Je n'avais jamais organisé d'événement à LA auparavant. Aucun réseau local, aucun contact de lieu, aucune communauté à nous dans la ville. Puis 400+ personnes se sont inscrites à notre panel LA Tech Week, More Done, Same Team, et le 15 octobre, une salle comble de créateurs, fondateurs et opérateurs nous a rejoints à Santa Monica pour discuter de la façon dont les équipes utilisent concrètement les agents IA.
Si vous prévoyez un événement tech dans un endroit où vous partez de zéro, sans aucun contact local, ce guide est fait pour vous. Je dirige le marketing chez Okou, et j'ai utilisé Okou, notre coéquipier IA, pour la majeure partie de l'organisation. Voici donc un retour honnête sur ce que cela a donné.
C'est divisé en deux parties : construire l'événement (la fondation), puis faire venir les gens dans la salle (le tunnel).
Partie 1 : Construire la fondation de votre événement tech
1. Définir ce que signifie réussir pour vous
C'est l'étape numéro un. Avant de réserver quoi que ce soit, définissez à quoi ressemble un événement réussi pour vous, car cette réponse change toute la suite.
Votre objectif principal est-il une excellente expérience pour les invités ? Ou s'agit-il simplement d'un chiffre, comme un certain nombre de prospects qualifiés ? Ce sont deux événements très différents.
Pour nous, l'objectif n'a jamais été la génération de leads. Les leads qualifiés étaient un bonus. Notre vraie priorité était la notoriété de la marque : offrir une belle expérience et montrer ce que représente Okou.
2. Concevoir le format en fonction de cet objectif
Une fois votre objectif défini, chaque partie de l'événement doit y contribuer. Puisque le nôtre était l'expérience et la marque, j'ai conçu trois parties, chacune avec un rôle :
- Le panel : des retours et connaissances réels. C'est la valeur de notre marque en action : donner aux gens le sentiment d'être informés et autonomes.
- Nourriture et happy hour : un moment pour que les gens se connectent et réseautent naturellement autour d'un verre et d'un repas, pour que la soirée soit agréable, pas une corvée.
- Une table Okou optionnelle : au fond de la salle, pour que toute personne curieuse puisse en savoir plus sur Okou ou simplement dire bonjour, sans pression ni démarche commerciale.
Les invités échangent avant le panel, la scène installée au fond
Ayez une estimation du nombre de participants, mais ne la figez pas encore. Trop de monde nuit à l'expérience : les conversations deviennent difficiles, les files s'allongent, et la salle devient oppressante. Le vrai chiffre dépend de ce que votre budget permet, c'est l'étape suivante.
3. Cartographier vos coûts et décider des priorités
Une fois le format défini, établissez votre structure de coûts : lieu, intervenants, nourriture et matériel. Ils n'ont pas tous la même importance.
| Élément | Flexible ? | Pourquoi |
|---|---|---|
| Lieu | Non | Il détermine votre capacité, votre quartier et le type de public que vous attirez. Les bons lieux partent vite, surtout lors de semaines chargées comme la Tech Week. |
| Intervenants | Non | Si le panel est l'événement principal, les intervenants sont l'événement. |
| Nourriture | Oui | Vous pouvez adapter le traiteur selon l'offre. C'est votre variable d'ajustement budgétaire. |
| Matériel et goodies | En dernier | À prévoir avec le budget restant après tout le reste. |
Commencez par les éléments non flexibles et renseignez-vous d'abord sur leur fourchette de prix. Pour nous, c'était le lieu. Ensuite, faites le calcul : si je veux autant de personnes dans la salle, combien coûtera le lieu, et que reste-t-il pour le reste ?
Je suis parti sur un objectif d'environ 50 à 60 personnes, puis j'ai vérifié si c'était réaliste avec notre budget. C'est un va-et-vient. Les devis des lieux changeaient ce qui était possible, et ce qui était possible changeait le plan. Attendez-vous à ajuster les deux plusieurs fois avant de stabiliser.
L'ordre compte aussi, car certaines décisions dépendent des autres :
- Le lieu influence les intervenants. L'endroit où se tient l'événement change qui vous pouvez inviter et qui acceptera de venir.
