Saya belum pernah mengadakan acara di LA sebelumnya. Tidak ada jaringan lokal, tidak ada kontak venue, tidak ada komunitas sendiri di kota itu. Lalu 400+ orang mendaftar untuk panel LA Tech Week kami, More Done, Same Team, dan pada 15 Oktober, ruangan penuh dengan builder, founder, dan operator bergabung bersama kami di Santa Monica untuk membahas bagaimana tim benar-benar memanfaatkan AI agent.
Jika Anda berencana mengadakan acara teknologi di tempat baru tanpa koneksi lokal, panduan ini untuk Anda. Saya memimpin pemasaran di Okou, dan saya menggunakan Okou, rekan AI kami, untuk sebagian besar pekerjaan di balik acara ini. Jadi ini juga gambaran jujur tentang prosesnya.
Panduan ini terbagi dua bagian: membangun acara (fondasi), lalu mengisi ruangan (funnel).
Bagian 1: Bangun fondasi acara teknologi Anda
1. Tentukan arti sukses bagi Anda
Ini hal nomor satu. Sebelum memesan apa pun, tentukan seperti apa acara yang sukses bagi Anda, karena jawabannya akan mengubah desain seluruh acara.
Apakah tujuan utama Anda pengalaman tamu yang luar biasa? Atau hanya angka, seperti jumlah prospek berkualitas tertentu? Itu dua jenis acara yang sangat berbeda.
Bagi kami, tujuannya bukan menghasilkan prospek. Prospek berkualitas hanyalah bonus. Prioritas utama kami adalah brand awareness: memberikan pengalaman hebat dan menunjukkan apa yang Okou perjuangkan.
2. Rancang format sesuai tujuan
Setelah tahu tujuan Anda, setiap bagian acara harus mendukungnya. Karena tujuan kami adalah pengalaman dan brand, saya merancang tiga bagian, masing-masing dengan satu fungsi:
- Panel: wawasan dan pengetahuan nyata. Ini adalah nilai brand kami: membuat orang merasa berdaya dan terinformasi.
- Makanan dan happy hour: waktu untuk peserta terhubung dan berjejaring secara alami sambil makan dan minum, agar malam terasa menyenangkan, bukan seperti bekerja.
- Meja Okou opsional: di belakang ruangan, agar siapa pun yang penasaran bisa belajar lebih lanjut tentang Okou atau sekadar menyapa, tanpa tekanan atau penjualan.
Tamu saling berkenalan sebelum panel, dengan panggung diatur di belakang
Pikirkan perkiraan jumlah peserta, tapi jangan dikunci dulu. Terlalu banyak orang justru merusak pengalaman: percakapan jadi sulit, antrean panjang, dan ruangan terasa penuh sesak. Jumlah sebenarnya tergantung pada apa yang bisa dibeli anggaran Anda, yang merupakan langkah berikutnya.
3. Petakan biaya, dan tentukan prioritas
Setelah format ditetapkan, tentukan struktur biaya: venue, pembicara, makanan, dan materi. Tidak semuanya sama penting.
| Item | Bisa fleksibel? | Alasan |
|---|---|---|
| Venue | Tidak | Menentukan kapasitas, lokasi, dan jenis peserta yang Anda tarik. Venue bagus cepat habis, apalagi saat minggu sibuk seperti Tech Week. |
| Pembicara | Tidak | Jika panel adalah acara utama, pembicara adalah inti acara. |
| Makanan | Ya | Katering bisa disesuaikan dengan ketersediaan. Ini penyangga anggaran Anda. |
| Materi & swag | Terakhir | Direncanakan dengan sisa anggaran setelah kebutuhan utama. |
Mulai dari item yang tidak bisa fleksibel, dan riset kisaran biayanya dulu. Bagi kami, itu adalah venue. Lalu hitung: jika ingin jumlah peserta sekian, berapa biaya venue, dan berapa sisa untuk kebutuhan lain?
Saya mulai dengan target sekitar 50 hingga 60 orang, lalu riset apakah itu realistis dengan anggaran kami. Prosesnya bolak-balik. Penawaran venue mengubah kemungkinan, dan kemungkinan mengubah rencana. Harapkan beberapa kali penyesuaian sebelum final.
