Daha önce LA'de hiç etkinlik düzenlememiştim. Yerel ağım yoktu, mekan bağlantım yoktu, şehirde kendi topluluğumuz yoktu. Sonra 400+ kişi LA Tech Week panelimize, More Done, Same Team, kaydoldu ve 15 Ekim'de Santa Monica'da dolu bir salonda girişimciler, kurucular ve yöneticilerle ekiplerin yapay zeka ajanlarını nasıl kullandığını konuştuk.
Sıfırdan başladığınız, hiç yerel bağlantınızın olmadığı bir yerde teknoloji etkinliği planlıyorsanız, bu el kitabı sizin için. Okou'da pazarlamayı yönetiyorum ve bu etkinliğin çoğu işini Okou, yani yapay zeka takım arkadaşımız ile yaptım. Yani bu yazı aynı zamanda bunun nasıl göründüğüne dair dürüst bir bakış.
İki bölüme ayrılıyor: etkinliği kurmak (temel), ardından insanları salona getirmek (huni).
Bölüm 1: Teknoloji etkinliğinizin temelini oluşturun
1. Sizin için başarının ne anlama geldiğine karar verin
Bu en önemli şey. Hiçbir şeyi rezerve etmeden önce, başarılı bir etkinliğin sizin için nasıl göründüğünü tanımlayın, çünkü bu cevap her şeyi nasıl tasarlayacağınızı değiştirir.
Ana hedefiniz harika bir misafir deneyimi mi? Yoksa tamamen bir sayı mı, örneğin belirli sayıda nitelikli potansiyel müşteri? Bunlar iki çok farklı etkinliktir.
Bizim için hedef asla potansiyel müşteri yaratmak değildi. Nitelikli potansiyel müşteriler bir bonus oldu. Asıl önceliğimiz marka bilinirliğiydi: insanlara harika bir deneyim sunmak ve Okou'nun neyi temsil ettiğini göstermek.
2. Formatı buna göre tasarlayın
Hedefinizi bildiğinizde, etkinliğin her parçası ona hizmet etmeli. Bizimki deneyim ve markaydı, bu yüzden üç bölüm tasarladım, her birinin tek bir görevi vardı:
- Panel: gerçek içgörüler ve bilgi. Bu, markamızın değerinin eyleme dökülmüş hali: insanlara kendilerini güçlü ve bilgili hissettirmek.
- Yiyecek ve happy hour: insanların içki ve yiyecek eşliğinde doğal olarak bağlantı kurup sosyalleşebileceği zaman, böylece gece eğlenceli geçiyor, iş gibi değil.
- İsteğe bağlı Okou masası: salonun arkasında, böylece merak eden herkes Okou hakkında daha fazla bilgi alabilir ya da sadece selam verebilir, baskı altında veya satılmaya çalışılıyormuş gibi hissetmeden.
Panel öncesi konuklar sohbet ediyor, sahne arka tarafta kurulu
Aklınızda kabaca bir kişi sayısı olsun, ama henüz kesinleştirmeyin. Çok fazla kişi aslında deneyimi olumsuz etkiler: sohbetler zorlaşır, kuyruklar uzar ve salon bunaltıcı hale gelir. Gerçek sayı, bütçenizin neye yettiğine bağlıdır, bu da bir sonraki adım.
3. Maliyetlerinizi haritalayın ve neyin önce geleceğine karar verin
Formatı belirledikten sonra, maliyet yapınızı çıkarın: mekan, konuşmacılar, yiyecek ve malzemeler. Hepsi eşit derecede önemli değildir.
| Kalem | Esnek mi? | Neden |
|---|---|---|
| Mekan | Hayır | Kapasitenizi, mahallenizi ve çekeceğiniz kitleyi belirler. İyi mekanlar özellikle Tech Week gibi yoğun haftalarda hızlıca doluyor. |
| Konuşmacılar | Hayır | Panel ana etkinlikse, konuşmacılar etkinliğin kendisidir. |
| Yiyecek | Evet | İkramı mevcut olana göre ayarlayabilirsiniz. Bu, bütçe tamponunuzdur. |
| Malzeme ve hediyelikler | En son | Diğer her şeyden sonra kalan bütçeyle planlanır. |
Esnek olmayan kalemlerle başlayın ve önce bunların maliyet aralığını araştırın. Bizim için bu mekan oldu. Sonra hesabı yapın: salonda şu kadar kişi istiyorsam, mekan ne kadar tutar ve geriye ne kadar kalır?
