Ik had nog nooit eerder een evenement in LA georganiseerd. Geen lokaal netwerk, geen contacten bij locaties, geen eigen community in de stad. Toch schreven 400+ mensen zich in voor ons LA Tech Week panel, More Done, Same Team, en op 15 oktober zat de zaal in Santa Monica vol met bouwers, oprichters en operators die met ons spraken over hoe teams AI agents daadwerkelijk inzetten.
Als je een tech event wilt organiseren op een plek waar je vanaf nul begint, zonder lokale connecties, is dit playbook voor jou. Ik leid marketing bij Okou, en gebruikte Okou, onze AI teamgenoot, voor het grootste deel van het werk achter dit evenement. Dit is dus ook een eerlijk kijkje in hoe dat eruitzag.
Het is opgedeeld in twee delen: het evenement opbouwen (de basis), en vervolgens mensen de zaal in krijgen (de funnel).
Deel 1: Leg de basis van je tech event
1. Bepaal wat succes voor jou betekent
Dit is het allerbelangrijkste. Voordat je iets boekt, bepaal wat een succesvol evenement voor jou is, want dat antwoord bepaalt hoe je alles verder ontwerpt.
Is je belangrijkste doel een geweldige gastbeleving? Of draait het puur om een getal, zoals een bepaald aantal gekwalificeerde leads? Dat zijn twee totaal verschillende evenementen.
Voor ons was het doel nooit leadgeneratie. Gekwalificeerde leads waren mooi meegenomen. Onze echte prioriteit was merkbekendheid: mensen een goede ervaring geven en laten zien waar Okou voor staat.
2. Ontwerp het format eromheen
Als je je doel weet, moet elk onderdeel van het evenement daaraan bijdragen. Omdat bij ons ervaring en merk centraal stonden, ontwierp ik drie onderdelen, elk met een eigen functie:
- Het panel: echte inzichten en kennis. Dit is onze merkwaarde in actie: mensen zich geïnformeerd en empowered laten voelen.
- Eten en borrel: tijd voor mensen om op een natuurlijke manier te netwerken met eten en drinken, zodat de avond leuk blijft en niet als werk voelt.
- Een optionele Okou-tafel: achterin de zaal, zodat iedereen die nieuwsgierig is meer over Okou kan leren of gewoon even kan kennismaken, zonder druk of verkooppraatjes.
Gasten mengen zich voor het panel, met het podium achterin
Denk alvast aan een ruwe schatting van het aantal gasten, maar leg het nog niet vast. Te veel mensen schaadt juist de ervaring: gesprekken worden moeilijker, rijen langer, en de zaal voelt overweldigend. Het echte aantal hangt af van wat je budget toelaat, en dat is de volgende stap.
3. Breng je kosten in kaart en bepaal wat eerst komt
Met het format bepaald, stel je je kostenstructuur op: locatie, sprekers, eten en materialen. Niet alles is even belangrijk.
| Item | Flexibel? | Waarom |
|---|---|---|
| Locatie | Nee | Bepaalt je capaciteit, buurt en het soort publiek dat je aantrekt. Goede locaties zijn snel vol, zeker tijdens drukke weken als Tech Week. |
| Sprekers | Nee | Als het panel het hoofdevenement is, zijn de sprekers het evenement. |
| Eten | Ja | Je kunt de catering aanpassen aan wat beschikbaar is. Dit is je budgetbuffer. |
| Materialen en swag | Laatst | Gepland met wat er overblijft na de rest. |
Begin met de onderdelen die niet flexibel zijn, en onderzoek eerst hun prijsklasse. Voor ons was dat de locatie. Reken dan uit: als ik zoveel mensen wil, wat kost de locatie, en wat blijft er over voor de rest?
Ik begon met een doel van ongeveer 50 tot 60 mensen, en onderzocht of dat realistisch was binnen ons budget. Het is een heen-en-weer. De offertes van locaties bepaalden wat mogelijk was, en wat mogelijk was veranderde het plan. Reken erop dat je beide een paar keer moet bijstellen voordat het vastligt.
De volgorde is ook belangrijk, want sommige beslissingen hangen van andere af:
- De locatie beïnvloedt de sprekers. Waar het evenement is, bepaalt wie je kunt vragen en wie bereid is te komen.
