Eu nunca tinha organizado um evento em LA antes. Sem rede local, sem contatos de locais, sem comunidade própria na cidade. Então, 400+ pessoas se inscreveram para nosso painel LA Tech Week, More Done, Same Team, e em 15 de outubro uma sala lotada de builders, fundadores e operadores se juntou a nós em Santa Monica para conversar sobre como equipes estão realmente colocando agentes de IA em prática.
Se você está planejando um evento de tecnologia em um lugar onde está começando do zero, sem conexões locais, este guia é para você. Eu cuido do marketing na Okou, e usei a Okou, nossa colega de IA, para a maior parte do trabalho deste evento. Então este também é um relato honesto de como foi esse processo.
Está dividido em duas partes: construir o evento (a fundação), depois trazer pessoas para a sala (o funil).
Parte 1: Construa a fundação do seu evento tech
1. Decida o que significa sucesso para você
Esse é o ponto principal. Antes de reservar qualquer coisa, defina como é um evento de sucesso para você, porque essa resposta muda todo o resto do planejamento.
Seu objetivo principal é proporcionar uma ótima experiência para os convidados? Ou é puramente um número, como uma certa quantidade de leads qualificados? São eventos bem diferentes.
Para nós, o objetivo nunca foi geração de leads. Leads qualificados eram um bônus. Nossa prioridade real era reconhecimento de marca: proporcionar uma ótima experiência e mostrar o que a Okou representa.
2. Desenhe o formato em torno disso
Depois de saber seu objetivo, cada parte do evento deve servir a ele. Como o nosso era experiência e marca, desenhei três partes, cada uma com uma função:
- O painel: insights e conhecimento reais. Esse é o valor da nossa marca em ação: fazer as pessoas se sentirem capacitadas e informadas.
- Comida e happy hour: tempo para as pessoas se conectarem e fazerem networking naturalmente, com comida e bebida, para que a noite seja divertida, não pareça trabalho.
- Uma mesa opcional da Okou: no fundo da sala, para quem quisesse saber mais sobre a Okou ou só dar um oi, sem pressão ou abordagem de vendas.
Convidados interagindo antes do painel, com o palco montado ao fundo
Tenha uma estimativa de público em mente, mas não defina ainda. Pessoas demais podem prejudicar a experiência: conversas ficam difíceis, filas aumentam e o ambiente pode ficar sufocante. O número real depende do que seu orçamento permite, que é o próximo passo.
3. Mapeie seus custos e defina o que vem primeiro
Com o formato definido, descubra sua estrutura de custos: local, palestrantes, comida e materiais. Nem todos têm o mesmo peso.
| Item | Pode flexibilizar? | Por quê |
|---|---|---|
| Local | Não | Define sua capacidade, bairro e o tipo de público que atrai. Bons locais esgotam rápido, especialmente em semanas movimentadas como a Tech Week. |
| Palestrantes | Não | Se o painel é o evento principal, os palestrantes são o evento. |
| Comida | Sim | O catering pode ser ajustado conforme a disponibilidade. É seu colchão orçamentário. |
| Materiais e brindes | Por último | Planejados com o que sobrar do orçamento. |
Comece pelos itens que não podem flexibilizar e pesquise primeiro a faixa de preço deles. Para nós, foi o local. Depois faça as contas: se quero esse número de pessoas na sala, quanto custa o local e quanto sobra para o resto?
Comecei com uma meta de cerca de 50 a 60 pessoas, depois pesquisei se isso era viável no nosso orçamento. É um processo de vai e vem. Os orçamentos dos locais mudaram o que era possível, e o que era possível mudou o plano. Espere ajustar ambos algumas vezes até fechar.
A ordem importa, porque algumas decisões dependem de outras:
- O local afeta os palestrantes. Onde o evento acontece muda quem você pode convidar e quem topa ir.
- O tema afeta os palestrantes. A conversa que você quer define quem é o perfil ideal.
Então, feche o local e o tema primeiro, depois encontre os palestrantes e, por fim, ajuste a comida em torno deles.
Materiais vêm por último. Só quando soube quanto custariam o local e a comida pude ver o que sobrava para materiais e brindes, e planejar a partir daí.