- Le sujet influence les intervenants. La conversation que vous souhaitez avoir détermine qui est le bon profil.
Donc, verrouillez d'abord le lieu et le sujet, puis trouvez les intervenants, puis ajustez la nourriture autour d'eux.
Le matériel vient en dernier. Ce n'est qu'une fois le coût du lieu et de la nourriture connu que j'ai pu voir ce qu'il restait pour le matériel et les goodies, et les prévoir en conséquence.
4. Construire le rétroplanning, puis laisser Okou vous garder sur la bonne voie
Une fois l'ordre des décisions fixé, il vous faut un planning. Je l'avoue : je déteste planifier. Alors je l'ai confié à Okou. Je lui ai donné ce que je savais : la date, le budget, le public, et le type d'événement souhaité. Dès le 6 août, il a vérifié les dates de la Tech Week, trouvé la seule échéance incontournable (fin des candidatures hôtes le 21 août), remonté le temps, et tout transformé en plan jour par jour avec une case à cocher pour chaque tâche. Voici le plan résumé aux échéances clés. Les deux plus importantes étaient le lieu et les intervenants, tous deux pour le 8 septembre, car tout le reste pouvait s'adapter autour :
| Échéance | Ce qui devait être fait |
|---|---|
| 6 août | Plan établi : dates Tech Week, unique échéance externe (fin des candidatures hôtes le 21 août), et rétroplanning jour par jour depuis le 15 octobre |
| 21 août | Soumettre la candidature hôte au calendrier officiel LA Tech Week |
| 30 août | Sélectionner les lieux : prospection terminée, chaque devis converti en coût tout compris |
| 8 septembre | Confirmer le lieu et verrouiller la liste des intervenants, en personne si possible, puis publier la première annonce |
| 13 septembre | Choisir le design, les goodies, la présélection des traiteurs et des canaux |
| 20 septembre | Commander les goodies et choisir le traiteur |
| 21 au 24 septembre | Geler le matériel et soumettre les annonces officielles Tech Week et Luma |
| 24 septembre | Publication de lancement ; le calendrier éditorial prend le relais |
| 2 au 10 octobre | Un focus intervenant par intervenant |
| 8 octobre | Rappel à une semaine |
| 10 octobre | Payer le traiteur ; imprimer et préparer le matériel d'affichage |
| 12 octobre | Appel de préparation avec les intervenants |
| 14 octobre | Rencontre intervenants et rappel à 24 heures |
| 15 octobre | Jour J : rappel à 2 heures, ouverture des portes à 5 |
Nous avons tenu les deux échéances clés. Le lieu a été réservé le 31 août et signé le 9 septembre, le panel confirmé la première semaine de septembre, et la première annonce publiée le 8 septembre.
Le plan opérationnel suivi par Okou : un bloc par jour, une case à cocher par tâche (du 9 au 14 septembre)
Réalisé avec Okou. Planifiez votre propre événement avec Okou.
Ce qui m'a vraiment sauvé, c'est le rappel quotidien. Chaque matin, Okou m'envoyait un rappel avec les trois priorités du jour, l'état des RSVPs par rapport au rythme nécessaire, les échéances des sept prochains jours, et le suivi du budget. Je n'avais jamais à tout garder en tête. J'ouvrais juste le suivi et je faisais la prochaine tâche.
Une règle que je garderais : Okou pouvait rechercher, rédiger et rappeler, mais toute dépense ou communication externe passait toujours par moi.
5. Exécution : lieu, intervenants, nourriture
Une fois le plan établi, chaque point suivait la même boucle : recherche, prise de contact, comparaison, présélection, puis décision en personne. Okou faisait le travail préparatoire. Je passais les appels. Le lieu et les intervenants étaient les deux éléments non flexibles, donc ils ont eu droit à un vrai déplacement : une fois les présélections prêtes, j'ai pris rendez-vous et pris l'avion pour LA pour visiter les trois lieux finalistes et rencontrer chaque intervenant disponible, et nous avons tout verrouillé sur place.
