我以前從未在洛杉磯舉辦過活動。沒有在地人脈、沒有場地聯絡窗口、也沒有屬於我們自己的社群。然後有400+人報名參加我們的 LA Tech Week 論壇「More Done, Same Team」，1015日那天，滿屋子的創業者、創辦人與營運者齊聚聖塔莫尼卡，討論團隊如何實際運用智能體。
如果你正打算在一個完全陌生、沒有人脈的地方舉辦科技活動，這份攻略就是為你而寫。我負責 Okou 的行銷，這次活動大部分工作都靠 Okou 這位 AI 智能體完成。這篇文章也誠實分享了整個過程。
內容分兩部分：先搭建活動基礎（地基），再把人帶進現場（漏斗）。
第1部分：打造你的科技活動基礎
1. 先決定什麼才算成功
這是最重要的一步。在預訂任何東西之前，先定義對你來說什麼是成功的活動，因為這個答案會影響你後續所有設計。
你的主要目標是讓賓客有很棒的體驗？還是純粹追求某個數字，例如獲得一定數量的合格名單？這兩種活動完全不同。
對我們來說，目標從來不是名單收集。合格名單只是額外收穫。我們真正的優先順序是品牌曝光：讓大家有很棒的體驗，並展現 Okou 的品牌理念。
2. 依據目標設計活動形式
一旦確定目標，活動的每個環節都要服務這個目標。因為我們重視體驗與品牌，我設計了三個部分，各自有明確任務：
- 論壇座談： 真實見解與知識。這就是我們的品牌價值：讓人感到有能力、有收穫。
- 餐飲與歡樂時光： 讓大家自然地在輕鬆氛圍下交流，讓晚上變得有趣，而不是像在工作。
- Okou 諮詢桌（選擇性）： 設在會場後方，讓有興趣的人可以了解 Okou 或打聲招呼，不會有壓力或推銷感。
論壇開始前賓客交流，舞台設於場地後方
心裡先有個大致人數，但不要太早定死。人太多反而會破壞體驗：交流困難、排隊變長、空間壓力大。實際人數取決於預算能負擔多少，這是下一步。
3. 列出成本，決定優先順序
形式確定後，盤點你的成本結構：場地、講者、餐飲、物料。不是每一項都同等重要。
| 項目 | 可彈性調整？ | 原因 |
|---|---|---|
| 場地 | 不行 | 決定容納人數、地點、吸引的群眾類型。好場地很快就被訂走，尤其像 Tech Week 這種熱門時段。 |
| 講者 | 不行 | 如果論壇是主軸，講者就是活動的靈魂。 |
| 餐飲 | 可以 | 餐飲可依預算調整，是預算緩衝區。 |
| 物料與贈品 | 最後考慮 | 剩餘預算才規劃。 |
先從不能彈性的項目開始，先查詢這些的價格區間。對我們來說，首要是場地。然後計算：如果要這麼多人，場地要花多少錢，剩下多少預算給其他項目？
我一開始目標是50到60人，然後查查這個人數是否符合我們的預算。這是個反覆調整的過程。場地報價會改變可能性，而可能性又會反過來調整計畫。預期要來回調整幾次才會定案。
順序也很重要，因為有些決定會影響其他決定：
- 場地影響講者。 活動地點會影響你能邀請誰、誰願意來。
- 主題影響講者。 你想討論的內容決定誰最適合。
所以先敲定場地和主題，再找講者，最後再安排餐飲。
物料最後才規劃。只有在確定場地和餐飲成本後，才能知道剩下多少預算給物料和贈品，然後再規劃。
4. 規劃時程表，讓 Okou 幫你追進度
決策順序確定後，你需要一份時程表。坦白說，我很討厭規劃，所以我交給 Okou 處理。我告訴它日期、預算、目標對象和想要的活動類型。早在86月，它查了 Tech Week 的日期，找出所有事情的關鍵截止日（主辦申請821月截止），再反推，做出每日任務清單。以下是精簡後的重點時程。兩個最硬的截止日是場地和講者，都要在98月前搞定，因為其他都能彈性調整：
| 截止日 | 當天必須完成的事項 |
|---|---|
| 86 | 完成規劃：Tech Week 日期、唯一硬性外部截止日（主辦申請821截止）、從1015反推的每日時程 |
| 821 | 向官方 LA Tech Week 行事曆提交主辦申請 |
| 830 | 場地初選：聯絡完畢，所有報價都換算成總價 |
| 98 | 確認場地與講者名單，盡量親自會面，然後發布首次公告 |
| 913 | 決定設計、贈品、餐飲初選、宣傳管道初選 |
| 920 | 下訂贈品、選定餐飲 |
| 921至24 | 確認物料，提交官方 Tech Week 與 Luma 活動頁 |
| 924 | 發布宣傳貼文，內容行事曆開始運作 |
| 102至10 | 每位講者一則 spotlight 貼文 |
| 108 | 一週前提醒信 |
| 1010 | 支付餐飲費用，列印與布置展示物料 |
| 1012 | 講者準備會議 |
| 1014 | 講者聚會與24小時前提醒 |
| 1015 | 活動當天：2小時前提醒，5開門 |