Yaklaşık 50 ila 60 kişi hedefiyle başladım, sonra bunun bütçemize uygun olup olmadığını araştırdım. Bu bir ileri-geri süreci. Mekan teklifleri neyin mümkün olduğunu değiştirdi, mümkün olan da planı değiştirdi. İkisini de birkaç kez ayarlamayı bekleyin.
Sıra da önemlidir, çünkü bazı kararlar diğerlerine bağlıdır:
- Mekan konuşmacıları etkiler. Etkinliğin nerede olduğu, kimi davet edebileceğinizi ve kimin gelmek isteyeceğini değiştirir.
- Konu konuşmacıları etkiler. İstediğiniz sohbet, kimin uygun olduğunu belirler.
Yani önce mekanı ve konuyu kesinleştirin, sonra konuşmacıları bulun, ardından yiyeceği onların etrafında tamamlayın.
Malzemeler en sona gelir. Mekan ve yiyeceğin ne kadara mal olacağını bildiğimde, malzeme ve hediyelikler için ne kaldığını görebildim ve onları buna göre planladım.
4. Zaman çizelgesini oluşturun, sonra Okou'nun sizi buna sadık tutmasına izin verin
Kararların sırası belli olduğunda, bir zaman çizelgesine ihtiyacınız var. İtirafım şu: Planlama yapmaktan nefret ediyorum. Bu yüzden işi Okou'ya verdim. Bildiklerimi söyledim: tarih, bütçe, hedef kitle ve istediğim etkinlik türü. 6 Ağustos'ta, Tech Week tarihlerini araştırdı, her şeyin bağlı olduğu tek son tarihi buldu (ev sahibi başvuruları 21 Ağustos'ta kapanıyordu), geriye doğru çalıştı ve her görev için bir onay kutusu olan gün gün bir plan çıkardı. İşte önemli olan son tarihlere indirgenmiş hali. İki zorunlu tarih mekan ve konuşmacılardı, ikisi de 8 Eylül'e kadar, çünkü diğer her şey onların etrafında esneyebilirdi:
| Son Tarih | O tarihe kadar yapılması gereken |
|---|---|
| 6 Ağustos | Plan hazır: Tech Week tarihleri, tek zor dış son tarih (ev sahibi başvuruları 21 Ağustos'ta kapanıyor), ve 15 Ekim'den geriye doğru gün gün zaman çizelgesi |
| 21 Ağustos | Resmi LA Tech Week takvimine ev sahibi başvurusu gönder |
| 30 Ağustos | Mekanları kısa listeye al: iletişim tamamlandı, her teklif tüm masraflarıyla hesaplandı |
| 8 Eylül | Mekanı ve konuşmacı kadrosunu kesinleştir, mümkünse yüz yüze, sonra ilk duyuruyu paylaş |
| 13 Eylül | Tasarım, hediyelik, ikram kısa listesi ve kanal kısa listesine karar ver |
| 20 Eylül | Hediyelik siparişini ver ve ikramcıyı seç |
| 21-24 Eylül | Malzemeleri dondur ve resmi Tech Week ile Luma listelerini gönder |
| 24 Eylül | Lansman paylaşımı; içerik takvimi buradan devralıyor |
| 2-10 Ekim | Her konuşmacı için bir konuşmacı spotu |
| 8 Ekim | Bir hafta kala hatırlatma paylaşımı |
| 10 Ekim | İkramcıya ödeme yap; materyalleri bas ve sahnele |
| 12 Ekim | Konuşmacı hazırlık görüşmesi |
| 14 Ekim | Konuşmacı buluşması ve 24 saatlik hatırlatma |
| 15 Ekim | Etkinlik günü: 2 saatlik hatırlatma, kapılar 5'da açılıyor |
İki zorunlu tarihe de yetiştik. Mekan 31 Ağustos'ta tutuldu ve 9 Eylül'de imzalandı, panel Eylül'ün ilk haftasında kesinleşti ve ilk duyuru 8 Eylül'de paylaşıldı.
