Jeg hadde aldri arrangert et arrangement i LA før. Ingen lokalt nettverk, ingen kontakt med lokaler, ingen egen community i byen. Så registrerte 400+ personer seg til vårt LA Tech Week-panel, More Done, Same Team, og den 15. oktober fylte vi et rom med gründere, ledere og operatører i Santa Monica for å snakke om hvordan team faktisk tar i bruk AI-agenter.
Hvis du planlegger et teknologiarrrangement et sted du starter helt fra null, uten lokale forbindelser, er denne playbooken for deg. Jeg leder markedsføringen i Okou, og brukte Okou, vår AI-kollega, til det meste av arbeidet bak dette arrangementet. Dette er derfor også en ærlig gjennomgang av hvordan det faktisk så ut.
Den er delt i to deler: å bygge arrangementet (grunnmuren), og å få folk inn i rommet (trakten).
Del 1: Bygg grunnmuren for ditt teknologiarrrangement
1. Bestem hva suksess betyr for deg
Dette er det viktigste. Før du booker noe som helst, definer hva et vellykket arrangement betyr for deg, for det svaret avgjør hvordan du designer alt annet.
Er hovedmålet en god opplevelse for gjestene? Eller er det kun et tall, som et visst antall kvalifiserte leads? Det er to helt forskjellige arrangementer.
For oss var målet aldri lead-generering. Kvalifiserte leads var en bonus. Vår egentlige prioritet var merkevarebygging: gi folk en god opplevelse, og vise hva Okou står for.
2. Design formatet rundt målet
Når du kjenner målet ditt, bør alle deler av arrangementet støtte det. Siden vårt handlet om opplevelse og merkevare, designet jeg tre deler, hver med én oppgave:
- Panelet: ekte innsikt og kunnskap. Dette er vår merkevare i praksis: å gjøre folk trygge og informerte.
- Mat og mingling: tid for folk til å knytte kontakter og prate naturlig over mat og drikke, så kvelden føles hyggelig, ikke som jobb.
- Et valgfritt Okou-bord: bakerst i rommet, slik at nysgjerrige kunne lære mer om Okou eller bare si hei, uten å føle seg presset eller solgt til.
Gjester mingler før panelet, med scenen rigget bakerst
Ha et omtrentlig antall i bakhodet, men ikke lås det ennå. For mange folk kan faktisk ødelegge opplevelsen: samtaler blir vanskeligere, køene lengre, og rommet føles overveldende. Det reelle tallet avhenger av hva budsjettet ditt tillater, som er neste steg.
3. Kartlegg kostnadene, og bestem hva som kommer først
Når formatet er satt, finn ut hvordan kostnadsbildet ser ut: lokale, foredragsholdere, mat og materiell. Ikke alt er like viktig.
| Element | Kan det justeres? | Hvorfor |
|---|---|---|
| Lokale | Nei | Det avgjør kapasitet, område og hvilken type publikum du tiltrekker. Gode lokaler blir også fort booket, spesielt under travle uker som Tech Week. |
| Foredragsholdere | Nei | Hvis panelet er hovedattraksjonen, er foredragsholderne selve arrangementet. |
| Mat | Ja | Du kan tilpasse catering etter hva som er tilgjengelig. Dette er budsjettbufferen din. |
| Materiell og swag | Sist | Planlegges med det som er igjen av budsjettet etter alt annet. |
Start med det som ikke kan justeres, og undersøk prisnivået på disse først. For oss var det lokalet. Så gjør regnestykket: hvis jeg vil ha så mange folk i rommet, hva koster lokalet, og hvor mye er igjen til resten?
Jeg startet med et mål på rundt 50 til 60 personer, og undersøkte om det var realistisk innenfor budsjettet. Det er en frem-og-tilbake-prosess. Lokaletilbudene endret hva som var mulig, og det mulige endret planen. Forvent å justere begge deler noen ganger før det lander.
Rekkefølgen er også viktig, fordi noen valg avhenger av andre:
- Lokalet påvirker foredragsholderne. Hvor arrangementet er avgjør hvem du kan spørre og hvem som vil komme.
