Nigdy wcześniej nie organizowałem wydarzenia w LA. Brakowało mi lokalnej sieci, kontaktów do miejsc, własnej społeczności w mieście. A potem na nasz panel LA Tech Week More Done, Same Team zarejestrowało się 400+ osób, a 15 października w Santa Monica dołączyła do nas pełna sala twórców, założycieli i operatorów, by porozmawiać o tym, jak zespoły naprawdę wykorzystują AI agentów.
Jeśli planujesz wydarzenie technologiczne w miejscu, gdzie zaczynasz od zera, bez lokalnych kontaktów, ten playbook jest dla Ciebie. Prowadzę marketing w Okou i do większości pracy przy tym wydarzeniu używałem Okou, naszego AI teammate'a. To także szczery opis, jak to wyglądało w praktyce.
Podzieliłem to na dwie części: budowanie wydarzenia (fundament), a potem sprowadzenie ludzi do sali (lejek).
Część 1: Zbuduj fundament swojego wydarzenia technologicznego
1. Zdecyduj, czym dla Ciebie jest sukces
To najważniejsze. Zanim cokolwiek zarezerwujesz, określ, jak wygląda udane wydarzenie dla Ciebie, bo ta odpowiedź zmienia cały projekt.
Czy Twoim głównym celem jest świetne doświadczenie gości? A może to czysta liczba, np. określona liczba kwalifikowanych leadów? To dwa zupełnie różne wydarzenia.
Dla nas celem nigdy nie była generacja leadów. Kwalifikowane leady były bonusem. Naszym prawdziwym priorytetem była rozpoznawalność marki: dać ludziom świetne doświadczenie i pokazać, za czym stoi Okou.
2. Zaprojektuj format wokół tego celu
Gdy już znasz swój cel, każda część wydarzenia powinna mu służyć. Ponieważ naszym celem były doświadczenie i marka, zaprojektowałem trzy części, każda z jednym zadaniem:
- Panel: prawdziwe spostrzeżenia i wiedza. To nasza wartość marki w praktyce: sprawić, by ludzie czuli się kompetentni i poinformowani.
- Jedzenie i happy hour: czas na naturalne rozmowy i networking przy jedzeniu i napojach, by wieczór był przyjemny, a nie jak praca.
- Opcjonalne stoisko Okou: z tyłu sali, by każdy ciekawy mógł dowiedzieć się więcej o Okou lub po prostu się przywitać, bez presji czy sprzedaży.
Goście rozmawiający przed panelem, scena ustawiona z tyłu
Miej w głowie przybliżoną liczbę uczestników, ale nie ustalaj jej na sztywno. Zbyt wielu ludzi pogarsza doświadczenie: trudniej rozmawiać, kolejki się wydłużają, sala staje się przytłaczająca. Ostateczna liczba zależy od tego, na co pozwala budżet, a to kolejny krok.
3. Rozpisz koszty i zdecyduj, co jest najważniejsze
Gdy masz już format, określ strukturę kosztów: miejsce, prelegenci, jedzenie, materiały. Nie wszystkie są równie ważne.
| Pozycja | Czy można ją zmienić? | Dlaczego |
|---|---|---|
| Miejsce | Nie | Określa pojemność, dzielnicę i typ gości. Dobre miejsca szybko się kończą, zwłaszcza w tygodniach takich jak Tech Week. |
| Prelegenci | Nie | Jeśli panel to główny punkt, prelegenci są wydarzeniem. |
| Jedzenie | Tak | Catering można dopasować do możliwości. To bufor budżetowy. |
| Materiały i gadżety | Na końcu | Planowane z tego, co zostanie po wszystkim innym. |
Zacznij od pozycji, których nie można zmienić, i najpierw sprawdź ich widełki cenowe. U nas to było miejsce. Potem policz: jeśli chcę tylu ludzi w sali, ile kosztuje miejsce i ile zostaje na resztę?
Zacząłem od celu ok. 50–60 osób, potem sprawdziłem, czy to realne w naszym budżecie. To proces w obie strony. Oferty miejsc zmieniały możliwości, a możliwości zmieniały plan. Spodziewaj się kilku korekt, zanim się ustabilizuje.
Kolejność też ma znaczenie, bo niektóre decyzje zależą od innych:
- Miejsce wpływa na prelegentów. Lokalizacja decyduje, kogo możesz zaprosić i kto będzie chciał przyjść.
