저는 LA에서 이벤트를 개최해 본 적이 없었습니다. 현지 네트워크도, 장소 연락처도, 우리만의 커뮤니티도 없었죠. 그런데 400명 이상이 LA Tech Week 패널 More Done, Same Team에 등록했고, 10월 15일에는 빌더, 창업자, 운영자들로 가득 찬 방에서 실제로 팀들이 AI 에이전트를 어떻게 활용하는지 산타모니카에서 함께 이야기했습니다.
만약 여러분이 현지 인맥 없이 처음부터 시작하는 곳에서 테크 이벤트를 준비한다면, 이 플레이북이 도움이 될 것입니다. 저는 Okou에서 마케팅을 담당하고 있으며, 이번 이벤트의 대부분을 우리 AI 동료 Okou와 함께 준비했습니다. 그래서 이 글은 그 과정에 대한 솔직한 기록이기도 합니다.
이 글은 두 부분으로 나뉩니다: 이벤트를 만드는 과정(기초 다지기), 그리고 사람들을 방에 모으는 과정(퍼널 만들기)입니다.
Part 1: 테크 이벤트의 기초 다지기
1. 성공의 기준을 먼저 정하세요
이게 가장 중요합니다. 무엇이든 예약하기 전에, 여러분에게 성공적인 이벤트가 어떤 모습인지 정의하세요. 그 답이 나머지 모든 설계에 영향을 줍니다.
주요 목표가 훌륭한 게스트 경험인가요? 아니면 자격을 갖춘 리드 수치처럼 순수하게 숫자인가요? 이 둘은 완전히 다른 이벤트입니다.
저희의 경우, 목표는 리드 생성이 아니었습니다. 자격 리드는 보너스였고, 진짜 우선순위는 브랜드 인지도였습니다. 사람들에게 좋은 경험을 제공하고, Okou가 무엇을 추구하는지 보여주는 것이었죠.
2. 목표에 맞춰 형식을 설계하세요
목표가 정해지면, 이벤트의 모든 부분이 그 목표를 뒷받침해야 합니다. 저희는 경험과 브랜드가 목표였기 때문에, 각각의 역할이 분명한 세 부분으로 구성했습니다:
- 패널: 실제 인사이트와 지식 전달. 이것이 바로 우리의 브랜드 가치입니다. 사람들이 힘을 얻고 정보를 얻었다고 느끼게 합니다.
- 음식과 해피아워: 자연스럽게 네트워킹할 수 있는 시간. 밤이 업무처럼 느껴지지 않고 즐겁게 만들기 위해서입니다.
- 선택형 Okou 테이블: 방 뒤쪽에 마련해, 궁금한 분들이 부담 없이 Okou에 대해 더 알아보거나 인사할 수 있도록 했습니다.
패널 시작 전 게스트들이 교류하는 모습, 무대는 방 뒤에 설치
대략적인 예상 인원은 생각해두되, 아직 확정하지 마세요. 사람이 너무 많으면 오히려 경험이 나빠집니다: 대화가 어려워지고, 줄이 길어지며, 방이 부담스럽게 느껴질 수 있습니다. 실제 인원은 예산이 허용하는 범위에 따라 달라지며, 다음 단계에서 결정합니다.
3. 비용 구조를 파악하고, 우선순위를 정하세요
형식이 정해졌다면, 이제 비용 구조를 파악하세요: 장소, 연사, 음식, 그리고 기타 준비물입니다. 이 중 모두가 똑같이 중요한 것은 아닙니다.
| 항목 | 유동성 여부 | 이유 |
|---|---|---|
| 장소 | 불가 | 수용 인원, 위치, 유입되는 인원 유형을 결정합니다. 좋은 장소는 특히 Tech Week 같은 바쁜 시기엔 빨리 예약됩니다. |
| 연사 | 불가 | 패널이 메인 이벤트라면, 연사가 곧 이벤트입니다. |
| 음식 | 가능 | 케이터링은 상황에 맞게 조정할 수 있습니다. 예산 조정의 완충 역할입니다. |
| 준비물 및 굿즈 | 마지막 | 나머지 예산으로 계획합니다. |
유동성이 없는 항목부터 시작해, 먼저 그 비용 범위를 조사하세요. 저희의 경우 장소가 그랬습니다. 그런 다음 계산하세요: 이 정도 인원을 원한다면, 장소 비용은 얼마이고, 나머지에 쓸 수 있는 예산은 얼마인가?
