Ich hatte noch nie zuvor ein Event in LA veranstaltet. Kein lokales Netzwerk, keine Venue-Kontakte, keine eigene Community in der Stadt. Dann registrierten sich 400+ Personen für unser LA Tech Week Panel „More Done, Same Team“, und am 15. Oktober war der Raum in Santa Monica voller Macher, Gründer und Operatoren, die mit uns darüber sprachen, wie Teams KI-Agenten tatsächlich einsetzen.
Wenn Sie ein Tech-Event an einem Ort planen, an dem Sie bei null starten und keine lokalen Kontakte haben, ist dieses Playbook für Sie. Ich leite das Marketing bei Okou und habe Okou, unseren KI-Teamkollegen, für den Großteil der Arbeit hinter diesem Event eingesetzt. Das ist also auch ein ehrlicher Einblick, wie das aussah.
Es ist in zwei Teile gegliedert: das Event aufbauen (die Grundlage), dann die Leute in den Raum bringen (der Funnel).
Teil 1: Legen Sie das Fundament für Ihr Tech-Event
1. Definieren Sie, was Erfolg für Sie bedeutet
Das ist das Wichtigste. Bevor Sie irgendetwas buchen, definieren Sie, wie ein erfolgreiches Event für Sie aussieht, denn diese Antwort beeinflusst alles Weitere.
Ist Ihr Hauptziel ein großartiges Gästeerlebnis? Oder ist es rein eine Zahl, wie eine bestimmte Menge qualifizierter Leads? Das sind zwei völlig unterschiedliche Events.
Für uns war Leadgenerierung nie das Ziel. Qualifizierte Leads waren ein Bonus. Unsere eigentliche Priorität war Markenbekanntheit: den Menschen ein tolles Erlebnis bieten und zeigen, wofür Okou steht.
2. Gestalten Sie das Format danach
Sobald Sie Ihr Ziel kennen, sollte jeder Teil des Events darauf einzahlen. Da es bei uns um Erlebnis und Marke ging, habe ich drei Teile entworfen, jeder mit einer klaren Aufgabe:
- Das Panel: echte Einblicke und Wissen. Das ist unser Markenwert in Aktion: Menschen fühlen sich befähigt und informiert.
- Essen und Happy Hour: Zeit für natürliche Gespräche und Networking bei Essen und Getränken, damit der Abend Spaß macht und nicht wie Arbeit wirkt.
- Ein optionaler Okou-Tisch: hinten im Raum, damit Neugierige mehr über Okou erfahren oder einfach Hallo sagen können – ohne Druck oder Verkaufsgespräch.
Gäste beim Networking vor dem Panel, mit der Bühne im Hintergrund
Haben Sie eine grobe Teilnehmerzahl im Kopf, aber legen Sie sich noch nicht fest. Zu viele Leute schaden dem Erlebnis: Gespräche werden schwieriger, Schlangen länger, der Raum wirkt überfüllt. Die tatsächliche Zahl hängt davon ab, was Ihr Budget hergibt – das ist der nächste Schritt.
3. Kalkulieren Sie Ihre Kosten und legen Sie die Reihenfolge fest
Mit dem festgelegten Format bestimmen Sie Ihre Kostenstruktur: Location, Speaker, Essen und Materialien. Nicht alle sind gleich wichtig.
| Posten | Flexibel? | Warum |
|---|---|---|
| Location | Nein | Sie bestimmt Kapazität, Stadtteil und das Publikum. Gute Locations sind schnell weg, besonders in Wochen wie der Tech Week. |
| Speaker | Nein | Ist das Panel das Hauptevent, sind die Speaker das Event. |
| Essen | Ja | Catering kann an das Budget angepasst werden. Das ist Ihr Puffer. |
| Materialien & Swag | Zuletzt | Wird mit dem Restbudget geplant. |
Starten Sie mit den Posten, die nicht flexibel sind, und recherchieren Sie deren Preisspanne zuerst. Für uns war das die Location. Dann rechnen Sie: Wenn ich so viele Leute im Raum will, was kostet die Location und was bleibt für den Rest?
Ich startete mit einem Ziel von etwa 50 bis 60 Personen und prüfte, ob das mit unserem Budget realistisch war. Es ist ein Hin und Her. Die Location-Angebote veränderten, was möglich war, und das wiederum den Plan. Rechnen Sie damit, beides mehrmals anzupassen, bevor es passt.