- Het onderwerp beïnvloedt de sprekers. Het gesprek dat je wilt voeren, bepaalt wie er past.
Dus leg eerst locatie en onderwerp vast, zoek dan sprekers, en vul daarna het eten in.
Materialen komen als laatste. Pas toen ik wist wat locatie en eten zouden kosten, kon ik zien wat er overbleef voor materialen en swag, en die daarop plannen.
4. Maak de tijdlijn en laat Okou je eraan houden
Met de volgorde van beslissingen bepaald, heb je een tijdlijn nodig. Mijn bekentenis: ik haat plannen. Dus liet ik het aan Okou over. Ik gaf door wat ik wist: datum, budget, doelgroep en het soort evenement dat ik wilde. Op 6 augustus zocht Okou de Tech Week-data op, vond de ene deadline waar alles om draaide (host-aanmeldingen sloten op 21 augustus), werkte terug en maakte er een dag-tot-dag plan van met een checkbox voor elke taak. Hier is het plan samengevat tot de deadlines die ertoe deden. De twee harde waren locatie en sprekers, allebei uiterlijk 8 september, want de rest kon daaromheen schuiven:
| Deadline | Wat moest dan klaar zijn |
|---|---|
| 6 aug | Plan gemaakt: Tech Week-data, de ene harde externe deadline (host-aanmeldingen sluiten 21 aug), en een dag-tot-dag tijdlijn terugwerkend vanaf 15 okt |
| 21 aug | Host-aanvraag indienen voor de officiële LA Tech Week-kalender |
| 30 aug | Locaties shortlist: outreach gedaan, elke offerte omgerekend naar een all-in bedrag |
| 8 sep | Locatie bevestigen en sprekers vastleggen, waar mogelijk in persoon, daarna eerste aankondiging posten |
| 13 sep | Design, swag, shortlist catering en kanalen bepalen |
| 20 sep | Swag bestellen en cateraar kiezen |
| 21-24 sep | Materialen vastleggen en officiële Tech Week- en Luma-listings indienen |
| 24 sep | Launch post; vanaf hier neemt de contentkalender het over |
| 2-10 okt | Eén speaker spotlight per spreker |
| 8 okt | Reminder één week van tevoren |
| 10 okt | Cateraar betalen; displaymaterialen printen en klaarzetten |
| 12 okt | Sprekers-prep call |
| 14 okt | Sprekersmeetup en de 24-uur reminder |
| 15 okt | Eventdag: 2-uur reminder, deuren open om 5 |
We haalden beide harde deadlines. De locatie werd vastgehouden op 31 augustus en getekend op 9 september, het panel was bevestigd in de eerste week van september, en de eerste aankondiging stond op 8 september online.
Het operationeel plan dat Okou bijhield: één blok per dag, een checkbox voor elke taak (9-14 sep getoond)
Gemaakt met Okou. Plan je eigen event met Okou.
Wat mij echt redde, was de dagelijkse reminder. Elke ochtend stuurde Okou me een reminder met de drie belangrijkste taken van die dag, de stand van de RSVPs ten opzichte van het benodigde tempo, wat er de komende zeven dagen moest gebeuren en waar het budget stond. Ik hoefde het hele plan nooit in mijn hoofd te houden. Ik opende gewoon de check-in en deed het volgende.
Eén regel hield ik aan: Okou kon onderzoeken, concepten maken en herinneren, maar alles wat geld kostte of naar mensen buiten het team ging, ging altijd via mij.
5. Uitvoeren: locatie, sprekers, eten
Toen het plan stond, volgde elk onderdeel dezelfde cyclus: onderzoek, benaderen, vergelijken, shortlist maken en dan in persoon beslissen. Okou deed het voorwerk. Ik deed de telefoontjes. Locatie en sprekers waren de twee dingen die niet flexibel waren, dus die kregen een echte trip: toen de shortlists klaar waren, plande ik afspraken en vloog naar LA om de drie locaties te bezoeken en elke spreker die kon in persoon te ontmoeten. We legden beide direct vast.
