต่อและการย้ายข้อมูล ตรวจสอบ API, webhook และตัวเลือกส่งออก ทดสอบการส่งออกถ้าข้อมูลสำคัญ ตรวจสอบว่ารวมโน้ต ไฟล์แนบ ฟิลด์ custom และประวัติกิจกรรมหรือไม่ ยืนยันว่าการเชื่อมต่อที่ต้องการมีในแผนที่คุณจะซื้อ

สำหรับ การปฏิบัติตามข้อกำหนด ให้ย้อนกลับจากลูกค้าและข้อมูลที่คุณดูแล ตรวจสอบข้อตกลงประมวลผลข้อมูล ตำแหน่งจัดเก็บ การควบคุมสิทธิ์ และเอกสารความปลอดภัยที่ลูกค้าจะขอ ถ้าลูกค้าต้องการ single sign-on หรือ audit log ให้รวมแผนที่มีฟีเจอร์นี้ในการเปรียบเทียบราคา ตราสัญลักษณ์ความปลอดภัยของผู้ขายเป็นเพียงส่วนหนึ่งของการประเมิน

สำหรับ การสนับสนุน ส่งคำถามจริงระหว่างทดลองใช้ ดูว่าคำตอบช่วยแก้ปัญหาได้หรือไม่ ถามว่ามีช่องทางซัพพอร์ตอะไรบ้าง แผนของคุณติดต่อได้เมื่อไร และถ้าเวิร์กโฟลว์สำคัญหยุดทำงานจะเกิดอะไรขึ้น

สุดท้าย ทดสอบ ความเข้ากันได้กับเครื่องมือลูกค้า ธุรกิจบริการอาจต้องส่งไฟล์เข้าเอกสารของลูกค้าหรืออัปเดตตั๋วในระบบโปรเจกต์ของเขา ตรวจสอบขั้นตอนส่งต่องานจริง รวมถึงสิทธิ์และระบบที่เป็นเจ้าของการอัปเดต โลโก้ integration บนเว็บไซต์ไม่ได้ตอบคำถามเหล่านี้

ระบุช่องว่าง ทดสอบงานจริง แล้วตัดสินใจว่าจะใช้หรือไม่

5. ประเมินผู้ขายซอฟต์แวร์และโอกาสเป็นพันธมิตร

ถ้าคนที่คุณทำงานด้วยอยู่แล้วมีผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสม ผมจะแนะนำให้อยู่ในรายชื่อสั้นแต่แรก

ความสัมพันธ์นี้อาจสร้างคุณค่าเกินกว่าตัวซอฟต์แวร์ คุณอาจจัดสัมมนาร่วม เผยแพร่กรณีศึกษาลูกค้าด้วยกัน หรือแนะนำธุรกิจที่เกี่ยวข้องให้กันและกัน คุณยังสามารถแลกเปลี่ยนฟีดแบ็กผลิตภัณฑ์และช่วยกันเข้าใจตลาด สำหรับบริษัทใหม่ ความเชื่อมโยงเหล่านี้มีประโยชน์ควบคู่กับตัวผลิตภัณฑ์

การบริการสำคัญในจุดนี้ ความสัมพันธ์เดิมอาจทำให้คุณเข้าถึงคนที่เข้าใจระบบของคุณและช่วยเริ่มต้นได้ ถามว่าพวกเขาให้ความช่วยเหลืออะไรได้บ้าง เช่น ช่วยติดตั้ง มีผู้ดูแลซัพพอร์ตประจำ หรือมีช่องทาง escalte ชัดเจน ยืนยันว่าบริการจะต่อเนื่องเมื่อการใช้งานของคุณเพิ่มขึ้น

แต่ผลิตภัณฑ์ก็ยังต้องตอบโจทย์ และโอกาส co-marketing ต้องมีความสนใจร่วมและกลุ่มเป้าหมายที่เกี่ยวข้อง พิจารณาทั้งสองด้าน: ซอฟต์แวร์เหมาะสมหรือไม่ และมีพันธมิตรที่ควรพัฒนาหรือเปล่า

ถ้าคุณไม่มี connection ที่เกี่ยวข้อง แบรนด์ที่เป็นที่รู้จักเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีสำหรับการค้นคว้า มองหาคู่มือผลิตภัณฑ์ปัจจุบัน อ้างอิงลูกค้าธุรกิจคล้ายคุณ และหลักฐานว่าผู้ขายรองรับการเชื่อมต่อที่คุณต้องการ

คุณสร้างรายชื่อสั้นนี้ได้จากการค้นเว็บหรือขอให้ agent ช่วยค้นคว้า แจ้ง agent ถึงสถานการณ์จริงของคุณ:

เปรียบเทียบตัวเลือก CRM สำหรับบริษัทบริการ B2B ขนาด 5 คน เราต้องการเจ้าของดีลร่วม ประวัติอีเมล การติดตามข้อเสนอ และการส่งออกที่รวมโน้ต ต้องทำงานร่วมกับระบบอีเมลและเอกสารที่มีอยู่ ตรวจสอบราคาปัจจุบันสำหรับ 5 และ 15 ผู้ใช้ ขีดจำกัดการเชื่อมต่อ และตัวเลือกซัพพอร์ต ใช้แหล่งข้อมูลทางการและแจ้งสิ่งที่ตรวจสอบไม่ได้

