Jeg havde aldrig før afholdt et event i LA. Ingen lokalt netværk, ingen kontakter til venues, ingen egen community i byen. Alligevel registrerede 400+ personer sig til vores LA Tech Week panel, More Done, Same Team, og den 15. oktober var et fyldt lokale af udviklere, stiftere og ledere samlet med os i Santa Monica for at tale om, hvordan teams faktisk bruger AI-agenter i praksis.
Hvis du planlægger et tech-event et sted, hvor du starter fra nul uden lokale forbindelser, er denne playbook til dig. Jeg står for marketing hos Okou, og jeg brugte Okou, vores AI-kollega, til det meste af arbejdet bag dette event. Så dette er også et ærligt indblik i, hvordan det så ud.
Den er delt i to dele: at bygge eventet (fundamentet) og at få folk ind i lokalet (funnelen).
Del 1: Byg fundamentet for dit tech-event
1. Beslut hvad succes betyder for dig
Dette er det vigtigste. Før du booker noget, skal du definere, hvordan et succesfuldt event ser ud for dig, for det svar ændrer, hvordan du designer alt andet.
Er dit hovedmål en god gæsteoplevelse? Eller er det udelukkende et tal, som et bestemt antal kvalificerede leads? Det er to meget forskellige events.
For os var målet aldrig leadgenerering. Kvalificerede leads var et plus. Vores egentlige prioritet var brand awareness: give folk en god oplevelse og vise dem, hvad Okou står for.
2. Design formatet ud fra det
Når du kender dit mål, skal alle dele af eventet understøtte det. Da vores mål var oplevelse og brand, designede jeg tre dele, hver med ét formål:
- Panelet: ægte indsigter og viden. Dette er vores brandværdi i praksis: at få folk til at føle sig styrkede og informerede.
- Mad og happy hour: tid til, at folk kan netværke naturligt over mad og drikke, så aftenen føles sjov og ikke som arbejde.
- Et valgfrit Okou-bord: bagerst i lokalet, så nysgerrige kunne høre mere om Okou eller bare sige hej uden at føle sig presset eller solgt til.
Gæster netværker før panelet, med scenen sat op bagerst
Hav et cirka deltagerantal i tankerne, men fastlås det ikke endnu. For mange deltagere kan faktisk skade oplevelsen: samtaler bliver sværere, køerne længere, og rummet kan føles overvældende. Det reelle antal afhænger af, hvad dit budget rækker til, hvilket er næste skridt.
3. Kortlæg dine omkostninger, og beslut hvad der kommer først
Når formatet er fastlagt, skal du finde din omkostningsstruktur: lokale, talere, mad og materialer. Ikke alle er lige vigtige.
| Punkt | Kan det justeres? | Hvorfor |
|---|---|---|
| Lokale | Nej | Det bestemmer kapacitet, område og hvilken type publikum du tiltrækker. Gode venues bliver hurtigt booket, især under travle uger som Tech Week. |
| Talere | Nej | Hvis panelet er hovedbegivenheden, er talerne selve eventet. |
| Mad | Ja | Du kan tilpasse catering efter mulighederne. Dette er din budgetbuffer. |
| Materialer og swag | Sidst | Planlægges med det resterende budget efter alt andet. |
Start med de punkter, der ikke kan justeres, og undersøg deres prisniveau først. For os var det lokalet. Så lav regnestykket: hvis jeg vil have dette antal personer i lokalet, hvad koster lokalet, og hvor meget er der tilbage til alt andet?
Jeg startede med et mål på ca. 50 til 60 personer og undersøgte, om det var realistisk inden for vores budget. Det er en proces frem og tilbage. Venue-tilbuddene ændrede, hvad der var muligt, og det mulige ændrede planen. Forvent at justere begge dele flere gange, før det falder på plads.
Rækkefølgen betyder også noget, fordi nogle beslutninger afhænger af andre:
- Lokalet påvirker talerne. Hvor eventet afholdes, ændrer hvem du kan invitere, og hvem der vil komme.
