Créez des instructions de workflow avec votre agent

Vous n'avez pas besoin de rédiger une instruction de workflow à partir d'une page blanche. Commencez par accomplir une tâche réelle avec votre agent. Une fois le résultat satisfaisant, demandez à l’agent de transformer la méthode que vous avez développée ensemble en un workflow réutilisable.

L’agent crée la première version. Votre rôle est de revoir ses hypothèses et de décider où le workflow doit être mieux contraint afin qu’un autre membre de l’équipe obtienne un résultat fiable.

Chaque workflow appartient à un agent. L’agent fournit le rôle général et les capacités ; le workflow capture la procédure et les contraintes pour une tâche répétable.

Commencez à partir d’une exécution réussie

Il est plus facile de créer un workflow après que l’agent a vu la tâche, le matériel source, vos retours et un résultat acceptable.

1. Donnez à l’agent une tâche réelle et les entrées nécessaires.
2. Analysez le résultat et corrigez le contexte manquant, le raisonnement faible ou le mauvais format.
3. Lorsque le résultat est bon, demandez à l’agent d’extraire la méthode reproductible.
4. Demandez à l’agent de rédiger le nom du workflow, sa description, l’instruction et tout fichier de référence recommandé.
5. Relisez ensemble le brouillon avant de rendre le workflow public.

Vous pouvez demander :

Transforme ce que nous venons de faire en un workflow réutilisable pour l’équipe. Rédige le nom, la description et l’instruction. Sépare la méthode réutilisable des détails propres à ce cas. Avant de finaliser, liste les hypothèses et contraintes à vérifier.

Cela confie à l’agent la rédaction du brouillon. À vous de décider quelles parties doivent être contrôlées.

L’instruction est un lieu courant pour les contraintes

L’instruction du workflow accompagne le workflow et s’applique à chaque exécution. C’est donc l’un des endroits les plus courants pour définir des contraintes comme les entrées requises, les sources approuvées, le format de sortie, les standards de qualité et les actions nécessitant une validation.

Ce n’est pas le seul niveau de contrôle :

Ne vous fiez pas uniquement au texte de l’instruction pour remplacer les contrôles d’accès. Si une action doit être techniquement restreinte, utilisez l’autorisation et les permissions de l’agent en plus d’une instruction claire.

Relisez le premier brouillon de l’agent

Vous n’avez pas besoin de réécrire chaque phrase. Concentrez votre relecture sur les décisions importantes pour l’équipe.

Quand doit-il être utilisé ?

• Quelle demande ou situation doit sélectionner ce workflow ?
• Quand l’agent ne doit-il pas l’utiliser ?
• La description est-elle assez précise pour le distinguer de workflows similaires ?

Quelles entrées sont requises ?

• Qu’est-ce qu’un collègue doit fournir avant de commencer ?
• Quels éléments manquants doivent amener l’agent à poser une question ?
• Quels détails appartiennent à chaque exécution plutôt qu’à l’instruction permanente ?

Quelles sources et règles priment ?

• Quel est le système de référence ?
• Quel fichier joint contient le référentiel ou modèle approuvé ?
• Si deux sources sont en conflit, laquelle est prioritaire ?
• Comment l’agent doit-il signaler un fait qu’il ne peut vérifier ?

À quoi doit ressembler la sortie ?

• Quelles sections ou champs sont obligatoires ?
• Quel niveau de détail est utile ?
• La sortie doit-elle comporter des citations, des liens ou un indicateur de confiance ?
• Où le résultat doit-il aller si une destination est fournie ?

Où l’agent doit-il s’arrêter ?

• Quelles actions nécessitent une validation ?
• L’agent doit-il créer un brouillon au lieu d’envoyer ou publier ?
• Quelles données ne doivent pas apparaître dans un workflow public ou un résultat partagé ?

Ce sont les contraintes à rendre explicites. Laissez l’agent formuler, puis vérifiez que la formulation reflète bien votre décision.

Une structure à relire ensemble

L’agent peut utiliser la structure suivante pour son premier brouillon. Considérez-la comme un cadre de relecture, pas comme un formulaire à remplir vous-même :

# Goal
State the single outcome this workflow must produce.

# Use this workflow when
Describe when to use it and any important exclusions.

# Required inputs
- List the information needed for a reliable result.
- Explain what to do when an input is missing.

# Sources and tools
- Name authoritative systems, documents, or attached files.
- Explain which source wins if information conflicts.
- Define how to handle facts that cannot be verified.