- Temaet påvirker foredragsholderne. Samtalen du ønsker avgjør hvem som passer.
Så sikre lokale og tema først, finn så foredragsholdere, og fyll på med mat rundt dem.
Materiell kommer til slutt. Først når jeg visste hva lokale og mat ville koste, kunne jeg se hva som var igjen til materiell og swag, og planlegge deretter.
4. Lag tidslinjen, og la Okou holde deg til den
Når rekkefølgen på beslutningene er satt, trenger du en tidslinje. Her er min innrømmelse: Jeg hater planlegging. Så jeg ga det til Okou. Jeg fortalte hva jeg visste: dato, budsjett, publikum og hvilken type arrangement jeg ønsket. Allerede 6. august fant den Tech Week-datoene, fant den ene fristen alt hang på (vertsinnsending stengte 21. august), jobbet bakover, og lagde en dag-for-dag-plan med avkrysningsboks for hver oppgave. Her er planen kokt ned til de viktige fristene. De to harde var lokale og foredragsholdere, begge innen 8. september, fordi alt annet kunne tilpasses rundt dem:
| Frist | Hva måtte være klart |
|---|---|
| 6. august | Planen klar: Tech Week-datoene, den ene harde eksterne fristen (vertsinnsending stenger 21. august), og en dag-for-dag-tidslinje bakover fra 15. oktober |
| 21. august | Send inn vertssøknad til den offisielle LA Tech Week-kalenderen |
| 30. august | Kortliste lokaler: kontaktet, alle tilbud gjort om til totalpris |
| 8. september | Bekreft lokale og sikre foredragsholdere, helst fysisk der det er mulig, og publiser første kunngjøring |
| 13. september | Bestem design, swag, catering-kortliste og kanal-kortliste |
| 20. september | Bestill swag og velg caterer |
| 21–24. september | Frys materiell og send inn offisielle Tech Week- og Luma-oppføringer |
| 24. september | Lanseringspost; innholdskalenderen tar over |
| 2–10. oktober | Én speaker spotlight per foredragsholder |
| 8. oktober | Én-ukes påminnelse |
| 10. oktober | Betal caterer; print og klargjør materiell |
| 12. oktober | Foredragsholder-forberedelsessamtale |
| 14. oktober | Speaker meetup og 24-timers påminnelse |
| 15. oktober | Arrangementsdag: 2-timers påminnelse, dørene åpner 5 |
Vi holdt begge de harde fristene. Lokalet ble holdt av 31. august og signert 9. september, panelet ble bekreftet første uken i september, og første kunngjøringspost gikk ut 8. september.
Driftsplanen Okou holdt: én blokk per dag, avkrysningsboks for hver oppgave (9–14. september vist)
Bygget med Okou. Planlegg ditt eget arrangement med Okou.
Det som faktisk reddet meg, var den daglige påminnelsen. Hver morgen sendte Okou meg en påminnelse med de tre viktigste tingene å gjøre den dagen, hvor mange RSVPs vi hadde i forhold til tempoet jeg trengte, hva som forfalt de neste syv dagene, og hvor budsjettet lå. Jeg trengte aldri å holde hele planen i hodet. Jeg åpnet bare innsjekken og gjorde neste oppgave.
En regel jeg holdt på: Okou kunne undersøke, utarbeide og minne, men alt som brukte penger eller gikk ut til folk utenfor teamet, gikk fortsatt gjennom meg.
5. Gjennomfør: lokale, foredragsholdere, mat
Når planen var satt, fulgte hvert punkt samme løype: undersøk, ta kontakt, sammenlign, kortlist, og bestem i person. Okou gjorde forarbeidet. Jeg tok samtalene. Lokalet og foredragsholderne var de to tingene som ikke kunne justeres, så de fikk en reell tur: da kortlistene var klare, booket jeg møter og fløy til LA for å besøke de tre finalist-lokalene og møte alle foredragsholdere som kunne, og vi låste begge på stedet.