Urutan juga penting, karena beberapa keputusan saling bergantung:
- Venue memengaruhi pembicara. Lokasi acara menentukan siapa yang bisa diundang dan siapa yang bersedia datang.
- Topik memengaruhi pembicara. Topik yang diinginkan menentukan siapa yang cocok.
Jadi kunci venue dan topik dulu, lalu cari pembicara, baru tentukan makanan di sekitar mereka.
Materi dikerjakan terakhir. Setelah tahu biaya venue dan makanan, baru bisa lihat sisa anggaran untuk materi dan swag, lalu rencanakan dari situ.
4. Susun timeline, lalu biarkan Okou menjaga jadwal Anda
Setelah urutan keputusan jelas, Anda butuh timeline. Pengakuan saya: saya tidak suka merencanakan. Jadi saya serahkan ke Okou. Saya beri tahu tanggal, anggaran, audiens, dan jenis acara yang diinginkan. Pada Agustus 6, Okou mencari tanggal Tech Week, menemukan satu tenggat penting (penutupan pendaftaran host Agustus 21), menghitung mundur, dan membuat rencana harian dengan checkbox untuk setiap tugas. Berikut ringkasan deadline yang penting. Dua yang paling krusial adalah venue dan pembicara, keduanya harus selesai sebelum September 8, karena yang lain bisa menyesuaikan:
| Deadline | Apa yang harus selesai |
|---|---|
| Agustus 6 | Rencana selesai: tanggal Tech Week, satu deadline eksternal (penutupan host Agustus 21), dan timeline harian mundur dari Oktober 15 |
| Agustus 21 | Kirim aplikasi host ke kalender resmi LA Tech Week |
| Agustus 30 | Shortlist venue: kontak selesai, semua penawaran jadi angka all-in |
| September 8 | Konfirmasi venue dan kunci daftar pembicara, jika bisa secara langsung, lalu umumkan pertama kali |
| September 13 | Tentukan desain, swag, shortlist katering, dan shortlist channel |
| September 20 | Pesan swag dan pilih katering |
| September 21 hingga 24 | Finalisasi materi dan submit listing Tech Week & Luma resmi |
| September 24 | Launch post; kalender konten mulai berjalan |
| Oktober 2 hingga 10 | Satu spotlight pembicara per orang |
| Oktober 8 | Blast pengingat satu minggu |
| Oktober 10 | Bayar katering; cetak & tata materi display |
| Oktober 12 | Panggilan persiapan pembicara |
| Oktober 14 | Pertemuan pembicara & pengingat 24 jam |
| Oktober 15 | Hari acara: pengingat 2 jam, pintu buka 5 |
Kami memenuhi kedua deadline utama. Venue di-hold pada Agustus 31 dan ditandatangani September 9, panel dikonfirmasi minggu pertama September, dan pengumuman pertama naik pada September 8.
Rencana operasional Okou: satu blok per hari, satu checkbox per tugas (Sep 9–14)
Dibuat dengan Okou. Rencanakan acara Anda sendiri dengan Okou.
Yang benar-benar menyelamatkan saya adalah pengingat harian. Setiap pagi, Okou mengirim pengingat tiga hal teratas hari itu, posisi RSVP dibanding target, deadline tujuh hari ke depan, dan posisi anggaran. Saya tidak perlu mengingat seluruh rencana. Cukup buka check-in dan lakukan langkah berikutnya.
Satu aturan yang saya pegang: Okou bisa riset, membuat draft, dan mengingatkan, tapi semua yang mengeluarkan uang atau dikirim ke luar tim tetap harus lewat saya.
5. Eksekusi: venue, pembicara, makanan
Setelah rencana siap, setiap item mengikuti siklus yang sama: riset, kontak, bandingkan, shortlist, lalu putuskan secara langsung. Okou mengerjakan pekerjaan dasar. Saya yang menelepon. Venue dan pembicara adalah dua hal yang tidak bisa fleksibel, jadi keduanya saya datangi langsung: setelah shortlist siap, saya jadwalkan pertemuan dan terbang ke LA untuk survei tiga venue finalis dan bertemu semua pembicara yang bisa hadir, dan kami kunci keduanya di tempat.