Lieu
Le lieu venait en premier car c'était le plus urgent. Fin août, nous avons contacté près de 20 lieux autour de Santa Monica, Venice et Culver City. Okou lisait chaque devis dès réception, additionnait le coût réel tout compris (lieu, nourriture, taxes, frais obligatoires), et le comparait à notre budget total d'environ $6,000 (dont $5,000 pour le lieu et la nourriture) avant même que je regarde. Pour ceux qui correspondaient, il rédigeait une demande de visite. Certains étaient abordables mais sans micro ni projecteur. D'autres étaient parfaits mais complets, ou disponibles uniquement à la mauvaise date.
Le suivi des lieux : 18 lieux contactés en deux semaines, chaque retour converti en coût tout compris par rapport au budget de $5,000 (lieu et nourriture, lieux non retenus anonymisés)
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BLANKSPACES à Santa Monica n'avait plus que deux dates disponibles, donc nous avons réservé la nôtre avec une option totalement remboursable, puis j'ai visité les trois finalistes la même semaine. BLANKSPACES a gagné : AV inclus, taille idéale pour notre salle, et bon quartier pour le public visé.
Intervenants
Je ne suis pas parti de noms. Je suis parti du sujet : agents IA, ou coéquipiers IA, mais pas technique. Nous voulions un échange accessible pour les personnes et équipes non techniques, car ce sont elles qui bénéficient le plus de cette discussion. J'ai noté les questions que je voulais voir abordées par le panel, puis demandé à Okou d'évaluer les candidats selon ces questions.
Okou a rédigé les emails aux intervenants (y compris le consentement à l'enregistrement et un kit de communication), envoyé les invitations aux appels de préparation, et tenu un suivi pour chaque intervenant : bio, photo, consentement, appel de préparation, statut. En une semaine début septembre, nous avions notre panel : quatre praticiens plus Ming, notre cofondateur, avec moi en modérateur. Lors de ce voyage à LA, j'ai aussi rencontré en personne chaque intervenant disponible. J'ai associé chaque intervenant à un sujet, pas à un titre.
J'ai aussi contacté bien plus d'intervenants que nécessaire. Je craignais qu'un intervenant confirmé ne puisse finalement pas venir, donc en plus de la liste finale, j'ai demandé à quelques autres s'ils accepteraient d'être remplaçants en cas de désistement. Cela m'a donné quelques solutions de secours, que je n'ai finalement pas eu à utiliser.
Le suivi des intervenants : du premier contact au déroulé de la soirée
Ensuite, préparation : un guide intervenant avec les questions, un appel de préparation trois jours avant, un déroulé ajusté jusqu'à la veille, et une rencontre informelle la veille pour que tout le monde se connaisse avant la scène.
Extrait du guide intervenant rédigé par Okou : jour J et déroulé
Nourriture
Le traiteur a été la partie la plus compliquée. Okou a suivi environ 20 traiteurs dans un tableau et converti chaque retour en un coût tout compris (nourriture, livraison, taxes, jetables, frais de service), pour comparer facilement. Il a écarté les formats inadaptés, comme les box repas uniquement ou le service complet sur place, et maintenu une présélection à jour. Certains minimums dépassaient à eux seuls notre budget.
Le brief traiteur utilisé par Okou : format, plafond budgétaire, et règles de lecture des devis
Le suivi traiteur tenu par Okou : 21 traiteurs, un coût tout compris chacun pour 50 et 60 convives (noms anonymisés)
Réalisé avec Okou. Planifiez votre propre événement avec Okou.
La question la plus délicate était la quantité à commander. Les RSVPs évoluaient encore, donc je n'ai pas fixé un chiffre trop tôt. J'ai évalué plusieurs scénarios de nombre de convives, gardé une liste de traiteurs capables de gérer chaque cas, et fixé la date limite de commande. Quelques jours avant l'événement, j'ai regardé le nombre réel de RSVPs et passé la commande finale en conséquence.
Nous avons choisi un traiteur local pour une livraison simple avant l'ouverture des portes, pour un peu plus de $900. Cela est resté sous le budget, ce qui a permis de financer les petits plus de l'étape suivante.
