Nikdy předtím jsem v LA žádnou akci nepořádal. Žádná místní síť, žádné kontakty na místa, žádná vlastní komunita ve městě. Přesto se na náš panel LA Tech Week More Done, Same Team registrovalo 400+ lidí a 15. října se v Santa Monice sešla plná místnost tvůrců, zakladatelů a provozních, aby s námi diskutovali o tom, jak týmy skutečně využívají AI agenty v praxi.
Pokud plánujete technologickou akci tam, kde začínáte od nuly a nemáte žádné místní kontakty, tento playbook je pro vás. Vedeme marketing v Okou a Okou, náš AI kolega, mi pomohl s většinou práce na této akci. Takže zde najdete i upřímný pohled na to, jak to vypadalo.
Je rozdělen na dvě části: stavba akce (základ) a pak získání lidí do místnosti (funnel).
Část 1: Vybudujte základ vaší technologické akce
1. Rozhodněte, co pro vás znamená úspěch
Tohle je nejdůležitější. Než cokoli zarezervujete, určete, jak pro vás vypadá úspěšná akce, protože tato odpověď ovlivní vše ostatní.
Je vaším hlavním cílem skvělý zážitek hostů? Nebo je to čistě číslo, například určitý počet kvalifikovaných leadů? To jsou dva úplně odlišné typy akcí.
Pro nás lead generation nikdy nebyl hlavní cíl. Kvalifikované leady byly bonusem. Naší skutečnou prioritou bylo budování povědomí o značce: dát lidem skvělý zážitek a ukázat jim, za čím Okou stojí.
2. Navrhněte formát podle cíle
Jakmile znáte svůj cíl, každý prvek akce by mu měl sloužit. Protože naším cílem byl zážitek a značka, navrhl jsem tři části, každou s jedním úkolem:
- Panel: skutečné poznatky a znalosti. To je naše hodnota v praxi: lidé se cítí posíleni a informováni.
- Občerstvení a happy hour: čas na přirozené navazování kontaktů u jídla a pití, aby večer působil zábavně, ne jako práce.
- Volitelný Okou stůl: vzadu v místnosti, aby kdokoli zvědavý mohl zjistit více o Okou nebo jen pozdravit, bez tlaku nebo prodeje.
Hosté se seznamují před panelem, pódium je připraveno vzadu
Mějte v hlavě přibližný počet hostů, ale ještě ho nefixujte. Příliš mnoho lidí zážitek zhorší: konverzace jsou těžší, fronty delší a místnost zahlcená. Skutečné číslo závisí na tom, co vám rozpočet dovolí, což je další krok.
3. Zmapujte náklady a určete priority
Když máte formát, zjistěte strukturu nákladů: místo, řečníci, jídlo a materiály. Ne všechny jsou stejně důležité.
| Položka | Lze upravit? | Proč |
|---|---|---|
| Místo | Ne | Určuje kapacitu, čtvrť a typ hostů. Dobrá místa jsou rychle pryč, zvlášť během rušných týdnů jako Tech Week. |
| Řečníci | Ne | Pokud je panel hlavní částí, řečníci jsou samotná akce. |
| Jídlo | Ano | Catering lze přizpůsobit. Je to rozpočtová rezerva. |
| Materiály a dárky | Poslední | Plánují se z toho, co zbyde po ostatních položkách. |
Začněte položkami, které nelze upravit, a nejdříve zjistěte jejich cenové rozpětí. Pro nás to bylo místo. Pak počítejte: pokud chci tolik lidí v místnosti, kolik bude stát místo a kolik zbude na ostatní?
Začal jsem s cílem asi 50 až 60 lidí, pak jsem zjišťoval, zda je to v rámci rozpočtu reálné. Je to proces tam a zpět. Nabídky na místa měnily možnosti a možnosti měnily plán. Počítejte s tím, že obojí několikrát upravíte, než se ustálí.
Pořadí je také důležité, protože některá rozhodnutí závisí na jiných:
- Místo ovlivňuje řečníky. Kde akce je, určuje, koho můžete pozvat a kdo přijde.
