Jag hade aldrig arrangerat ett event i LA tidigare. Inget lokalt nätverk, inga kontakter till lokaler, ingen egen community i staden. Sedan registrerade sig 400+ personer till vårt LA Tech Week-panel, More Done, Same Team, och den 15 oktober fylldes ett rum i Santa Monica av byggare, grundare och operativa ledare som ville prata om hur team faktiskt använder AI-agenter i praktiken.
Om du planerar ett tech-event någonstans där du börjar från noll, utan lokala kontakter, är denna playbook för dig. Jag ansvarar för marknadsföringen på Okou, och använde Okou, vår AI-kollega, för det mesta av arbetet bakom detta event. Så här får du också en ärlig inblick i hur det såg ut.
Den är uppdelad i två delar: att bygga eventet (grunden), och att få folk in i rummet (funneln).
Del 1: Bygg grunden för ditt tech-event
1. Bestäm vad framgång betyder för dig
Detta är det viktigaste. Innan du bokar något, definiera vad ett lyckat event innebär för dig, för det svaret avgör hur du utformar allt annat.
Är ditt huvudmål en fantastisk upplevelse för gästerna? Eller är det bara en siffra, som ett visst antal kvalificerade leads? Det är två helt olika event.
För oss var målet aldrig leadgenerering. Kvalificerade leads var en bonus. Vårt verkliga fokus var varumärkeskännedom: ge folk en bra upplevelse och visa vad Okou står för.
2. Utforma formatet utifrån det
När du vet ditt mål, ska varje del av eventet stödja det. Eftersom vårt mål var upplevelse och varumärke, designade jag tre delar, var och en med ett syfte:
- Panelen: riktiga insikter och kunskap. Detta är vårt varumärkesvärde i praktiken: att få folk att känna sig stärkta och informerade.
- Mat och mingel: tid för folk att nätverka naturligt över mat och dryck, så att kvällen känns rolig och inte som jobb.
- Ett valfritt Okou-bord: längst bak i rummet, så att den som är nyfiken kan lära sig mer om Okou eller bara säga hej, utan att känna sig pressad eller påprackad något.
Gäster minglar före panelen, med scenen uppställd längst bak
Ha en ungefärlig siffra på antalet gäster i åtanke, men lås inte fast den än. För många personer försämrar faktiskt upplevelsen: samtal blir svårare, köerna längre och rummet känns överväldigande. Det verkliga antalet beror på vad din budget räcker till, vilket är nästa steg.
3. Kartlägg dina kostnader och bestäm vad som kommer först
När formatet är klart, ta reda på din kostnadsstruktur: lokal, talare, mat och material. Alla är inte lika viktiga.
| Post | Kan det justeras? | Varför |
|---|---|---|
| Lokal | Nej | Den avgör kapacitet, område och vilken publik du lockar. Bra lokaler bokas snabbt, särskilt under intensiva veckor som Tech Week. |
| Talare | Nej | Om panelen är huvudnumret, är talarna själva eventet. |
| Mat | Ja | Du kan anpassa catering efter vad som finns. Detta är din budgetbuffert. |
| Material och giveaways | Sist | Planeras med det som är kvar av budgeten efter allt annat. |
Börja med det som inte kan justeras och undersök deras kostnadsspann först. För oss var det lokalen. Räkna sedan: om jag vill ha så här många personer i rummet, vad kostar lokalen och hur mycket finns kvar till allt annat?
Jag började med ett mål på cirka 50 till 60 personer, och undersökte om det var realistiskt med vår budget. Det är en process fram och tillbaka. Lokalofferten ändrade vad som var möjligt, och vad som var möjligt ändrade planen. Räkna med att justera båda några gånger innan det sätter sig.
Ordningen är också viktig, eftersom vissa beslut beror på andra:
- Lokalen påverkar talarna. Var eventet hålls avgör vilka du kan bjuda in och vilka som vill komma.