6. Ajouter les petites attentions
Les bases font fonctionner un événement. Ces deux points ont rendu le nôtre personnel.
Rencontrer les gens avant leur arrivée. Lorsqu'une personne s'inscrivait, Okou lui envoyait une courte note LinkedIn demandant deux choses : ce qu'elle voulait retirer de la soirée, et ce qu'elle aimerait demander au panel. J'ai collecté les réponses et les ai transmises aux intervenants, pour que les questions sur scène viennent réellement de la salle, comme « Par où commencer ? » ou « Comment mesurer la valeur business d'un agent IA ? » Cela m'a aussi permis de connaître beaucoup de participants avant l'événement, et je pense que c'est une grande raison de leur présence. Ça valait vraiment le coup : après le panel, un invité est venu me remercier d'avoir porté sa question exacte sur scène.
Questions des inscrits intégrées au guide intervenant sous chaque sujet (extrait)
Réalisé avec Okou. Planifiez votre propre événement avec Okou.
Petite précision : Okou n'envoyait que les notes que j'avais validées, limitait chaque envoi, et évitait les personnes déjà contactées. La personnalisation à grande échelle est facile à rater, donc je gardais la main.
Une question de la salle pendant le Q&R
Offrir un cadeau vraiment utile. Une fois les gros postes budgétaires (lieu et nourriture) fixés, j'ai vu qu'il restait du budget pour le matériel. Je voulais quelque chose d'impressionnant et vraiment utile, alors nous avons fait imprimer 80 carnets personnalisés. Okou a aussi généré le QR code UTM imprimé à l'intérieur, pour que le carnet renvoie vers notre site et que nous puissions voir qui vient de là.
Le carnet offert à chaque participant : couverture avant, et dos avec QR code UTM
Avec plus de budget, j'aurais imprimé une phrase sur les premières pages : « Aujourd'hui, je veux confier ___ à mon coéquipier IA. » Cela résume notre mission, et incite à essayer.
Partie 2 : Remplir la salle avec un tunnel événementiel
Tout ce qui précède est la fondation. Un super événement tech a besoin de monde dans la salle, et c'est un tunnel. Chaque étape a un chiffre à surveiller et un levier à actionner.
Le tunnel événementiel : 4 étapes sur une même fondation
Si une étape casse, les suivantes ne peuvent pas compenser. Une page d'inscription qui ne convertit pas gâche toute votre portée. Une salle pleine sans suivi gâche toute la soirée.
7. Portée : planifier votre contenu et emprunter les audiences des autres
J'ai établi un calendrier éditorial avec Okou : quoi publier chaque jour, sur quel canal, et qui devait être impliqué. Ensuite, mon travail quotidien était simple : créer le contenu du jour, puis le programmer ou le publier. Le rappel quotidien me gardait sur la bonne voie.
Le calendrier éditorial : un post par jour, sur quel compte, et son statut
Nous avons commencé par un post de lancement le 24 septembre, puis donné à chaque intervenant sa journée de mise en avant (Rain, Ritu, Jeff, Sharon, puis Ming, du 2 au 10 octobre), suivis de posts quotidiens la dernière semaine et d'un remerciement après l'événement. Donner à chaque intervenant sa journée leur a aussi permis de partager naturellement à leur réseau.
Mais nous n'avions aucune communauté à nous à LA, donc notre plus grande portée est venue des autres. Des partenaires communautaires ont co-promu l'événement, dont le réseau alumni CMU III, Santa Monica New Tech, Smart Tech, PM Social Club, et la Chambre de commerce de Venice. Et nos intervenants l'ont partagé à leur propre audience. Pour faciliter cela, chaque intervenant a reçu un visuel et un post prêts à l'emploi, pour que le partage leur prenne presque zéro effort.
Partenaires communautaires sur la page événement
Si la portée est insuffisante, ouvrez plus de canaux : plus de partenaires, plus de co-promotion, plus de partages intervenants. Certains canaux ne valent pas le coup. Une communauté a proposé $1,000 pour un seul email, nous avons refusé. Les canaux gratuits et chaleureux comme les partenaires et intervenants étaient notre priorité.
