Non avevo mai organizzato un evento a Los Angeles prima. Nessuna rete locale, nessun contatto con location, nessuna community nostra in città. Poi 400+ persone si sono registrate al nostro panel LA Tech Week, More Done, Same Team, e il 15 ottobre una sala piena di builder, founder e operatori si è unita a noi a Santa Monica per parlare di come i team stanno davvero mettendo al lavoro gli agenti AI.
Se stai pianificando un evento tech in un posto dove parti da zero, senza connessioni locali, questo playbook fa per te. Gestisco il marketing in Okou e ho usato Okou, il nostro compagno AI, per la maggior parte del lavoro dietro questo evento. Quindi questa è anche una panoramica onesta di come è andata.
È diviso in due parti: costruire l’evento (le fondamenta), poi portare le persone in sala (il funnel).
Parte 1: Costruisci le fondamenta del tuo evento tech
1. Decidi cosa significa successo per te
Questa è la cosa più importante. Prima di prenotare qualsiasi cosa, definisci cosa significa per te un evento di successo, perché questa risposta cambia tutto il resto.
Il tuo obiettivo principale è offrire una grande esperienza agli ospiti? Oppure è solo un numero, come una certa quantità di lead qualificati? Sono due eventi molto diversi.
Per noi, l’obiettivo non era mai la generazione di lead. I lead qualificati erano un bonus. La nostra vera priorità era la brand awareness: offrire alle persone una grande esperienza e mostrare cosa rappresenta Okou.
2. Progetta il formato attorno all’obiettivo
Una volta che conosci il tuo obiettivo, ogni parte dell’evento deve servirlo. Poiché il nostro era esperienza e brand, ho progettato tre parti, ognuna con uno scopo:
- Il panel: vere intuizioni e conoscenze. Questo è il valore del nostro brand in azione: far sentire le persone competenti e informate.
- Cibo e happy hour: tempo per connettersi e fare networking in modo naturale davanti a cibo e drink, così la serata è piacevole e non sembra lavoro.
- Un tavolo Okou opzionale: in fondo alla sala, così chi è curioso può saperne di più su Okou o semplicemente salutare, senza sentirsi pressato o venduto.
Ospiti che socializzano prima del panel, con il palco allestito in fondo
Tieni in mente un numero approssimativo di partecipanti, ma non fissarlo ancora. Troppe persone peggiorano l’esperienza: le conversazioni diventano difficili, le file si allungano e la sala diventa opprimente. Il numero reale dipende da cosa ti puoi permettere, che è il prossimo passo.
3. Mappa i costi e decidi cosa viene prima
Definito il formato, individua la struttura dei costi: location, speaker, cibo e materiali. Non tutti hanno lo stesso peso.
| Voce | Può variare? | Perché |
|---|---|---|
| Location | No | Determina la capienza, il quartiere e il tipo di pubblico che attiri. Le buone location vanno via in fretta, soprattutto durante settimane intense come la Tech Week. |
| Speaker | No | Se il panel è il cuore dell’evento, gli speaker sono l’evento. |
| Cibo | Sì | Puoi adattare il catering a ciò che è disponibile. È il tuo margine di manovra nel budget. |
| Materiali e gadget | Ultimi | Si pianificano con il budget che resta dopo tutto il resto. |
Parti dalle voci che non possono variare e ricerca prima il loro range di costo. Per noi era la location. Poi fai i conti: se voglio tot persone in sala, quanto costa la location e quanto resta per il resto?
Sono partito con un obiettivo di circa 50-60 persone, poi ho verificato se era realistico con il nostro budget. È un processo iterativo. I preventivi delle location cambiavano le possibilità, e queste cambiavano il piano. Aspettati di aggiustare entrambi più volte prima di fissare tutto.
Anche l’ordine conta, perché alcune decisioni dipendono da altre:
- La location influenza gli speaker. Dove si tiene l’evento cambia chi puoi invitare e chi è disposto a venire.