- Emnet påvirker talerne. Den samtale, du ønsker, afgør, hvem der passer bedst.
Så book lokale og emne først, find derefter talere, og planlæg maden omkring dem.
Materialer kommer til sidst. Først da jeg kendte prisen på lokale og mad, kunne jeg se, hvad der var tilbage til materialer og swag og planlægge ud fra det.
4. Byg tidsplanen, og lad Okou holde dig på sporet
Når rækkefølgen af beslutninger er sat, har du brug for en tidsplan. Her er min indrømmelse: jeg hader planlægning. Så jeg gav det til Okou. Jeg fortalte, hvad jeg vidste: dato, budget, publikum og typen af event, jeg ønskede. Tilbage i august 6 slog den Tech Week-datoerne op, fandt den ene deadline, alt afhang af (host-tilmeldinger lukkede 21. august), arbejdede baglæns og lavede det hele til en dag-for-dag-plan med afkrydsningsfelter for hver opgave. Her er planen kogt ned til de vigtige deadlines. De to faste var lokale og talere, begge inden 8. september, fordi alt andet kunne tilpasses omkring dem:
| Deadline | Hvad skulle være færdigt |
|---|---|
| 6. august | Planen klar: Tech Week-datoer, den ene faste eksterne deadline (host-tilmeldinger lukker 21. august), og en daglig tidsplan baglæns fra 15. oktober |
| 21. august | Indsend værtansøgning til den officielle LA Tech Week-kalender |
| 30. august | Udvælg venues: kontakt, alle tilbud omregnet til totalpris |
| 8. september | Bekræft venue og fastlæg taler-lineup, helst ved fysisk møde, og post første annoncering |
| 13. september | Beslut design, swag, catering-shortlist og kanal-shortlist |
| 20. september | Bestil swag og vælg caterer |
| 21.-24. september | Fastfrys materialer og indsend officielle Tech Week- og Luma-opslag |
| 24. september | Lancér post; content-kalenderen tager over |
| 2.-10. oktober | Én speaker spotlight pr. taler |
| 8. oktober | Én-uges påmindelse |
| 10. oktober | Betal caterer; print og klargør materialer |
| 12. oktober | Speaker prep-call |
| 14. oktober | Speaker meetup og 24-timers påmindelse |
| 15. oktober | Eventdag: 2-timers påmindelse, døre åbner kl. 5 |
Vi nåede begge faste deadlines. Lokalet blev reserveret 31. august og underskrevet 9. september, panelet blev bekræftet i første uge af september, og første annoncering blev postet 8. september.
Driftsplanen Okou holdt: én blok pr. dag, afkrydsningsfelt for hver opgave (9.-14. september vist)
Bygget med Okou. Planlæg dit eget event med Okou.
Det, der faktisk reddede mig, var den daglige påmindelse. Hver morgen sendte Okou mig en påmindelse med de tre vigtigste ting at gøre den dag, hvor mange RSVPs vi havde i forhold til det nødvendige tempo, hvad der skulle ske de næste syv dage, og hvor budgettet stod. Jeg behøvede aldrig at holde hele planen i hovedet. Jeg åbnede bare check-in og tog næste skridt.
En regel jeg holdt fast i: Okou kunne researche, udkast og minde, men alt der brugte penge eller gik ud til folk uden for teamet, gik stadig gennem mig.
5. Udfør: lokale, talere, mad
Når planen var lagt, fulgte hvert punkt samme loop: research, kontakt, sammenlign, shortlist, beslut i person. Okou lavede forarbejdet. Jeg tog opkaldene. Lokale og talere var de to ting, der ikke kunne justeres, så de fik en rigtig tur: da shortlisterne var klar, bookede jeg møder og fløj til LA for at besøge de tre udvalgte venues og møde alle talere, der kunne, og vi lukkede begge på stedet.