4. Monte o cronograma e deixe a Okou te manter nele
Com a ordem das decisões definida, você precisa de um cronograma. Confissão: odeio planejar. Então passei isso para a Okou. Passei o que sabia: data, orçamento, público e o tipo de evento que queria. Em 6 de agosto, ela pesquisou as datas da Tech Week, achou o único prazo que era inegociável (submissão de hosts fechava em 21 de agosto), trabalhou de trás para frente e transformou tudo em um plano dia a dia com checkbox para cada tarefa. Aqui está o plano resumido nos prazos que importavam. Os dois mais críticos eram o local e os palestrantes, ambos até 8 de setembro, porque o resto podia ser ajustado:
| Prazo | O que precisava estar pronto até lá |
|---|---|
| 6 de ago | Plano pronto: datas da Tech Week, o único prazo externo rígido (submissão de hosts fecha 21 de ago) e cronograma dia a dia até 15 de out |
| 21 de ago | Enviar inscrição de host para o calendário oficial da LA Tech Week |
| 30 de ago | Selecionar locais: contatos feitos, todos os orçamentos convertidos em valor total |
| 8 de set | Confirmar o local e fechar o time de palestrantes, presencialmente se possível, depois publicar o primeiro anúncio |
| 13 de set | Definir design, brindes, shortlist de catering e de canais |
| 20 de set | Fazer pedido dos brindes e escolher o catering |
| 21 a 24 de set | Fechar materiais e enviar para os calendários oficiais da Tech Week e Luma |
| 24 de set | Post de lançamento; o calendário de conteúdo assume a partir daqui |
| 2 a 10 de out | Um destaque por palestrante |
| 8 de out | Lembrete de uma semana |
| 10 de out | Pagar o catering; imprimir e preparar materiais de exposição |
| 12 de out | Call de preparação com os palestrantes |
| 14 de out | Encontro dos palestrantes e lembrete de 24 horas |
| 15 de out | Dia do evento: lembrete de 2 horas, portas abrem às 5 |
Cumprimos ambos os prazos críticos. O local foi reservado em 31 de ago e assinado em 9 de set, o painel foi confirmado na primeira semana de setembro e o primeiro anúncio saiu em 8 de set.
O plano operacional mantido pela Okou: um bloco por dia, checkbox para cada tarefa (9 a 14 de set)
Feito com Okou. Planeje seu próprio evento com Okou.
O que realmente me salvou foi o lembrete diário. Toda manhã, a Okou me enviava um lembrete com as três principais tarefas do dia, o status dos RSVPs em relação ao ritmo necessário, o que venceria nos próximos sete dias e como estava o orçamento. Nunca precisei guardar o plano inteiro na cabeça. Só abria o check-in e fazia a próxima tarefa.
Uma regra que mantive: a Okou podia pesquisar, redigir e lembrar, mas tudo que envolvia gastar dinheiro ou contato externo ainda passava por mim.
5. Execute: local, palestrantes, comida
Com o plano pronto, cada item seguiu o mesmo ciclo: pesquisar, contatar, comparar, selecionar, decidir presencialmente. A Okou fez o trabalho pesado. Eu fiz as ligações. O local e os palestrantes eram os dois pontos inegociáveis, então esses exigiram viagem: com as shortlists prontas, marquei reuniões e fui para LA visitar os três locais finalistas e conhecer todos os palestrantes possíveis, fechando ambos na hora.
Local
O local veio primeiro por ser o mais urgente. No fim de agosto, contatamos quase 20 locais em Santa Monica, Venice e Culver City. A Okou leu cada orçamento, somou o custo real (local, comida, taxas e todas as tarifas obrigatórias) e comparou com nosso orçamento total de cerca de $6,000 (aproximadamente $5,000 disso para local e comida) antes mesmo de eu olhar. Para os que cabiam, ela redigiu o pedido de visita. Alguns eram baratos, mas não tinham microfone ou projetor. Outros eram ótimos, mas já estavam reservados ou só disponíveis na data errada.
Planilha de locais: 18 locais contatados em duas semanas, cada resposta convertida em valor total frente ao orçamento de $5,000 para local e comida (locais não selecionados anonimizados)
Feito com Okou. Planeje seu próprio evento com Okou.
O BLANKSPACES em Santa Monica só tinha duas datas livres, então reservamos com garantia de reembolso total e visitei os três finalistas na mesma semana. O BLANKSPACES venceu: AV incluso, tamanho ideal para nossa sala e bairro certo para o público desejado.
Palestrantes
Não comecei por nomes. Comecei pelo tema: agentes de IA, ou colegas de IA, mas sem foco técnico. Queríamos algo acessível para pessoas e equipes não técnicas, pois são elas que mais se beneficiam dessa conversa. Escrevi as perguntas que queria que o painel respondesse e pedi para a Okou avaliar candidatos com base nessas questões.
A Okou redigiu os e-mails dos palestrantes (incluindo consentimento de gravação e kit social para divulgação), agendou os convites para calls de preparação e manteve um tracker para cada palestrante: bio, foto, consentimento, call de preparação, status. Na primeira semana de setembro, já tínhamos o painel: quatro profissionais mais Ming, nosso cofundador, comigo na moderação. Nessa viagem a LA, conheci presencialmente todos os palestrantes possíveis. Relacionei cada palestrante a um tema, não a um cargo.