Lokale
Lokalet kom først fordi det var mest tidssensitivt. I slutten av august kontaktet vi nesten 20 lokaler rundt Santa Monica, Venice og Culver City. Okou leste hvert tilbud, la sammen totalprisen (lokale, mat, skatt og alle nødvendige avgifter), og sjekket det mot vårt omtrentlige totalbudsjett på $6,000 (ca. $5,000 av det til lokale og mat) før jeg så på det. For de som passet, utarbeidet den en forespørsel om visning. Noen var billige, men manglet mikrofon eller prosjektor. Noen var flotte, men fullbooket, eller kun ledige på feil dato.
Lokale-tracker: 18 lokaler kontaktet på to uker, hvert svar gjort om til totalpris mot $5,000 lokale- og matbudsjett (ikke-valgte anonymisert)
Bygget med Okou. Planlegg ditt eget arrangement med Okou.
BLANKSPACES i Santa Monica hadde bare to datoer igjen, så vi holdt av vår med en fullt refunderbar booking, og jeg besøkte alle tre finalistene samme uke. BLANKSPACES vant: AV inkludert, riktig størrelse for vårt rom, og riktig nabolag for publikumet vi ønsket.
Foredragsholdere
Jeg startet ikke med navn. Jeg startet med tema: AI-agenter, eller AI-kollegaer, men ikke teknisk. Vi ville ha det jordnært for ikke-tekniske folk og team, for de har mest å hente på denne samtalen. Jeg skrev ned spørsmålene jeg ville at panelet skulle svare på, og lot Okou vurdere kandidater mot disse spørsmålene.
Okou utarbeidet speaker-eposter (inkludert samtykke til opptak og en sosial delingspakke), satte opp forberedelsessamtaler og holdt en tracker for hver foredragsholder: bio, bilde, opptakssamtykke, forberedelsessamtale, status. Innen første uken i september hadde vi panelet: fire praktikere pluss Ming, vår medgründer, med meg som moderator. På LA-turen møtte jeg også alle foredragsholdere som kunne i person. Jeg matchet hver foredragsholder til et tema, ikke til en tittel.
Jeg kontaktet også langt flere foredragsholdere enn jeg trengte. Jeg var redd for at en bekreftet foredragsholder ikke kunne stille, så i tillegg til den endelige oppstillingen spurte jeg noen andre kandidater om de kunne være reserve hvis noen falt fra. Det ga meg noen backup, som vi aldri trengte å bruke.
Speaker-tracker: fra første samtale til kjøreplan
Deretter var det forberedelser: en speaker-guide med spørsmålene, en forberedelsessamtale tre dager før, en kjøreplan vi justerte helt til dagen før, og en uformell speaker meetup kvelden før så alle møttes før scenen.
Fra speaker-guiden Okou utarbeidet: arrangementsdag og kjøreplan
Mat
Catering var den mest rotete delen. Okou holdt styr på ca. 20 caterere i ett ark og gjorde hvert svar om til én totalpris (mat, levering, skatt, engangsutstyr, servicegebyr), så jeg kunne sammenligne direkte. Den filtrerte ut formater som ikke passet, som kun boks-lunsj eller full bemanning på stedet, og holdt en oppdatert kortliste. Noen leverandørers minimumspris var alene over budsjettet vårt.
Catering-brief Okou jobbet ut fra: format, budsjettgrense og regler for å lese tilbud
Catering-tracker Okou holdt: 21 caterere, én totalpris hver for 50 og 60 gjester (leverandørnavn anonymisert)
Bygget med Okou. Planlegg ditt eget arrangement med Okou.
Det vanskeligste var hvor mye som skulle bestilles. RSVPs endret seg fortsatt, så jeg valgte ikke ett tall tidlig. Jeg priset noen ulike antall, holdt en kortliste av caterere som kunne håndtere hvert scenario, og satte siste bestillingsdato. Så, noen dager før arrangementet, så jeg på det faktiske RSVP-tallet og la inn endelig bestilling derfra.
Vi valgte en lokal caterer for enkel levering før dørene åpnet, for litt over $900. Det kom under budsjett, som ga rom for det morsomme i neste steg.
6. Legg til de små detaljene
Det grunnleggende får et arrangement til å fungere. Disse to tingene gjorde vårt personlig.
