Nunca había organizado un evento en LA. Sin red local, sin contactos de lugares, sin comunidad propia en la ciudad. Luego, 400+ personas se registraron para nuestro panel de LA Tech Week, More Done, Same Team, y el 15 de octubre una sala llena de creadores, fundadores y operadores nos acompañó en Santa Mónica para hablar sobre cómo los equipos realmente están poniendo a trabajar a los agentes de IA.
Si planeas un evento tecnológico en un lugar donde partes de cero, sin conexiones locales, este manual es para ti. Dirijo marketing en Okou, y usé Okou, nuestro compañero de IA, para la mayor parte del trabajo detrás de este evento. Así que esto también es una mirada honesta a cómo fue ese proceso.
Está dividido en dos partes: construir el evento (la base), y luego lograr que la gente asista (el embudo).
Parte 1: Construye la base de tu evento tecnológico
1. Decide qué significa el éxito para ti
Esto es lo más importante. Antes de reservar nada, define cómo se ve un evento exitoso para ti, porque esa respuesta cambia cómo diseñas todo lo demás.
¿Tu objetivo principal es una gran experiencia para los invitados? ¿O es puramente un número, como cierta cantidad de prospectos calificados? Son dos eventos muy diferentes.
Para nosotros, el objetivo nunca fue la generación de prospectos. Los prospectos calificados eran un extra. Nuestra verdadera prioridad era el reconocimiento de marca: dar a las personas una gran experiencia y mostrarles lo que representa Okou.
2. Diseña el formato en torno a eso
Una vez que sabes tu objetivo, cada parte del evento debe servirlo. Como el nuestro era experiencia y marca, diseñé tres partes, cada una con un propósito:
- El panel: ideas y conocimientos reales. Este es nuestro valor de marca en acción: hacer que la gente se sienta empoderada e informada.
- Comida y happy hour: tiempo para que las personas se conecten y hagan networking de forma natural con comida y bebida, para que la noche se sienta divertida, no como trabajo.
- Una mesa opcional de Okou: al fondo de la sala, para que quien tuviera curiosidad pudiera saber más sobre Okou o simplemente saludar, sin sentirse presionado o como si le estuvieran vendiendo algo.
Invitados conversando antes del panel, con el escenario montado al fondo
Ten una cifra aproximada de asistentes en mente, pero no la fijes aún. Demasiada gente puede perjudicar la experiencia: las conversaciones se dificultan, las filas se alargan y la sala se vuelve abrumadora. El número real depende de lo que tu presupuesto pueda cubrir, que es el siguiente paso.
3. Mapea tus costos y decide qué va primero
Con el formato definido, determina tu estructura de costos: lugar, ponentes, comida y materiales. No todos importan igual.
| Elemento | ¿Puede ajustarse? | Por qué |
|---|---|---|
| Lugar | No | Define tu capacidad, el barrio y el tipo de público que atraes. Los buenos lugares se agotan rápido, especialmente en semanas ocupadas como Tech Week. |
| Ponentes | No | Si el panel es el evento principal, los ponentes son el evento. |
| Comida | Sí | Puedes ajustar el catering según lo disponible. Es tu colchón presupuestario. |
| Materiales y regalos | Al final | Se planean con el presupuesto que quede después de todo lo demás. |
Empieza por los elementos que no pueden ajustarse y averigua primero su rango de costos. Para nosotros, eso fue el lugar. Luego haz las cuentas: si quiero a esta cantidad de personas en la sala, ¿cuánto costará el lugar y cuánto queda para lo demás?
Empecé con un objetivo de unas 50 a 60 personas, luego investigué si eso era realista con nuestro presupuesto. Es un proceso de ida y vuelta. Los presupuestos de los lugares cambiaron lo que era posible, y lo posible cambió el plan. Espera ajustar ambos varias veces antes de definirlo.
El orden también importa, porque algunas decisiones dependen de otras:
- El lugar afecta a los ponentes. Dónde es el evento cambia a quién puedes invitar y quién está dispuesto a venir.