- Temat wpływa na prelegentów. Rozmowa, którą chcesz poprowadzić, określa, kto się nadaje.
Zatem najpierw zarezerwuj miejsce i temat, potem znajdź prelegentów, a jedzenie dopasuj do nich.
Materiały są na końcu. Dopiero gdy znałem koszt miejsca i jedzenia, mogłem zobaczyć, co zostaje na materiały i gadżety, i zaplanować je stamtąd.
4. Ułóż harmonogram i pozwól Okou pilnować terminów
Gdy już wiesz, w jakiej kolejności podejmować decyzje, potrzebujesz harmonogramu. Przyznam: nie lubię planować. Oddałem to Okou. Podałem mu, co wiedziałem: datę, budżet, grupę docelową i typ wydarzenia. 6 sierpnia sprawdził daty Tech Week, znalazł jeden kluczowy termin (zgłoszenia gospodarzy zamykają się 21 sierpnia), cofnął się od tej daty i rozpisał wszystko na plan dzień po dniu z checkboxem do każdego zadania. Oto plan sprowadzony do najważniejszych terminów. Dwa twarde to miejsce i prelegenci, oba do 8 września, bo reszta mogła się przesuwać:
| Termin | Co musiało być zrobione |
|---|---|
| 6 sierpnia | Plan gotowy: daty Tech Week, jeden zewnętrzny termin (zgłoszenia gospodarzy zamykają się 21 sierpnia), harmonogram dzień po dniu cofając się od 15 października |
| 21 sierpnia | Zgłoszenie wydarzenia do oficjalnego kalendarza LA Tech Week |
| 30 sierpnia | Krótka lista miejsc: kontakt, każda oferta przeliczona na pełny koszt |
| 8 września | Potwierdzenie miejsca i prelegentów, najlepiej osobiście, potem pierwszy post zapowiadający |
| 13 września | Decyzja o designie, gadżetach, krótkiej liście cateringu i kanałów promocji |
| 20 września | Zamówienie gadżetów i wybór cateringu |
| 21–24 września | Zamrożenie materiałów i zgłoszenie wydarzenia do oficjalnych listingów Tech Week i Luma |
| 24 września | Post startowy; odtąd działa kalendarz treści |
| 2–10 października | Spotlight każdego prelegenta |
| 8 października | Przypomnienie tydzień przed |
| 10 października | Opłacenie cateringu; druk i przygotowanie materiałów |
| 12 października | Rozmowa przygotowawcza z prelegentami |
| 14 października | Spotkanie prelegentów i przypomnienie 24 godzin przed |
| 15 października | Dzień wydarzenia: przypomnienie 2 godzin przed, otwarcie drzwi o 5 |
Oba twarde terminy dotrzymane. Miejsce zarezerwowane 31 sierpnia i podpisane 9 września, panel potwierdzony w pierwszym tygodniu września, pierwszy post zapowiadający pojawił się 8 września.
Plan operacyjny Okou: jeden blok na dzień, checkbox do każdego zadania (wrzesień 9–14)
Stworzone z Okou. Zaplanuj własne wydarzenie z Okou.
Najbardziej uratowało mnie codzienne przypomnienie. Każdego ranka Okou wysyłał mi listę trzech najważniejszych rzeczy na dziś, stan RSVP względem potrzebnego tempa, co jest do zrobienia w ciągu tygodnia i stan budżetu. Nie musiałem trzymać całego planu w głowie. Po prostu otwierałem check-in i robiłem kolejną rzecz.
Jedna zasada, której się trzymałem: Okou mógł robić research, drafty i przypomnienia, ale wszystko, co wydawało pieniądze lub wychodziło poza zespół, przechodziło przeze mnie.
5. Realizacja: miejsce, prelegenci, jedzenie
Gdy plan był gotowy, każda pozycja przechodziła ten sam cykl: research, kontakt, porównanie, krótka lista, decyzja osobiście. Okou robił pracę wstępną. Ja wykonywałem telefony. Miejsce i prelegenci były nieelastyczne, więc te dwa wymagały prawdziwej wizyty: gdy listy były gotowe, umówiłem spotkania i poleciałem do LA, by obejrzeć trzy finałowe miejsca i spotkać każdego prelegenta, który mógł, i oba wybory zamknęliśmy na miejscu.