- Il tema influenza gli speaker. L’argomento che vuoi trattare determina chi è adatto.
Quindi blocca prima location e tema, poi trova gli speaker, poi organizza il cibo attorno a loro.
I materiali vengono per ultimi. Solo quando sapevo quanto costavano location e cibo potevo vedere cosa restava per materiali e gadget, e pianificarli di conseguenza.
4. Costruisci la timeline e lascia che Okou ti tenga in carreggiata
Definito l’ordine delle decisioni, serve una timeline. Confessione: odio pianificare. Quindi l’ho affidata a Okou. Gli ho detto ciò che sapevo: data, budget, pubblico e tipo di evento desiderato. Il 6 agosto, ha cercato le date della Tech Week, trovato la scadenza chiave (le candidature per host chiudevano il 21 agosto), lavorato a ritroso e trasformato tutto in un piano giorno per giorno con una checkbox per ogni task. Ecco il piano ridotto alle scadenze importanti. Le due fisse erano location e speaker, entrambe entro il 8 settembre, perché tutto il resto poteva adattarsi:
| Scadenza | Cosa doveva essere fatto |
|---|---|
| 6 agosto | Piano costruito: date Tech Week, unica scadenza esterna (candidature host chiudono il 21 agosto), e timeline giorno per giorno a ritroso dal 15 ottobre |
| 21 agosto | Invia la candidatura host al calendario ufficiale LA Tech Week |
| 30 agosto | Shortlist location: contatti fatti, ogni preventivo trasformato in un costo totale |
| 8 settembre | Conferma location e blocca lineup speaker, di persona se possibile, poi pubblica il primo annuncio |
| 13 settembre | Decidi design, gadget, shortlist catering e canali |
| 20 settembre | Ordina i gadget e scegli il catering |
| 21-24 settembre | Congela i materiali e invia le schede ufficiali Tech Week e Luma |
| 24 settembre | Post di lancio; da qui prende il via il content calendar |
| 2-10 ottobre | Uno spotlight per ogni speaker |
| 8 ottobre | Reminder blast a una settimana dall’evento |
| 10 ottobre | Paga il catering; stampa e allestisci i materiali |
| 12 ottobre | Call di preparazione con gli speaker |
| 14 ottobre | Meetup speaker e reminder a 24 ore |
| 15 ottobre | Giorno evento: reminder a 2 ore, apertura porte alle 5 |
Abbiamo rispettato entrambe le scadenze fisse. La location è stata bloccata il 31 agosto e firmata il 9 settembre, il panel confermato nella prima settimana di settembre e il primo annuncio pubblicato il 8 settembre.
Il piano operativo tenuto da Okou: un blocco al giorno, una checkbox per ogni task (dal 9 al 14 settembre)
Creato con Okou. Pianifica il tuo evento con Okou.
La parte che mi ha davvero salvato è stato il reminder giornaliero. Ogni mattina Okou mi inviava un promemoria con le tre cose principali da fare quel giorno, lo stato degli RSVP rispetto al ritmo necessario, le scadenze dei sette giorni successivi e la situazione del budget. Non dovevo mai tenere tutto il piano a mente. Aprivo il check-in e facevo la prossima cosa.
Una regola che manterrei: Okou poteva ricercare, scrivere bozze e ricordare, ma tutto ciò che spendeva soldi o usciva dal team passava comunque da me.
5. Esecuzione: location, speaker, cibo
Definito il piano, ogni voce seguiva lo stesso ciclo: ricerca, contatto, confronto, shortlist, poi decisione di persona. Okou faceva il lavoro di base. Io facevo le chiamate. Location e speaker erano le due cose non flessibili, quindi per queste ho fatto un vero viaggio: una volta pronte le shortlist, ho fissato incontri e sono volato a LA per visitare le tre location finaliste e incontrare ogni speaker disponibile, bloccando entrambi sul posto.
