Bir çalışma akışı talimatını sıfırdan yazmanıza gerek yoktur. Ajanınızla gerçek bir görevi tamamlayarak başlayın. Sonuç işe yarar hale geldiğinde, ajandan birlikte geliştirdiğiniz yöntemi tekrar kullanılabilir bir çalışma akışına dönüştürmesini isteyin.
Ajan ilk taslağı oluşturur. Sizin rolünüz, varsayımlarını gözden geçirmek ve çalışma akışının başka bir ekip üyesinin güvenilir bir sonuç alabilmesi için hangi noktalarında daha net kısıtlamalara ihtiyaç olduğunu belirlemektir.
Her çalışma akışı bir ajana aittir. Ajan, genel rolü ve yetenekleri sağlar; çalışma akışı ise tekrarlanabilir bir görev için prosedürü ve kısıtlamaları yakalar.
Başarılı bir çalıştırmadan başlayın
Ajan görevi, kaynak materyali, geri bildiriminizi ve kabul edilebilir bir sonucu gördükten sonra bir çalışma akışı oluşturmak daha kolaydır.
- Ajana gerçek bir görev ve ihtiyaç duyduğu gerçek girdiyi verin.
- Sonucu gözden geçirin ve eksik bağlamı, zayıf gerekçelendirmeyi veya yanlış formatı düzeltin.
- Sonuç iyi olduğunda, ajandan tekrarlanabilir yöntemi çıkarmasını isteyin.
- Ajandan çalışma akışı adı, açıklaması, talimatı ve önerdiği referans dosyalarını taslak olarak hazırlamasını sağlayın.
- Çalışma akışını herkese açmadan önce taslağı birlikte gözden geçirin.
Şunları sorabilirsiniz:
Az önce yaptığımızı ekip için tekrar kullanılabilir bir çalışma akışına dönüştür. Adı, açıklamayı ve talimatı taslak olarak hazırla. Tekrar kullanılabilir yöntemi yalnızca bu duruma özgü ayrıntılardan ayır. Son halini vermeden önce, gözden geçirmem gereken varsayımları ve kısıtlamaları listele.
Bu, ajana taslak hazırlama görevini verir. Size ise hangi bölümlerin kontrol edilmesi gerektiğine karar verme görevini verir.
Talimat, kısıtlamalar için yaygın bir yerdir
Çalışma akışı talimatı, çalışma akışıyla birlikte taşınır ve her çalıştırıldığında uygulanır. Bu, gerekli girdiler, onaylı kaynaklar, çıktı formatı, kalite standartları ve onay gerektiren eylemler gibi kısıtlamaları tanımlamak için en yaygın yerlerden biridir.
Bu, tek kontrol katmanı değildir:
| Katman | Ne kısıtlanır | Örnek |
|---|---|---|
| Açıklama | Çalışma akışının ne zaman seçileceği | Araştırma ve niteliklendirme gerektiren yeni gelen potansiyel müşteriler için kullanın; mevcut fırsatlar için kullanmayın. |
| Talimat | Görevin nasıl yapılacağı | Önce CRM'i kontrol edin, kamuya açık iddiaları kaynak gösterin, ICP şablonunu takip edin ve göndermek yerine bir taslak oluşturun. |
| Dosyalar | Yöntemin uyması gereken sabit referanslar | ICP şablonu, onaylı örnekler, rapor şablonu, ürün sözlüğü |
| Ajan izinleri | Ajanın gerçekten gerçekleştirebileceği dış eylemler | CRM kayıtlarını oku, e-posta taslağı oluştur, ancak e-posta gönderme |
| Çalıştırma isteği | Bu özel durum için giriş ve kapsam | Bu potansiyel müşteriyi nitelendir, bu CRM kaydını kullan ve sonucu bu sohbette döndür. |
| Otomasyon | Çalışma akışının ne zaman çalıştırılacağı ve çalıştırmanın kime ait olduğu | Her hafta içi 09:00'te çalıştır ve sonucu adlandırılmış bir kanalda paylaş. |
Talimat metnine erişim kontrollerinin yerine geçecek şekilde güvenmeyin. Bir eylemin teknik olarak kısıtlanması gerekiyorsa, açık bir talimatın yanı sıra ajan yetkilendirmesi ve izinlerini de kullanın.