Okou'nun tuttuğu işletme planı: her gün için bir blok, her görev için bir onay kutusu (9-14 Eylül gösteriliyor)
Okou ile hazırlandı. Kendi etkinliğinizi Okou ile planlayın.
Beni gerçekten kurtaran kısım günlük hatırlatmaydı. Her sabah Okou bana o gün yapılacak en önemli üç şeyi, RSVP'lerin ihtiyaç duyduğum tempoya göre durumunu, önümüzdeki yedi günde neyin teslim edileceğini ve bütçenin nerede olduğunu hatırlattı. Tüm planı kafamda tutmak zorunda kalmadım. Sadece kontrol panelini açıp sıradaki işi yaptım.
Tutacağım bir kural: Okou araştırma, taslak ve hatırlatma yapabilirdi, ama para harcayan veya ekip dışındaki insanlara giden her şey yine de benim onayımdan geçti.
5. Uygulama: mekan, konuşmacılar, yiyecek
Plan hazır olduğunda, her kalem aynı döngüyü izledi: araştır, iletişime geç, karşılaştır, kısa listeye al, sonra yüz yüze karar ver. Ayak işini Okou yaptı. Ben aramaları yaptım. Mekan ve konuşmacılar esneyemeyen iki şeydi, bu yüzden onlar için gerçekten LA'ye gidip üç kısa listeye kalan mekanı gezdim ve her konuşmacıyla yüz yüze tanıştım, ikisini de orada kesinleştirdik.
Mekan
Mekan en önce geldi çünkü en zaman hassası olan oydu. Ağustos sonu Santa Monica, Venice ve Culver City çevresinde neredeyse 20 mekana ulaştık. Okou her gelen teklifi okudu, gerçek tüm masrafları (mekan, yiyecek, vergi ve tüm zorunlu ücretler) topladı ve yaklaşık $6,000 toplam bütçemize (bunun $5,000 kadarı mekan ve yiyecek için) uygun olup olmadığını ben bakmadan önce kontrol etti. Uygun olanlar için bir keşif talebi taslağı hazırladı. Bazıları ucuzdu ama mikrofon veya projeksiyon yoktu. Bazıları harikaydı ama tamamen doluydu ya da yanlış tarihte açıktı.
Mekan takipçisi: iki haftada 18 mekanla iletişim, her yanıt yaklaşık $5,000 mekan ve yiyecek bütçesine göre tüm masraflara dönüştürüldü (seçilmeyen mekanlar anonimleştirildi)
Okou ile hazırlandı. Kendi etkinliğinizi Okou ile planlayın.
Santa Monica'daki BLANKSPACES'in sadece iki tarihi kalmıştı, bu yüzden tamamen iade edilebilir bir rezervasyonla bizimkini tuttuk, sonra aynı hafta üç finalisti yüz yüze gezdim. BLANKSPACES kazandı: AV dahil, odamız için doğru boyut, istediğimiz kitle için doğru mahalle.
Konuşmacılar
İsimlerden başlamadım. Konudan başladım: yapay zeka ajanları veya yapay zeka takım arkadaşları, ama teknik olmayan. Bunu teknik olmayan insanlar ve ekipler için anlaşılır kılmak istedik, çünkü bu sohbetten en çok onlar faydalanıyor. Panelin cevaplamasını istediğim soruları yazdım, sonra Okou'dan adayları bu sorulara göre değerlendirmesini istedim.
Okou konuşmacı e-postalarını (kayıt izni ve paylaşım için sosyal medya kiti dahil) tasarladı, hazırlık görüşmesi davetlerini ayarladı ve her konuşmacı için bir takip tablosu tuttu: biyografi, fotoğraf, kayıt izni, hazırlık görüşmesi, durum. Eylül'ün ilk haftasında panelimiz hazırdı: dört uygulayıcı, artı kurucu ortağımız Ming, ben de moderatördüm. O LA gezisinde yüz yüze gelebilen her konuşmacıyla da tanıştım. Her konuşmacıyı bir konuya, unvana değil, eşleştirdim.