我們兩個硬性截止日都準時完成。場地831月預訂，99月簽約，論壇講者9月第一週確定，首次公告也在98月發布。
Okou 保管的執行計畫：每天一格，每項任務一個勾選框（顯示99至14月）
由 Okou 製作。用 Okou 規劃你的活動。
真正救了我的是每日提醒。每天早上，Okou 會發給我當天三大重點、RSVP 進度、未來七天到期事項、預算狀況。我不用把整個計畫記在腦裡，只要打開檢查表，照著做下一件事。
我堅持一個原則：Okou 可以幫我查資料、起草、提醒，但凡花錢或對外聯絡的事，最後都要經過我本人。
5. 執行：場地、講者、餐飲
計畫定案後，每個項目都走同一流程：查資料、聯絡、比較、初選、親自決定。Okou 做基礎功課，我負責打電話。場地和講者是唯一不能彈性的兩項，所以這兩個我親自飛 LA，安排會面，現場走訪三個入選場地，親自見每位講者，當場敲定。
場地
場地最先處理，因為最搶手。八月底，我們聯絡了聖塔莫尼卡、威尼斯、Culver City 附近將近20個場地。Okou 逐一讀取報價，計算總成本（場地、餐飲、稅金、所有必須費用），對照我們約$6,000的總預算（其中約$5,000給場地和餐飲），我還沒看就先篩選。合適的場地，Okou 會起草參觀申請。有的便宜但沒麥克風或投影機，有的很棒但已滿或只剩錯誤日期。
場地追蹤表：兩週內聯絡18個場地，每個回覆都換算成總價，對照$5,000場地餐飲預算（未選場地已匿名）
由 Okou 製作。用 Okou 規劃你的活動。
BLANKSPACES 在聖塔莫尼卡只剩兩個日期，我們用可全額退費的預訂先保留，當週我親自走訪三個決選場地。最後選 BLANKSPACES：含 AV 設備、空間大小剛好、地點也適合我們想吸引的群眾。
講者
我不是從名單開始，而是從主題出發：智能體或 AI 智能夥伴，但不走技術路線。我們想讓非技術背景的人和團隊也能參與，因為他們最能受益。我先列出希望論壇回答的問題，再請 Okou 依這些問題評估講者人選。
Okou 起草講者邀請信（包含錄影同意與社群宣傳包）、安排準備會議邀請、為每位講者建追蹤表：簡介、大頭照、錄影同意、準備會議、狀態。九月第一週內，我們就有了完整論壇陣容：四位實務者加上我們共同創辦人 Ming，由我主持。那趟 LA 行我也親自見了能到場的每位講者。我是依主題分配講者，而不是職稱。
我也聯絡了比實際需要更多的講者。因為怕臨時有人無法出席，除了最終名單外，我還問了幾位候補是否願意備用。這樣有備案，最後都沒用上。
講者追蹤表：從首次聯絡到活動流程
接下來就是準備：一份包含問題的講者指南、三天前的準備會議、活動流程表（一直調到前一天）、前一晚的輕鬆講者聚會，讓大家上台前先認識。
Okou 起草的講者指南：活動日與流程表
餐飲
餐飲是最混亂的一環。Okou 在一張表裡追蹤了20家餐飲業者，每個回覆都換算成總價（餐點、運送、稅金、耗材、服務費），方便我直接比較。它會篩掉不合適的形式，例如只做便當或需全場駐點人員，並維持即時候選名單。有些業者的最低消費就超過我們預算。
Okou 使用的餐飲簡報：形式、預算上限、報價判讀規則
Okou 維護的餐飲追蹤表：21家業者，50與60人數各一總價（業者名稱已匿名）
由 Okou 製作。用 Okou 規劃你的活動。
最難的是決定訂多少。RSVP 還在變動，我沒早早定一個數字。我先估算幾種人數情境，保留能應付各種人數的餐飲業者名單，並設定最晚下訂日期。活動前幾天，看實際報名人數再下單。
我們選了在地業者，活動前送達，總價剛超過$900，還在預算內，讓我有餘裕做下一步的驚喜。
6. 加入細節巧思
基本功讓活動順利，這兩個小細節讓我們的活動更有溫度。
在現場前就先認識賓客。 有人報名時，Okou 會發 LinkedIn 短訊，問兩件事：他們想從這晚獲得什麼、想問論壇什麼。我收集答案給講者，讓舞台上的問題來自現場，例如「我該從哪裡開始？」、「你怎麼衡量智能體的商業價值？」也因此我在活動前就認識了不少人，這也是他們願意出席的原因之一。很值得：論壇後有位賓客特地來感謝我把他的問題帶上台。
報名者提問整合進講者指南各主題下（節錄）
由 Okou 製作。用 Okou 規劃你的活動。
補充說明：Okou 只會發送我審核過的訊息，每批有限額，已聯絡過的人不再重複。大規模個人化聯絡很容易出錯，所以我全程把關。
Q&A 時現場提問
送出真正實用的禮物。 Okou 幫我算出場地和餐飲大項後，我發現還有預算做物料。我想做點讓人印象深刻又實用的東西，所以我們做了80本客製筆記本。Okou 也產生了 UTM QR code，印在內頁，讓筆記本能導流回我們網站，也方便追蹤來源。