Miejsce
Miejsce było pierwsze, bo najbardziej czasochłonne. Pod koniec sierpnia skontaktowaliśmy się z prawie 20 miejscami w Santa Monica, Venice i Culver City. Okou czytał każdą ofertę, sumował realny koszt (miejsce, jedzenie, podatek, wszystkie wymagane opłaty) i sprawdzał, czy mieści się w naszym budżecie $6,000 (ok. $5,000 na miejsce i jedzenie), zanim ja to zobaczyłem. Dla tych, które pasowały, przygotowywał draft prośby o wizytę. Niektóre były tanie, ale bez mikrofonów czy projektora. Inne świetne, ale już zajęte lub dostępne tylko w złym terminie.
Tracker miejsc: 18 miejsc w dwa tygodnie, każda odpowiedź przeliczona na pełny koszt względem budżetu $5,000 (nazwy niewybranych miejsc zanonimizowane)
Stworzone z Okou. Zaplanuj własne wydarzenie z Okou.
BLANKSPACES w Santa Monica miało tylko dwa wolne terminy, więc zarezerwowaliśmy nasz w pełni zwrotną rezerwacją, a ja odwiedziłem wszystkich trzech finalistów osobiście w tym samym tygodniu. BLANKSPACES wygrało: AV w cenie, odpowiedni rozmiar sali i dzielnica pasująca do naszej grupy docelowej.
Prelegenci
Nie zaczynałem od nazwisk. Zacząłem od tematu: AI agenci, czyli AI teammate, ale nie technicznie. Chcieliśmy, by było to przystępne dla nietechnicznych osób i zespołów, bo to oni najwięcej zyskują na tej rozmowie. Spisałem pytania, na które panel miał odpowiedzieć, a potem Okou oceniał kandydatów pod tym kątem.
Okou przygotował maile do prelegentów (w tym zgodę na nagranie i zestaw do social media), zaproszenia na rozmowy przygotowawcze i tracker każdego prelegenta: bio, zdjęcie, zgoda na nagranie, call, status. W pierwszym tygodniu września mieliśmy panel: czterech praktyków plus Ming, nasz współzałożyciel, a ja byłem moderatorem. W LA spotkałem też każdego prelegenta, który mógł być osobiście. Każdemu przypisałem temat, nie tytuł.
Zgłosiłem się też do znacznie większej liczby prelegentów niż potrzebowałem. Bałem się, że ktoś z potwierdzonych nie dotrze, więc poza finałową listą zapytałem kilku innych, czy byliby gotowi wejść w razie potrzeby. Dało mi to rezerwę, której nie musiałem użyć.
Tracker prelegentów: od pierwszego kontaktu do run of show
Potem przygotowania: przewodnik dla prelegentów z pytaniami, call trzy dni przed, run of show dopracowywany do ostatniej chwili i luźne spotkanie prelegentów wieczorem przed panelem, by wszyscy się poznali.
Z przewodnika Okou: dzień wydarzenia i run of show
Jedzenie
Catering był najtrudniejszy. Okou śledził ok. 20 firm w jednym arkuszu i każdą odpowiedź przeliczał na pełny koszt (jedzenie, dostawa, podatek, opakowania, opłaty), bym mógł porównać oferty. Odrzucał formaty, które nie pasowały, jak tylko lunchboxy czy pełna obsługa na miejscu, i prowadził aktualną shortlistę. U niektórych sam minimalny koszt przekraczał nasz budżet.
Brief cateringowy Okou: format, limit budżetu i zasady czytania ofert
Tracker cateringu Okou: 21 firm, jedna pełna oferta dla 50 i 60 osób (nazwy zanonimizowane)
Stworzone z Okou. Zaplanuj własne wydarzenie z Okou.
Trudniejsze było, ile zamówić. RSVP wciąż rosły, więc nie wybierałem liczby z góry. Przeliczyłem kilka scenariuszy, miałem shortlistę firm na każdą opcję i ustaliłem najpóźniejszy możliwy termin zamówienia. Kilka dni przed wydarzeniem spojrzałem na realną liczbę RSVP i wtedy złożyłem zamówienie.
Wybraliśmy lokalnego dostawcę na prostą dostawę przed otwarciem drzwi, za nieco ponad $900. Zmieściliśmy się w budżecie, więc zostało na dodatki w kolejnym kroku.