Die Reihenfolge ist wichtig, weil manche Entscheidungen von anderen abhängen:
- Die Location beeinflusst die Speaker. Der Ort entscheidet, wen Sie einladen können und wer kommt.
- Das Thema beeinflusst die Speaker. Das gewünschte Gespräch bestimmt, wer passt.
Also zuerst Location und Thema festlegen, dann Speaker suchen, dann das Essen drumherum planen.
Materialien kommen zuletzt. Erst als ich wusste, was Location und Essen kosten, konnte ich das Budget für Materialien und Swag planen.
4. Erstellen Sie den Zeitplan und lassen Sie Okou Sie daran erinnern
Mit der festgelegten Reihenfolge brauchen Sie einen Zeitplan. Mein Geständnis: Ich hasse Planung. Also habe ich das Okou überlassen. Ich gab ihm die Infos: Datum, Budget, Zielgruppe und Art des Events. Am 6. August recherchierte es die Tech Week-Termine, fand die entscheidende Deadline (Host-Anmeldungen schließen am 21. August), arbeitete rückwärts und machte daraus einen Tagesplan mit Checkbox für jede Aufgabe. Hier die wichtigsten Deadlines. Die beiden harten waren Location und Speaker, beide bis zum 8. September, weil alles andere drumherum flexibel war:
| Deadline | Bis dahin zu erledigen |
|---|---|
| Aug 6 | Plan erstellt: Tech Week-Termine, die eine harte externe Deadline (Host-Anmeldung schließt am Aug 21), und ein Tagesplan rückwärts ab dem 15. Oktober |
| Aug 21 | Host-Anmeldung für den offiziellen LA Tech Week-Kalender einreichen |
| Aug 30 | Locations shortlist: Anfragen raus, alle Angebote als Komplettpreis |
| Sep 8 | Location und Speaker-Lineup bestätigen, möglichst persönlich, dann erste Ankündigung posten |
| Sep 13 | Design, Swag, Catering-Shortlist und Kanal-Shortlist festlegen |
| Sep 20 | Swag bestellen und Caterer auswählen |
| Sep 21 bis 24 | Materialien finalisieren und offizielle Tech Week- und Luma-Listings einreichen |
| Sep 24 | Launch-Post; ab hier übernimmt der Content-Kalender |
| Okt 2 bis 10 | Ein Speaker-Spotlight pro Speaker |
| Okt 8 | Einwöchige Erinnerungs-Mail |
| Okt 10 | Caterer bezahlen; Materialien drucken und aufbauen |
| Okt 12 | Speaker-Prep-Call |
| Okt 14 | Speaker-Meetup und 24-Stunden-Erinnerung |
| Okt 15 | Eventtag: 2-Stunden-Erinnerung, Einlass ab 5 |
Wir haben beide harten Deadlines eingehalten. Die Location wurde am 31. August reserviert und am 9. September unterschrieben, das Panel in der ersten Septemberwoche bestätigt und der erste Ankündigungspost am 8. September veröffentlicht.
Der operative Plan von Okou: ein Block pro Tag, Checkbox für jede Aufgabe (Sep 9 bis 14)
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Was mir wirklich geholfen hat, war die tägliche Erinnerung. Jeden Morgen schickte mir Okou eine Nachricht mit den drei wichtigsten Aufgaben des Tages, dem aktuellen RSVP-Stand im Vergleich zum Soll, den nächsten Fälligkeiten und dem Budget. Ich musste nie den ganzen Plan im Kopf haben – einfach Check-in öffnen und die nächste Aufgabe erledigen.
Eine Regel habe ich beibehalten: Okou konnte recherchieren, entwerfen und erinnern, aber alles, was Geld kostete oder an Externe ging, lief immer über mich.
5. Umsetzung: Location, Speaker, Essen
Mit dem Plan folgte jeder Punkt demselben Ablauf: recherchieren, anfragen, vergleichen, shortlist, dann persönlich entscheiden. Okou erledigte die Vorarbeit. Ich führte die Gespräche. Location und Speaker waren die beiden nicht flexiblen Punkte, also gab es dafür einen echten Trip: Nach der Shortlist habe ich Termine gemacht und bin nach LA geflogen, um die drei Locations zu besichtigen und alle Speaker zu treffen, die konnten – und wir haben beides direkt vor Ort festgemacht.