- El tema afecta a los ponentes. La conversación que quieres tener define quién es el adecuado.
Así que asegura primero el lugar y el tema, luego busca ponentes y después ajusta la comida en torno a ellos.
Los materiales van al final. Solo cuando supe cuánto costarían el lugar y la comida pude ver qué quedaba para materiales y regalos, y planificarlos desde ahí.
4. Construye la línea de tiempo y deja que Okou te ayude a cumplirla
Con el orden de decisiones definido, necesitas una línea de tiempo. Confieso algo: odio planificar. Así que se lo di a Okou. Le conté lo que sabía: la fecha, el presupuesto, el público y el tipo de evento que quería. El 6 de agosto, buscó las fechas de Tech Week, encontró la única fecha límite de la que dependía todo (las postulaciones de anfitrión cerraban el 21 de agosto), trabajó hacia atrás y lo convirtió todo en un plan día a día con una casilla para cada tarea. Aquí está el plan resumido en los plazos importantes. Los dos más estrictos eran el lugar y los ponentes, ambos para el 8 de septiembre, porque todo lo demás podía ajustarse alrededor:
| Fecha límite | Qué debía estar listo para entonces |
|---|---|
| 6 de agosto | Plan listo: fechas de Tech Week, la única fecha límite externa (postulaciones de anfitrión cierran el 21 de agosto), y una línea de tiempo día a día retrocediendo desde el 15 de octubre |
| 21 de agosto | Enviar la solicitud de anfitrión al calendario oficial de LA Tech Week |
| 30 de agosto | Preseleccionar lugares: contactos hechos, cada presupuesto convertido en un número total |
| 8 de septiembre | Confirmar el lugar y asegurar el panel de ponentes, en persona si es posible, luego publicar el primer anuncio |
| 13 de septiembre | Decidir diseño, regalos, preselección de catering y de canales |
| 20 de septiembre | Hacer el pedido de regalos y elegir el catering |
| 21 a 24 de septiembre | Congelar materiales y enviar los listados oficiales de Tech Week y Luma |
| 24 de septiembre | Publicar anuncio; el calendario de contenidos toma el control desde aquí |
| 2 a 10 de octubre | Un spotlight por ponente |
| 8 de octubre | Recordatorio a una semana del evento |
| 10 de octubre | Pagar el catering; imprimir y montar materiales de exhibición |
| 12 de octubre | Llamada de preparación con ponentes |
| 14 de octubre | Encuentro de ponentes y recordatorio a 24 horas |
| 15 de octubre | Día del evento: recordatorio a 2 horas, puertas abren a las 5 |
Cumplimos ambos plazos estrictos. El lugar se reservó el 31 de agosto y se firmó el 9 de septiembre, el panel se confirmó en la primera semana de septiembre y el primer anuncio se publicó el 8 de septiembre.
El plan operativo que Okou mantuvo: un bloque por día, una casilla para cada tarea (del 9 al 14 de septiembre)
Hecho con Okou. Planifica tu propio evento con Okou.
Lo que realmente me salvó fue el recordatorio diario. Cada mañana, Okou me enviaba un recordatorio con las tres tareas principales del día, el avance de los RSVPs respecto al ritmo necesario, lo que vencía en los próximos siete días y el estado del presupuesto. Nunca tuve que memorizar todo el plan. Solo abría el check-in y hacía lo siguiente.
Una regla que mantendría: Okou podía investigar, redactar y recordar, pero cualquier cosa que implicara gastar dinero o comunicarse con personas fuera del equipo pasaba por mí.
5. Ejecuta: lugar, ponentes, comida
Una vez definido el plan, cada elemento siguió el mismo ciclo: investigar, contactar, comparar, preseleccionar y decidir en persona. Okou hizo el trabajo de campo. Yo hice las llamadas. El lugar y los ponentes eran los dos elementos inamovibles, así que ambos requirieron un viaje real: una vez listas las preselecciones, programé reuniones y volé a LA para visitar los tres lugares finalistas y conocer a cada ponente disponible, y aseguramos ambos en el momento.