저는 약 50~60명을 목표로 시작했고, 예산 내에서 현실적인지 조사했습니다. 이 과정은 반복적입니다. 장소 견적이 가능성을 바꾸고, 가능성이 계획을 바꿉니다. 몇 번은 조정이 필요할 수 있습니다.
순서도 중요합니다. 어떤 결정은 다른 결정에 따라 달라지기 때문입니다:
- 장소가 연사에 영향을 줍니다. 이벤트 위치에 따라 초대할 수 있는 사람과 참석 의사가 달라집니다.
- 주제가 연사에 영향을 줍니다. 원하는 대화 주제가 적합한 연사를 결정합니다.
따라서 장소와 주제를 먼저 확정하고, 그 다음 연사를 찾고, 마지막으로 음식 계획을 세우세요.
준비물은 마지막입니다. 장소와 음식 비용이 확정되어야 남은 예산으로 준비물과 굿즈를 계획할 수 있습니다.
4. 일정표를 만들고, Okou가 일정 관리를 하게 하세요
결정 순서가 정해졌다면, 이제 일정표가 필요합니다. 솔직히 저는 계획 세우는 걸 싫어합니다. 그래서 Okou에게 맡겼죠. 날짜, 예산, 대상, 원하는 이벤트 유형을 알려줬습니다. 8월 6일, Okou가 Tech Week 날짜를 확인하고, 모든 일정이 달린 마감일(호스트 신청 마감: 8월 21)을 찾아 역산해, 하루 단위로 체크박스가 있는 계획표를 만들어줬습니다. 중요한 마감일만 정리하면 다음과 같습니다. 가장 중요한 두 가지는 장소와 연사 확정(9월 8까지)이고, 나머지는 그에 맞춰 조정할 수 있었습니다:
| 마감일 | 그때까지 해야 할 일 |
|---|---|
| 8월 6 | 계획 수립: Tech Week 날짜, 외부 마감일(호스트 신청 마감 8월 21), 10월 15까지 역산한 일정표 |
| 8월 21 | 공식 LA Tech Week 캘린더에 호스트 신청서 제출 |
| 8월 30 | 장소 후보군 선정: 연락 완료, 모든 견적을 총액으로 정리 |
| 9월 8 | 장소 확정 및 연사 라인업 확정(가능하면 대면), 첫 공지 게시 |
| 9월 13 | 디자인, 굿즈, 케이터링 후보, 홍보 채널 후보 결정 |
| 9월 20 | 굿즈 주문 및 케이터러 선정 |
| 9월 21~24 | 준비물 확정, 공식 Tech Week 및 Luma 등록 |
| 9월 24 | 런칭 게시물; 이후 콘텐츠 캘린더 운영 |
| 10월 2~10 | 연사별 스포트라이트 게시물 |
| 10월 8 | 1주일 전 리마인더 발송 |
| 10월 10 | 케이터러 결제; 전시 준비물 인쇄 및 배치 |
| 10월 12 | 연사 준비 콜 |
| 10월 14 | 연사 미팅 및 24시간 전 리마인더 |
| 10월 15 | 이벤트 당일: 2시간 전 리마인더, 입장 5 |
두 가지 중요한 마감일을 모두 지켰습니다. 장소는 8월 31에 예약, 9월 9에 계약했고, 패널은 9월 첫 주에 확정, 첫 공지는 9월 8에 게시했습니다.
Okou가 관리한 운영 계획: 하루에 한 블록, 모든 과제에 체크박스(9월 9~14)
Okou로 제작. Okou로 직접 이벤트 계획하기.
실제로 저를 살린 건 매일 아침 리마인더였습니다. Okou가 매일 아침 그날 해야 할 상위 세 가지, RSVP 진행 상황, 7일 내 마감 과제, 예산 현황을 알려줬습니다. 전체 계획을 머릿속에 담을 필요 없이, 체크인만 열고 다음 할 일을 진행하면 됐죠.
제가 지킨 한 가지 원칙: Okou는 조사, 초안 작성, 리마인더는 맡았지만, 예산을 쓰거나 외부로 나가는 일은 반드시 제가 최종 확인했습니다.
5. 실행: 장소, 연사, 음식
계획이 세워지면, 각 항목은 같은 루프를 따릅니다: 조사, 연락, 비교, 후보 선정, 대면 결정. Okou가 실무를 맡고, 저는 최종 결정을 했습니다. 장소와 연사는 유동성이 없으므로, 이 두 가지는 직접 LA에 가서 세 곳의 최종 후보 장소를 둘러보고, 가능한 모든 연사를 직접 만나 현장에서 확정했습니다.