每位與會者都拿到的筆記本：正面與背面 UTM QR code
如果預算更多，我會在前幾頁印一句：「我今天想交給我的 AI 智能夥伴 ___。」這句話說明我們的產品，也鼓勵大家實際嘗試。
第2部分：用活動漏斗把人帶進現場
以上都是基礎。再棒的科技活動也需要現場有人，這就需要漏斗。每個階段都有一個關鍵數字和一個槓桿。
活動漏斗：4個階段，一個基礎
只要某一階段出問題，後面都補不回來。活動頁不會轉換，前面再多曝光都沒用。現場滿座卻沒跟進，整晚都白費。
7. 觸及：規劃內容，借力他人社群
我和 Okou 一起排了內容行事曆：每天發什麼、在哪個管道、誰要參與。之後我每天只要做當天那一則，排程或發佈即可。每日提醒讓我不會漏掉。
內容行事曆：每天一則、哪個帳號、狀態
我們從924月啟動貼文開始，接著每位講者各有 spotlight 日（Rain、Ritu、Jeff、Sharon、Ming，102至10月），最後一週天天發文，活動後再發感謝。每位講者有專屬 spotlight，也讓他們自然分享給自己的人脈。
但我們在 LA 沒有自己的社群，最大觸及來自合作夥伴。社群夥伴一起宣傳，包括 CMU III 校友會、Santa Monica New Tech、Smart Tech、PM Social Club、Venice 商會。講者也分享給自己的圈子。為了方便，每位講者都拿到現成圖卡和貼文，幾乎不用花力氣就能分享。
活動頁上的社群夥伴
如果觸及不夠，就多開管道：更多社群夥伴、更多合作宣傳、更多講者分享。但有些管道不值得。一個社群開價$1,000只發一封 email，我們沒選。免費、溫暖的管道如夥伴和講者才是我們主力。
8. 報名：打造高轉換活動頁，每天追蹤
你的活動頁就是把興趣轉成報名的關鍵。在寫我們的頁面前，我請 Okou 研究同類型活動，包括我自己過去的案例：標題怎麼寫、活動怎麼描述、封面怎麼設計。然後它起草頁面和封面設計，我們反覆調整，直到縮成手機縮圖也好看。封面用 HTML 製作，確保日期、Logo、名字都正確，這是圖像生成器常出錯的地方。
標題也有調整。原本「Can AI Teammates Unlock Your Next Stage of Growth?」後來改成「More Done, Same Team: AI Agents Panel + Happy Hour」：更短、格式明確、易於分享。主頁用 Partiful，也同步到 Luma、Eventbrite、官方 LA Tech Week 行事曆和幾個社群行事曆。
Partiful 活動頁首：新標題、封面、日期、基本資訊
再從現場人數反推。我們想要50到60人。另一位主辦的經驗法則是免費活動要有 3 倍報名，所以我們目標約180人，是上限的三倍。Okou 把這拆成每日進度，Partiful 每天約6人、Luma 10人，並在我每天早上檢查時對照實際數字。「我們進度還行嗎？」變成可行動的數字。
執行計畫每日檢查：Partiful 報名人數，99至1014，2026年
九月大多數時間報名緩慢，十月講者 spotlight 和夥伴宣傳後才加速。活動當天結束時，三平台共287位核准賓客，另有100+人候補。
如果報名落後，就優化活動頁。持續學習其他活動，直接問人意見。我問過另一位主辦，她說我們新標題沒上下文會讓人看不懂。這種誠實的外部意見很難得。
9. 出席：提醒賓客（簡單但有效）
這點你可能早知道，但真的有效。多數 no-show 不是改變心意，而是忘記。所以要定時提醒：
- 一週前
- 幾天前
- 24 小時前
- 2 小時前開門
這很省力，卻能大幅提升出席率。當晚約60人到場，滿座，正好達到我們目標上限。還有兩位沒在名單上，是看到場外布條臨時詢問能否進場，我們也讓他們進來。門口的標示也是吸引現場人流的方式。
Q&A 時現場滿座
最終成果
- 現場約60人，滿座（目標50至60）
- 報名400+人，三平台核准287人，候補100+
- 貼文與夥伴曝光估計近25,000次
- 活動前後 Okou 公司頁新增72位追蹤者
但我最難忘的不是數字。有位賓客說我們的論壇是他整個 Tech Week 參加過最有共鳴的一場。
論壇結束後合影
下一步
活動結束，工作還沒完。活動後跟進還在進行，這篇部落格也是其中一環。我會另寫一篇專文：我們後續聯絡了誰、哪些有轉換、我會怎麼改進。
如果你也想用這種方式辦活動，用 Okou 開始規劃，帶上你的活動簡報。這篇文章裡的計畫、追蹤表、每日提醒全都在 Okou 製作。
延伸閱讀：AI 應該記住什麼？SF Tech Week 晚宴紀錄，以及1012月產品更新週報，內有論壇照片。