Ayrıca ihtiyacım olandan çok daha fazla konuşmacıya ulaştım. Endişem, onaylı bir konuşmacının son anda gelememesi ihtimaliydi, bu yüzden nihai kadro dışında birkaç adaya da birinin vazgeçmesi durumunda yedekte durup duramayacaklarını sordum. Böylece birkaç yedeğim oldu ve hiç kullanmak zorunda kalmadık.
Konuşmacı takipçisi: ilk görüşmeden gösteri akışına kadar
Sonrasında hazırlık: sorularla bir konuşmacı rehberi, üç gün önce bir hazırlık görüşmesi, etkinlikten bir gün önceye kadar sürekli güncellenen bir gösteri akışı ve herkesin sahneye çıkmadan önce tanışması için etkinlikten bir gece önce samimi bir konuşmacı buluşması.
Okou'nun hazırladığı konuşmacı rehberinden: etkinlik günü ve gösteri akışı
Yiyecek
İkram en karmaşık kısımdı. Okou yaklaşık 20 ikramcıyı tek bir tabloda takip etti ve her yanıtı (yiyecek, teslimat, vergi, tek kullanımlıklar, hizmet ücretleri) tek bir tüm masraf rakamına çevirdi, böylece elma ile elmayı karşılaştırabildim. Sadece kutulu öğle yemeği veya tam zamanlı personel gibi uygun olmayan formatları eledi ve canlı bir kısa liste tuttu. Bazı tedarikçilerin sadece asgari siparişleri bile bütçemizin üzerindeydi.
Okou'nun çalıştığı ikram özeti: format, bütçe sınırı ve teklif okuma kuralları
Okou'nun tuttuğu ikram takipçisi: 21 ikramcı, her biri için 50 ve 60 konuk için bir tüm masraf rakamı (tedarikçi isimleri anonimleştirildi)
Okou ile hazırlandı. Kendi etkinliğinizi Okou ile planlayın.
Asıl zor soru ne kadar sipariş verileceğiydi. RSVP'ler hâlâ artıyordu, bu yüzden erken tek bir sayı seçmedim. Birkaç farklı kişi sayısı senaryosunu fiyatladım, her birini karşılayabilecek ikramcıların kısa listesini tuttum ve siparişi en geç ne zaman verebileceğimi belirledim. Sonra etkinlikten birkaç gün önce gerçek RSVP sayısına bakıp nihai siparişi verdim.
Kapılar açılmadan hemen önce basit bir teslimat için yerel bir ikramcıyla anlaştık, toplamda $900'dan biraz fazla tuttu. Bütçenin altında kaldı, bu da bir sonraki adımda eğlenceli şeylere yer bıraktı.
6. Küçük dokunuşları ekleyin
Temel unsurlar bir etkinliği işler kılar. Bu iki şey bizimkini kişisel hissettirdi.
İnsanlarla içeri girmeden tanışın. Biri kaydolduğunda, Okou ona kısa bir LinkedIn bağlantı notu gönderdi ve iki şey sordu: O geceden ne bekliyorsun ve panele ne sormak istersin? Yanıtları topladım ve konuşmacılara verdim, böylece sahnedeki sorular gerçek salondan, örneğin "Nereden başlamalıyım?" ve "Bir yapay zeka ajanının iş değerini nasıl ölçersiniz?" gibi şeylerdi. Ayrıca etkinlikten önce birçok kişiyle tanışmış oldum ve bence bu onların gelmesinin büyük bir sebebiydi. Tamamen değdi: panelden sonra bir konuk gelip tam olarak kendi sorusunu sahneye taşıdığım için teşekkür etti.
Katılımcı soruları, her konu başlığı altında konuşmacı rehberine eklendi (alıntı)
Okou ile hazırlandı. Kendi etkinliğinizi Okou ile planlayın.
Bunun nasıl çalıştığına dair kısa bir not: Okou sadece onayladığım notları gönderdi, her partiyi sınırladı ve daha önce iletişime geçtiğimiz kişileri atladı. Kişisel toplu iletişim kolayca yanlış yapılabilir, bu yüzden kontrolü elimde tuttum.