장소
장소가 가장 시급했기 때문에 먼저 진행했습니다. 8월 말, 산타모니카, 베니스, 컬버시티 인근의 약 20개 장소에 연락했습니다. Okou가 각 견적을 받아 실제 총액(장소, 음식, 세금, 필수 수수료)을 계산해, 약 $6,000 예산(그 중 $5,000은 장소와 음식)에 맞는지 미리 확인했습니다. 조건에 맞는 곳은 방문 요청 초안도 작성해줬죠. 어떤 곳은 저렴하지만 마이크나 프로젝터가 없었고, 어떤 곳은 훌륭하지만 이미 예약이 꽉 찼거나 날짜가 맞지 않았습니다.
장소 트래커: 18개 장소 연락, 모든 회신을 $5,000 예산 대비 총액으로 정리(비선택 장소는 익명 처리)
Okou로 제작. Okou로 직접 이벤트 계획하기.
산타모니카의 BLANKSPACES는 단 두 날짜만 남아 있었기에, 전액 환불 가능한 예약으로 일단 확보한 뒤, 같은 주에 세 최종 후보를 직접 방문했습니다. BLANKSPACES가 선정된 이유는 AV 포함, 방 크기 적합, 원하는 인원에 맞는 동네였기 때문입니다.
연사
저는 이름부터 시작하지 않았습니다. 주제부터 시작했습니다: AI 에이전트, 즉 AI 동료, 하지만 기술적이지 않은 접근. 비기술자와 팀에게 실질적으로 도움이 되는 대화를 원했기 때문입니다. 패널에서 다루고 싶은 질문을 적고, Okou가 후보 연사를 그 질문에 맞춰 평가하도록 했습니다.
Okou는 연사 이메일(녹음 동의 및 공유용 소셜 키트 포함) 초안 작성, 준비 콜 초대장 발송, 각 연사별 트래커(약력, 사진, 동의, 준비 콜, 상태) 관리까지 맡았습니다. 9월 첫 주 안에 패널이 확정됐고, 저희 공동창업자 Ming을 포함해 네 명의 실무자, 그리고 제가 사회를 맡았습니다. LA 방문 때는 가능한 모든 연사를 직접 만났고, 각 연사를 직함이 아닌 주제에 맞춰 배정했습니다.
필요 인원보다 더 많은 연사에게 연락했습니다. 확정 연사가 불참할 경우를 대비해, 최종 라인업 외에도 대기 가능 여부를 문의해 백업을 확보했습니다. 실제로 백업을 쓸 일은 없었습니다.
연사 트래커: 첫 연락부터 진행표까지
이후에는 준비 단계였습니다: 질문이 담긴 연사 가이드, 3일 전 준비 콜, 전날까지 계속 수정한 진행표, 그리고 무대에 오르기 전 모두가 만나는 캐주얼한 연사 미팅까지 진행했습니다.
Okou가 작성한 연사 가이드 중 이벤트 당일 및 진행표
음식
케이터링이 가장 복잡했습니다. Okou가 약 20개 케이터러를 한 시트에서 관리하고, 모든 회신을 총액(음식, 배송, 세금, 일회용품, 서비스 수수료)으로 정리해 비교할 수 있게 했습니다. 도시락 전용, 현장 직원 필수 등 맞지 않는 포맷은 자동으로 제외하고, 실시간 후보군을 유지했습니다. 어떤 업체는 최소 주문 금액만으로도 예산을 초과했습니다.
Okou가 활용한 케이터링 브리프: 포맷, 예산 한도, 견적 평가 기준
Okou가 관리한 케이터링 트래커: 21개 케이터러, 50 및 60명 기준 총액(업체명 익명 처리)
Okou로 제작. Okou로 직접 이벤트 계획하기.
얼마나 주문할지가 더 어려운 문제였습니다. RSVP가 계속 변동되었기 때문에, 일찍 한 숫자를 고르지 않았습니다. 여러 인원 시나리오별로 가격을 비교하고, 각 인원에 맞는 케이터러 후보를 유지하며, 주문 가능한 마지막 날짜를 정해두었습니다. 이벤트 며칠 전 실제 RSVP 수를 보고 최종 주문을 했습니다.
현지 케이터러를 선택해, 입장 전 간단히 납품받는 방식으로 $900 조금 넘게 주문했습니다. 예산 내에서 마감되어, 다음 단계의 재미있는 요소에 예산을 쓸 수 있었습니다.