6. Dodaj drobne akcenty
Podstawy sprawiają, że wydarzenie działa. Te dwa elementy sprawiły, że nasze było osobiste.
Poznaj ludzi przed wejściem. Gdy ktoś się rejestrował, Okou wysyłał krótką notkę na LinkedIn z dwoma pytaniami: czego oczekuje po wydarzeniu i co chciałby zapytać panel. Zebrałem odpowiedzi i przekazałem prelegentom, więc pytania na scenie pochodziły od faktycznych uczestników, np. „Od czego zacząć?” czy „Jak mierzyć biznesową wartość AI agenta?”. Dzięki temu znałem już wiele osób przed wydarzeniem, co moim zdaniem przełożyło się na frekwencję. Warto było: po panelu jeden z gości podszedł tylko po to, by podziękować za zadanie jego pytania na scenie.
Pytania uczestników w przewodniku prelegenta pod każdym tematem (fragment)
Stworzone z Okou. Zaplanuj własne wydarzenie z Okou.
Jak to działało: Okou wysyłał tylko notki, które zatwierdziłem, ograniczał liczbę w każdej partii i pomijał osoby już wcześniej kontaktowane. Masowa personalizacja łatwo idzie źle, więc pilnowałem tego osobiście.
Pytanie z sali podczas Q&A
Daj prezent, którego ludzie użyją. Gdy Okou rozplanował duże koszty, miejsce i jedzenie, zobaczyłem, że zostało na materiały. Chciałem czegoś, co zrobi wrażenie i będzie praktyczne, więc zamówiliśmy 80 personalizowanych notesów. Okou wygenerował też kod QR UTM, który wydrukowaliśmy w środku, więc notes prowadzi na naszą stronę i widzimy, kto z niego korzysta.
Notes dla każdego uczestnika: przód i tył z kodem QR UTM
Gdybym miał większy budżet, wydrukowałbym na pierwszych stronach jedno zdanie: „Dziś chcę przekazać ___ mojemu AI teammate'owi.” To pokazuje, co robimy, i zachęca do spróbowania.
Część 2: Sprowadź ludzi do sali lejkiem wydarzenia
Wszystko powyżej to fundament. Świetne wydarzenie technologiczne potrzebuje jeszcze ludzi w sali, a to już lejek. Każdy etap ma jedną liczbę do pilnowania i jedną dźwignię.
Lejek wydarzenia: 4 etapy na jednym fundamencie
Jeśli jeden etap zawiedzie, kolejne nie nadrobią. Listing, który nie konwertuje, marnuje cały zasięg. Pełna sala bez follow-upu marnuje cały wieczór.
7. Zasięg: zaplanuj treści i pożycz cudze audytoria
Ustaliłem kalendarz treści z Okou: co publikować każdego dnia, na którym kanale i kto musi być zaangażowany. Potem moja codzienna praca była prosta: zrobić dzisiejszy materiał i go zaplanować lub wrzucić. Codzienne przypomnienie pilnowało tempa.
Kalendarz treści: jeden post dziennie, które konto i status
Zaczęliśmy od posta startowego 24 września, potem każdy prelegent miał swój dzień (Rain, Ritu, Jeff, Sharon, potem Ming, 2–10 października), potem codzienne posty w ostatnim tygodniu i podziękowanie po wydarzeniu. Każdy prelegent miał swój dzień, co dawało mu naturalny moment na udostępnienie w swojej sieci.
Nie mieliśmy własnej społeczności w LA, więc największy zasięg dali nam inni. Partnerzy społecznościowi współpromowali wydarzenie, m.in. CMU III alumni network, Santa Monica New Tech, Smart Tech, PM Social Club i Venice Chamber of Commerce. Prelegenci też udostępniali w swoich sieciach. By to ułatwić, każdy dostał gotową grafikę i post, więc udostępnienie zajmowało im niemal zero czasu.
Partnerzy społecznościowi na stronie wydarzenia
Jeśli zasięg spada, otwórz więcej kanałów: więcej partnerów, więcej współpromocji, więcej udostępnień prelegentów. Niektóre kanały się nie opłacają. Jedna społeczność chciała $1,000 za pojedynczy mailing – zrezygnowaliśmy. Free, ciepłe kanały jak partnerzy i prelegenci to nasz priorytet.