Location
La location veniva prima perché era la più urgente. A fine agosto abbiamo contattato quasi 20 location tra Santa Monica, Venice e Culver City. Okou leggeva ogni preventivo appena arrivava, sommava il costo reale (location, cibo, tasse e ogni fee richiesta) e lo confrontava con il nostro budget totale di circa $6,000 (di cui circa $5,000 per location e cibo) prima ancora che io guardassi. Per quelle che rientravano, scriveva una richiesta di sopralluogo. Alcune erano economiche ma senza microfoni o proiettore. Altre ottime ma già prenotate o disponibili solo nella data sbagliata.
Il tracker location: 18 location contattate in due settimane, ogni risposta trasformata in un costo totale rispetto al budget location+cibo di $5,000 (location non selezionate anonimizzate)
Creato con Okou. Pianifica il tuo evento con Okou.
BLANKSPACES a Santa Monica aveva solo due date libere, quindi abbiamo bloccato la nostra con una prenotazione totalmente rimborsabile, poi ho visitato tutte e tre le finaliste di persona quella stessa settimana. BLANKSPACES ha vinto: AV incluso, dimensione giusta per la nostra sala e quartiere giusto per il pubblico che volevamo.
Speaker
Non sono partito dai nomi. Sono partito dal tema: agenti AI, o compagni AI, ma non tecnico. Volevamo fosse concreto per persone e team non tecnici, perché sono loro a trarne più vantaggio. Ho scritto le domande che volevo il panel affrontasse, poi ho fatto valutare i candidati da Okou rispetto a quelle domande.
Okou ha scritto le email per gli speaker (incluso consenso registrazione e social kit), organizzato gli inviti alle call di preparazione e tenuto un tracker per ogni speaker: bio, foto, consenso registrazione, call di preparazione, stato. Entro la prima settimana di settembre avevamo il nostro panel: quattro professionisti più Ming, il nostro co-founder, con me come moderatore. In quel viaggio a LA ho anche incontrato di persona ogni speaker disponibile. Ho abbinato ogni speaker a un tema, non a un titolo.
Ho anche contattato molti più speaker di quanti ne servissero. Temevo che uno speaker confermato potesse dare forfait, quindi oltre alla lineup finale ho chiesto ad altri candidati se fossero disponibili a subentrare in caso di necessità. Così avevo qualche riserva, che non abbiamo mai dovuto usare.
Il tracker speaker: dalla prima call al run of show
Poi è stata preparazione: una guida speaker con le domande, una call tre giorni prima, un run of show che abbiamo affinato fino al giorno prima e un meetup informale la sera prima così tutti si conoscessero prima di salire sul palco.
Dalla guida speaker scritta da Okou: giorno evento e run of show
Cibo
Il catering è stata la parte più caotica. Okou ha tracciato circa 20 catering in un unico foglio e trasformato ogni risposta in un costo totale (cibo, consegna, tasse, materiali, fee di servizio), così potevo confrontare tutto facilmente. Ha filtrato i formati inadatti, come solo box lunch o servizio completo in loco, e tenuto una shortlist aggiornata. Alcuni minimi dei fornitori superavano già il nostro budget.
Il brief catering usato da Okou: formato, tetto budget e regole per leggere i preventivi
Il tracker catering tenuto da Okou: 21 catering, un costo totale ciascuno per 50 e 60 ospiti (nomi fornitori anonimizzati)
Creato con Okou. Pianifica il tuo evento con Okou.
La domanda più difficile era quanto ordinare. Gli RSVP erano ancora in movimento, quindi non ho scelto un numero subito. Ho fatto i conti su vari scenari di partecipanti, tenuto una shortlist di catering adatti a ciascuno e fissato la data ultima per ordinare. Poi, pochi giorni prima dell’evento, ho guardato il numero reale di RSVP e fatto l’ordine finale.
Abbiamo scelto un catering locale per una semplice consegna prima dell’apertura porte, per poco più di $900. Siamo rimasti sotto budget, lasciando spazio per le cose divertenti del prossimo step.