6. 작은 디테일을 더하세요
기본이 이벤트를 성사시킵니다. 이 두 가지가 저희 이벤트를 더 특별하게 만들었습니다.
입장 전부터 사람을 만나는 것. 등록 시 Okou가 짧은 LinkedIn 연결 메시지를 보내, 두 가지를 물었습니다: 그날 기대하는 점, 패널에 묻고 싶은 질문. 답변을 모아 연사에게 전달해, 무대 위 질문이 실제 참석자들의 궁금증(예: "어디서 시작해야 하나요?", "AI 에이전트의 비즈니스 가치는 어떻게 측정하나요?")에서 나왔습니다. 덕분에 행사 전 이미 많은 분들과 교류했고, 실제로 참석률도 높아졌다고 생각합니다. 패널 후 한 게스트가 자신의 질문이 무대에서 다뤄져 고맙다고 인사하러 오기도 했습니다.
등록자 질문을 각 주제별로 연사 가이드에 반영(발췌)
Okou로 제작. Okou로 직접 이벤트 계획하기.
운영 방식에 대해 한 가지: Okou는 제가 승인한 메시지만, 한 번에 일정 수만, 이미 연락한 사람은 제외해 보냈습니다. 대규모 개인화 메시지는 실수하기 쉬워서, 직접 관리했습니다.
Q&A 중 객석에서 나온 질문
실제로 쓸 수 있는 선물 제공. Okou가 장소와 음식 등 큰 비용을 정리해주니, 준비물 예산이 남는 게 보였습니다. 인상적이면서도 실용적인 것을 원해, 80권의 맞춤 노트북을 제작했습니다. Okou가 생성한 UTM QR코드를 내지에 인쇄해, 노트북에서 저희 사이트로 유입을 추적할 수 있게 했습니다.
모든 참석자에게 제공된 노트북: 앞면, 뒷면(UTM QR코드 포함)
예산이 더 있었다면, 첫 페이지에 한 줄을 인쇄했을 겁니다: "오늘 내 AI 동료에게 ___을(를) 맡기고 싶다." 저희가 하는 일을 설명하면서, 실제로 시도해보게 만드는 작은 동기부여가 되니까요.
Part 2: 이벤트 퍼널로 사람을 방에 모으기
지금까지가 기초입니다. 훌륭한 테크 이벤트라도, 실제로 사람이 와야 성공입니다. 그게 바로 퍼널입니다. 각 단계마다 집중할 숫자와 조정할 레버가 있습니다.
이벤트 퍼널: 4단계가 한 기초 위에 있습니다
한 단계가 무너지면, 이후 단계가 만회할 수 없습니다. 전환이 안 되는 등록 페이지는 도달을 아무리 늘려도 소용없고, 사후 팔로업이 없는 만원 이벤트는 그 밤 자체가 낭비됩니다.
7. 도달: 콘텐츠 계획, 타인의 네트워크 빌리기
Okou와 함께 콘텐츠 캘린더를 만들었습니다: 매일 무엇을, 어떤 채널에, 누가 참여해야 하는지. 이후 제 일상은 간단했습니다: 그날의 콘텐츠를 만들고, 예약 또는 게시. 매일 리마인더가 일정 관리를 도왔습니다.
콘텐츠 캘린더: 하루 한 게시물, 계정, 상태
저희는 9월 24 런칭 게시물로 시작해, 각 연사별 스포트라이트(레인, 리투, 제프, 샤론, 밍, 10월 2~10), 마지막 주에는 매일 게시, 행사 후에는 감사 인사로 마무리했습니다. 연사별로 하루씩 배정해, 각 연사가 자신의 네트워크에 자연스럽게 공유할 수 있도록 했습니다.
하지만 LA에 저희만의 커뮤니티가 없었기 때문에, 가장 큰 도달은 타인의 네트워크에서 나왔습니다. 커뮤니티 파트너들이 공동 홍보에 참여했고, CMU III 동문 네트워크, Santa Monica New Tech, Smart Tech, PM Social Club, Venice Chamber of Commerce 등이 포함됐습니다. 연사들도 자신의 네트워크에 공유했습니다. 이를 쉽게 하기 위해, 각 연사에게 맞춤 그래픽과 게시물 초안을 제공해 거의 노력 없이 공유할 수 있게 했습니다.