Lugar
El lugar fue primero porque era lo más urgente. A finales de agosto, contactamos casi 20 lugares en Santa Mónica, Venice y Culver City. Okou leyó cada presupuesto al llegar, sumó el costo total real (lugar, comida, impuestos y todas las tarifas requeridas) y lo comparó con nuestro presupuesto total de $6,000 (alrededor de $5,000 para lugar y comida) antes de que yo lo viera. Para los que encajaban, redactó una solicitud de visita. Algunos eran baratos pero no tenían micrófonos ni proyector. Otros eran excelentes pero estaban reservados o solo disponibles en la fecha equivocada.
La hoja de lugares: 18 lugares contactados en dos semanas, cada respuesta convertida en un total frente al presupuesto de $5,000 para lugar y comida (lugares no seleccionados anonimizados)
Hecho con Okou. Planifica tu propio evento con Okou.
BLANKSPACES en Santa Mónica solo tenía dos fechas libres, así que reservamos la nuestra con una reserva totalmente reembolsable, luego visité los tres finalistas esa misma semana. BLANKSPACES ganó: AV incluido, tamaño adecuado para nuestra sala y el barrio ideal para el público que buscábamos.
Ponentes
No empecé por nombres. Empecé por el tema: agentes de IA, o compañeros de IA, pero no técnico. Queríamos que fuera accesible para personas y equipos no técnicos, porque son quienes más se benefician de esta conversación. Escribí las preguntas que quería que el panel respondiera y luego Okou evaluó candidatos según esas preguntas.
Okou redactó los correos a ponentes (incluyendo consentimiento de grabación y un kit social para compartir), organizó las invitaciones a las llamadas de preparación y mantuvo un seguimiento para cada ponente: biografía, foto, consentimiento de grabación, llamada de preparación, estado. En la primera semana de septiembre ya teníamos nuestro panel: cuatro profesionales más Ming, nuestro cofundador, conmigo como moderador. En ese viaje a LA también conocí en persona a cada ponente disponible. Asigné cada ponente a un tema, no a un título.
También contacté a muchos más ponentes de los necesarios. Me preocupaba que algún ponente confirmado no pudiera asistir, así que además del panel final pregunté a otros candidatos si estarían dispuestos a estar de reserva por si alguien se caía. Así tuve algunos suplentes, y nunca tuvimos que usarlos.
La hoja de ponentes: del primer contacto al run of show
Después vino la preparación: una guía para ponentes con las preguntas, una llamada de preparación tres días antes, un run of show que ajustamos hasta el día anterior y un encuentro informal de ponentes la noche previa para que todos se conocieran antes de subir al escenario.
De la guía para ponentes que Okou redactó: día del evento y run of show
Comida
El catering fue la parte más caótica. Okou rastreó unos 20 proveedores en una hoja y convirtió cada respuesta en un solo número total (comida, entrega, impuestos, desechables, tarifas de servicio), así pude comparar de forma justa. Filtró formatos que no encajaban, como solo cajas individuales o servicio completo en sitio, y mantuvo una preselección activa. Solo los mínimos de algunos proveedores superaban nuestro presupuesto.
El briefing de catering que usó Okou: formato, tope de presupuesto y reglas para leer presupuestos
La hoja de catering que mantuvo Okou: 21 proveedores, un total para 50 y 60 invitados (nombres anonimizados)
Hecho con Okou. Planifica tu propio evento con Okou.
La pregunta más difícil fue cuánto pedir. Los RSVPs seguían cambiando, así que no fijé un número pronto. Calculé varios escenarios de asistentes, mantuve una preselección de proveedores que pudieran cubrir cada uno y fijé la fecha límite más tardía para hacer el pedido. Unos días antes del evento, miré el número real de RSVPs y realicé el pedido final desde ahí.
Elegimos un proveedor local para una entrega sencilla antes de abrir puertas, por poco más de $900. Quedó por debajo del presupuesto, lo que dejó margen para los detalles divertidos del siguiente paso.