Møt folk før de kommer inn. Når noen meldte seg på, sendte Okou dem en kort LinkedIn-melding med to spørsmål: hva de ønsket å få ut av kvelden, og hva de ville spørre panelet om. Jeg samlet svarene og ga dem til foredragsholderne, så spørsmålene på scenen kom fra det faktiske rommet, som "Hvor starter jeg?" og "Hvordan måler du forretningsverdien av en AI-agent?" Det betydde også at jeg allerede hadde møtt mange før arrangementet, og jeg tror det er en stor grunn til at de faktisk møtte opp. Det var absolutt verdt det: etter panelet kom en gjest bort bare for å takke meg for å ta opp akkurat hans spørsmål på scenen.
Påmeldtes spørsmål lagt inn i speaker-guiden under hvert tema (utdrag)
Bygget med Okou. Planlegg ditt eget arrangement med Okou.
En kort merknad om hvordan det fungerte: Okou sendte kun meldinger jeg hadde godkjent, begrenset hvert utsendingsantall, og hoppet over alle vi allerede hadde kontaktet. Personlig oppfølging i stor skala er lett å gjøre feil, så jeg holdt hånden på det.
Et spørsmål fra salen under Q&A
Gi en gave folk faktisk bruker. Når Okou hadde lagt ut de store kostnadene, lokale og mat, kunne jeg se at det var budsjett igjen til materiell. Jeg ville ha noe som imponerte og faktisk var nyttig, så vi lagde 80 spesialnotatbøker. Okou genererte også UTM QR-koden vi trykket inni, så notatboken peker tilbake til nettsiden vår og vi kan se hvem som kommer derfra.
Notatboken alle deltakere fikk: forside og bakside med UTM QR-kode
Hadde jeg hatt mer budsjett, ville jeg trykket én linje på de første sidene: "I dag vil jeg overlate ___ til min AI-kollega." Det sier hva vi gjør, og gir folk et lite dytt til å faktisk prøve det.
Del 2: Få folk inn i rommet med en arrangementstrakt
Alt over er grunnmuren. Et godt teknologiarrrangement trenger fortsatt folk i rommet, og det er en trakt. Hvert trinn har ett tall å følge med på og én spak å dra i.
Arrangementstrakten: 4 trinn på én grunnmur
Hvis ett trinn svikter, kan ikke de neste rette det opp. En oppføring som ikke konverterer, sløser bort all rekkevidde. Et fullt rom du aldri følger opp med, sløser bort hele kvelden.
7. Rekkevidde: planlegg innholdet, lån andres publikum
Jeg satte opp en innholdskalender med Okou: hva som skulle postes hver dag, på hvilken kanal, og hvem som måtte involveres. Etter det var min daglige jobb liten: lage dagens innhold, så planlegge eller poste det. Den daglige påminnelsen holdt meg på sporet.
Innholdskalender: én post om dagen, hvilken konto og status
Vi startet med lanseringspost 24. september, ga så hver foredragsholder sin egen spotlight-dag (Rain, Ritu, Jeff, Sharon, så Ming, 2–10. oktober), etterfulgt av daglige poster siste uke og en takk etter arrangementet. Å gi hver foredragsholder sin egen dag ga dem også en naturlig anledning til å dele med sitt nettverk.
Men vi hadde ingen egen community i LA, så vår største rekkevidde kom fra andres. Community-partnere co-promoterte arrangementet, inkludert CMU III alumni-nettverket, Santa Monica New Tech, Smart Tech, PM Social Club og Venice Chamber of Commerce. Og foredragsholderne delte med sine egne nettverk. For å gjøre det enkelt, fikk hver foredragsholder en ferdig grafikk og post, så delingen krevde nesten ingen innsats.
Community-partnere på arrangementsiden
Hvis rekkevidden henger etter, åpne flere kanaler: flere partnere, mer co-promotering, flere foredragsholder-delinger. Noen kanaler er ikke verdt det. Ett community skulle ha $1,000 for én e-postutsendelse, og vi takket nei. Gratis, varme kanaler som partnere og foredragsholdere var der vi la innsatsen.
