Imposta un workflow su Pubblico quando altri membri dello stesso workspace devono poterlo trovare ed eseguire. Mantienilo Privato finché è personale, sperimentale o contiene materiale che il workspace non dovrebbe condividere.
La pubblicazione di un workflow condivide le istruzioni e i file di riferimento allegati. Non condivide le chat private del creatore, gli account collegati, le credenziali o le autorizzazioni personali.
Prima di pubblicare
Conferma che:
- il workflow produca un risultato utile con più di un input realistico;
- la descrizione indichi chiaramente quando utilizzarlo;
- le istruzioni non contengano token, password, segreti dei clienti o dati personali non necessari;
- i file allegati siano sicuri da visualizzare per ogni membro del workspace;
- l'agente proprietario sia pubblico e accessibile ai membri previsti;
- le regole di approvazione siano esplicite per invio, pubblicazione, eliminazione, acquisto o modifica di dati esterni.
Ogni workflow appartiene esattamente a un agente. Un workflow pubblico su un agente a cui i colleghi non possono accedere non è utile per il team.
Rendi pubblico un workflow
- Apri Workflow.
- Seleziona il workflow che vuoi condividere.
- Rivedi Nome, Descrizione, Istruzioni e file allegati.
- In Visibilità, scegli Pubblico o seleziona Rendi pubblico il workflow.
- Conferma la modifica.
Il workflow ora fa parte della libreria condivisa del workspace. Se il workflow appartiene a un agente che non possiedi, potrebbe essere necessario che un Admin dell'organizzazione lo pubblichi.
Pubblico vs privato
| Visibilità | Chi può vederlo e usarlo | Ideale per |
|---|---|---|
| Privato | Il proprietario del workflow nel contesto del suo agente | Bozze, metodi personali, esperimenti e materiale di riferimento sensibile |
| Pubblico | Membri del workspace che possono accedere all'agente proprietario | Procedure di team revisionate, template approvati e attività ricorrenti trasversali |
Pubblico significa pubblico all'interno del workspace. Non crea una pagina web non autenticata né pubblica il workflow su internet.
Come i colleghi lo eseguono
I membri possono usare un workflow pubblico dalla chat dell'agente proprietario in due modi:
- inserendo il suo comando slash, ad esempio
/qualify-inbound-lead; - richiedendo l'attività in linguaggio naturale quando la descrizione del workflow corrisponde chiaramente alla richiesta.
In Slack, menziona Okou e includi il nome del workflow o l'attività desiderata. Vedi Usa i workflow condivisi in Slack.
Il membro che esegue il workflow fornisce gli input specifici della richiesta. Okou utilizza le connessioni e le autorizzazioni disponibili per quel membro e agente; non utilizza l'accesso personale dell'autore del workflow.
Condividi il metodo, non l'account
I seguenti elementi sono indipendenti:
- Visibilità del workflow determina chi può vedere ed eseguire la procedura.
- Visibilità dell'agente determina chi può accedere all'agente proprietario.
- Connessione identifica l'account di servizio collegato da un membro.
- Autorizzazioni e permessi determinano cosa può fare l'agente selezionato con quella connessione.
Ecco perché due colleghi possono eseguire lo stesso workflow pubblico e ricevere comunque richieste di autorizzazione per servizi diversi. Ogni persona concede l'accesso per il proprio ambito di lavoro.
Copia un workflow su un altro agente
Usa Copia workflow quando un altro team o agente necessita di una versione da sviluppare in modo indipendente.
- Apri il workflow.
- Seleziona Copia workflow.
- Scegli l'agente di destinazione.
- Apri la nuova copia e rivedi istruzioni, file e permessi.
- Pubblica la copia solo dopo averla testata sull'agente di destinazione.
La copia parte come un nuovo workflow privato. Le modifiche apportate non aggiornano l'originale e viceversa. Consideralo come un fork, non una sincronizzazione.
Copiare è utile quando Sales e Customer Success condividono un metodo di ricerca ma necessitano di formati di output o limiti di approvazione diversi. Se tutti devono ricevere aggiornamenti futuri su uno standard, mantieni un solo workflow pubblico invece di creare copie.
Aggiorna un workflow pubblico in sicurezza
Un workflow pubblico potrebbe già essere utilizzato da colleghi o automazioni. Prima di una modifica sostanziale:
- Identifica quali comportamenti o output cambieranno.
- Testa le nuove istruzioni con input rappresentativi.
- Avvisa i membri interessati se cambiano input, campi, destinazioni o regole di approvazione.
- Controlla eventuali automazioni che eseguono il workflow.
- Mantieni lo stesso slug se la modifica è retrocompatibile; usa un nuovo workflow se il contratto cambia sostanzialmente.
Piccoli miglioramenti come citazioni più chiare o controlli di qualità più rigorosi possono rimanere nello stesso workflow. Un nuovo workflow è più sicuro quando il pubblico, gli input richiesti o l'azione risultante sono fondamentalmente diversi.
Rendi di nuovo privato un workflow
Cambiare un workflow pubblico in Privato rimuove l'accesso al team. Altri membri potrebbero perdere la possibilità di eseguirlo e le loro automazioni potrebbero interrompersi.
Prima di renderlo privato:
- verifica chi e quali automazioni lo utilizzano;
- crea o copia una sostituzione se il team necessita ancora del metodo;
- avvisa i proprietari interessati;
- assicurati che nessun file di riferimento condiviso diventi inaspettatamente non disponibile.
Checklist rapida per la pubblicazione
- Nome chiaro e slug facile da ricordare
- La descrizione spiega quando usarlo
- Le istruzioni definiscono input, passaggi, output e limiti di approvazione
- I file sono aggiornati e sicuri da condividere
- L'agente proprietario è pubblico
- Testato da qualcuno diverso dall'autore
- Nessuna credenziale personale o contenuto di chat privata
- Automazioni note verificate
Ora, invita i colleghi o aiuta i membri esistenti a entrare nel workspace.