6. Agrega los pequeños detalles
Lo básico hace que un evento funcione. Estas dos cosas hicieron que el nuestro se sintiera personal.
Conoce a la gente antes de que entre. Cuando alguien se registraba, Okou le enviaba una breve nota de conexión en LinkedIn preguntando dos cosas: qué quería obtener de la noche y qué le gustaría preguntar al panel. Recopilé las respuestas y se las di a los ponentes, así que las preguntas en el escenario venían de la sala real, cosas como "¿Por dónde empiezo?" y "¿Cómo mides el valor de negocio de un agente de IA?" Además, ya había conocido a muchas personas antes del evento, y creo que eso fue clave para que asistieran. Valió totalmente la pena: tras el panel, un invitado se acercó solo para agradecerme por llevar su pregunta exacta al escenario.
Preguntas de los registrados integradas en la guía para ponentes bajo cada tema (extracto)
Hecho con Okou. Planifica tu propio evento con Okou.
Una nota rápida sobre cómo funcionó: Okou solo enviaba notas que yo había aprobado, limitaba cada lote y omitía a quienes ya habíamos contactado. El alcance personal a escala es fácil de hacer mal, así que lo supervisé personalmente.
Una pregunta de la sala durante el Q&A
Da un regalo que la gente realmente use. Una vez que Okou calculó los grandes costos, lugar y comida, pude ver que quedaba presupuesto para materiales. Quería algo que impresionara y fuera útil, así que hicimos 80 cuadernos personalizados. Okou también generó el código QR UTM que imprimimos dentro, así el cuaderno dirige a nuestro sitio y podemos ver quién llega desde ahí.
El cuaderno que recibió cada asistente: portada y contraportada con el código QR UTM
Si hubiera tenido más presupuesto, habría impreso una línea en las primeras páginas: "Hoy quiero delegar ___ a mi compañero de IA." Resume lo que hacemos y anima a la gente a probarlo.
Parte 2: Llena la sala con un embudo de evento
Todo lo anterior es la base. Un gran evento tecnológico aún necesita gente en la sala, y eso es un embudo. Cada etapa tiene un número clave y una palanca para accionar.
El embudo del evento: 4 etapas sobre una base
Si una etapa falla, las siguientes no pueden compensarlo. Un registro que no convierte desperdicia todo tu alcance. Una sala llena a la que nunca das seguimiento desperdicia toda la noche.
7. Alcance: planifica tu contenido y apóyate en audiencias ajenas
Organicé un calendario de contenidos con Okou: qué publicar cada día, en qué canal y quién debía participar. Después, mi tarea diaria era pequeña: crear la pieza del día y programarla o publicarla. El recordatorio diario me mantenía en ritmo.
El calendario de contenidos: una publicación al día, en qué cuenta y su estado
Empezamos con un anuncio de lanzamiento el 24 de septiembre, luego dimos a cada ponente su propio día de spotlight (Rain, Ritu, Jeff, Sharon y luego Ming, del 2 al 10 de octubre), seguido de publicaciones diarias en la última semana y un agradecimiento tras el evento. Dar a cada ponente su propio día también les dio un momento natural para compartirlo con su red.
Pero no teníamos comunidad propia en LA, así que nuestro mayor alcance vino de otras personas. Socios comunitarios co-promocionaron el evento, incluyendo la red de exalumnos de CMU III, Santa Monica New Tech, Smart Tech, PM Social Club y la Cámara de Comercio de Venice. Y nuestros ponentes lo compartieron con sus propias audiencias. Para facilitarlo, cada ponente recibió un gráfico y publicación listos para usar, así que compartir les tomó casi cero esfuerzo.
Socios comunitarios en la página del evento
Si el alcance se queda corto, abre más canales: más socios, más co-promoción, más compartidos de ponentes. Algunos canales no valen la pena. Una comunidad cotizó $1,000 por un solo envío de email y lo descartamos. Canales gratuitos y cálidos como socios y ponentes fueron donde pusimos nuestra energía.
