Crea istruzioni per il workflow con il tuo agente

Non è necessario scrivere un'istruzione per il workflow partendo da zero. Inizia completando un'attività reale con il tuo agente. Una volta che il risultato è utile, chiedi all'agente di trasformare il metodo che avete sviluppato insieme in un workflow riutilizzabile.

L'agente crea la prima bozza. Il tuo ruolo è rivedere le sue ipotesi e decidere dove il workflow necessita di vincoli più chiari affinché un altro membro del team possa ottenere un risultato affidabile.

Ogni workflow appartiene a un solo agente. L'agente fornisce il ruolo e le capacità generali; il workflow cattura la procedura e i vincoli per un'attività ripetibile.

Parti da un'esecuzione riuscita

Un workflow è più facile da creare dopo che l'agente ha visto l'attività, il materiale di partenza, il tuo feedback e un risultato accettabile.

Assegna all'agente un'attività reale e l'input effettivo di cui ha bisogno.
Rivedi il risultato e correggi contesto mancante, ragionamento debole o formato errato.
Quando il risultato è buono, chiedi all'agente di estrarre il metodo ripetibile.
Fai redigere all'agente il nome del workflow, la descrizione, l'istruzione e gli eventuali file di riferimento consigliati.
Rivedi insieme la bozza prima di rendere pubblico il workflow.

Puoi chiedere:

Trasforma ciò che abbiamo appena fatto in un workflow riutilizzabile per il team. Redigi nome, descrizione e istruzione. Separa il metodo riutilizzabile dai dettagli che valgono solo per questo caso. Prima di finalizzare, elenca le ipotesi e i vincoli che dovrei rivedere.

Questo assegna all'agente il compito di redigere. A te spetta decidere quali parti devono essere controllate.

L'istruzione è un luogo comune per i vincoli

L'istruzione del workflow accompagna il workflow e si applica ogni volta che viene eseguito. Questo la rende uno dei luoghi più comuni per definire vincoli come input richiesti, fonti approvate, formato di output, standard di qualità e azioni che necessitano conferma.

Non è l'unico livello di controllo:

Livello	Cosa vincola	Esempio
Descrizione	Quando selezionare il workflow	Usare per nuovi lead in entrata che necessitano ricerca e qualificazione; non usare per opportunità esistenti.
Istruzione	Come svolgere l'attività	Controlla prima il CRM, cita fonti pubbliche, segui il criterio ICP, crea una bozza invece di inviare.
File	I riferimenti stabili che il metodo deve seguire	Criterio ICP, esempi approvati, modello di report, glossario prodotto
Permessi agente	Quali azioni esterne l'agente può effettivamente compiere	Leggi i record CRM, crea una bozza di email, ma non inviare email
Richiesta di esecuzione	Input e ambito per questo caso specifico	Qualifica questo lead, usa questo record CRM e restituisci il risultato in questa chat.
Automazione	Quando viene eseguito il workflow e chi possiede l'esecuzione	Esegui ogni giorno feriale alle 09:00 e pubblica il risultato in un canale nominato.

Non affidarti al testo dell'istruzione come sostituto dei controlli di accesso. Se un'azione deve essere tecnicamente limitata, usa anche autorizzazioni e permessi dell'agente oltre a un'istruzione chiara.

Rivedi la prima bozza dell'agente

Non devi riscrivere ogni frase. Concentrati sulle decisioni che contano per il team.

Quando dovrebbe essere usato?

Quale richiesta o situazione dovrebbe selezionare questo workflow?
Quando l'agente non dovrebbe usarlo?
La descrizione è abbastanza specifica da distinguerlo da workflow simili?

Quali input sono richiesti?

Cosa deve fornire un collega prima che inizi il lavoro?
Quali input mancanti dovrebbero far sì che l'agente ponga una domanda?
Quali dettagli appartengono a ogni esecuzione invece che all'istruzione permanente?

Quali fonti e regole prevalgono?

Qual è il sistema di riferimento?
Quale file allegato contiene il criterio o modello approvato?
Se due fonti sono in conflitto, quale ha la priorità?
Come dovrebbe l'agente etichettare i fatti che non può verificare?

Come deve essere l'output?

Quali sezioni o campi sono obbligatori?
Quale livello di dettaglio è utile?
L'output necessita di citazioni, link o un'etichetta di affidabilità?
Dove deve andare il risultato quando viene fornita una destinazione?

Dove deve fermarsi l'agente?

Quali azioni richiedono conferma?
L'agente deve creare una bozza invece di inviare o pubblicare?
Quali dati non devono apparire in un workflow pubblico o in un risultato condiviso?