Ajanın ilk taslağını gözden geçirin
Her cümleyi yeniden yazmanıza gerek yoktur. Gözden geçirmenizi ekip için önemli olan kararlara odaklayın.
Ne zaman kullanılmalı?
- Hangi istek veya durum bu çalışma akışını seçmeli?
- Ajan ne zaman bunu kullanmamalı?
- Açıklama, benzer çalışma akışlarından ayırt edecek kadar spesifik mi?
Hangi giriş gereklidir?
- Çalışma başlamadan önce bir ekip üyesinin mutlaka sağlaması gereken nedir?
- Hangi eksik girdiler ajanın soru sormasına sebep olmalı?
- Hangi ayrıntılar kalıcı talimata değil de her çalıştırmaya özgüdür?
Hangi kaynaklar ve kurallar önceliklidir?
- Kayıt sistemi nedir?
- Hangi ekli dosya onaylı değerlendirme ölçütünü veya şablonu içeriyor?
- İki kaynak çelişirse hangisi önceliklidir?
- Ajan doğrulayamadığı bilgileri nasıl etiketlemeli?
Çıktı nasıl görünmeli?
- Hangi bölümler veya alanlar gereklidir?
- Hangi ayrıntı düzeyi faydalıdır?
- Çıktının kaynak, bağlantı veya güven etiketi içermesi gerekir mi?
- Bir hedef belirtildiğinde sonuç nereye gitmeli?
Ajan nerede durmalı?
- Hangi eylemler onay gerektirir?
- Ajan göndermek veya yayımlamak yerine bir taslak mı oluşturmalı?
- Hangi veriler kamuya açık bir çalışma akışında veya paylaşılan sonuçta yer almamalı?
Bunlar açıkça belirtilmesi gereken kısıtlamalardır. Ajanın ifadeleriyle ilgilenmesine izin verin, ardından ifadenin kararınızı yansıtıp yansıtmadığını onaylayın.
Birlikte gözden geçirilecek bir yapı
Ajan ilk taslak için aşağıdaki yapıyı kullanabilir. Bunu kendinizin doldurması gereken bir form değil, bir gözden geçirme çerçevesi olarak değerlendirin:
# Goal
State the single outcome this workflow must produce.
# Use this workflow when
Describe when to use it and any important exclusions.
# Required inputs
- List the information needed for a reliable result.
- Explain what to do when an input is missing.
# Sources and tools
- Name authoritative systems, documents, or attached files.
- Explain which source wins if information conflicts.
- Define how to handle facts that cannot be verified.
# Procedure
1. Verify the inputs and scope.
2. Gather the required evidence.
3. Apply the team's rules or rubric.
4. Produce the deliverable.
5. Check it against the quality bar.
# Output
Define the required sections, fields, format, and destination.
# Quality bar
- State what must be accurate, cited, complete, or consistent.
- Define what counts as done.
# Approval boundaries
- List actions that require confirmation.
- Specify when to create a draft instead of taking the final action.
Basit bir çalışma akışı yalnızca birkaç bölüme ihtiyaç duyabilir. Yüksek riskli bir çalışma akışı ise daha açık kaynak, doğrulama ve onay kurallarına ihtiyaç duyabilir. Ajandan, ekip için önemli bir kararı gizlemeden talimatı olabildiğince kısa tutmasını isteyin.
Örnek: Potansiyel müşteri nitelendirme çalışma akışını birlikte oluşturun
Diyelim ki ajandan bir gelen potansiyel müşteriyi araştırmasını ve bir yanıt taslağı hazırlamasını istediniz. Çalıştırma sırasında şirket büyüklüğünü düzelttiniz, CRM'in kayıt sistemi olduğunu açıkladınız, ekibin ICP şablonunu uyguladınız ve daha kısa bir e-posta istediniz.