Lokale
Lokalet kom først, fordi det var mest tidspresset. I slutningen af august kontaktede vi næsten 20 venues omkring Santa Monica, Venice og Culver City. Okou læste hvert tilbud, efterhånden som det kom ind, lagde den reelle totalpris sammen (venue, mad, moms og alle gebyrer) og tjekkede det op mod vores cirka $6,000 samlede budget (ca. $5,000 af det til venue og mad), før jeg overhovedet kiggede. For dem, der passede, lavede den et udkast til walkthrough-anmodning. Nogle var billige, men havde ingen mikrofoner eller projektor. Nogle var gode, men fuldt booket eller kun ledige på forkerte datoer.
Venue-tracker: 18 venues kontaktet på to uger, alle svar omregnet til totalpris op mod $5,000 venue- og madbudget (ikke-valgte anonymiseret)
Bygget med Okou. Planlæg dit eget event med Okou.
BLANKSPACES i Santa Monica havde kun to datoer tilbage, så vi reserverede vores med en fuldt refunderbar booking, og jeg besøgte alle tre finalister personligt samme uge. BLANKSPACES vandt: AV inkluderet, den rette størrelse til vores rum og det rette område til det publikum, vi ønskede.
Talere
Jeg startede ikke med navne. Jeg startede med emnet: AI-agenter, eller AI-kolleger, men ikke teknisk. Vi ville gøre det jordnært for ikke-tekniske personer og teams, fordi de har mest udbytte af samtalen. Jeg skrev de spørgsmål ned, jeg ville have panelet til at besvare, og lod Okou vurdere kandidaterne ud fra dem.
Okou lavede udkast til speaker-mails (inklusive samtykke til optagelse og social kit til deling), satte prep-call-invitationer op og holdt styr på hver taler: bio, headshot, samtykke, prep-call, status. Inden for første uge af september havde vi vores panel: fire praktikere plus Ming, vores medstifter, med mig som moderator. På LA-turen mødte jeg også alle talere, der kunne mødes fysisk. Jeg matchede hver taler til et emne, ikke til en titel.
Jeg kontaktede også langt flere talere, end jeg havde brug for. Min bekymring var, at en bekræftet taler måske ikke kunne komme, så ud over det endelige lineup spurgte jeg et par andre kandidater, om de ville stå standby, hvis nogen faldt fra. Det gav mig et par backups, som vi aldrig fik brug for.
Speaker-tracker: fra første opkald til run of show
Derefter var det forberedelse: en speaker-guide med spørgsmålene, et prep-call tre dage før, et run of show vi justerede indtil dagen før, og et uformelt speaker meetup aftenen før, så alle mødtes inden scenen.
Fra speaker-guiden Okou lavede: eventdag og run of show
Mad
Catering var den mest rodede del. Okou holdt styr på ca. 20 caterere i ét ark og omregnede hvert svar til én totalpris (mad, levering, moms, engangsservice, gebyrer), så jeg kunne sammenligne direkte. Den frasorterede formater, der ikke passede, som kun boksfrokost eller fuldt onsite-personale, og holdt en opdateret shortlist. Nogle leverandørers minimumspris var alene over vores budget.
Catering-brief Okou arbejdede ud fra: format, budgetgrænse og regler for tilbud
Catering-tracker Okou holdt: 21 caterere, én totalpris for 50 og 60 gæster (leverandørnavne anonymiseret)
Bygget med Okou. Planlæg dit eget event med Okou.
Det sværeste spørgsmål var, hvor meget der skulle bestilles. RSVPs ændrede sig stadig, så jeg valgte ikke ét tal tidligt. Jeg prissatte flere deltager-scenarier, holdt en shortlist af caterere, der kunne håndtere hvert, og satte den seneste dato for bestilling. Så få dage før eventet kiggede jeg på det reelle RSVP-tal og lagde den endelige bestilling ud fra det.
Vi valgte en lokal caterer til simpel drop-off før dørene åbnede, for lige over $900. Det holdt sig under budget, hvilket gav plads til de sjove ting i næste trin.
6. Tilføj de små detaljer
Det grundlæggende får et event til at fungere. Disse to ting gjorde vores personligt.