- Téma ovlivňuje řečníky. Rozhovor, který chcete vést, určuje, kdo je vhodný.
Takže nejdříve zajistěte místo a téma, pak najděte řečníky a nakonec doplňte jídlo.
Materiály jsou až poslední. Teprve když jsem znal cenu místa a jídla, viděl jsem, co zbývá na materiály a dárky, a mohl je naplánovat.
4. Sestavte časový plán a nechte Okou, ať vás na něm drží
Když máte pořadí rozhodnutí, potřebujete časovou osu. Přiznám se: plánování nesnáším. Tak jsem to předal Okou. Řekl jsem mu, co vím: datum, rozpočet, publikum a typ akce. Už 6. srpna našel termíny Tech Weeku, zjistil klíčový deadline (uzávěrka přihlášek hostitelů byla 21. srpna), šel zpětně a rozplánoval vše den po dni s checkboxem pro každý úkol. Tady je plán zjednodušený na klíčové termíny. Dva tvrdé byly místo a řečníci, oba do 8. září, protože vše ostatní šlo upravit:
| Deadline | Co muselo být hotovo |
|---|---|
| 6. srpna | Plán hotov: termíny Tech Weeku, hlavní externí deadline (uzávěrka hostitelů 21. srpna), denní časová osa zpětně od 15. října |
| 21. srpna | Odeslat přihlášku hostitele do oficiálního kalendáře LA Tech Week |
| 30. srpna | Zúžit výběr míst: oslovit, získat nabídky, spočítat celkové náklady |
| 8. září | Potvrdit místo a zajistit řečníky, osobně pokud možno, pak zveřejnit první oznámení |
| 13. září | Rozhodnout design, dárky, shortlist cateringu a kanálů |
| 20. září | Objednat dárky a vybrat catering |
| 21. až 24. září | Uzavřít materiály a odeslat oficiální Tech Week a Luma listingy |
| 24. září | Spustit post; odtud přebírá obsahový kalendář |
| 2. až 10. října | Jeden spotlight na řečníka |
| 8. října | Týdenní připomínka |
| 10. října | Zaplatit catering; vytisknout a připravit materiály |
| 12. října | Přípravný call s řečníky |
| 14. října | Setkání řečníků a 24-hodinová připomínka |
| 15. října | Den akce: 2-hodinová připomínka, otevření dveří v 5 |
Oba tvrdé termíny jsme stihli. Místo bylo rezervováno 31. srpna a podepsáno 9. září, panel potvrzen v prvním zářijovém týdnu a první oznámení zveřejněno 8. září.
Operační plán Okou: jeden blok na den, checkbox pro každý úkol (září 9 až 14)
Vytvořeno s Okou. Naplánujte si vlastní akci s Okou.
To, co mě opravdu zachránilo, byla denní připomínka. Každé ráno mi Okou poslal připomínku s třemi hlavními úkoly na ten den, stavem RSVP oproti potřebnému tempu, co je splatné v příštích sedmi dnech a stavem rozpočtu. Nemusel jsem držet celý plán v hlavě. Prostě jsem otevřel check-in a udělal další věc.
Jedno pravidlo bych zachoval: Okou mohl zjišťovat, navrhovat a připomínat, ale cokoli, co utrácelo peníze nebo šlo ven mimo tým, šlo vždy přes mě.
5. Realizace: místo, řečníci, jídlo
Když byl plán hotový, každá položka šla stejným cyklem: průzkum, oslovení, porovnání, shortlist, rozhodnutí osobně. Okou udělal přípravnou práci. Já volal. Místo a řečníci byly dvě věci, které nešlo upravit, takže ty dostaly skutečnou cestu: když byly shortlisty hotové, naplánoval jsem schůzky a letěl do LA projít tři vybraná místa a setkat se s každým řečníkem, který mohl, a obojí jsme uzavřeli na místě.