- Ämnet påverkar talarna. Det samtal du vill ha avgör vem som passar.
Så lås lokalen och ämnet först, hitta sedan talare och fyll på med mat kring dem.
Material kommer sist. Först när jag visste vad lokal och mat skulle kosta kunde jag se vad som fanns kvar till material och giveaways, och planera utifrån det.
4. Bygg tidslinjen och låt Okou hålla dig på spåret
När beslutsordningen är satt behöver du en tidslinje. Här är min bekännelse: jag avskyr att planera. Så jag lät Okou göra det. Jag berättade vad jag visste: datum, budget, målgrupp och vilken typ av event jag ville ha. Redan den 6 augusti kollade Okou upp Tech Week-datumen, hittade den enda deadline allt hängde på (värdansökningar stängde 21 augusti), arbetade baklänges och gjorde en dag-för-dag-plan med checkbox för varje uppgift. Här är planen nedkokad till de deadlines som spelade roll. De två hårda var lokalen och talarna, båda till 8 september, eftersom allt annat kunde justeras kring dem:
| Deadline | Vad skulle vara klart då |
|---|---|
| 6 augusti | Plan klar: Tech Week-datum, den enda hårda externa deadlinen (värdansökningar stänger 21 augusti), och en dag-för-dag-tidslinje bakåt från 15 oktober |
| 21 augusti | Skicka in värdansökan till officiella LA Tech Week-kalendern |
| 30 augusti | Kortlista lokaler: kontaktat, varje offert omräknad till ett totalpris |
| 8 september | Bekräfta lokal och lås talaruppställningen, gärna på plats, och publicera första annonsen |
| 13 september | Bestäm design, giveaways, catering-kortlista och kanal-kortlista |
| 20 september | Lägg beställning på giveaways och välj catering |
| 21 till 24 september | Frys material och skicka in officiella Tech Week- och Luma-listningar |
| 24 september | Lanseringspost; innehållskalendern tar över |
| 2 till 10 oktober | En speaker spotlight per talare |
| 8 oktober | Påminnelse en vecka innan |
| 10 oktober | Betala catering; skriv ut och förbered material |
| 12 oktober | Förberedelsesamtal med talare |
| 14 oktober | Talarmöte och 24-timmars påminnelse |
| 15 oktober | Eventdag: 2-timmars påminnelse, dörrar öppnar 5 |
Vi klarade båda hårda deadlines. Lokalen hölls den 31 augusti och signerades 9 september, panelen bekräftades första veckan i september och första annonsen publicerades 8 september.
Driftsplanen Okou höll: ett block per dag, en checkbox för varje uppgift (9–14 september visat)
Byggt med Okou. Planera ditt eget event med Okou.
Det som faktiskt räddade mig var den dagliga påminnelsen. Varje morgon skickade Okou en påminnelse med de tre viktigaste sakerna att göra den dagen, hur RSVPs låg till mot tempot jag behövde, vad som förföll inom sju dagar och hur budgeten såg ut. Jag behövde aldrig hålla hela planen i huvudet. Jag öppnade bara check-in och gjorde nästa sak.
En regel jag höll fast vid: Okou kunde göra research, utkast och påminnelser, men allt som kostade pengar eller gick ut till folk utanför teamet gick fortfarande genom mig.
5. Genomför: lokal, talare, mat
När planen var satt följde varje punkt samma loop: research, kontakta, jämför, kortlista och bestäm på plats. Okou gjorde grovjobbet. Jag tog samtalen. Lokalen och talarna var de två saker som inte kunde justeras, så de fick en riktig resa: när kortlistorna var klara bokade jag möten och flög till LA för att besöka de tre finalisterna och träffa alla talare som kunde, och vi låste båda på plats.
