צור הוראות זרימת עבודה עם הסוכן שלך

אין צורך לכתוב הוראת זרימת עבודה מדף ריק. התחל בביצוע משימה אמיתית עם הסוכן שלך. לאחר שהתוצאה שימושית, בקש מהסוכן להפוך את השיטה שפיתחתם יחד לזרימת עבודה שניתנת לשימוש חוזר.

הסוכן יוצר את הטיוטה הראשונה. תפקידך הוא לבדוק את ההנחות שלו ולהחליט היכן יש להחיל מגבלות ברורות יותר כדי שחבר צוות אחר יקבל תוצאה אמינה.

כל זרימת עבודה שייכת לסוכן אחד. הסוכן מספק את התפקיד והיכולות הרחבות יותר; זרימת העבודה מתעדת את ההליך והמגבלות למשימה שניתנת לחזרה.

התחל מהרצה מוצלחת

קל יותר ליצור זרימת עבודה לאחר שהסוכן ראה את המשימה, את חומר המקור, את המשוב שלך ואת התוצאה המקובלת.

1. תן לסוכן משימה אמיתית ואת הקלט האמיתי שהוא צריך.
2. בדוק את התוצאה ותקן הקשר חסר, הנמקה חלשה או פורמט שגוי.
3. כאשר התוצאה טובה, בקש מהסוכן לחלץ את השיטה החוזרת.
4. תן לסוכן לנסח את שם זרימת העבודה, תיאור, הוראה וכל קובץ עזר שהוא ממליץ עליו.
5. בדקו יחד את הטיוטה לפני הפיכת זרימת העבודה לציבורית.

אתה יכול לבקש:

הפוך את מה שעשינו עכשיו לזרימת עבודה שניתנת לשימוש חוזר עבור הצוות. נסח שם, תיאור והוראה. הפרד את השיטה החוזרת מפרטים שרלוונטיים רק למקרה זה. לפני שנאשר, פרט את ההנחות והמגבלות שעליי לבדוק.

זה נותן לסוכן את תפקיד הניסוח. זה נותן לך את תפקיד ההחלטה אילו חלקים חייבים להיות מבוקרים.

ההוראה היא מקום נפוץ להגדרת מגבלות

הוראת זרימת העבודה נעה עם זרימת העבודה ומוחלת בכל הרצה. לכן זהו אחד המקומות הנפוצים ביותר להגדיר מגבלות כמו קלטים נדרשים, מקורות מאושרים, פורמט פלט, תקני איכות ופעולות שדורשות אישור.

זו לא שכבת הבקרה היחידה:

אל תסתמך על טקסט ההוראה כתחליף לבקרות גישה. אם פעולה חייבת להיות מוגבלת טכנית, השתמש גם בהרשאות ואישורים של הסוכן וגם בהוראה ברורה.

בדוק את טיוטת הסוכן הראשונה

אין צורך לנסח מחדש כל משפט. התרכז בבדיקה בהחלטות החשובות לצוות.

מתי יש להשתמש בזה?

• איזה בקשה או מצב צריכים לבחור בזרימת עבודה זו?
• מתי הסוכן לא צריך להשתמש בה?
• האם התיאור מספיק ממוקד כדי להבדיל אותה מזרימות עבודה דומות?

איזה קלט נדרש?

• מה חייב חבר צוות לספק לפני תחילת העבודה?
• אילו קלטים חסרים צריכים לגרום לסוכן לשאול שאלה?
• אילו פרטים שייכים לכל הרצה בנפרד מההוראה הקבועה?

אילו מקורות וכללים גוברים?

• מהו מקור האמת?
• איזה קובץ מצורף מכיל את המדריך או התבנית המאושרת?
• אם יש סתירה בין שני מקורות, מי קודם?
• כיצד על הסוכן לסמן עובדות שאינו יכול לאמת?

איך הפלט צריך להיראות?

• אילו חלקים או שדות נדרשים?
• איזה רמת פירוט שימושית?
• האם הפלט צריך הפניות, קישורים או תווית ביטחון?
• לאן יש לשלוח את התוצאה כאשר מוגדרת יעד?

היכן הסוכן חייב לעצור?

• אילו פעולות דורשות אישור?
• האם על הסוכן ליצור טיוטה במקום לשלוח או לפרסם?
• אילו נתונים אסור שיופיעו בזרימת עבודה ציבורית או בתוצאה משותפת?

אלו הן המגבלות שכדאי להבהיר. תן לסוכן לנסח את הנוסח, ואז אשר שהנוסח משקף את החלטתך.

מבנה לבדיקה משותפת

הסוכן יכול להשתמש במבנה הבא לטיוטה הראשונה. התייחס אליו כמסגרת בדיקה, לא כטופס שחייבים למלא בעצמך:

# Goal
State the single outcome this workflow must produce.

# Use this workflow when
Describe when to use it and any important exclusions.

# Required inputs
- List the information needed for a reliable result.
- Explain what to do when an input is missing.

# Sources and tools
- Name authoritative systems, documents, or attached files.
- Explain which source wins if information conflicts.
- Define how to handle facts that cannot be verified.