Venue
Venue didahulukan karena paling sensitif waktu. Akhir Agustus, kami menghubungi hampir 20 venue di sekitar Santa Monica, Venice, dan Culver City. Okou membaca setiap penawaran, menjumlahkan biaya all-in (venue, makanan, pajak, dan semua biaya wajib), dan membandingkan dengan total anggaran sekitar $6,000 (sekitar $5,000 untuk venue dan makanan) sebelum saya lihat. Untuk yang cocok, Okou membuat draft permintaan walkthrough. Ada yang murah tapi tanpa mic/proyektor. Ada yang bagus tapi penuh, atau hanya tersedia di tanggal yang salah.
Venue tracker: 18 venue dihubungi dalam dua minggu, setiap balasan jadi angka all-in dibanding anggaran venue & makanan $5,000 (venue yang tidak terpilih dianonimkan)
Dibuat dengan Okou. Rencanakan acara Anda sendiri dengan Okou.
BLANKSPACES di Santa Monica hanya punya dua tanggal tersisa, jadi kami tahan dengan booking refundable, lalu saya kunjungi tiga finalis di minggu yang sama. BLANKSPACES menang: AV lengkap, ukuran pas, dan lokasi sesuai target peserta.
Pembicara
Saya tidak mulai dari nama. Saya mulai dari topik: AI agent, atau AI teammate, tapi bukan teknis. Kami ingin pembahasan membumi untuk orang dan tim non-teknis, karena mereka yang paling diuntungkan. Saya tulis pertanyaan yang ingin dijawab panel, lalu Okou mengevaluasi kandidat berdasarkan pertanyaan itu.
Okou membuat draft email pembicara (termasuk persetujuan rekaman dan social kit), mengatur undangan prep-call, dan membuat tracker tiap pembicara: bio, headshot, persetujuan rekaman, prep call, status. Dalam minggu pertama September, panel kami lengkap: empat praktisi plus Ming, co-founder kami, saya sebagai moderator. Di perjalanan LA itu saya juga bertemu semua pembicara yang bisa hadir langsung. Saya cocokkan tiap pembicara ke topik, bukan ke jabatan.
Saya juga menghubungi lebih banyak pembicara dari yang dibutuhkan. Kekhawatiran saya, pembicara yang sudah konfirmasi bisa saja batal, jadi selain lineup utama saya tanya beberapa kandidat lain apakah bersedia standby jika ada yang mundur. Jadi saya punya cadangan, dan tidak perlu menggunakannya.
Tracker pembicara: dari panggilan pertama hingga run of show
Setelah itu persiapan: panduan pembicara dengan pertanyaan, prep call tiga hari sebelum, run of show yang terus disesuaikan sampai H-1, dan speaker meetup santai malam sebelum acara agar semua saling kenal sebelum naik panggung.
Dari panduan pembicara Okou: hari acara dan run of show
Makanan
Katering adalah bagian paling rumit. Okou melacak sekitar 20 katering dalam satu sheet dan mengubah setiap balasan jadi satu angka all-in (makanan, pengantaran, pajak, disposables, service fee), jadi saya bisa membandingkan secara adil. Okou menyaring format yang tidak cocok, seperti hanya lunch box atau full staff di tempat, dan menjaga shortlist aktif. Ada vendor yang minimum order-nya saja sudah melebihi anggaran kami.
Brief katering Okou: format, batas anggaran, dan aturan membaca penawaran
Tracker katering Okou: 21 katering, satu angka all-in untuk 50 dan 60 tamu (nama vendor anonim)
Dibuat dengan Okou. Rencanakan acara Anda sendiri dengan Okou.
Pertanyaan tersulit adalah berapa banyak yang harus dipesan. RSVP masih bergerak, jadi saya tidak menentukan angka pasti sejak awal. Saya hitung beberapa skenario jumlah peserta, simpan shortlist katering yang bisa menangani tiap skenario, dan tetapkan tanggal terakhir pemesanan. Beberapa hari sebelum acara, saya lihat jumlah RSVP nyata dan pesan final dari situ.
Kami pilih katering lokal untuk drop-off sederhana sebelum pintu dibuka, dengan biaya sedikit di atas $900. Masih di bawah anggaran, jadi ada ruang untuk hal-hal menarik di langkah berikutnya.