6. Aggiungi i piccoli dettagli
Le basi fanno funzionare un evento. Questi due dettagli hanno reso il nostro personale.
Incontra le persone prima che entrino. Quando qualcuno si registrava, Okou inviava una breve nota LinkedIn chiedendo due cose: cosa volevano ottenere dalla serata e cosa avrebbero chiesto al panel. Ho raccolto le risposte e le ho date agli speaker, così le domande sul palco venivano dalla sala, tipo "Da dove inizio?" e "Come misuri il valore di business di un agente AI?" Inoltre, avevo già conosciuto molte persone prima dell’evento, e credo sia uno dei motivi per cui sono venuti. Ne è valsa la pena: dopo il panel, un ospite mi ha ringraziato per aver portato la sua domanda esatta sul palco.
Domande dei registrati inserite nella guida speaker sotto ogni tema (estratto)
Creato con Okou. Pianifica il tuo evento con Okou.
Nota su come funzionava: Okou inviava solo note da me approvate, limitava ogni batch e saltava chi era già stato contattato. L’outreach personale su larga scala è facile da sbagliare, quindi l’ho sempre supervisionato.
Una domanda dalla sala durante la Q&A
Dona un gadget davvero utile. Una volta che Okou ha definito i costi principali, location e cibo, ho visto che restava budget per i materiali. Volevo qualcosa che colpisse e fosse utile, così abbiamo realizzato 80 quaderni personalizzati. Okou ha anche generato il QR code UTM stampato all’interno, così il quaderno rimanda al nostro sito e possiamo vedere chi arriva da lì.
Il quaderno dato a ogni partecipante: fronte e retro con QR code UTM
Se avessi avuto più budget, avrei stampato una frase nelle prime pagine: "Oggi voglio affidare ___ al mio compagno AI." Dice cosa facciamo e dà una spinta a provarlo davvero.
Parte 2: Porta le persone in sala con un funnel evento
Tutto quanto sopra sono le fondamenta. Un grande evento tech ha comunque bisogno di persone in sala, e questo è un funnel. Ogni fase ha un numero da monitorare e una leva da azionare.
Il funnel evento: 4 fasi su una sola base
Se una fase si inceppa, le successive non possono compensare. Una scheda che non converte spreca tutta la reach. Una sala piena senza follow-up spreca la serata.
7. Reach: pianifica i contenuti e prendi in prestito le audience altrui
Ho creato un content calendar con Okou: cosa pubblicare ogni giorno, su quale canale e chi coinvolgere. Dopo, il mio compito quotidiano era piccolo: creare il contenuto del giorno e programmarlo o pubblicarlo. Il reminder giornaliero mi teneva in carreggiata.
Il content calendar: un post al giorno, quale account e stato
Abbiamo iniziato con un post di lancio il 24 settembre, poi dato a ogni speaker il suo giorno spotlight (Rain, Ritu, Jeff, Sharon, poi Ming, 2-10 ottobre), seguiti da post quotidiani nell’ultima settimana e un ringraziamento dopo l’evento. Dare a ogni speaker il suo giorno ha dato loro un momento naturale per condividere con la propria rete.
Ma non avevamo una community nostra a LA, quindi la nostra reach maggiore è arrivata da altri. Partner di community hanno co-promosso l’evento, tra cui CMU III alumni network, Santa Monica New Tech, Smart Tech, PM Social Club e Venice Chamber of Commerce. E i nostri speaker hanno condiviso con le loro audience. Per facilitare, ogni speaker ha ricevuto una grafica e un post pronti, così condividere richiedeva quasi zero sforzo.
Partner di community sulla pagina evento
Se la reach è bassa, apri più canali: più partner, più co-promozione, più condivisioni speaker. Alcuni canali però non valgono la pena. Una community ha chiesto $1,000 per una sola email, e abbiamo rifiutato. Canali gratuiti e caldi come partner e speaker sono dove abbiamo investito.