Soru-cevap sırasında salondan bir soru
Gerçekten kullanılacak bir hediye verin. Okou büyük masrafları, mekan ve yiyeceği çıkardıktan sonra, malzemeler için bütçe kaldığını gördüm. İnsanları etkileyecek ve gerçekten işe yarayacak bir şey istedim, bu yüzden 80 özel defter yaptırdık. Okou ayrıca içine bastığımız UTM QR kodunu da üretti, böylece defter sitemize yönlendiriyor ve kimlerin oradan geldiğini görebiliyoruz.
Her katılımcının aldığı defter: ön ve arka kapakta UTM QR kodu
Daha fazla bütçem olsaydı, ilk birkaç sayfaya bir satır basardım: "Bugün yapay zeka takım arkadaşıma ___ devretmek istiyorum." Ne yaptığımızı anlatıyor ve insanlara gerçekten denemeleri için küçük bir itici güç veriyor.
Bölüm 2: Bir etkinlik hunisiyle insanları salona getirin
Yukarıdakilerin hepsi temel. Harika bir teknoloji etkinliğinin hâlâ salonda insanlara ihtiyacı var ve bu bir hunidir. Her aşamanın izlenecek bir sayısı ve oynanacak bir kolu vardır.
Etkinlik hunisi: tek temelde 4 aşama
Bir aşama bozulursa, sonrakiler bunu telafi edemez. Dönüştürmeyen bir listeleme tüm erişimi boşa harcar. Takip edilmeyen dolu bir salon tüm geceyi boşa harcar.
7. Erişim: içeriğinizi planlayın ve başkalarının kitlesinden ödünç alın
Okou ile bir içerik takvimi kurdum: her gün ne paylaşılacak, hangi kanalda, kim dahil olacak. Sonrasında günlük işim küçüktü: o günün içeriğini hazırlayıp zamanladım veya paylaştım. Günlük hatırlatma beni buna sadık tuttu.
İçerik takvimi: her gün bir paylaşım, hangi hesapta, durumu
Bizimki 24 Eylül'de bir lansman paylaşımıyla başladı, ardından her konuşmacıya kendi spot günü verildi (Rain, Ritu, Jeff, Sharon, sonra Ming, 2-10 Ekim), son hafta günlük paylaşımlar ve etkinlik sonrası teşekkür ile devam etti. Her konuşmacıya kendi günü vermek, onların da kendi ağlarıyla paylaşması için doğal bir fırsat yarattı.
Ama LA'de kendi topluluğumuz yoktu, bu yüzden en büyük erişimimiz başkalarının kitlesinden geldi. Topluluk ortakları etkinliği birlikte tanıttı: CMU III mezunlar ağı, Santa Monica New Tech, Smart Tech, PM Social Club ve Venice Ticaret Odası. Konuşmacılar da kendi kitleleriyle paylaştı. Bunu kolaylaştırmak için her konuşmacıya hazır bir görsel ve paylaşım metni verdik, böylece paylaşmak neredeyse hiç çaba gerektirmedi.
Etkinlik sayfasında topluluk ortakları
Erişim geride kalırsa, daha fazla kanal açın: daha fazla topluluk ortağı, daha fazla ortak tanıtım, daha fazla konuşmacı paylaşımı. Bazı kanallar buna değmez. Bir topluluk tek bir e-posta gönderimi için $1,000 istedi, biz de vazgeçtik. Free ve sıcak kanallar olan ortaklar ve konuşmacılar enerjimizi verdiğimiz yerdi.
8. RSVP'ler: dönüştüren bir listeleme oluşturun ve her gün takip edin
Etkinlik listeniz, ilgiyi RSVP'ye dönüştüren sayfadır. Bizimkini yazmadan önce, Okou benzer etkinlikleri, kendi geçmiş etkinliklerimi inceledi: başlıklar nasıl yazılmış, gece nasıl anlatılmış, kapaklar nasıl görünüyor. Sonra bizim listelememizi taslağa döktü ve kapağı tasarladı, biz de minik bir telefon simgesinde bile iyi görünecek hale gelene kadar üzerinde çalıştık. Kapağı HTML'de oluşturduk, böylece tarih, logolar ve isimler tam kaldı, ki görsel üreticiler genellikle bunu yanlış yapar.