Questi sono i vincoli che vale la pena rendere espliciti. Lascia che l'agente si occupi della formulazione, poi conferma che rifletta le tue decisioni.

Una struttura da rivedere insieme

L'agente può usare la seguente struttura per la sua prima bozza. Considerala come un quadro di revisione, non come un modulo da compilare tu stesso:

# Goal
State the single outcome this workflow must produce.

# Use this workflow when
Describe when to use it and any important exclusions.

# Required inputs
- List the information needed for a reliable result.
- Explain what to do when an input is missing.

# Sources and tools
- Name authoritative systems, documents, or attached files.
- Explain which source wins if information conflicts.
- Define how to handle facts that cannot be verified.

# Procedure
1. Verify the inputs and scope.
2. Gather the required evidence.
3. Apply the team's rules or rubric.
4. Produce the deliverable.
5. Check it against the quality bar.

# Output
Define the required sections, fields, format, and destination.

# Quality bar
- State what must be accurate, cited, complete, or consistent.
- Define what counts as done.

# Approval boundaries
- List actions that require confirmation.
- Specify when to create a draft instead of taking the final action.

Un workflow semplice può richiedere solo poche sezioni. Un workflow critico può necessitare di regole più esplicite su fonti, validazione e approvazione. Chiedi all'agente di mantenere l'istruzione il più breve possibile senza omettere decisioni fondamentali per il team.

Esempio: cocreare un workflow di qualificazione lead

Supponiamo che tu chieda all'agente di ricercare un lead in entrata e redigere una risposta. Durante l'esecuzione, correggi la dimensione aziendale, spieghi che il CRM è il sistema di riferimento, applichi il criterio ICP del team e chiedi un'email più breve.

Dopo che il risultato è approvato, chiedi all'agente di trasformare la conversazione in un workflow. L'agente redige la procedura. Tu poi aggiungi i vincoli che devono valere oltre questo lead:

controlla il CRM prima di fare ricerca pubblica;
usa il criterio ICP allegato per la valutazione;
cita le fonti per dimensione aziendale, sede e ruolo attuale;
etichetta come Sconosciuto un fatto richiesto non verificato;
restituisci Riepilogo account, Evidenze, punteggio ICP, Rischi, Prossimo passo consigliato e Bozza di risposta;
crea una bozza di email e non inviarla mai senza conferma.

L'agente può ora integrare queste decisioni nell'istruzione. Non è necessario prescrivere ogni passaggio di ricerca. Devi rendere inequivocabili le fonti del team, il contratto di output e il confine di approvazione.

Fornisci feedback sui vincoli in linguaggio semplice

Puoi rafforzare la bozza dicendo all'agente cosa deve cambiare:

“Chiedi il record CRM prima di iniziare se manca.”
“Considera il CRM come sistema di riferimento quando i nomi aziendali sono in conflitto.”
“Ogni affermazione nel brief deve avere un link alla fonte.”
“Mantieni la risposta sotto 150 parole, ma adatta il tono al messaggio in entrata.”
“Crea l'email come bozza. Non inviarla mai automaticamente.”
“Questo workflow non deve essere eseguito per opportunità esistenti.”

Chiedi all'agente di aggiornare il workflow e riassumere quale vincolo affronta ogni modifica. Così è più facile individuare una regola fraintesa o inserita nella sezione sbagliata.

Tieni fuori dall'istruzione le informazioni giuste

Alcune informazioni non dovrebbero diventare testo permanente del workflow:

nomi clienti, scadenze una tantum e destinazioni specifiche appartengono alla richiesta di esecuzione;
password, token e credenziali private non devono essere in un'istruzione o file allegato;
orari e eventi appartengono a un'automazione;
i limiti di accesso tecnico appartengono ad autorizzazioni e permessi dell'agente;
feedback personale valido solo per un risultato può restare in quella chat.

L'istruzione deve trasmettere il metodo riutilizzabile e i vincoli comportamentali, non ogni dettaglio circostante il lavoro.

Testa e affina insieme

Esegui il workflow con almeno due input realistici, preferibilmente con un secondo collega. Dopo ogni esecuzione, chiedi:

Il workflow si è attivato per l'attività giusta?
Ha richiesto gli input necessari?
Ha seguito la priorità delle fonti prevista?
L'output era coerente senza diventare rigido?
Si è fermato al confine di approvazione richiesto?
Il problema è ripetibile o riguarda solo questo caso?

Chiedi all'agente di rivedere l'istruzione per lacune ripetibili. Tieni le correzioni una tantum nell'esecuzione. Quando il metodo funziona anche per chi non l'ha creato, condividi il workflow con il tuo team.