นำตัวเลือกที่แข็งแกร่งไปทดสอบงานจริง นำเข้าข้อมูลชุดเล็ก มอบหมายงานให้เพื่อนร่วมทีม ส่งต่องานลูกค้า และขอความช่วยเหลือจากซัพพอร์ต ก่อนจ่ายเงิน คุณควรรู้ว่าทีมทำอะไรกับเครื่องมือได้บ้าง ขั้นต่อไปจะมีค่าใช้จ่ายเท่าไร และใครจะช่วยเมื่อมีปัญหา

คำถามพบบ่อยเกี่ยวกับชุดเครื่องมือสตาร์ทอัพ

ชุดเครื่องมือสตาร์ทอัพคืออะไร?

ชุดเครื่องมือสตาร์ทอัพคือชุดเครื่องมือและทรัพยากรที่ใช้ในการเริ่มต้นและดำเนินธุรกิจ สำหรับงานประจำวันจะรวมซอฟต์แวร์สำนักงาน เครื่องมือสำหรับส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการ และระบบสำหรับหาลูกค้าและดูแลลูกค้า ส่วนผสมที่เหมาะสมขึ้นกับโมเดลธุรกิจและช่วงธุรกิจ

สตาร์ทอัพระยะแรกต้องใช้เครื่องมืออะไรบ้าง?

ส่วนใหญ่ต้องมีอีเมลบริษัท ปฏิทิน เอกสารร่วม พื้นที่เก็บไฟล์ และวิธีประชุมที่เชื่อถือได้ จากนั้นเพิ่มสิ่งที่ธุรกิจหลักต้องการ: การพัฒนาและโฮสต์สำหรับซอฟต์แวร์ หรือการติดตามลูกค้าเป้าหมาย ข้อเสนอ ส่งมอบโครงการ และออกใบแจ้งหนี้สำหรับธุรกิจบริการ

สตาร์ทอัพควรตั้งงบซอฟต์แวร์เท่าไร?

สร้างงบจากเวิร์กโฟลว์ที่ต้องดำเนินการ รวมค่าสมัครสมาชิก ที่นั่งเสียเงิน ค่าการใช้งาน เวลาติดตั้ง และการดูแลต่อเนื่อง คิดราคาสำหรับทีมปัจจุบันและขั้นต่อไปที่เป็นไปได้ รวมฟีเจอร์ที่ต้องอัปเกรด ตรวจสอบราคาหลังหมดส่วนลด

เครื่องมือ Free เพียงพอสำหรับสตาร์ทอัพหรือไม่?

แผน Free ใช้ได้ระหว่างทดสอบไอเดียหรือประสานงานทีมเล็ก ตรวจสอบขีดจำกัดพื้นที่จัดเก็บ ผู้ใช้ การส่งออก การเชื่อมต่อ และสิทธิ์ก่อนพึ่งพา จ่ายเมื่อขีดจำกัดขวางงานสำคัญ สร้างความเสี่ยง หรือเสียเวลามากกว่าค่าอัปเกรด

เมื่อไรสตาร์ทอัพควรใช้ซอฟต์แวร์ CRM?

พิจารณาใช้ CRM เมื่อหลายคนต้องจัดการความสัมพันธ์ ลูกค้าตกหล่น หรือประวัติกระจายอยู่ในอีเมลและสเปรดชีต เริ่มจากทดสอบเจ้าของดีล ขั้นตอนถัดไป ประวัติร่วม และการส่งออก ระบบเล็กที่ดูแลต่อเนื่องมีประโยชน์กว่าระบบซับซ้อนที่ไม่มีใครอัปเดต

ควรใช้ชุด all-in-one หรือเครื่องมือแยก?

เลือกชุด all-in-one เมื่อฟีเจอร์หลักครอบคลุมงานและทีมใช้ได้ง่าย เพิ่มเครื่องมือเฉพาะเมื่อมีความต้องการเฉพาะที่คุ้มค่าค่าใช้จ่ายและการดูแล ก่อนรวมผลิตภัณฑ์ ทดสอบการส่งต่องานและตัดสินใจว่าระบบไหนเป็นแหล่งข้อมูลหลัก

จะหลีกเลี่ยงการกระจายเครื่องมือเมื่อสตาร์ทอัพเติบโตได้อย่างไร?

เก็บรายชื่อการสมัครใช้งานพร้อมเจ้าของ วัตถุประสงค์ วันต่ออายุ และค่าใช้จ่ายเต็ม ตรวจสอบฟีเจอร์ที่มีอยู่ก่อนซื้อใหม่ เมื่อสองผลิตภัณฑ์ครอบคลุมเวิร์กโฟลว์เดียวกัน เปรียบเทียบการใช้งานจริงและดูว่าถ้าตัดออกจะกระทบอะไร ส่งออกข้อมูลสำคัญก่อนยกเลิก

เชื่อมต่อเครื่องมือของคุณ

Okou เชื่อมต่อเครื่องมือของคุณและจัดการงานข้ามระบบ ให้คุณใช้เวลาน้อยลงกับการดูแลซอฟต์แวร์และมีเวลาบริหารธุรกิจมากขึ้น