8. RSVPs : créer une page qui convertit, et la suivre au quotidien
Votre page événement est celle qui transforme l'intérêt en inscriptions. Avant d'écrire la nôtre, j'ai demandé à Okou d'étudier des événements similaires, y compris mes propres précédents : comment ils formulaient les titres, décrivaient la soirée, concevaient leur couverture. Il a ensuite rédigé notre page et conçu la couverture, et nous avons itéré jusqu'à ce qu'elle soit lisible même en miniature sur mobile. Nous avons construit la couverture en HTML pour que date, logos et noms restent exacts, ce que les générateurs d'images ratent souvent.
Nous avons aussi changé le titre en cours de route. « Can AI Teammates Unlock Your Next Stage of Growth? » est devenu « More Done, Same Team: AI Agents Panel + Happy Hour » : plus court, plus clair sur le format, plus facile à partager. La page principale était sur Partiful, plus Luma, Eventbrite, le calendrier officiel LA Tech Week, et quelques agendas communautaires.
La page Partiful au-dessus de la ligne de flottaison : nouveau titre, couverture, date, et infos clés
Ensuite, partez de la salle. Nous voulions 50 à 60 personnes présentes. Un autre organisateur m'a donné cette règle : il faut viser 3x le nombre de RSVPs pour un événement gratuit, donc objectif environ 180, soit trois fois le haut de la fourchette. Okou a découpé cela en rythme quotidien, environ 6 par jour sur Partiful et 10 sur Luma, et suivait le réel chaque matin. « Est-ce qu'on est dans les temps ? » devenait un chiffre actionnable.
Suivi quotidien du plan opérationnel : inscrits Partiful, du 9 septembre au 14 octobre, 2026
Les inscriptions étaient lentes en septembre, puis ont accéléré en octobre avec les focus intervenants et les relais partenaires. À la fin du jour J, nous avions 287 invités validés sur les trois plateformes, plus 100+ en liste d'attente.
Si les inscriptions stagnent, améliorez la page. Continuez à apprendre d'autres événements, et demandez directement l'avis des gens. Quand j'ai demandé un retour à une autre organisatrice, elle m'a dit que notre nouveau titre manquait de contexte. Ce genre de regard extérieur honnête est irremplaçable.
9. Présence : rappeler aux gens (la chose simple qui marche)
Vous le savez sûrement déjà, mais c'est efficace. La plupart des absents n'ont pas changé d'avis. Ils ont juste oublié. Donc, rappelez-leur selon un calendrier :
- Une semaine avant
- Quelques jours avant
- 24 heures avant
- 2 heures avant l'ouverture des portes
C'est peu d'effort, et ça fait venir plus de RSVPs. Le soir même, environ 60 personnes sont venues : salle comble, pile dans notre cible. Deux n'étaient même pas sur la liste : ils ont vu notre banderole devant le portail et ont demandé à entrer, nous les avons acceptés. Une affiche dehors est un canal de plus pour vous trouver.
Salle comble pendant le Q&R
Bilan
- Environ 60 personnes dans la salle, salle comble (objectif : 50 à 60)
- 400+ inscriptions, dont 287 validées sur Partiful, Luma et Eventbrite et 100+ en liste d'attente
- Près de 25,000 impressions estimées sur nos posts et ceux des partenaires
- 72 nouveaux abonnés sur la page Okou le mois de l'événement
Mais le souvenir marquant n'est pas un chiffre. Un invité m'a dit que notre panel était celui qui l'avait le plus marqué parmi tous les événements Tech Week auxquels il a assisté.
Le panel après le show
Et après ?
L'événement est terminé, mais le travail continue. Le suivi post-événement est en cours, et ce blog en fait partie. J'écrirai un post séparé sur ce sujet : qui nous avons recontacté, ce qui a converti, et ce que je ferais différemment.
Si vous voulez organiser votre prochain événement de cette façon, démarrez avec Okou et apportez votre brief. Le plan, les suivis et les rappels quotidiens de ce post ont tous été réalisés dans Okou.
À lire aussi : Que doit retenir une IA ? Un dîner à la SF Tech Week, et la mise à jour produit de la semaine du 12 octobre avec des photos du panel.