6. Tambahkan sentuhan kecil
Hal-hal dasar membuat acara berjalan. Dua hal ini membuat acara kami terasa personal.
Temui orang sebelum mereka datang. Saat seseorang mendaftar, Okou mengirim catatan singkat LinkedIn menanyakan dua hal: apa yang ingin mereka dapatkan malam itu, dan apa yang ingin mereka tanyakan ke panel. Saya kumpulkan jawabannya dan berikan ke pembicara, jadi pertanyaan di panggung benar-benar dari peserta, seperti "Dari mana saya mulai?" dan "Bagaimana mengukur nilai bisnis AI agent?" Saya juga jadi sudah mengenal banyak orang sebelum acara, dan menurut saya itu alasan mereka hadir. Sangat layak: setelah panel, satu tamu datang hanya untuk berterima kasih karena pertanyaannya dibawa ke panggung.
Pertanyaan peserta dimasukkan ke panduan pembicara per topik (cuplikan)
Dibuat dengan Okou. Rencanakan acara Anda sendiri dengan Okou.
Catatan singkat tentang prosesnya: Okou hanya mengirim catatan yang sudah saya setujui, membatasi setiap batch, dan melewati siapa pun yang sudah pernah dihubungi. Outreach personal dalam skala besar mudah salah, jadi saya tetap mengawasi.
Pertanyaan dari peserta saat Q&A
Beri hadiah yang benar-benar berguna. Setelah Okou menghitung biaya utama, venue dan makanan, saya tahu ada sisa anggaran untuk materi. Saya ingin sesuatu yang mengesankan dan benar-benar bermanfaat, jadi kami buat 80 notebook custom. Okou juga membuat QR code UTM yang kami cetak di dalamnya, jadi notebook mengarah ke situs kami dan kami bisa melacak pengunjung dari situ.
Notebook yang didapat setiap peserta: depan, dan cover belakang dengan QR code UTM
Jika anggaran lebih, saya akan cetak satu kalimat di beberapa halaman awal: "Hari ini saya ingin menyerahkan ___ ke AI teammate saya." Itu menjelaskan apa yang kami lakukan, dan mendorong orang benar-benar mencoba.
Bagian 2: Isi ruangan dengan funnel acara
Semua di atas adalah fondasi. Acara teknologi yang hebat tetap butuh orang di ruangan, dan itu soal funnel. Setiap tahap punya satu angka utama dan satu tuas penggerak.
Funnel acara: 4 tahap di atas satu fondasi
Jika satu tahap gagal, tahap berikutnya tidak bisa menutupi. Listing yang tidak mengonversi sia-siakan seluruh jangkauan. Ruangan penuh tanpa tindak lanjut sia-siakan seluruh malam.
7. Jangkauan: rencanakan konten, dan pinjam audiens orang lain
Saya membuat kalender konten dengan Okou: apa yang diposting tiap hari, di channel mana, dan siapa yang terlibat. Setelah itu, tugas harian saya kecil: buat konten hari itu, lalu jadwalkan atau posting. Pengingat harian menjaga konsistensi.
Kalender konten: satu post per hari, akun mana, dan statusnya
Kami mulai dengan launch post pada 24 Sep, lalu tiap pembicara dapat hari spotlight sendiri (Rain, Ritu, Jeff, Sharon, lalu Ming, 2–10 Okt), diikuti posting harian di minggu terakhir dan ucapan terima kasih setelah acara. Memberi tiap pembicara hari sendiri juga memberi mereka momen alami untuk berbagi ke jaringan mereka.
Tapi kami tidak punya komunitas sendiri di LA, jadi jangkauan terbesar dari audiens orang lain. Partner komunitas ikut mempromosikan acara, termasuk CMU III alumni network, Santa Monica New Tech, Smart Tech, PM Social Club, dan Venice Chamber of Commerce. Pembicara juga membagikan ke audiens mereka. Agar mudah, tiap pembicara dapat grafis dan post siap pakai, jadi berbagi hampir tanpa usaha.
Partner komunitas di halaman acara
Jika jangkauan kurang, buka lebih banyak channel: tambah partner komunitas, co-promotion, lebih banyak share pembicara. Tapi tidak semua channel layak. Satu komunitas menawar $1,000 untuk satu email blast, kami tolak. Channel gratis dan hangat seperti partner dan pembicara jadi fokus kami.