Locatie
De locatie kwam als eerste omdat die het meest tijdsgevoelig was. Eind augustus benaderden we bijna 20 locaties rond Santa Monica, Venice en Culver City. Okou las elke offerte zodra die binnenkwam, telde de echte all-in kosten op (locatie, eten, belasting en alle verplichte kosten) en checkte die tegen ons totale budget van ongeveer $6,000 (waarvan zo'n $5,000 voor locatie en eten) voordat ik ernaar keek. Voor de locaties die pasten, maakte Okou een concept voor een bezichtigingsverzoek. Sommige waren goedkoop maar hadden geen microfoons of projector. Sommige waren perfect maar al volgeboekt, of alleen beschikbaar op de verkeerde datum.
De locatie-tracker: 18 locaties benaderd in twee weken, elke reactie omgerekend naar een all-in bedrag t.o.v. het $5,000 locatie- en etenbudget (niet-geselecteerde locaties geanonimiseerd)
Gemaakt met Okou. Plan je eigen event met Okou.
BLANKSPACES in Santa Monica had nog maar twee data over, dus we hielden onze optie met een volledig restitueerbare boeking, waarna ik diezelfde week alle drie de finalisten bezocht. BLANKSPACES won: AV inbegrepen, de juiste grootte voor onze zaal en de juiste buurt voor het publiek dat we wilden.
Sprekers
Ik begon niet met namen. Ik begon met het onderwerp: AI agents, of AI teamgenoten, maar niet technisch. We wilden het toegankelijk maken voor niet-technische mensen en teams, omdat zij het meest baat hebben bij dit gesprek. Ik schreef de vragen op die ik door het panel beantwoord wilde hebben, en liet Okou kandidaten daarop beoordelen.
Okou maakte de conceptmails voor de sprekers (inclusief toestemming voor opname en een social kit om te delen), regelde de uitnodigingen voor de voorbereidingscalls en hield een tracker bij voor elke spreker: bio, foto, opname-toestemming, prep call, status. Binnen de eerste week van september hadden we ons panel: vier praktijkmensen plus Ming, onze co-founder, met mij als moderator. Tijdens die LA-trip ontmoette ik ook elke spreker die in persoon kon. Ik koppelde elke spreker aan een onderwerp, niet aan een titel.
Ik benaderde ook veel meer sprekers dan ik nodig had. Mijn zorg was dat een bevestigde spreker misschien toch niet kon komen, dus naast de definitieve line-up vroeg ik een paar andere kandidaten of ze stand-by wilden staan als iemand uitviel. Zo had ik een paar reserves, die we uiteindelijk niet nodig hadden.
De spreker-tracker: van eerste call tot run of show
Daarna volgde de voorbereiding: een sprekersgids met de vragen, een prep call drie dagen van tevoren, een run of show die we tot de dag ervoor bleven bijstellen, en een informele sprekersmeetup de avond ervoor zodat iedereen elkaar al kende voor het podium.
Uit de sprekersgids die Okou opstelde: eventdag en run of show
Eten
Catering was het rommeligste deel. Okou hield ongeveer 20 cateraars bij in één sheet en zette elke reactie om in één all-in bedrag (eten, bezorging, belasting, disposables, servicekosten), zodat ik appels met appels kon vergelijken. Het filterde formats die niet pasten, zoals alleen lunchboxen of volledige on-site staff, en hield een actuele shortlist bij. Sommige leveranciers zaten met hun minimum al boven ons budget.
De catering-brief waar Okou mee werkte: format, budgetlimiet en de regels voor het lezen van offertes
De catering-tracker van Okou: 21 cateraars, één all-in bedrag per 50 en 60 gasten (leveranciers geanonimiseerd)
Gemaakt met Okou. Plan je eigen event met Okou.
De lastigste vraag was hoeveel te bestellen. De RSVPs bleven bewegen, dus ik koos niet vroeg één aantal. Ik berekende een paar scenario's qua aantal gasten, hield een shortlist van cateraars die elk scenario aankonden, en stelde de laatste bestelmogelijkheid vast. Een paar dagen voor het event keek ik naar het echte aantal RSVPs en plaatste toen de definitieve bestelling.
We kozen voor een lokale cateraar voor een eenvoudige drop-off voor opening, voor net iets meer dan $900. Het bleef onder de limiet, waardoor er ruimte was voor de leuke dingen in de volgende stap.