Lokal
Lokalen kom först eftersom den var mest tidskritisk. I slutet av augusti kontaktade vi nästan 20 lokaler runt Santa Monica, Venice och Culver City. Okou läste varje offert, räknade ut det verkliga totalpriset (lokal, mat, moms och alla avgifter) och jämförde det mot vår totala budget på cirka $6,000 (varav cirka $5,000 för lokal och mat) innan jag ens tittade. För de som passade gjorde Okou ett utkast till visningsförfrågan. Vissa var billiga men saknade mikrofon eller projektor. Andra var perfekta men fullbokade, eller bara lediga fel datum.
Lokalspåraren: 18 lokaler kontaktade på två veckor, varje svar omräknat till ett totalpris mot $5,000 budget för lokal och mat (icke-valda lokaler anonymiserade)
Byggt med Okou. Planera ditt eget event med Okou.
BLANKSPACES i Santa Monica hade bara två datum kvar, så vi reserverade vårt med en fullt återbetalningsbar bokning, sedan besökte jag alla tre finalister samma vecka. BLANKSPACES vann: AV ingick, rätt storlek för vårt rum och rätt område för publiken vi ville ha.
Talare
Jag började inte med namn. Jag började med ämnet: AI-agenter, eller AI-kollegor, men inte tekniskt. Vi ville hålla det jordnära för icke-tekniska personer och team, eftersom de har mest nytta av samtalet. Jag skrev ner frågorna jag ville att panelen skulle besvara, och lät Okou utvärdera kandidater mot dessa frågor.
Okou skrev utkast till talar-mail (inklusive inspelningssamtycke och socialt kit för delning), skickade inbjudningar till förberedelsesamtal och höll koll på varje talare: bio, porträtt, inspelningssamtycke, förberedelsesamtal, status. Inom första veckan i september hade vi vår panel: fyra praktiker plus Ming, vår medgrundare, med mig som moderator. På LA-resan träffade jag också alla talare som kunde på plats. Jag matchade varje talare till ett ämne, inte till en titel.
Jag kontaktade också fler talare än jag behövde. Min oro var att en bekräftad talare kanske inte kunde komma, så utöver slutuppställningen frågade jag några andra kandidater om de kunde tänka sig att vara stand-by om någon hoppade av. Det gav mig några reserver, som vi aldrig behövde använda.
Talarspåraren: från första samtal till körschema
Sedan var det förberedelser: en talarguide med frågorna, ett förberedelsesamtal tre dagar innan, ett körschema vi justerade ända till dagen innan, och ett avslappnat talarmöte kvällen före så alla träffades innan scenen.
Ur talarguiden Okou skrev: eventdag och körschema
Mat
Catering var den rörigaste delen. Okou höll koll på cirka 20 cateringfirmor i ett ark och gjorde varje svar till ett totalpris (mat, leverans, moms, engångsartiklar, serviceavgifter) så jag kunde jämföra rättvist. Den filtrerade bort format som inte passade, som bara lunchlådor eller full personal på plats, och höll en aktuell kortlista. Vissa leverantörers miniminivåer låg över vår budget.
Cateringbriefen Okou utgick från: format, budgetgräns och regler för att läsa offerter
Cateringspåraren Okou höll: 21 cateringfirmor, ett totalpris vardera för 50 och 60 gäster (leverantörsnamn anonymiserade)
Byggt med Okou. Planera ditt eget event med Okou.
Den svårare frågan var hur mycket som skulle beställas. RSVPs rörde sig fortfarande, så jag valde inte ett antal tidigt. Jag prisade några olika scenarios, höll en kortlista på cateringfirmor som kunde hantera varje, och satte sista möjliga beställningsdatum. Några dagar före eventet kollade jag det faktiska RSVP-antalet och lade slutbeställningen utifrån det.
Vi valde en lokal cateringfirma för enkel drop-off innan dörrarna öppnade, för strax över $900. Det blev under budget, vilket gav utrymme för det roliga i nästa steg.
6. Lägg till de små detaljerna
Grunderna får ett event att fungera. Dessa två saker gjorde vårt personligt.