Também convidei mais palestrantes do que precisava. Meu receio era que algum confirmado não pudesse comparecer, então além da formação final, perguntei a outros candidatos se topariam ficar de reserva caso alguém desistisse. Assim, tive backups — que não precisei usar.
Planilha de palestrantes: do primeiro contato ao roteiro do evento
Depois foi preparação: um guia para palestrantes com as perguntas, call de preparação três dias antes, roteiro ajustado até a véspera e um encontro informal dos palestrantes na noite anterior para todos se conhecerem antes do palco.
Do guia de palestrantes feito pela Okou: dia do evento e roteiro
Comida
O catering foi a parte mais trabalhosa. A Okou acompanhou cerca de 20 fornecedores em uma planilha e transformou cada resposta em um valor total (comida, entrega, impostos, descartáveis, taxas), para eu comparar de forma justa. Ela filtrou formatos que não serviam, como só box lunch ou serviço completo no local, e manteve uma shortlist atualizada. Só o mínimo de alguns fornecedores já ultrapassava nosso orçamento.
Briefing de catering usado pela Okou: formato, teto de orçamento e regras para ler orçamentos
Planilha de catering da Okou: 21 fornecedores, um valor total para 50 e 60 convidados (nomes anonimizados)
Feito com Okou. Planeje seu próprio evento com Okou.
A dúvida maior era quanto pedir. Os RSVPs ainda mudavam, então não defini um número cedo. Simulei cenários de público, mantive uma shortlist de fornecedores para cada um e defini a data-limite para fechar o pedido. Alguns dias antes do evento, olhei o número real de inscritos e fiz o pedido final.
Escolhemos um fornecedor local para entrega simples antes da abertura das portas, por pouco mais de $900. Ficou abaixo do orçamento, o que liberou verba para os detalhes do próximo passo.
6. Capriche nos detalhes
O básico faz o evento funcionar. Estes dois detalhes deram um toque pessoal ao nosso.
Conheça as pessoas antes de chegarem. Quando alguém se inscrevia, a Okou enviava uma mensagem curta no LinkedIn perguntando duas coisas: o que queria tirar da noite e o que gostaria de perguntar ao painel. Coletei as respostas e repassei aos palestrantes, então as perguntas no palco vieram do público real, como "Por onde começo?" e "Como medir o valor de negócio de um agente de IA?" Isso também fez com que eu já tivesse conhecido muita gente antes do evento, e acho que foi um dos motivos para comparecerem. Valeu a pena: depois do painel, um convidado veio só para agradecer por ter levado exatamente a pergunta dele ao palco.
Perguntas dos inscritos incorporadas ao guia dos palestrantes por tema (trecho)
Feito com Okou. Planeje seu próprio evento com Okou.
Como funcionou: a Okou só enviava mensagens que eu aprovava, limitava cada lote e pulava quem já tinha sido contatado. Abordagem pessoal em escala é fácil de errar, então mantive o controle.
Pergunta do público durante o Q&A
Dê um brinde útil de verdade. Quando a Okou mapeou os grandes custos, local e comida, vi que sobrava orçamento para materiais. Queria algo que impressionasse e fosse útil, então fizemos 80 cadernos personalizados. A Okou também gerou o QR code UTM que imprimimos dentro, assim o caderno leva ao nosso site e podemos ver quem veio dele.
O caderno que cada participante recebeu: frente e verso com QR code UTM
Se tivesse mais orçamento, imprimiria uma frase nas primeiras páginas: "Hoje quero delegar ___ para minha colega de IA." Resume o que fazemos e incentiva a pessoa a experimentar.
Parte 2: Traga pessoas para a sala com um funil de evento
Tudo acima é a fundação. Um ótimo evento tech ainda precisa de público, e isso é um funil. Cada etapa tem um número-chave e uma alavanca.
O funil do evento: 4 etapas sobre uma fundação
Se uma etapa falha, as seguintes não compensam. Uma página que não converte desperdiça todo o alcance. Uma sala cheia sem follow-up desperdiça a noite.
7. Alcance: planeje o conteúdo e aproveite audiências de terceiros
Montei um calendário de conteúdo com a Okou: o que postar a cada dia, em qual canal e quem precisava participar. Depois disso, meu trabalho diário era pequeno: criar o conteúdo do dia e agendar ou postar. O lembrete diário me mantinha no ritmo.
Calendário de conteúdo: um post por dia, em qual conta e status
Começamos com o post de lançamento em 24 de setembro, depois demos a cada palestrante um dia de destaque (Rain, Ritu, Jeff, Sharon, depois Ming, de 2 a 10 de outubro), seguidos de posts diários na semana final e um agradecimento após o evento. Dar um dia para cada palestrante também facilitou que eles compartilhassem com suas redes.