6. Voeg de kleine details toe
De basis maakt een event werkend. Deze twee dingen maakten het persoonlijk.
Ontmoet mensen voordat ze binnenlopen. Als iemand zich inschreef, stuurde Okou een kort LinkedIn-bericht met twee vragen: wat ze uit de avond wilden halen en wat ze het panel wilden vragen. Ik verzamelde de antwoorden en gaf ze aan de sprekers, zodat de vragen op het podium uit de zaal kwamen, zoals "Waar begin ik?" en "Hoe meet je de businesswaarde van een AI agent?" Het betekende ook dat ik al veel mensen had ontmoet voor het event, en ik denk dat dat een groot deel is van waarom ze kwamen. Het was het helemaal waard: na het panel kwam een gast me bedanken dat zijn exacte vraag op het podium was gesteld.
Vragen van inschrijvers verwerkt in de sprekersgids per onderwerp (fragment)
Gemaakt met Okou. Plan je eigen event met Okou.
Een korte toelichting: Okou stuurde alleen berichten die ik had goedgekeurd, beperkte elke batch en sloeg mensen over die we al hadden benaderd. Persoonlijke outreach op schaal is makkelijk fout te doen, dus ik hield er altijd zicht op.
Een vraag uit de zaal tijdens de Q&A
Geef een cadeau dat mensen echt gebruiken. Toen Okou de grote kosten (locatie en eten) had uitgewerkt, zag ik dat er budget over was voor materialen. Ik wilde iets dat indruk zou maken én nuttig zou zijn, dus maakten we 80 custom notitieboekjes. Okou genereerde ook de UTM QR-code die we erin drukten, zodat het boekje naar onze site verwijst en we kunnen zien wie ervan komt.
Het notitieboekje dat elke deelnemer kreeg: voorkant en achterkant met UTM QR-code
Als ik meer budget had gehad, had ik op de eerste pagina's gedrukt: "Vandaag wil ik ___ aan mijn AI teamgenoot overdragen." Het zegt wat we doen en geeft mensen een zetje om het echt te proberen.
Deel 2: Krijg mensen de zaal in met een event funnel
Alles hierboven is de basis. Een goed tech event heeft nog steeds mensen in de zaal nodig, en dat is een funnel. Elke fase heeft één getal om op te letten en één hefboom om aan te draaien.
De event funnel: 4 fasen op één basis
Als één fase faalt, kunnen de volgende dat niet goedmaken. Een listing die niet converteert, verspilt al je bereik. Een volle zaal waar je nooit op volgt, verspilt de hele avond.
7. Bereik: plan je content en leen het publiek van anderen
Ik maakte samen met Okou een contentkalender: wat elke dag te posten, op welk kanaal en wie erbij betrokken moest zijn. Daarna was mijn dagelijkse taak klein: het stuk van die dag maken en inplannen of posten. De dagelijkse reminder hield me erbij.
De contentkalender: één post per dag, welk account en de status
Wij begonnen met een launch post op 24 september, gaven daarna elke spreker een eigen spotlight-dag (Rain, Ritu, Jeff, Sharon, dan Ming, 2-10 oktober), gevolgd door dagelijkse posts in de laatste week en een bedankje na afloop. Elke spreker een eigen dag geven, gaf hen ook een natuurlijk moment om het met hun netwerk te delen.
Maar we hadden geen eigen community in LA, dus ons grootste bereik kwam van anderen. Communitypartners co-promootten het event, waaronder het CMU III alumni-netwerk, Santa Monica New Tech, Smart Tech, PM Social Club en de Venice Chamber of Commerce. En onze sprekers deelden het met hun eigen publiek. Om dat makkelijk te maken, kreeg elke spreker een kant-en-klare graphic en post, zodat delen bijna geen moeite kostte.
Communitypartners op de eventpagina
Als het bereik achterblijft, open dan meer kanalen: meer communitypartners, meer co-promotie, meer spreker-shares. Sommige kanalen zijn het niet waard. Eén community vroeg $1,000 voor één e-mailblast, en dat hebben we niet gedaan. Gratis, warme kanalen zoals partners en sprekers kregen onze aandacht.