8. RSVP: buat listing yang mengonversi, dan pantau setiap hari
Listing acara adalah halaman yang mengubah minat jadi RSVP. Sebelum menulis, saya minta Okou pelajari acara serupa, termasuk acara saya sebelumnya: cara mereka menulis judul, mendeskripsikan acara, tampilan cover. Lalu Okou membuat draft listing dan desain cover, kami revisi sampai bagus bahkan sebagai thumbnail kecil di ponsel. Cover dibuat dengan HTML agar tanggal, logo, dan nama tetap presisi, yang biasanya salah jika pakai image generator.
Kami juga mengubah judul di tengah jalan. "Can AI Teammates Unlock Your Next Stage of Growth?" jadi "More Done, Same Team: AI Agents Panel + Happy Hour": lebih singkat, jelas formatnya, mudah dibagikan. Listing utama di Partiful, plus Luma, Eventbrite, kalender resmi LA Tech Week, dan beberapa kalender komunitas.
Listing Partiful di atas: judul baru, cover, tanggal, dan info dasar
Lalu hitung mundur dari ruangan. Kami ingin 50–60 orang hadir. Aturan host lain: dapatkan 3x RSVP dari target untuk acara gratis, jadi kami target sekitar 180, tiga kali batas atas. Okou membagi jadi target harian, sekitar 6 per hari di Partiful dan 10 di Luma, dan melacak angka nyata tiap pagi. "Sudah cukup?" jadi angka yang bisa saya tindaklanjuti.
Check-in harian rencana operasional: jumlah Partiful, Sep 9–Okt 14, 2026
Pendaftaran lambat sepanjang September, lalu naik di Oktober saat spotlight pembicara dan posting partner keluar. Pada hari H, kami punya 287 tamu terverifikasi di tiga platform, plus 100+ di waitlist.
Jika pendaftaran lambat, perbaiki listing. Terus belajar dari acara lain, dan tanya langsung ke orang. Saat saya minta feedback host lain, dia bilang judul baru kami kurang jelas tanpa konteks. Pandangan luar seperti itu sulit didapat dengan cara lain.
9. Kehadiran: ingatkan peserta (hal sederhana yang efektif)
Anda mungkin sudah tahu, tapi ini benar-benar efektif. Sebagian besar no-show bukan karena berubah pikiran. Orang hanya lupa. Jadi ingatkan mereka sesuai jadwal:
- Seminggu sebelum
- Beberapa hari sebelum
- 24 jam sebelum
- 2 jam sebelum pintu dibuka
Usaha kecil, tapi efektif meningkatkan kehadiran RSVP. Malam itu, sekitar 60 orang hadir: ruangan penuh, tepat di batas atas target. Dua orang bahkan tidak ada di daftar: mereka melihat banner kami di luar venue dan minta masuk, jadi kami izinkan. Spanduk di depan adalah satu cara lagi orang menemukan Anda.
Ruangan penuh saat Q&A
Hasil akhir
- Sekitar 60 orang hadir, ruangan penuh (target kami 50–60)
- 400+ pendaftaran, dengan 287 terverifikasi di Partiful, Luma, dan Eventbrite serta 100+ di waitlist
- Hampir 25,000 estimasi impresi di seluruh posting kami dan partner
- 72 follower baru di halaman perusahaan Okou selama sebulan sekitar acara
Tapi momen yang saya ingat bukan angka. Satu tamu bilang panel kami paling berkesan dari semua acara Tech Week yang dia hadiri.
Panel setelah acara
Selanjutnya
Acara sudah selesai, tapi pekerjaannya belum. Tindak lanjut pasca-acara masih berjalan, dan blog ini bagian darinya. Saya akan menulis posting terpisah: siapa yang kami hubungi setelahnya, apa yang berhasil dikonversi, dan apa yang akan saya lakukan berbeda.
Jika Anda ingin mengadakan acara berikutnya seperti ini, mulai dengan Okou dan bawa brief acara Anda. Rencana, tracker, dan pengingat harian di posting ini semua dibuat di Okou.
Bacaan terkait: Apa yang harus diingat AI? Makan malam di SF Tech Week, dan update produk minggu Oktober 12 dengan foto panel.