8. RSVP: zbuduj listing, który konwertuje, i śledź go codziennie
Listing wydarzenia to strona, która zamienia zainteresowanie w RSVP. Zanim napisałem nasz, poprosiłem Okou o analizę podobnych wydarzeń, także moich wcześniejszych: jak tytułują, jak opisują wieczór, jak wyglądają okładki. Potem Okou przygotował draft i projekt okładki, a my iterowaliśmy, aż wyglądała dobrze nawet jako miniatura na telefonie. Okładkę zrobiliśmy w HTML, by data, loga i nazwiska były dokładne – czego generatory obrazów zwykle nie potrafią.
Zmienił się też tytuł. „Can AI Teammates Unlock Your Next Stage of Growth?” stało się „More Done, Same Team: AI Agents Panel + Happy Hour”: krócej, jaśniej o formacie, łatwiej udostępnić. Listing był na Partiful jako główna strona, plus Luma, Eventbrite, oficjalny kalendarz LA Tech Week i kilka kalendarzy społeczności.
Listing Partiful powyżej progu: nowy tytuł, okładka, data i podstawowe informacje
Potem licz wstecz od sali. Chcieliśmy 50–60 osób. Znajomy organizator mówi, że na darmowe wydarzenie trzeba mieć 3x tyle RSVP, więc celowaliśmy w ok. 180, czyli trzy razy górny limit. Okou rozbił to na dzienne tempo, ok. 6 dziennie na Partiful i 10 na Lumie, i codziennie śledził realny stan w moim porannym check-inie. „Czy idziemy dobrze?” stało się liczbą, na którą mogłem reagować.
Codzienne check-iny planu operacyjnego: liczby Partiful, wrzesień 9–październik 14, 2026
Zapisy szły wolno przez większość września, potem przyspieszyły w październiku, gdy pojawiły się spotlighty prelegentów i posty partnerów. Do końca dnia wydarzenia mieliśmy 287 zatwierdzonych gości na trzech platformach, plus 100+ na liście oczekujących.
Jeśli zapisy spadają, popraw listing. Ucz się od innych wydarzeń i pytaj ludzi wprost o opinię. Gdy zapytałem innego organizatora o feedback, powiedziała, że nasz nowy tytuł jest niejasny bez kontekstu. Takiej szczerej opinii nie dostaniesz inaczej.
9. Obecność: przypominaj ludziom (nudne, ale działa)
Pewnie to znasz, ale naprawdę działa. Większość nieobecności to nie zmiana decyzji – ludzie po prostu zapominają. Przypominaj im według harmonogramu:
- Tydzień przed
- Kilka dni przed
- 24 godzin przed
- 2 godzin przed otwarciem drzwi
To niewielki wysiłek, a skutecznie zwiększa frekwencję. W dniu wydarzenia przyszło ok. 60 osób: pełna sala, górny limit naszego celu. Dwóch nie było nawet na liście – zobaczyli nasz banner przed wejściem i zapytali, czy mogą wejść, więc ich wpuściliśmy. Tablica przed wejściem to kolejny sposób na nowych gości.
Pełna sala podczas Q&A
Nasz wynik
- Około 60 osób w sali, pełna sala (cel: 50–60)
- 400+ rejestracji, z czego 287 zatwierdzonych na Partiful, Lumie i Eventbrite oraz 100+ na liście oczekujących
- Blisko 25,000 szacowanych wyświetleń naszych i partnerskich postów
- 72 nowych obserwujących stronę Okou w miesiącu wokół wydarzenia
Ale najbardziej zapamiętam nie liczbę. Jeden z gości powiedział, że nasz panel był tym, który najbardziej do niego trafił spośród wszystkich wydarzeń Tech Week.
Panel po wydarzeniu
Co dalej
Wydarzenie się skończyło, ale praca trwa. Follow-up po wydarzeniu wciąż trwa, a ten wpis jest jego częścią. O tym, do kogo się odezwaliśmy, co się przekonwertowało i co bym zrobił inaczej, napiszę osobno.
Jeśli chcesz zorganizować swoje wydarzenie w ten sposób, zacznij z Okou i przynieś brief wydarzenia. Plan, trackery i codzienne przypomnienia z tego wpisu powstały w Okou.
Zobacz też: Co AI powinno pamiętać? Kolacja na SF Tech Week oraz aktualizacja produktu z tygodnia 12 października ze zdjęciami z panelu.