8. RSVPs: maak een listing die converteert en volg het dagelijks
Je eventlisting is de pagina die interesse omzet in RSVPs. Voor ik de onze schreef, liet ik Okou soortgelijke events bestuderen, inclusief mijn eigen eerdere events: hoe ze titels schreven, de avond beschreven, covers vormgaven. Daarna maakte Okou een concept voor onze listing en het ontwerp van de cover, en we schaafden bij tot het er zelfs als kleine telefoon-thumbnail goed uitzag. We bouwden de cover in HTML zodat datum, logo's en namen exact bleven, wat image generators vaak fout doen.
We veranderden onderweg ook de titel. "Can AI Teammates Unlock Your Next Stage of Growth?" werd "More Done, Same Team: AI Agents Panel + Happy Hour": korter, duidelijker over het format, makkelijker te delen. De listing stond op Partiful als hoofdpagina, plus Luma, Eventbrite, de officiële LA Tech Week-kalender en een paar communitykalenders.
De Partiful-listing boven de vouw: nieuwe titel, cover, datum en de basisinfo
Werk dan terug vanaf de zaal. Wij wilden 50 tot 60 mensen aanwezig. Een vuistregel van een mede-host: voor een gratis event heb je 3x zoveel RSVPs nodig als je wilt hebben, dus mikten we op ongeveer 180, drie keer de bovengrens. Okou verdeelde dat in een dagelijks tempo, ongeveer 6 per dag op Partiful en 10 op Luma, en hield het echte aantal bij in mijn ochtendcheck-in. "Doen we het goed?" werd een cijfer waar ik op kon sturen.
Dagelijkse check-ins operationeel plan: Partiful-lijst, 9 sep tot 14 okt, 2026
Aanmeldingen gingen traag in september, maar trokken aan in oktober toen de speaker spotlights en partnerposts live gingen. Op de dag van het event hadden we 287 goedgekeurde gasten over drie platforms, plus 100+ op de wachtlijst.
Als aanmeldingen achterblijven, verbeter dan de listing. Blijf leren van andere events en vraag mensen direct om feedback. Toen ik een andere eventhost om feedback vroeg, zei ze dat onze nieuwe titel zonder context onduidelijk was. Zo'n eerlijke blik van buiten krijg je anders bijna niet.
9. Aanwezigheid: herinner mensen (het saaie dat werkt)
Waarschijnlijk weet je dit al, maar het werkt echt. De meeste no-shows zijn geen bewuste keuze. Mensen vergeten het gewoon. Dus herinner ze volgens schema:
- Een week van tevoren
- Een paar dagen van tevoren
- 24 uur van tevoren
- 2 uur voor de deuren open gaan
Het kost weinig moeite en zorgt er betrouwbaar voor dat meer van je RSVPs echt komen. Op de avond zelf kwamen er ongeveer 60 mensen: een volle zaal, precies aan de bovenkant van ons doel. Twee daarvan stonden niet eens op de lijst: ze zagen ons spandoek buiten bij de ingang en vroegen of ze erbij mochten, dus lieten we ze binnen. Een bord buiten is nog een manier waarop mensen je vinden.
Een volle zaal tijdens de Q&A
Waar we uitkwamen
- Ongeveer 60 mensen in de zaal, een volle bak (ons doel was 50 tot 60)
- 400+ inschrijvingen, waarvan 287 goedgekeurd via Partiful, Luma en Eventbrite en 100+ op de wachtlijst
- Bijna 25,000 geschatte impressies via onze posts en die van partners
- 72 nieuwe volgers op de Okou-bedrijfspagina in de maand rond het event
Maar het moment dat me bijblijft is geen getal. Een gast vertelde me dat ons panel het meest bij hem resoneerde van alle Tech Week-events waar hij was geweest.
Het panel na afloop
Wat nu
Het event is voorbij, maar het werk niet. De follow-up na het event loopt nog, en deze blog is daar onderdeel van. Ik schrijf daar nog een aparte post over: wie we daarna benaderden, wat converteerde en wat ik anders zou doen.
Wil je je volgende event op deze manier organiseren? Begin met Okou en neem je eventbrief mee. Het plan, de trackers en de dagelijkse reminders in deze post zijn allemaal in Okou gemaakt.
Gerelateerd: Wat moet AI onthouden? Een diner op SF Tech Week, en de week van oktober 12 productupdate met foto's van het panel.