Möt folk innan de kommer in. När någon registrerade sig skickade Okou ett kort LinkedIn-meddelande och frågade två saker: vad de ville få ut av kvällen och vad de ville fråga panelen. Jag samlade svaren och gav dem till talarna, så frågorna på scen kom från det faktiska rummet, som "Var börjar jag?" och "Hur mäter du affärsvärdet av en AI-agent?" Det gjorde också att jag redan hade träffat många innan eventet, och jag tror det är en stor anledning till att de dök upp. Det var helt värt det: efter panelen kom en gäst fram bara för att tacka mig för att hans exakta fråga togs upp på scen.
Deltagarfrågor inlagda i talarguiden under varje ämne (utdrag)
Byggt med Okou. Planera ditt eget event med Okou.
En snabb notis om hur det fungerade: Okou skickade bara meddelanden jag godkänt, begränsade varje batch och hoppade över de vi redan kontaktat. Personlig outreach i stor skala är lätt att göra fel, så jag höll koll på det.
En fråga från rummet under Q&A
Ge en gåva folk faktiskt använder. När Okou lagt upp de stora kostnaderna, lokal och mat, såg jag att det fanns budget kvar för material. Jag ville ha något som imponerade och faktiskt var användbart, så vi tog fram 80 specialgjorda anteckningsböcker. Okou genererade även UTM QR-koden vi tryckte inuti, så anteckningsboken leder till vår sajt och vi kan se vem som kommer därifrån.
Anteckningsboken varje deltagare fick: framsida och baksida med UTM QR-kod
Om jag haft mer budget hade jag tryckt en rad på de första sidorna: "Idag vill jag lämna över ___ till min AI-kollega." Det säger vad vi gör och ger folk en liten knuff att faktiskt testa.
Del 2: Få folk in i rummet med en event-funnel
Allt ovan är grunden. Ett bra tech-event behöver fortfarande folk i rummet, och det är en funnel. Varje steg har en siffra att bevaka och en spak att dra i.
Event-funneln: 4 steg på en grund
Om ett steg fallerar kan de efterföljande inte kompensera. En listning som inte konverterar slösar all räckvidd. Ett fullt rum du aldrig följer upp med slösar hela kvällen.
7. Räckvidd: planera ditt innehåll och låna andras publik
Jag satte upp en innehållskalender med Okou: vad som skulle postas varje dag, på vilken kanal och vem som skulle vara med. Efter det var mitt dagliga jobb litet: skapa dagens inlägg och schemalägga eller posta det. Den dagliga påminnelsen höll mig på spåret.
Innehållskalendern: ett inlägg per dag, vilket konto och status
Vi började med en lanseringspost 24 september, gav sedan varje talare en egen spotlight-dag (Rain, Ritu, Jeff, Sharon, sedan Ming, 2–10 oktober), följt av dagliga inlägg sista veckan och ett tack efter eventet. Att ge varje talare en egen dag gav dem också ett naturligt tillfälle att dela med sitt nätverk.
Men vi hade ingen egen community i LA, så vår största räckvidd kom från andras. Community-partners sammarknadsförde eventet, inklusive CMU III alumninätverk, Santa Monica New Tech, Smart Tech, PM Social Club och Venice Chamber of Commerce. Och våra talare delade med sina egna nätverk. För att göra det enkelt fick varje talare en färdig grafik och post, så delningen tog dem nästan ingen tid alls.
Community-partners på eventsidan
Om räckvidden släpar, öppna fler kanaler: fler partners, mer sammarknadsföring, fler talardelningar. Vissa kanaler är dock inte värda det. En community ville ha $1,000 för ett enda e-postutskick, och vi tackade nej. Gratis, varma kanaler som partners och talare var där vi lade vår energi.