Location
Die Location kam zuerst, weil sie am zeitkritischsten war. Ende August kontaktierten wir fast 20 Locations rund um Santa Monica, Venice und Culver City. Okou las jedes Angebot, rechnete die echten Gesamtkosten (Location, Essen, Steuern, alle Gebühren) zusammen und prüfte sie gegen unser Gesamtbudget von etwa $6,000 (davon ca. $5,000 für Location und Essen), bevor ich sie überhaupt sah. Für passende Locations entwarf es eine Besichtigungsanfrage. Manche waren günstig, hatten aber kein Mikro oder Beamer. Andere waren super, aber ausgebucht oder nur am falschen Datum verfügbar.
Der Location-Tracker: 18 Locations in zwei Wochen kontaktiert, jede Antwort als Komplettpreis gegen das $5,000 Location- und Essensbudget (nicht ausgewählte anonymisiert)
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BLANKSPACES in Santa Monica hatte nur noch zwei Termine frei, also reservierten wir mit einer voll erstattbaren Buchung und ich besuchte alle drei Finalisten noch in derselben Woche persönlich. BLANKSPACES gewann: AV inklusive, die richtige Größe und das passende Viertel für unser Publikum.
Speaker
Ich startete nicht mit Namen, sondern mit dem Thema: KI-Agenten bzw. KI-Teamkollegen, aber nicht technisch. Wir wollten es bodenständig für Nicht-Techniker und Teams machen, weil sie am meisten davon profitieren. Ich schrieb die Fragen auf, die das Panel beantworten sollte, und ließ Okou Kandidaten daran messen.
Okou entwarf die Speaker-Mails (inklusive Aufnahme-Erlaubnis und Social Kit), organisierte die Prep-Call-Einladungen und führte einen Tracker für jeden Speaker: Bio, Foto, Aufnahme-Erlaubnis, Prep-Call, Status. In der ersten Septemberwoche stand unser Panel: vier Praktiker plus Ming, unser Co-Founder, ich moderierte. Bei meinem LA-Trip traf ich alle Speaker, die konnten, persönlich. Ich ordnete jeden Speaker einem Thema zu, nicht einem Titel.
Ich kontaktierte auch deutlich mehr Speaker als nötig. Meine Sorge war, dass ein bestätigter Speaker kurzfristig absagt. Deshalb fragte ich einige weitere Kandidaten, ob sie im Notfall einspringen würden. So hatte ich Backups, die wir aber nicht brauchten.
Der Speaker-Tracker: vom Erstkontakt bis zum Ablaufplan
Danach folgte die Vorbereitung: ein Speaker-Guide mit den Fragen, ein Prep-Call drei Tage vorher, ein Ablaufplan, den wir bis zum Vortag anpassten, und ein lockeres Speaker-Meetup am Vorabend, damit sich alle vorher kennenlernen.
Aus dem von Okou entworfenen Speaker-Guide: Eventtag und Ablaufplan
Essen
Catering war der chaotischste Teil. Okou trackte etwa 20 Caterer in einer Tabelle und wandelte jede Antwort in einen Komplettpreis um (Essen, Lieferung, Steuern, Einwegartikel, Servicegebühren), damit ich direkt vergleichen konnte. Es filterte Formate raus, die nicht passten, wie nur Box-Lunch oder Full-Service vor Ort, und hielt eine Live-Shortlist. Manche Mindestbestellwerte lagen allein schon über unserem Budget.
Das Catering-Briefing von Okou: Format, Budgetgrenze und Angebotsregeln
Der Catering-Tracker von Okou: 21 Caterer, je ein Komplettpreis für 50 und 60 Gäste (Namen anonymisiert)
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Die schwierigere Frage war, wie viel zu bestellen ist. Die RSVPs schwankten noch, also legte ich mich nicht früh fest. Ich kalkulierte mehrere Szenarien, hielt eine Shortlist von Caterern für jede Größe bereit und setzte das späteste Bestelldatum. Erst ein paar Tage vor dem Event schaute ich auf die echte RSVP-Zahl und bestellte dann final.
Wir entschieden uns für einen lokalen Caterer mit einfachem Drop-off vor Einlass, für etwas über $900. Es blieb unter Budget, sodass noch Raum für die Extras im nächsten Schritt war.
6. Kleine Details, die den Unterschied machen
Das Grundlegende macht ein Event funktional. Diese zwei Dinge machten unseres persönlich.