# Procedure
1. Verify the inputs and scope.
2. Gather the required evidence.
3. Apply the team's rules or rubric.
4. Produce the deliverable.
5. Check it against the quality bar.

# Output
Define the required sections, fields, format, and destination.

# Quality bar
- State what must be accurate, cited, complete, or consistent.
- Define what counts as done.

# Approval boundaries
- List actions that require confirmation.
- Specify when to create a draft instead of taking the final action.

זרימת עבודה פשוטה עשויה להזדקק רק למעט סעיפים. זרימת עבודה קריטית עשויה לדרוש כללים ברורים יותר למקורות, אימות ואישור. בקש מהסוכן לשמור את ההוראה קצרה ככל האפשר מבלי להסתיר החלטה שהצוות תלוי בה.

דוגמה: יצירת זרימת עבודה לסינון לידים יחד

נניח שביקשת מהסוכן לחקור ליד נכנס ולנסח תגובה. במהלך ההרצה, תיקנת את גודל החברה, הסברת שה-CRM הוא מקור האמת, החלת את מדריך ה-ICP של הצוות וביקשת אימייל קצר יותר.

לאחר שהתוצאה אושרה, בקש מהסוכן להפוך את השיחה לזרימת עבודה. הסוכן מנסח את ההליך. לאחר מכן אתה מוסיף את המגבלות שצריכות להישאר מעבר לליד זה:

• בדוק את ה-CRM לפני מחקר פומבי;
• השתמש במדריך ICP המצורף לצורך ניקוד;
• ציין מקורות עבור גודל חברה, מיקום ותפקיד נוכחי;
• סמן עובדה נדרשת שלא אומתה כ-Unknown;
• החזר סיכום חשבון, ראיות, ניקוד ICP, סיכונים, המלצה לפעולה הבאה וטיוטת תגובה;
• צור טיוטת אימייל ולעולם אל תשלח אותה ללא אישור.

הסוכן יכול כעת לשלב את ההחלטות הללו בהוראה. אין צורך להכתיב כל שלב מחקר. יש להבהיר את מקורות הצוות, הסכם הפלט וגבול האישור.

תן משוב על מגבלות בשפה פשוטה

ניתן להדק את הטיוטה על ידי אמירה לסוכן מה חייב להשתנות:

• "בקש את רשומת ה-CRM לפני תחילת העבודה אם היא חסרה."
• "טפל ב-CRM כמקור האמת כאשר יש סתירה בשמות חברות."
• "כל טענה עובדתית בתמצית צריכה קישור למקור."
• "השאר את התגובה מתחת ל-150 מילים, אך התאם את הטון להודעה הנכנסת."
• "צור את האימייל כטיוטה. לעולם אל תשלח אותו אוטומטית."
• "זרימת עבודה זו לא צריכה לרוץ עבור הזדמנויות קיימות."

בקש מהסוכן לעדכן את זרימת העבודה ולסכם איזו מגבלה כל שינוי מטפל בה. כך קל יותר לזהות כלל שלא הובן או הוצב במקום הלא נכון.

השאר את הדברים הנכונים מחוץ להוראה

יש מידע שלא צריך להפוך לטקסט קבוע בזרימת העבודה:

• שמות לקוחות, מועדים חד-פעמיים ויעדים ייחודיים למקרה שייכים לבקשת ההרצה;
• סיסמאות, טוקנים ופרטי גישה פרטיים לא שייכים להוראה או לקובץ מצורף;
• לוחות זמנים ואירועים שייכים ל-אוטומציה;
• גבולות גישה טכניים שייכים לאישורי והרשאות הסוכן;
• משוב אישי שרלוונטי רק לתוצאה אחת יכול להישאר בצ'אט הזה.

ההוראה צריכה להכיל את השיטה החוזרת והמגבלות ההתנהגותיות, לא כל פרט שמסביב לעבודה.

בדקו ושפרו יחד

הרץ את זרימת העבודה עם לפחות שני קלטים מציאותיים, עדיף עם חבר צוות נוסף. לאחר כל הרצה, שאל:

• האם זרימת העבודה הופעלה למשימה הנכונה?
• האם היא ביקשה את הקלטים הדרושים?
• האם היא עקבה אחרי סדר העדיפויות של המקורות?
• האם הפלט היה עקבי מבלי להיות נוקשה מדי?
• האם היא עצרה בגבול האישור הנדרש?
• האם הבעיה חוזרת, או שרלוונטית רק למקרה זה?

בקש מהסוכן לעדכן את ההוראה עבור פערים חוזרים. שמור תיקונים חד-פעמיים בהרצה. כאשר השיטה עובדת עבור מישהו שאינו היוצר המקורי, שתף את זרימת העבודה עם הצוות שלך.