Místo
Místo bylo první, protože bylo nejvíc časově citlivé. Koncem srpna jsme oslovili téměř 20 míst v okolí Santa Moniky, Benátek a Culver City. Okou četl každou nabídku, jak přišla, spočítal skutečné celkové náklady (místo, jídlo, daň a všechny poplatky) a porovnal je s naším celkovým rozpočtem $6,000 (asi $5,000 z toho na místo a jídlo), ještě než jsem je viděl. U těch, co seděly, navrhl žádost o prohlídku. Některá místa byla levná, ale bez mikrofonů nebo projektoru. Některá skvělá, ale plně obsazená nebo volná jen ve špatný den.
Sledování míst: 18 kontaktovaných míst za dva týdny, každá odpověď převedena na celkovou částku oproti rozpočtu $5,000 na místo a jídlo (nevybraná místa anonymizována)
Vytvořeno s Okou. Naplánujte si vlastní akci s Okou.
BLANKSPACES v Santa Monice mělo už jen dva volné termíny, takže jsme si náš zarezervovali plně vratnou rezervací a ten týden jsem navštívil všechna tři finální místa osobně. BLANKSPACES vyhrálo: AV v ceně, správná velikost místnosti a správná čtvrť pro naši cílovou skupinu.
Řečníci
Nezačínal jsem od jmen. Začal jsem od tématu: AI agenti, nebo AI kolegové, ale ne technicky. Chtěli jsme to srozumitelné pro netechnické lidi a týmy, protože právě ti z této debaty nejvíc těží. Sepsal jsem otázky, na které měl panel odpovědět, a nechal Okou hodnotit kandidáty podle těchto otázek.
Okou připravil e-maily pro řečníky (včetně souhlasu s nahráváním a balíčku pro sdílení na sociálních sítích), pozvánky na přípravné hovory a vedl tracker pro každého řečníka: bio, fotka, souhlas s nahráváním, přípravný call, stav. Během prvního zářijového týdne jsme měli panel: čtyři praktici plus Ming, náš spoluzakladatel, já jako moderátor. Na té LA cestě jsem se také osobně setkal s každým řečníkem, který mohl. Každého řečníka jsem přiřadil k tématu, ne k titulu.
Oslovil jsem také mnohem více řečníků, než bylo potřeba. Obával jsem se, že někdo z potvrzených nebude moci dorazit, takže kromě finální sestavy jsem se zeptal i dalších kandidátů, zda by byli ochotni zaskočit, pokud někdo vypadne. Tak jsem měl pár záloh, které jsme nakonec nepotřebovali.
Sledování řečníků: od prvního hovoru po run of show
Pak následovala příprava: průvodce pro řečníky s otázkami, přípravný call tři dny předem, run of show, který jsme ladili až do dne před akcí, a neformální setkání řečníků večer před akcí, aby se všichni poznali před vystoupením.
Z průvodce pro řečníky od Okou: den akce a run of show
Jídlo
Catering byl největší chaos. Okou sledoval asi 20 cateringů v jedné tabulce a každou odpověď převedl na jednu celkovou částku (jídlo, doprava, daň, jednorázové nádobí, poplatky), abych mohl porovnávat férově. Vyřadil formáty, které neseděly, jako jen krabičkové obědy nebo plný personál na místě, a udržoval aktuální shortlist. Některé minimální objednávky byly nad naším rozpočtem.
Cateringový brief Okou: formát, rozpočtový strop a pravidla pro čtení nabídek
Catering tracker Okou: 21 cateringů, jedna celková částka pro 50 a 60 hostů (jména anonymizována)
Vytvořeno s Okou. Naplánujte si vlastní akci s Okou.
Těžší otázka byla, kolik objednat. RSVP se stále měnily, takže jsem číslo nefixoval předem. Ocenil jsem několik scénářů podle počtu hostů, udržoval shortlist cateringů pro každý z nich a nastavil nejzazší termín objednávky. Pár dní před akcí jsem se podíval na skutečný počet RSVP a objednal podle toho.
Vybrali jsme místní catering na jednoduchý drop-off před otevřením dveří, za něco přes $900. Bylo to pod rozpočtem, což nechalo prostor pro zábavné věci v dalším kroku.