이벤트 페이지의 커뮤니티 파트너
도달이 부족하면, 채널을 더 열면 됩니다: 더 많은 커뮤니티 파트너, 공동 홍보, 연사 공유 등. 하지만 가치가 없는 채널도 있습니다. 한 커뮤니티는 단일 이메일 발송에 $1,000을 요구해, 저희는 거절했습니다. 파트너와 연사처럼 무료이면서 따뜻한 채널에 집중했습니다.
8. RSVP: 전환되는 등록 페이지 만들기, 매일 추적하기
이벤트 등록 페이지는 관심을 RSVP로 전환하는 곳입니다. 작성 전 Okou가 유사 이벤트(과거 제 이벤트 포함)를 분석해, 제목, 설명, 커버 디자인을 참고했습니다. 그 후 Okou가 초안을 작성하고, 모바일 썸네일에서도 잘 보이도록 여러 번 수정했습니다. 커버는 HTML로 제작해 날짜, 로고, 이름이 정확히 보이게 했습니다(이미지 생성기는 종종 틀립니다).
제목도 바꿨습니다. "Can AI Teammates Unlock Your Next Stage of Growth?"에서 "More Done, Same Team: AI Agents Panel + Happy Hour"로, 더 짧고 형식이 명확하며 공유하기 쉬워졌습니다. 등록 페이지는 Partiful을 메인으로, Luma, Eventbrite, 공식 LA Tech Week 캘린더, 일부 커뮤니티 캘린더에도 올렸습니다.
Partiful 등록 페이지 상단: 새 제목, 커버, 날짜, 기본 정보
그 다음은 방에서 역산합니다. 저희 목표는 50~60명이었습니다. 다른 호스트의 경험칙에 따르면 무료 이벤트는 목표 인원의 3배 RSVP가 필요하다고 해, 약 180명을 목표로 했습니다. Okou가 이를 일일 목표로 쪼개, Partiful은 하루 6명, Luma는 10명씩, 실제 수치를 매일 아침 체크인에서 추적했습니다. "잘 되고 있나?"가 행동 가능한 숫자가 됐습니다.
운영 계획 일일 체크인: Partiful 리스트 인원, 9월 9~10월 14, 2026
9월 내내 등록은 느렸지만, 10월에 연사 스포트라이트와 파트너 게시물이 나가면서 급증했습니다. 행사 당일 기준, 세 플랫폼 합산 287명 승인, 대기자 100명 이상까지 확보했습니다.
등록이 부족하면, 등록 페이지를 개선하세요. 다른 이벤트에서 계속 배우고, 직접 피드백을 구하세요. 다른 호스트에게 피드백을 요청했더니, 새 제목이 맥락 없이 불분명하다는 조언을 받았습니다. 이런 솔직한 외부 시선은 다른 방법으로 얻기 어렵습니다.
9. 참석: 리마인더 보내기(단순하지만 효과적)
이미 아시겠지만, 정말 효과적입니다. 대부분의 노쇼는 마음이 바뀌어서가 아니라, 단순히 잊어서입니다. 그래서 일정에 맞춰 리마인더를 보내세요:
- 1주일 전
- 며칠 전
- 24시간 전
- 입장 2시간 전
노력 대비 효과가 확실해, RSVP의 실제 참석률을 높여줍니다. 행사 당일 약 60명이 참석해 만석이었고, 목표 상한선에 도달했습니다. 그 중 두 명은 리스트에 없었지만, 장소 앞 배너를 보고 즉석에서 입장 문의해 받아들였습니다. 입구 표지판도 또 하나의 유입 경로입니다.
Q&A 중 만석인 방
최종 결과
- 약 60명 참석, 만석(목표는 50~60)
- 400명 이상 등록, Partiful/Luma/Eventbrite 승인 287명, 대기자 100명 이상
- 게시물 및 파트너 합산 약 25,000회 노출 추정
- 행사 전후 한 달간 Okou 회사 페이지 신규 팔로워 72명
하지만 가장 기억에 남는 건 숫자가 아닙니다. 한 게스트는 Tech Week 전체 중 저희 패널이 가장 인상 깊었다고 말해줬습니다.
쇼 종료 후 패널
다음 단계
이벤트는 끝났지만, 일은 계속됩니다. 사후 팔로업도 진행 중이고, 이 블로그도 그 일부입니다. 사후 연락, 전환 결과, 다음에 다르게 할 점 등은 별도 포스팅으로 다룰 예정입니다.
이 방식으로 다음 이벤트를 운영하고 싶다면, Okou로 시작하세요. 이 글의 계획표, 트래커, 일일 리마인더 모두 Okou에서 만들었습니다.
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