8. RSVPs: bygg en listning som konverterar och följ upp varje dag
Din eventlistning är sidan som omvandlar intresse till RSVPs. Innan jag skrev vår lät jag Okou studera liknande event, inklusive mina egna tidigare: hur de skrev titlar, beskrev kvällen, hur deras omslag såg ut. Sedan skrev Okou vårt utkast och designade omslaget, och vi itererade tills det såg bra ut även som en liten mobilbild. Vi byggde omslaget i HTML så datum, logotyper och namn blev exakta, vilket bildgeneratorer ofta missar.
Vi ändrade också titeln längs vägen. "Can AI Teammates Unlock Your Next Stage of Growth?" blev "More Done, Same Team: AI Agents Panel + Happy Hour": kortare, tydligare om formatet, lättare att dela. Listningen låg på Partiful som huvudsida, plus Luma, Eventbrite, officiella LA Tech Week-kalendern och några community-kalendrar.
Partiful-listningen ovanför vikningen: ny titel, omslag, datum och grunderna
Arbeta sedan baklänges från rummet. Vi ville ha 50 till 60 personer där. En annan arrangörs tumregel är att få 3x så många RSVPs som du vill ha på ett gratis event, så vi siktade på cirka 180, tre gånger övre delen av intervallet. Okou bröt ner det till ett dagligt tempo, cirka 6 per dag på Partiful och 10 på Luma, och följde det faktiska antalet i min morgoncheck-in. "Ligger vi rätt till?" blev en siffra jag kunde agera på.
Driftsplanens dagliga check-ins: Partiful-listans antal, 9 september till 14 oktober, 2026
Anmälningarna var långsamma större delen av september, men ökade i oktober när speaker spotlights och partnerinlägg publicerades. Vid slutet av eventdagen hade vi 287 godkända gäster över tre plattformar, plus 100+ på väntelistan.
Om anmälningarna släpar, förbättra listningen. Lär dig av andra event och fråga folk direkt vad de tycker. När jag bad en annan arrangör om feedback sa hon att vår nya titel var oklar utan kontext. Den typen av ärlig utomstående blick är svår att få annars.
9. Närvaro: påminn folk (det tråkiga som fungerar)
Du vet säkert redan detta, men det fungerar verkligen. De flesta no-shows är inte ett byte av åsikt. Folk glömmer bara. Så påminn dem enligt schema:
- En vecka innan
- Några dagar innan
- 24 timmar innan
- 2 timmar innan dörrarna öppnar
Det kräver lite arbete och får pålitligt fler av dina RSVPs att faktiskt dyka upp. På kvällen kom cirka 60 personer: fullsatt, precis vid övre delen av vårt mål. Två var inte ens på listan: de såg vår banner utanför lokalen och frågade om de fick komma in, så vi släppte in dem. En skylt utanför är ytterligare ett sätt folk hittar dig.
Fullsatt under Q&A
Så här gick det
- Cirka 60 personer i rummet, fullsatt (vårt mål var 50 till 60)
- 400+ registreringar, med 287 godkända via Partiful, Luma och Eventbrite och 100+ på väntelistan
- Nästan 25,000 uppskattade visningar över våra och partners inlägg
- 72 nya följare på Okous företagssida månaden kring eventet
Men det jag minns är inte en siffra. En gäst sa att vår panel var den som berörde honom mest av alla Tech Week-event han gick på.
Panelen efter showen
Vad händer nu
Eventet är över, men jobbet är inte det. Uppföljningen pågår fortfarande, och denna blogg är en del av det. Jag skriver ett separat inlägg om det: vilka vi kontaktade efteråt, vad som konverterade och vad jag skulle göra annorlunda.
Vill du arrangera ditt nästa event på detta sätt, kom igång med Okou och ta med din eventbrief. Planen, spårarna och de dagliga påminnelserna i detta inlägg är alla gjorda i Okou.
Relaterad läsning: Vad ska AI minnas? En middag på SF Tech Week, och produktuppdateringen vecka 12 oktober med bilder från panelen.