6. Přidejte osobní detaily
Základní věci dělají akci funkční. Tyto dvě věci udělaly naši osobní.
Poznejte lidi ještě před příchodem. Když se někdo registroval, Okou mu poslal krátkou LinkedIn zprávu s dvěma otázkami: co chce z večera získat a na co by se chtěl panelu zeptat. Odpovědi jsem předal řečníkům, takže otázky na pódiu byly skutečně z místnosti, například „Kde začít?“ a „Jak měříte obchodní přínos AI agenta?“ Také jsem díky tomu poznal spoustu lidí ještě před akcí, což podle mě přispělo k jejich účasti. Stálo to za to: po panelu za mnou přišel host jen proto, aby mi poděkoval, že jsem jeho otázku přinesl na pódium.
Otázky registrovaných vložené do průvodce řečníků pod každé téma (výňatek)
Vytvořeno s Okou. Naplánujte si vlastní akci s Okou.
Krátká poznámka k procesu: Okou posílal jen mnou schválené zprávy, každou dávku omezil a vynechal ty, které jsme už kontaktovali. Osobní oslovení ve velkém je snadné pokazit, proto jsem to měl pod kontrolou.
Otázka z publika během Q&A
Dejte dárek, který lidé opravdu využijí. Když Okou rozpočítal hlavní náklady, místo a jídlo, viděl jsem, že zbývá rozpočet na materiály. Chtěl jsem něco, co lidi zaujme a bude užitečné, tak jsme vyrobili 80 vlastních zápisníků. Okou také vygeneroval UTM QR kód, který jsme vytiskli dovnitř, takže zápisník odkazuje na náš web a vidíme, kdo z něj přišel.
Zápisník pro každého účastníka: přední a zadní strana s UTM QR kódem
Kdybych měl větší rozpočet, vytiskl bych na první stránky větu: „Dnes chci předat ___ svému AI kolegovi.“ Říká to, co děláme, a motivuje lidi to opravdu zkusit.
Část 2: Získejte lidi do místnosti pomocí event funnelu
Vše výše je základ. Skvělá technologická akce ale potřebuje lidi v místnosti, a to je funnel. Každá fáze má jedno číslo ke sledování a jednu páku k ovlivnění.
Event funnel: 4 fází na jednom základu
Když jedna fáze selže, další to nedoženou. Stránka, která nekonvertuje, zmaří veškerý dosah. Plná místnost bez následného kontaktu zmaří celý večer.
7. Dosah: naplánujte obsah a využijte cizí publika
S Okou jsem si nastavil obsahový kalendář: co kdy zveřejnit, na jakém kanálu a kdo se má zapojit. Pak už byla moje denní práce malá: připravit daný příspěvek a naplánovat nebo zveřejnit. Denní připomínka mě držela na správné cestě.
Obsahový kalendář: jeden post denně, účet a stav
Začali jsme launch postem v září 24, pak měl každý řečník svůj spotlight den (Rain, Ritu, Jeff, Sharon, pak Ming, říjen 2 až 10), následovaly denní posty v posledním týdnu a poděkování po akci. Každý řečník měl svůj den, což mu dalo přirozenou příležitost sdílet akci se svou sítí.
Ale v LA jsme neměli vlastní komunitu, takže největší dosah jsme získali přes cizí. Komunitní partneři akci spolupromovali, včetně CMU III alumni network, Santa Monica New Tech, Smart Tech, PM Social Club a Venice Chamber of Commerce. A naši řečníci sdíleli akci se svým publikem. Aby to bylo snadné, každý dostal hotovou grafiku a post, takže sdílení bylo téměř bez práce.
Komunitní partneři na stránce akce
Když dosah zaostává, otevřete další kanály: více komunitních partnerů, více spolupromocí, více sdílení řečníků. Některé kanály ale nestojí za to. Jedna komunita chtěla $1,000 za jediný e-mail, a to jsme odmítli. Free, teplé kanály jako partneři a řečníci byly naše hlavní energie.