Begegnen Sie den Leuten schon vor dem Event. Nach der Anmeldung schickte Okou jedem eine kurze LinkedIn-Nachricht mit zwei Fragen: Was möchten Sie aus dem Abend mitnehmen? Was würden Sie dem Panel fragen? Die Antworten sammelte ich und gab sie an die Speaker weiter, sodass die Bühnenfragen direkt aus dem Raum kamen – etwa „Wo fange ich an?“ oder „Wie messen Sie den geschäftlichen Nutzen eines KI-Agenten?“ So hatte ich viele Gäste schon vorab kennengelernt, was sicher ein Grund war, warum sie erschienen. Es hat sich gelohnt: Nach dem Panel bedankte sich ein Gast extra dafür, dass seine Frage auf die Bühne kam.
Fragen der Registrierten im Speaker-Guide unter jedem Thema (Ausschnitt)
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So lief das ab: Okou verschickte nur von mir freigegebene Nachrichten, begrenzte jede Runde und übersprang bereits kontaktierte Personen. Persönliche Ansprache in großer Zahl ist leicht falsch zu machen, deshalb blieb ich eng dran.
Eine Frage aus dem Publikum während der Q&A
Geben Sie ein Geschenk, das wirklich genutzt wird. Nachdem Okou die großen Kosten (Location und Essen) kalkuliert hatte, sah ich, dass Budget für Materialien übrig war. Ich wollte etwas Beeindruckendes und Nützliches, also ließen wir 80 individuelle Notizbücher anfertigen. Okou generierte auch den UTM-QR-Code, den wir innen abdruckten, sodass das Notizbuch auf unsere Website verweist und wir sehen, wer darüber kommt.
Das Notizbuch für jeden Gast: Vorderseite und Rückseite mit UTM-QR-Code
Mit mehr Budget würde ich vorne drucken: „Heute möchte ich ___ an meinen KI-Teamkollegen abgeben.“ Das sagt, was wir tun, und motiviert zum Ausprobieren.
Teil 2: Füllen Sie den Raum mit einem Event-Funnel
Alles oben ist das Fundament. Ein großartiges Tech-Event braucht trotzdem Menschen im Raum – das ist ein Funnel. Jede Stufe hat eine Kennzahl und einen Hebel.
Der Event-Funnel: 4 Stufen auf einem Fundament
Wenn eine Stufe nicht funktioniert, können die folgenden das nicht ausgleichen. Eine Seite, die nicht konvertiert, verschwendet jede Reichweite. Ein voller Raum ohne Nachbereitung verschwendet den ganzen Abend.
7. Reichweite: Planen Sie Ihren Content und nutzen Sie fremde Zielgruppen
Ich erstellte mit Okou einen Content-Kalender: Was wird wann, wo und von wem gepostet? Danach war mein Tagesjob klein: den jeweiligen Post erstellen und planen oder veröffentlichen. Die tägliche Erinnerung hielt mich dran.
Der Content-Kalender: ein Post pro Tag, Account und Status
Wir starteten mit einem Launch-Post am 24. September, dann bekam jeder Speaker seinen eigenen Spotlight-Tag (Rain, Ritu, Jeff, Sharon, dann Ming, 2.–10. Oktober), gefolgt von täglichen Posts in der letzten Woche und einem Dankeschön nach dem Event. Jeder Speaker hatte so einen natürlichen Anlass, das Event mit seinem Netzwerk zu teilen.
Da wir keine eigene Community in LA hatten, kam unsere größte Reichweite über andere. Community-Partner bewarben das Event mit, darunter das CMU III Alumni-Netzwerk, Santa Monica New Tech, Smart Tech, PM Social Club und die Venice Chamber of Commerce. Auch unsere Speaker teilten es mit ihren Zielgruppen. Dafür bekam jeder ein fertiges Grafik- und Postingpaket, sodass das Teilen fast keinen Aufwand bedeutete.
Community-Partner auf der Eventseite
Wenn die Reichweite nicht reicht, öffnen Sie weitere Kanäle: mehr Partner, mehr Co-Promotion, mehr Speaker-Shares. Manche Kanäle lohnen sich aber nicht. Eine Community verlangte $1,000 für einen einzigen E-Mail-Blast – das haben wir abgelehnt. Kostenlose, warme Kanäle wie Partner und Speaker waren unser Fokus.