Mød folk før de går ind. Når nogen tilmeldte sig, sendte Okou dem en kort LinkedIn-besked med to spørgsmål: hvad de ville have ud af aftenen, og hvad de ville spørge panelet om. Jeg samlede svarene og gav dem til talerne, så spørgsmålene på scenen kom fra det faktiske publikum, fx "Hvor starter jeg?" og "Hvordan måler du forretningsværdien af en AI-agent?" Det betød også, at jeg allerede havde mødt mange før eventet, og jeg tror, det er en stor grund til, at de dukkede op. Det var det hele værd: efter panelet kom en gæst op bare for at takke mig for at tage netop hans spørgsmål med på scenen.
Tilmeldte spørgsmål foldet ind i speaker-guiden under hvert emne (uddrag)
Bygget med Okou. Planlæg dit eget event med Okou.
En hurtig note om hvordan det fungerede: Okou sendte kun beskeder, jeg havde godkendt, begrænsede hvert batch og sprang dem over, vi allerede havde kontaktet. Personlig outreach i stor skala er let at gøre forkert, så jeg holdt hånd i hanke med det.
Et spørgsmål fra salen under Q&A
Giv en gave, folk faktisk bruger. Da Okou havde lagt de store udgifter frem, lokale og mad, kunne jeg se, der var budget til materialer. Jeg ville have noget, der imponerede og var brugbart, så vi lavede 80 specialdesignede notesbøger. Okou genererede også UTM QR-koden, vi printede indeni, så notesbogen peger tilbage til vores site, og vi kan se, hvem der kommer derfra.
Notesbogen alle deltagere fik: forside og bagside med UTM QR-kode
Havde jeg haft mere budget, ville jeg trykke én linje på de første sider: "I dag vil jeg overlade ___ til min AI-kollega." Det siger, hvad vi laver, og giver folk et lille skub til faktisk at prøve det.
Del 2: Få folk ind i lokalet med en event-funnel
Alt ovenstående er fundamentet. Et godt tech-event kræver stadig folk i lokalet, og det er en funnel. Hvert trin har ét tal at følge og én løftestang at trække i.
Event-funnelen: 4 trin på ét fundament
Hvis ét trin fejler, kan de næste ikke rette op på det. En side, der ikke konverterer, spilder al din reach. Et fyldt lokale uden opfølgning spilder hele aftenen.
7. Reach: planlæg dit indhold, og lån andres publikum
Jeg lavede en content-kalender med Okou: hvad der skulle postes hver dag, på hvilken kanal, og hvem der skulle involveres. Derefter var min daglige opgave lille: lave dagens indhold og planlægge eller poste det. Den daglige påmindelse holdt mig på sporet.
Content-kalenderen: én post om dagen, hvilken konto og status
Vi startede med en lancering 24. september, gav derefter hver taler deres egen spotlight-dag (Rain, Ritu, Jeff, Sharon, så Ming, 2.-10. oktober), efterfulgt af daglige posts i sidste uge og en tak efter eventet. At give hver taler deres egen dag gav dem også et naturligt tidspunkt at dele det med deres netværk.
Men vi havde ingen egen community i LA, så vores største reach kom fra andres. Community-partnere co-promoverede eventet, bl.a. CMU III alumni-netværket, Santa Monica New Tech, Smart Tech, PM Social Club og Venice Chamber of Commerce. Og vores talere delte det med deres egne netværk. For at gøre det nemt fik hver taler en færdig grafik og post, så det krævede næsten ingen indsats at dele.
Community-partnere på event-siden
Hvis reach halter, åbn flere kanaler: flere partnere, mere co-promotion, flere speaker-shares. Nogle kanaler er dog ikke det værd. Ét community ville have $1,000 for et enkelt email-blast, og vi sagde nej. Gratis, varme kanaler som partnere og talere var der, vi lagde vores energi.
