Définissez un workflow sur Public lorsque d'autres membres du même espace de travail doivent pouvoir le découvrir et exécuter la même procédure. Gardez-le Privé tant qu'il est personnel, expérimental ou contient du contenu que l'espace de travail ne doit pas partager.
La publication d'un workflow partage ses instructions et les fichiers de référence joints. Elle ne partage pas les discussions privées du créateur, les comptes connectés, les informations d'authentification ou les autorisations personnelles.
Avant de publier
Vérifiez que :
- le workflow produit un résultat utile avec plus d'une entrée réaliste ;
- sa description indique clairement quand l'utiliser ;
- l'instruction ne contient aucun jeton, mot de passe, secret client ou donnée personnelle inutile ;
- les fichiers joints sont sûrs pour tous les membres de l'espace de travail ;
- l'agent propriétaire est public et accessible aux membres concernés ;
- les règles d'approbation sont explicites pour l'envoi, la publication, la suppression, l'achat ou la modification de données externes.
Chaque workflow appartient à un seul agent. Un workflow public sur un agent auquel les collègues n'ont pas accès n'est pas utile à l'équipe.
Rendre un workflow public
- Ouvrez Workflows.
- Sélectionnez le workflow que vous souhaitez partager.
- Vérifiez son Nom, Description, Instructions et les fichiers joints.
- Sous Visibilité, choisissez Public ou sélectionnez Rendre le workflow public.
- Confirmez la modification.
Le workflow fait désormais partie de la bibliothèque partagée de l'espace de travail. Si le workflow appartient à un agent que vous ne possédez pas, un administrateur de l'organisation peut devoir le publier.
Public versus privé
| Visibilité | Qui peut le voir et l'utiliser | Idéal pour |
|---|---|---|
| Privé | Le propriétaire du workflow dans le contexte de son agent | Brouillons, méthodes personnelles, expérimentations et documents sensibles |
| Public | Membres de l'espace de travail ayant accès à l'agent propriétaire | Procédures d'équipe validées, modèles approuvés et tâches transverses récurrentes |
Public signifie public dans l'espace de travail. Cela ne crée pas de page web non authentifiée ni ne publie le workflow sur Internet ouvert.
Comment les collègues l'exécutent
Les membres peuvent utiliser un workflow public depuis le chat de l'agent propriétaire de deux façons :
- saisir sa commande slash, comme
/qualify-inbound-lead; - demander la tâche en langage naturel lorsque la description du workflow correspond clairement à la demande.
Dans Slack, mentionnez Okou et incluez le nom du workflow ou la tâche souhaitée. Voir Utiliser des workflows partagés dans Slack.
Le membre qui exécute le workflow fournit les entrées spécifiques à la demande. Okou utilise les connexions et autorisations disponibles pour ce membre et cet agent ; il n'utilise pas l'accès personnel du créateur du workflow.
Partagez la méthode, pas le compte
Les éléments suivants sont indépendants :
- Visibilité du workflow détermine qui peut voir et lancer la procédure.
- Visibilité de l'agent détermine qui peut accéder à l'agent propriétaire.
- Connexion identifie le compte de service qu'un membre a connecté.
- Autorisation et permissions déterminent ce que l'agent sélectionné peut faire avec cette connexion.
C'est pourquoi deux collègues peuvent exécuter le même workflow public et recevoir une demande d'autorisation pour des services différents. Chacun accorde l'accès pour son propre périmètre de travail.
Copier un workflow vers un autre agent
Utilisez Copier le workflow lorsqu'une autre équipe ou un autre agent a besoin d'une version à faire évoluer indépendamment.
- Ouvrez le workflow.
- Sélectionnez Copier le workflow.
- Choisissez l'agent de destination.
- Ouvrez la nouvelle copie et vérifiez ses instructions, fichiers et permissions.
- Publiez la copie uniquement après l'avoir testée dans l'agent de destination.
La copie commence comme un nouveau workflow privé. Les modifications apportées à la copie n'affectent pas l'original, et inversement. Considérez cela comme un fork, pas une synchronisation en temps réel.
La copie est utile lorsque les équipes Ventes et Succès Client partagent une méthode de recherche mais ont besoin de formats de sortie ou de règles d'approbation différents. Si tout le monde doit recevoir les futures mises à jour d'un standard unique, gardez un seul workflow public au lieu de créer des copies.
Mettre à jour un workflow public en toute sécurité
Un workflow public peut déjà être utilisé par des collègues ou des automatisations. Avant toute modification importante :
- Identifiez le comportement ou le résultat qui va changer.
- Testez la nouvelle instruction avec des entrées représentatives.
- Informez les membres concernés si les entrées, champs, destinations ou règles d'approbation changent.
- Vérifiez les automatisations qui utilisent le workflow.
- Gardez le même slug si la modification est rétrocompatible ; créez un nouveau workflow si le contrat change fondamentalement.
De petites améliorations comme des citations plus claires ou un contrôle qualité renforcé peuvent généralement rester dans le même workflow. Un nouveau workflow est préférable si le public, les entrées requises ou l'action résultante changent fondamentalement.
Rendre un workflow à nouveau privé
Passer un workflow public en Privé retire l'accès à l'équipe. Les autres membres peuvent perdre la possibilité de l'exécuter et leurs automatisations dépendantes peuvent s'arrêter.
Avant de le rendre privé :
- vérifiez quelles personnes et automatisations l'utilisent ;
- créez ou copiez un remplaçant si l'équipe a encore besoin de la méthode ;
- informez les propriétaires concernés ;
- assurez-vous qu'aucun fichier de référence partagé ne devienne indisponible de façon inattendue.
Liste de vérification rapide pour la publication
- Nom clair et slug mémorable
- Description expliquant quand l'utiliser
- Instruction définissant entrées, étapes, sortie et limites d'approbation
- Fichiers à jour et sûrs à partager
- Agent propriétaire public
- Testé par une personne autre que l'auteur
- Aucun identifiant personnel ni contenu de chat privé
- Automatisations connues vérifiées
Ensuite, invitez des collègues ou aidez les membres existants à rejoindre l'espace de travail.