# Procedure
1. Verify the inputs and scope.
2. Gather the required evidence.
3. Apply the team's rules or rubric.
4. Produce the deliverable.
5. Check it against the quality bar.

# Output
Define the required sections, fields, format, and destination.

# Quality bar
- State what must be accurate, cited, complete, or consistent.
- Define what counts as done.

# Approval boundaries
- List actions that require confirmation.
- Specify when to create a draft instead of taking the final action.

Un workflow simple peut n’avoir besoin que de quelques sections. Un workflow à fort enjeu peut nécessiter des règles plus explicites sur les sources, la validation et l’approbation. Demandez à l’agent de garder l’instruction aussi courte que possible sans omettre une décision essentielle à l’équipe.

Exemple : co-créez un workflow de qualification de lead

Supposons que vous demandiez à l’agent de rechercher un lead entrant et de rédiger une réponse. Pendant l’exécution, vous corrigez la taille de l’entreprise, expliquez que le CRM est le système de référence, appliquez le référentiel ICP de l’équipe et demandez un email plus court.

Après validation du résultat, demandez à l’agent de transformer la conversation en workflow. L’agent rédige la procédure. Vous ajoutez ensuite les contraintes qui doivent s’appliquer au-delà de ce lead :

• vérifier le CRM avant toute recherche publique ;
• utiliser le référentiel ICP joint pour la notation ;
• citer les sources pour la taille de l’entreprise, la localisation et le poste actuel ;
• signaler un fait requis non vérifié comme Inconnu ;
• retourner le résumé du compte, les preuves, le score ICP, les risques, la prochaine étape recommandée et le brouillon de réponse ;
• créer un brouillon d’email et ne jamais l’envoyer sans validation.

L’agent peut maintenant intégrer ces décisions dans l’instruction. Vous n’avez pas à prescrire chaque étape de recherche. Vous devez rendre les sources de l’équipe, le contrat de sortie et la limite de validation sans ambiguïté.

Donnez un retour sur les contraintes en langage simple

Vous pouvez renforcer le brouillon en indiquant à l’agent ce qui doit changer :

• « Demande le dossier CRM avant de commencer s’il manque. »
• « Considère le CRM comme le système de référence en cas de conflit sur les noms d’entreprise. »
• « Chaque affirmation factuelle dans le résumé doit avoir un lien source. »
• « Garde la réponse sous 150 mots, mais adapte le ton au message entrant. »
• « Crée l’email en brouillon. Ne l’envoie jamais automatiquement. »
• « Ce workflow ne doit pas s’exécuter pour les opportunités existantes. »

Demandez à l’agent de mettre à jour le workflow et de résumer la contrainte traitée par chaque modification. Cela facilite la détection d’une règle mal comprise ou placée dans la mauvaise section.

Gardez certains éléments hors de l’instruction

Certaines informations ne doivent pas devenir du texte permanent de workflow :

• les noms de clients, les échéances ponctuelles et les destinations spécifiques à un cas appartiennent à la demande d’exécution ;
• mots de passe, jetons et identifiants privés n’ont pas leur place dans une instruction ou un fichier joint ;
• les plannings et événements relèvent de l’automatisation ;
• les limites d’accès techniques relèvent de l’autorisation et des permissions de l’agent ;
• les retours personnels propres à un résultat peuvent rester dans ce chat.

L’instruction doit porter la méthode réutilisable et les contraintes comportementales, pas tous les détails entourant le travail.

Testez et améliorez ensemble

Exécutez le workflow avec au moins deux entrées réalistes, de préférence avec un second collègue. Après chaque exécution, demandez :

• Le workflow s’est-il activé pour la bonne tâche ?
• A-t-il demandé les entrées nécessaires ?
• A-t-il respecté la priorité des sources prévue ?
• La sortie était-elle cohérente sans devenir rigide ?
• S’est-il arrêté à la limite de validation requise ?
• Le problème est-il reproductible ou propre à ce cas ?

Demandez à l’agent de réviser l’instruction pour les écarts récurrents. Gardez les corrections ponctuelles dans l’exécution. Quand la méthode fonctionne pour quelqu’un d’autre que son créateur initial, partagez le workflow avec votre équipe.