Mas não tínhamos comunidade própria em LA, então nosso maior alcance veio de terceiros. Parceiros de comunidade co-promoveram o evento, incluindo a rede de ex-alunos CMU III, Santa Monica New Tech, Smart Tech, PM Social Club e a Câmara de Comércio de Venice. E nossos palestrantes divulgaram para suas audiências. Para facilitar, cada um recebeu um post e arte prontos, tornando o compartilhamento quase sem esforço.
Parceiros comunitários na página do evento
Se o alcance ficar abaixo do esperado, abra mais canais: mais parceiros, mais co-promoção, mais compartilhamento dos palestrantes. Alguns canais não valem a pena. Uma comunidade cobrou $1,000 por um único disparo de e-mail, e recusamos. Canais gratuitos e quentes, como parceiros e palestrantes, foram nosso foco.
8. RSVPs: crie uma página que converte e acompanhe diariamente
Sua página do evento é onde o interesse vira RSVP. Antes de escrever a nossa, pedi para a Okou estudar eventos similares, inclusive meus próprios anteriores: como escreviam títulos, descreviam a noite, como eram as capas. Depois ela redigiu nossa página e criou a capa, e fomos ajustando até ficar boa até como miniatura no celular. Fizemos a capa em HTML para que data, logos e nomes ficassem exatos, coisa que geradores de imagem geralmente erram.
Mudamos o título no caminho. "Can AI Teammates Unlock Your Next Stage of Growth?" virou "More Done, Same Team: AI Agents Panel + Happy Hour": mais curto, claro sobre o formato, fácil de compartilhar. A página principal ficou no Partiful, além de Luma, Eventbrite, calendário oficial da LA Tech Week e alguns calendários comunitários.
Página do Partiful acima da dobra: novo título, capa, data e informações básicas
Depois, trabalhe de trás para frente a partir da sala. Queríamos de 50 a 60 pessoas presentes. Uma regra de outro host é buscar 3x o número de RSVPs para evento gratuito, então miramos cerca de 180, três vezes o topo da faixa. A Okou dividiu isso em ritmo diário, cerca de 6 por dia no Partiful e 10 no Luma, e acompanhou o número real no check-in matinal. "Estamos indo bem?" virou um número acionável.
Check-ins diários do plano operacional: contagem do Partiful, 9 de set a 14 de out, 2026
As inscrições foram lentas em setembro, depois aceleraram em outubro com os destaques dos palestrantes e posts dos parceiros. Ao final do evento, tínhamos 287 convidados aprovados nas três plataformas, mais 100+ na lista de espera.
Se as inscrições ficarem abaixo do esperado, melhore a página. Continue aprendendo com outros eventos e peça feedback direto. Quando pedi opinião a outra host, ela disse que nosso novo título era confuso sem contexto. Esse olhar externo honesto é difícil de conseguir de outra forma.
9. Presença: lembre as pessoas (o básico que funciona)
Você provavelmente já sabe, mas funciona mesmo. A maioria dos no-shows não é desistência. As pessoas só esquecem. Então, lembre-as em um cronograma:
- Uma semana antes
- Alguns dias antes
- 24 horas antes
- 2 horas antes da abertura
É simples e aumenta a presença dos inscritos. Na noite, cerca de 60 pessoas compareceram: casa cheia, topo da meta. Duas nem estavam na lista: viram nossa faixa no portão e pediram para entrar — deixamos. Uma placa na porta é mais uma forma de ser encontrado.
Sala cheia durante o Q&A
Onde chegamos
- Cerca de 60 pessoas na sala, casa cheia (meta era 50 a 60)
- 400+ inscrições, com 287 aprovados no Partiful, Luma e Eventbrite e 100+ na lista de espera
- Quase 25,000 impressões estimadas entre nossos posts e dos parceiros
- 72 novos seguidores na página da Okou no mês do evento
Mas o momento que ficou não é um número. Um convidado disse que nosso painel foi o que mais marcou entre todos os eventos da Tech Week que ele foi.
O painel após o evento
O que vem agora
O evento acabou, mas o trabalho não. O follow-up pós-evento continua, e este blog faz parte disso. Vou escrever um post separado sobre isso: para quem fizemos follow-up, o que converteu e o que faria diferente.
Se quiser organizar seu próximo evento assim, comece com a Okou e traga seu briefing. O plano, os trackers e os lembretes diários deste post foram todos feitos na Okou.
Leitura relacionada: O que a IA deve lembrar? Um jantar na SF Tech Week e a atualização de produto da semana de 12 de outubro com fotos do painel.