8. RSVPs: crea un registro que convierta y haz seguimiento diario
Tu registro de evento es la página que convierte el interés en RSVPs. Antes de escribir el nuestro, pedí a Okou que estudiara eventos similares, incluidos los míos anteriores: cómo titulaban, cómo describían la noche, cómo lucían sus portadas. Luego redactó nuestro registro y diseñó la portada, e iteramos hasta que se viera bien incluso como miniatura en el móvil. Hicimos la portada en HTML para que fecha, logos y nombres quedaran exactos, cosa que los generadores de imágenes suelen fallar.
También cambiamos el título en el proceso. "¿Pueden los compañeros de IA desbloquear tu siguiente etapa de crecimiento?" se convirtió en "More Done, Same Team: AI Agents Panel + Happy Hour": más corto, claro sobre el formato y fácil de compartir. El registro principal fue en Partiful, además de Luma, Eventbrite, el calendario oficial de LA Tech Week y algunos calendarios comunitarios.
El registro en Partiful arriba: nuevo título, portada, fecha y lo básico
Luego trabaja hacia atrás desde la sala. Queríamos de 50 a 60 personas presentes. Una regla de otro anfitrión es buscar 3x los RSVPs que necesitas para un evento gratuito, así que apuntamos a unos 180, tres veces el máximo de ese rango. Okou desglosó eso en un ritmo diario, unos 6 al día en Partiful y 10 en Luma, y seguía el número real en mi check-in matutino. "¿Vamos bien?" se volvió un dato accionable.
Check-ins diarios del plan operativo: conteo de Partiful, del 9 de septiembre al 14 de octubre, 2026
Las inscripciones fueron lentas la mayor parte de septiembre, luego subieron en octubre con los spotlights de ponentes y publicaciones de socios. Al final del día del evento, teníamos 287 invitados aprobados en las tres plataformas, más 100+ en lista de espera.
Si las inscripciones se quedan cortas, mejora el registro. Sigue aprendiendo de otros eventos y pregunta directamente a la gente qué opina. Cuando pedí feedback a otra anfitriona, me dijo que nuestro nuevo título era poco claro sin contexto. Ese tipo de mirada externa honesta es difícil de conseguir de otra forma.
9. Asistencia: recuerda a la gente (lo aburrido que funciona)
Probablemente ya lo sabes, pero realmente funciona. La mayoría de los ausentes no cambian de opinión. Simplemente se olvidan. Así que recuérdales según un calendario:
- Una semana antes
- Unos días antes
- 24 horas antes
- 2 horas antes de abrir puertas
Es poco esfuerzo y logra que más RSVPs realmente asistan. Esa noche, vinieron unas 60 personas: sala llena, justo en el tope de nuestro objetivo. Dos ni siquiera estaban en la lista: vieron nuestro banner fuera del lugar y preguntaron si podían entrar, así que los dejamos pasar. Un cartel afuera es otra forma de que la gente te encuentre.
Sala llena durante el Q&A
Dónde terminamos
- Unas 60 personas en la sala, lleno total (nuestro objetivo era de 50 a 60)
- 400+ registros, con 287 aprobados en Partiful, Luma y Eventbrite y 100+ en lista de espera
- Cerca de 25,000 impresiones estimadas entre nuestras publicaciones y las de socios
- 72 nuevos seguidores en la página de empresa de Okou en el mes del evento
Pero el momento que recordaré no es un número. Un invitado me dijo que nuestro panel fue el que más le impactó de todos los eventos de Tech Week a los que asistió.
El panel tras el show
Qué sigue
El evento terminó, pero el trabajo no. El seguimiento post-evento sigue en marcha, y este blog es parte de ello. Escribiré una entrada aparte sobre eso: a quién contactamos después, qué convirtió y qué haría diferente.
Si quieres organizar tu próximo evento así, empieza con Okou y trae tu briefing. El plan, los seguimientos y los recordatorios diarios de este post se hicieron en Okou.
Lecturas relacionadas: ¿Qué debe recordar la IA? Una cena en SF Tech Week, y la actualización de producto de la semana del 12 de octubre con fotos del panel.