Başlık da süreçte değişti. "Can AI Teammates Unlock Your Next Stage of Growth?" yerine "More Done, Same Team: AI Agents Panel + Happy Hour" oldu: daha kısa, formatı daha net, paylaşması daha kolay. Listeleme ana sayfa olarak Partiful'da, ayrıca Luma, Eventbrite, resmi LA Tech Week takvimi ve birkaç topluluk takviminde yayınlandı.
Partiful listelemesi: yeni başlık, kapak, tarih ve temel bilgiler
Sonra salondan geriye doğru çalışın. 50-60 kişi istiyorduk. Bir başka ev sahibinin kuralı, ücretsiz bir etkinlik için ihtiyacınızın 3 katı RSVP almaktır, bu yüzden üst sınırın üç katı olan 180 hedefledik. Okou bunu günlük tempoya böldü, Partiful'da günde 6, Luma'da 10 ve sabah kontrolümde gerçek sayıyı takip etti. "İyi gidiyor muyuz?" artık harekete geçebileceğim bir sayıydı.
İşletme planı günlük kontrolü: Partiful liste sayıları, 9 Eylül - 14 Ekim 2026
Eylül boyunca kayıtlar yavaştı, Ekim'de konuşmacı spotları ve ortak paylaşımlar çıktıkça hızlandı. Etkinlik günü sonunda üç platformda 287 onaylı konuk, artı 100+ bekleme listesi vardı.
Kayıtlar geride kalırsa, listelemeyi iyileştirin. Diğer etkinliklerden öğrenmeye devam edin ve insanlara doğrudan ne düşündüklerini sorun. Bir başka etkinlik ev sahibinden geri bildirim istediğimde, yeni başlığımızın bağlam olmadan belirsiz olduğunu söyledi. Bu tür dürüst dış göz başka türlü kolay elde edilmez.
9. Katılım: insanlara hatırlatın (sıkıcı ama işe yarayan şey)
Bunu muhtemelen zaten biliyorsunuz, ama gerçekten işe yarıyor. Çoğu gelmeme sebebi fikir değişikliği değil. İnsanlar sadece unutuyor. Bu yüzden bir takvimle hatırlatın:
- Bir hafta önce
- Birkaç gün önce
- 24 saat önce
- Kapılar açılmadan 2 saat önce
Çok az çaba gerektirir ve RSVP'lerinizin gerçekten gelmesini güvenilir şekilde artırır. O gece yaklaşık 60 kişi geldi: tam dolu bir salon, hedefimizin en üstünde. İkisi listede bile değildi: mekan kapısındaki afişimizi görüp katılmak istediler, biz de aldık. Dışarıda bir tabela, insanların sizi bulmasının bir yolu daha.
Q&A sırasında dolu bir salon
Sonuçlarımız
- Salonda yaklaşık 60 kişi, tam dolu (hedefimiz 50-60 idi)
- 400+ kayıt, Partiful, Luma ve Eventbrite'ta 287 onaylı ve 100+ bekleme listesi
- Paylaşımlarımız ve ortaklarımızda yaklaşık 25,000 tahmini gösterim
- Etkinlik civarında Okou şirket sayfasında 72 yeni takipçi
Ama hatırlayacağım an bir sayı değil. Bir konuk, katıldığı tüm Tech Week etkinlikleri arasında en çok bizim panelimizin ona hitap ettiğini söyledi.
Gösteri sonrası panel
Sırada ne var
Etkinlik bitti ama iş bitmedi. Etkinlik sonrası takip hâlâ sürüyor ve bu blog da bunun bir parçası. Bununla ilgili ayrı bir yazı yazacağım: etkinlikten sonra kime ulaştık, ne dönüştü ve farklı ne yapardım.
Bir sonraki etkinliğinizi bu şekilde yürütmek isterseniz, Okou ile başlayın ve etkinlik özetinizi getirin. Bu yazıdaki plan, takipçiler ve günlük hatırlatmaların hepsi Okou'da hazırlandı.
İlgili okuma: Yapay zeka neyi hatırlamalı? SF Tech Week'te bir akşam yemeği ve 12 Ekim haftası ürün güncellemesi panelden fotoğraflarla.