8. RSVP: crea una scheda che converte e monitora ogni giorno
La scheda evento è la pagina che trasforma l’interesse in RSVP. Prima di scrivere la nostra, ho fatto studiare a Okou eventi simili, inclusi miei eventi passati: come scrivevano i titoli, come descrivevano la serata, come apparivano le copertine. Poi ha scritto la nostra scheda e disegnato la copertina, e abbiamo iterato finché non era bella anche come thumbnail su telefono. Abbiamo creato la copertina in HTML così data, loghi e nomi restassero precisi, cosa che i generatori immagini spesso sbagliano.
Abbiamo anche cambiato il titolo in corso d’opera. "Can AI Teammates Unlock Your Next Stage of Growth?" è diventato "More Done, Same Team: AI Agents Panel + Happy Hour": più corto, chiaro sul formato, facile da condividere. La scheda era su Partiful come pagina principale, più Luma, Eventbrite, il calendario ufficiale LA Tech Week e alcuni calendari di community.
La scheda Partiful sopra la piega: nuovo titolo, copertina, data e basi
Poi lavora a ritroso dalla sala. Volevamo 50-60 persone presenti. Una regola di un altro host è puntare a 3x gli RSVP necessari per un evento gratuito, quindi abbiamo mirato a circa 180, tre volte il massimo. Okou ha suddiviso il target in ritmo giornaliero, circa 6 al giorno su Partiful e 10 su Luma, e monitorava il numero reale nel mio check-in mattutino. "Stiamo andando bene?" diventava un numero su cui agire.
Check-in giornalieri piano operativo: conteggi Partiful, 9 settembre-14 ottobre, 2026
Le iscrizioni sono state lente per quasi tutto settembre, poi sono aumentate a ottobre con gli spotlight speaker e i post dei partner. A fine evento avevamo 287 ospiti approvati su tutte e tre le piattaforme, più 100+ in lista d’attesa.
Se le iscrizioni sono basse, migliora la scheda. Continua a imparare dagli altri eventi e chiedi feedback diretto. Quando ho chiesto a un’altra host, mi ha detto che il nostro nuovo titolo era poco chiaro senza contesto. Un occhio esterno sincero è difficile da ottenere in altro modo.
9. Presenze: ricorda alle persone (la cosa noiosa che funziona)
Probabilmente lo sai già, ma funziona davvero. La maggior parte dei no-show non è un cambio di idea. Semplicemente si dimenticano. Quindi ricordalo con una cadenza:
- Una settimana prima
- Qualche giorno prima
- 24 ore prima
- 2 ore prima dell’apertura porte
È a basso sforzo e porta più RSVP effettivi in sala. La sera dell’evento sono venute circa 60 persone: sala piena, in cima al nostro target. Due non erano nemmeno in lista: hanno visto il nostro banner fuori e hanno chiesto di entrare, così le abbiamo fatte entrare. Un cartello fuori è un altro modo per farsi trovare.
Sala piena durante la Q&A
Dove siamo arrivati
- Circa 60 persone in sala, tutto esaurito (target 50-60)
- 400+ iscrizioni, con 287 approvati su Partiful, Luma ed Eventbrite e 100+ in lista d’attesa
- Quasi 25,000 impression stimate tra i nostri post e quelli dei partner
- 72 nuovi follower sulla pagina Okou nel mese dell’evento
Ma il momento che ricorderò non è un numero. Un ospite mi ha detto che il nostro è stato il panel che più lo ha colpito tra tutti quelli della Tech Week.
Il panel dopo lo show
E ora?
L’evento è finito, ma il lavoro continua. Il follow-up post-evento è ancora in corso, e questo blog ne fa parte. Scriverò un post a parte su questo: chi abbiamo ricontattato dopo, cosa ha convertito e cosa farei diversamente.
Se vuoi organizzare il tuo prossimo evento così, inizia con Okou e porta il tuo brief. Il piano, i tracker e i reminder giornalieri di questo post sono stati tutti creati in Okou.
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