8. RSVPs: lav en side, der konverterer, og følg op dagligt
Din eventside er den, der omsætter interesse til RSVPs. Før jeg skrev vores, lod jeg Okou studere lignende events, inkl. mine egne tidligere: hvordan de skrev titler, beskrev aftenen, og hvordan deres covers så ud. Så lavede den et udkast til vores side og designede coveret, og vi itererede, til det så godt ud selv som lille thumbnail på mobilen. Vi byggede coveret i HTML, så dato, logoer og navne forblev præcise, hvilket billedgeneratorer ofte laver fejl i.
Vi ændrede også titlen undervejs. "Can AI Teammates Unlock Your Next Stage of Growth?" blev til "More Done, Same Team: AI Agents Panel + Happy Hour": kortere, tydeligere om formatet, lettere at dele. Siden lå på Partiful som hovedside, plus Luma, Eventbrite, den officielle LA Tech Week-kalender og et par community-kalendere.
Partiful-siden over folden: ny titel, cover, dato og det grundlæggende
Arbejd så baglæns fra rummet. Vi ville have 50 til 60 personer til stede. En anden værts tommelfingerregel er at få 3x så mange RSVPs, som du ønsker til et gratis event, så vi sigtede efter ca. 180, tre gange toppen af det interval. Okou brød det ned til dagligt tempo, ca. 6 om dagen på Partiful og 10 på Luma, og fulgte det reelle tal i min morgen-check-in. "Går det godt?" blev til et tal, jeg kunne handle på.
Driftsplan daglige check-ins: Partiful-listetal, 9. september til 14. oktober, 2026
Tilmeldingerne gik langsomt det meste af september, men tog fart i oktober, da speaker spotlights og partner-posts blev delt. Ved eventdagens afslutning havde vi 287 godkendte gæster på tværs af tre platforme, plus 100+ på ventelisten.
Hvis tilmeldingerne halter, forbedr siden. Lær løbende af andre events, og spørg folk direkte om feedback. Da jeg spurgte en anden eventvært, sagde hun, at vores nye titel var uklar uden kontekst. Den slags ærlig feedback er svær at få på andre måder.
9. Fremmøde: mind folk om det (det kedelige, der virker)
Du kender sikkert dette, men det virker virkelig. De fleste no-shows skyldes ikke ombestemmelse. Folk glemmer bare. Så mind dem om det efter en plan:
- En uge før
- Et par dage før
- 24 timer før
- 2 timer før dørene åbner
Det kræver lidt, og det får flere af dine RSVPs til faktisk at møde op. På aftenen kom ca. 60 personer: et fyldt lokale, lige i toppen af vores mål. To var ikke engang på listen: de så vores banner udenfor og spurgte, om de måtte komme ind, så vi lukkede dem ind. Et skilt ude foran er endnu en måde, folk finder dig på.
Et fyldt lokale under Q&A
Hvor vi endte
- Ca. 60 personer i lokalet, fuldt hus (målet var 50 til 60)
- 400+ tilmeldinger, med 287 godkendt på Partiful, Luma og Eventbrite og 100+ på ventelisten
- Næsten 25,000 estimerede visninger på vores og partneres opslag
- 72 nye følgere på Okous firmaside i måneden omkring eventet
Men det øjeblik, jeg husker, er ikke et tal. En gæst sagde, at vores panel var det, der ramte ham mest af alle Tech Week-events, han deltog i.
Panelet efter showet
Hvad nu
Eventet er slut, men arbejdet er det ikke. Opfølgning efter eventet er stadig i gang, og dette blogindlæg er en del af det. Jeg skriver et separat indlæg om det: hvem vi kontaktede bagefter, hvad der konverterede, og hvad jeg ville gøre anderledes.
Hvis du vil afholde dit næste event på denne måde, kom i gang med Okou og tag dit event-brief med. Planen, trackerene og de daglige påmindelser i dette indlæg er alle lavet i Okou.
Relateret læsning: Hvad skal AI huske? En middag til SF Tech Week, og produktopdateringen for uge 12 i oktober med billeder fra panelet.