8. RSVPs: lag en oppføring som konverterer, og følg med hver dag
Arrangementets oppføring er siden som gjør interesse om til påmeldinger. Før jeg skrev vår, lot jeg Okou studere lignende arrangementer, inkludert mine egne tidligere: hvordan de skrev titler, beskrev kvelden, hvordan coveret så ut. Så utarbeidet den vår oppføring og designet coveret, og vi itererte til det så bra ut selv som et lite mobilbilde. Vi bygde coveret i HTML så dato, logoer og navn ble helt riktige, noe bildegeneratorer ofte bommer på.
Vi endret også tittel underveis. "Can AI Teammates Unlock Your Next Stage of Growth?" ble til "More Done, Same Team: AI Agents Panel + Happy Hour": kortere, tydeligere om formatet, lettere å dele. Oppføringen lå på Partiful som hovedside, pluss Luma, Eventbrite, den offisielle LA Tech Week-kalenderen og noen community-kalendere.
Partiful-oppføringen over folden: ny tittel, cover, dato og det grunnleggende
Så jobb bakover fra rommet. Vi ønsket 50 til 60 personer til stede. En annen arrangørs tommelfingerregel er å få 3x så mange RSVPs som du trenger for et gratis arrangement, så vi siktet på ca. 180, tre ganger øvre del av det intervallet. Okou delte det opp i daglig tempo, ca. 6 per dag på Partiful og 10 på Luma, og fulgte det faktiske tallet mot dette i min morgeninnsjekk. "Går det bra?" ble et tall jeg kunne handle på.
Driftsplan daglige innsjekker: Partiful-listetall, 9. september til 14. oktober, 2026
Påmeldingene gikk tregt gjennom september, så tok det seg opp i oktober da speaker spotlights og partner-poster kom ut. Ved slutten av arrangementsdagen hadde vi 287 godkjente gjester på tvers av alle tre plattformene, pluss 100+ på venteliste.
Hvis påmeldingene henger etter, forbedre oppføringen. Lær av andre arrangementer, og spør folk direkte hva de synes. Da jeg ba en annen arrangør om tilbakemelding, sa hun at vår nye tittel var uklar uten kontekst. Den typen ærlig blikk utenfra er vanskelig å få på annen måte.
9. Oppmøte: minne folk på (det kjedelige som virker)
Du vet sikkert dette allerede, men det virker. De fleste no-shows er ikke ombestemmelser. Folk glemmer bare. Så minne dem på etter en plan:
- En uke før
- Noen dager før
- 24 timer før
- 2 timer før dørene åpner
Det krever lite, og får flere av dine RSVPs til faktisk å møte opp. På kvelden kom ca. 60 personer: fullt hus, helt i toppen av målet vårt. To av dem sto ikke engang på listen: de så banneret vårt utenfor lokalet og spurte om de kunne bli med, så vi slapp dem inn. Et skilt utenfor er én måte til folk finner deg på.
Fullt rom under Q&A
Slik gikk det
- Omtrent 60 personer i rommet, fullt hus (målet vårt var 50 til 60)
- 400+ registreringer, med 287 godkjente på Partiful, Luma og Eventbrite og 100+ på venteliste
- Nær 25,000 estimerte visninger på våre og partneres poster
- 72 nye følgere på Okou-siden måneden rundt arrangementet
Men øyeblikket jeg husker er ikke et tall. En gjest sa at vårt panel var det som traff ham mest av alle Tech Week-arrangementene han deltok på.
Panelet etter showet
Hva nå
Arrangementet er over, men jobben er ikke det. Oppfølgingen etterpå pågår fortsatt, og dette blogginnlegget er en del av det. Jeg skriver et eget innlegg om det: hvem vi kontaktet etterpå, hva som konverterte, og hva jeg ville gjort annerledes.
Hvis du vil arrangere ditt neste event på denne måten, kom i gang med Okou og ta med arrangementsbriefen din. Planen, trackerne og de daglige påminnelsene i dette innlegget ble alle laget i Okou.
Relatert lesning: Hva bør AI huske? En middag under SF Tech Week, og produktoppdateringen for uke 12 i oktober med bilder fra panelet.