8. RSVP: vytvořte stránku, která konvertuje, a sledujte ji denně
Stránka akce je to, co promění zájem v RSVP. Než jsem psal naši, nechal jsem Okou prostudovat podobné akce, včetně mých minulých: jak psali názvy, popisy, jak vypadaly jejich cover obrázky. Pak Okou navrhl naši stránku a cover, a ladili jsme ji, dokud nevypadala dobře i jako malý náhled na mobilu. Cover jsme postavili v HTML, aby datum, loga a jména byly přesné, což generátory obrázků často nezvládnou.
Název jsme také změnili. „Can AI Teammates Unlock Your Next Stage of Growth?“ se změnilo na „More Done, Same Team: AI Agents Panel + Happy Hour“: kratší, jasnější formát, lépe sdílitelný. Stránka běžela na Partiful jako hlavní, plus Luma, Eventbrite, oficiální LA Tech Week kalendář a pár komunitních kalendářů.
Partiful listing nad přehybem: nový název, cover, datum a základy
Pak počítejte zpětně od místnosti. Chtěli jsme 50 až 60 lidí. Pravidlo kolegy hostitele je získat 3x tolik RSVP, kolik potřebujete na free akci, takže jsme mířili na asi 180, třikrát horní hranici. Okou to rozpočítal na denní tempo, asi 6 denně na Partiful a 10 na Luma, a sledoval skutečné číslo v ranním check-inu. „Jsme na tom dobře?“ bylo číslo, na které jsem mohl reagovat.
Denní check-iny operačního plánu: počty na Partiful, září 9 až říjen 14, 2026
Registrace byly pomalé většinu září, pak se v říjnu zrychlily díky spotlightům řečníků a postům partnerů. Na konci dne akce jsme měli 287 schválených hostů na všech třech platformách, plus 100+ na waitlistu.
Když registrace zaostávají, vylepšete stránku. Učte se od jiných akcí a ptejte se lidí přímo na názor. Když jsem se ptal jiného hostitele na zpětnou vazbu, řekla mi, že náš nový název je bez kontextu nejasný. Taková upřímná zpětná vazba je k nezaplacení.
9. Účast: připomínejte lidem (nudné, ale funguje)
Tohle asi znáte, ale opravdu to funguje. Většina no-show není změna názoru. Lidé prostě zapomenou. Tak jim připomínejte podle plánu:
- Týden předem
- Několik dní předem
- 24 hodin předem
- 2 hodin před otevřením dveří
Je to málo práce a spolehlivě dostane více RSVP skutečně na akci. Večer dorazilo asi 60 lidí: plný dům, přesně na horní hranici cíle. Dva nebyli ani na seznamu: viděli náš banner u brány a zeptali se, jestli mohou dovnitř, tak jsme je pustili. Cedule venku je další způsob, jak vás lidé najdou.
Plná místnost během Q&A
Kde jsme skončili
- Asi 60 lidí v místnosti, plný dům (náš cíl byl 50 až 60)
- 400+ registrací, 287 schválených na Partiful, Luma a Eventbrite a 100+ na waitlistu
- Téměř 25,000 odhadovaných zobrazení napříč našimi a partnerskými posty
- 72 nových sledujících na stránce Okou v měsíci kolem akce
Ale moment, na který si vzpomenu, není číslo. Jeden host mi řekl, že náš panel byl pro něj nejzajímavější ze všech akcí Tech Weeku, které navštívil.
Panel po akci
Co dál
Akce skončila, ale práce ne. Následný kontakt stále probíhá a tento blog je jeho součástí. O tom napíšu samostatný post: komu jsme se ozvali, co konvertovalo a co bych udělal jinak.
Pokud chcete příště postupovat podobně, začněte s Okou a přineste svůj event brief. Plán, trackery a denní připomínky v tomto článku vznikly všechny v Okou.
Související čtení: Co by si AI měla pamatovat? Večeře na SF Tech Week a produktový update z týdne v říjnu 12 s fotkami z panelu.