8. RSVPs: Erstellen Sie eine Seite, die konvertiert, und tracken Sie täglich
Ihre Eventseite ist die Seite, die Interesse in RSVPs verwandelt. Bevor ich unsere schrieb, ließ ich Okou ähnliche Events analysieren, auch meine eigenen früheren: Titel, Beschreibung, Cover. Dann entwarf es unsere Seite und das Cover, und wir optimierten, bis es auch als kleines Handy-Thumbnail gut aussah. Das Cover bauten wir in HTML, damit Datum, Logos und Namen exakt blieben – was Bildgeneratoren oft falsch machen.
Wir änderten auch den Titel unterwegs. Aus „Can AI Teammates Unlock Your Next Stage of Growth?“ wurde „More Done, Same Team: AI Agents Panel + Happy Hour“: kürzer, klarer im Format, leichter zu teilen. Die Seite lief auf Partiful als Hauptseite, plus Luma, Eventbrite, dem offiziellen LA Tech Week-Kalender und einigen Community-Kalendern.
Das Partiful-Listing oben: neuer Titel, Cover, Datum und die Basics
Dann rückwärts vom Raum rechnen. Wir wollten 50 bis 60 Leute vor Ort. Ein Tipp eines anderen Hosts: Für ein kostenloses Event braucht man etwa das Dreifache an RSVPs, also zielten wir auf ca. 180, dreimal das obere Ende. Okou brach das auf einen Tages-Sollwert herunter, etwa 6 pro Tag auf Partiful und 10 auf Luma, und trackte die echten Zahlen im täglichen Check-in. „Liegen wir im Plan?“ wurde so eine steuerbare Zahl.
Operative Tages-Check-ins: Partiful-Listenstand, Sep 9 bis Okt 14, 2026
Die Anmeldungen waren im September langsam, zogen im Oktober mit den Speaker-Spotlights und Partner-Posts an. Am Eventtag hatten wir 287 bestätigte Gäste über alle drei Plattformen, plus 100+ auf der Warteliste.
Wenn Anmeldungen hinterherhinken, verbessern Sie die Seite. Lernen Sie weiter von anderen Events und holen Sie direktes Feedback ein. Eine andere Hostin sagte mir, unser neuer Titel sei ohne Kontext unklar – solche ehrlichen Außenperspektiven bekommt man sonst kaum.
9. Teilnahme: Erinnern Sie die Leute (langweilig, aber wirksam)
Sie kennen es vermutlich schon, aber es funktioniert wirklich. Die meisten No-Shows sind kein Sinneswandel – die Leute vergessen es einfach. Erinnern Sie sie daher nach Plan:
- Eine Woche vorher
- Ein paar Tage vorher
- 24 Stunden vorher
- 2 Stunden vor Einlass
Das kostet wenig Aufwand und bringt zuverlässig mehr RSVPs tatsächlich ins Event. Am Abend kamen etwa 60 Leute: ein voller Raum, genau am oberen Zielwert. Zwei davon standen nicht mal auf der Liste – sie sahen unser Banner am Eingang und fragten, ob sie rein dürften. Ein Schild draußen ist also noch ein Weg, wie Leute Sie finden.
Voller Raum während der Q&A
Unser Ergebnis
- Etwa 60 Leute im Raum, ein volles Haus (Ziel: 50 bis 60)
- 400+ Anmeldungen, davon 287 bestätigt über Partiful, Luma und Eventbrite und 100+ auf der Warteliste
- Nahezu 25,000 geschätzte Impressionen über unsere und Partner-Posts
- 72 neue Follower auf der Okou-Unternehmensseite im Event-Monat
Aber der Moment, der mir bleibt, ist keine Zahl. Ein Gast sagte, unser Panel habe ihn von allen Tech Week-Events am meisten angesprochen.
Das Panel nach der Show
Wie es weitergeht
Das Event ist vorbei, aber die Arbeit nicht. Die Nachbereitung läuft noch, und dieser Blog ist Teil davon. Dazu schreibe ich einen eigenen Beitrag: Wen wir danach kontaktiert haben, was konvertiert hat und was ich anders machen würde.
Wenn Sie Ihr nächstes Event so planen möchten, starten Sie mit Okou und bringen Sie Ihr Event-Briefing mit. Plan, Tracker und tägliche Erinnerungen in diesem Beitrag wurden alle mit Okou erstellt.
Weitere Lektüre: Was sollte KI sich merken? Ein Dinner bei der SF Tech Week und das Produktupdate der Woche vom Oktober 12 mit Fotos vom Panel.