Sonuç onaylandıktan sonra, ajandan bu konuşmayı bir çalışma akışına dönüştürmesini isteyin. Ajan prosedürü taslak olarak hazırlar. Ardından, bu potansiyel müşteri dışında da geçerli olması gereken kısıtlamaları eklersiniz:
- kamuya açık araştırma yapmadan önce CRM'i kontrol et;
- puanlama için ekli ICP şablonunu kullan;
- şirket büyüklüğü, konumu ve mevcut rol için kaynak belirt;
- doğrulanmamış gerekli bir bilgiyi Bilinmiyor olarak etiketle;
- Hesap özeti, Kanıt, ICP puanı, Riskler, Önerilen sonraki adım ve Yanıt taslağı döndür;
- bir e-posta taslağı oluştur ve asla onay olmadan gönderme.
Ajan artık bu kararları talimata dahil edebilir. Her araştırma adımını ayrıntılı olarak belirtmenize gerek yoktur. Ekip kaynaklarını, çıktı sözleşmesini ve onay sınırını netleştirmeniz yeterlidir.
Kısıtlama geri bildirimini sade bir dille verin
Taslağı sıkılaştırmak için ajana nelerin değişmesi gerektiğini söyleyebilirsiniz:
- “Eğer eksikse, başlamadan önce CRM kaydını iste.”
- “Şirket adları çelişirse CRM'i kayıt sistemi olarak kabul et.”
- “Özetteki her gerçek iddia için bir kaynak bağlantısı ekle.”
- “Yanıtı 150 kelimenin altında tut, ancak tonunu gelen mesaja göre ayarla.”
- “E-postayı taslak olarak oluştur. Asla otomatik olarak gönderme.”
- “Bu çalışma akışı mevcut fırsatlar için çalıştırılmamalı.”
Ajandan çalışma akışını güncellemesini ve her değişikliğin hangi kısıtlamayı ele aldığını özetlemesini isteyin. Böylece yanlış anlaşılan veya yanlış bölüme yerleştirilen bir kuralı yakalamak daha kolay olur.
Doğru bilgileri talimat dışında tutun
Bazı bilgiler kalıcı çalışma akışı metnine dahil edilmemelidir:
- müşteri adları, tek seferlik son tarihler ve duruma özel hedefler çalıştırma isteğine aittir;
- şifreler, anahtarlar ve özel kimlik bilgileri talimat veya ekli dosyada yer almamalıdır;
- programlar ve etkinlikler bir otomasyon kapsamında olmalıdır;
- teknik erişim sınırları ajan yetkilendirmesi ve izinlerine aittir;
- yalnızca bir sonuca özel kişisel geri bildirim o sohbette kalabilir.
Talimat, tekrar kullanılabilir yöntemi ve davranışsal kısıtlamaları taşımalıdır; işin etrafındaki her ayrıntıyı değil.
Birlikte test edin ve iyileştirin
Çalışma akışını en az iki gerçekçi girişle, tercihen ikinci bir ekip üyesiyle çalıştırın. Her çalıştırmadan sonra şunları sorun:
- Çalışma akışı doğru görev için etkinleşti mi?
- İhtiyacı olan girdileri istedi mi?
- Hedeflenen kaynak önceliğini izledi mi?
- Çıktı tutarlıydı ama katılaşmadı mı?
- Gerekli onay sınırında durdu mu?
- Sorun tekrarlanabilir mi, yoksa yalnızca bu duruma mı özgü?
Ajandan tekrarlanabilir eksiklikler için talimatı gözden geçirmesini isteyin. Tek seferlik düzeltmeleri çalıştırmada tutun. Yöntem, orijinal yaratıcısından başka biri için de işe yaradığında, çalışma akışını ekibinizle paylaşın.
