למשתמשים חדשים

יצרת חשבון ועדיין לא חיברת כלום. זה בדיוק המקום הנכון להתחיל בו.

השלב הראשון לוקח כחמש דקות ולא דורש שום הגדרה. חמשת השלבים שאחריו בונים משהו שכל הצוות שלך יוכל להשתמש בו. עצור בכל שלב שבו זה כבר מועיל — הרבה אנשים לא ממשיכים מעבר לשלב 2.

אם אתה כבר משתמש ב-Claude Code או Codex מדי יום, התחל ב-למשתמשי Claude Code ו-Codex, ואז חזור לכאן לשלבים 3 עד 6.

1. שלח כמה פניות

פתח שיחה חדשה מהסרגל הצדדי. אל תחשוב על זה יותר מדי — Okou מבין שפה טבעית, ואין צורך ללמוד תחביר. ארבעת הפניות הבאות לא דורשות חיבור לשום שירות, כך שהן יעבדו גם בחשבון חדש לגמרי:

"תסכם לי על [חברה] לפני 3 בערב — מה הם עושים, חדשות אחרונות, ומה כדאי להימנע מלהגיד."

"הפוך את ההערות הגולמיות האלו לעדכון ברור עבור הצוות שלי: [הדבק הערות]."

"נסח מעקב מנומס למישהו שלא ענה כבר שבוע. ידידותי, שלוש שורות, בלי לחץ."

"הכן מצגת של 5 שקופיות שמסבירה את התמחור שלנו לקונה לא טכני."

תראה את התוכנית של Okou, את הכלים שהוא בוחר, ותיעוד חי של כל שלב שהוא מבצע.

עכשיו נסה פנייה שמתחברת לחשבון אמיתי שלך — "סכם לי את ההודעות שלא נקראו ב-Slack ותגיד לי למה צריך להגיב היום." Okou יעצור ויודיע שאין לו עדיין גישה ל-Slack. זו לא שגיאה; זה המעבר לשלב 2.

שני הרגלים שכדאי לאמץ כבר בשיחה הראשונה, כי תשתמש בהם כל הזמן:

• תקן במקום. הגב עם תיקון — "אותו דבר, אבל בלי ערוץ השיווק," או "שתי שורות פחות, ותסיים בבקשה ברורה." אתה משפר את העבודה תוך כדי, לא מתחיל מחדש.
• קרא מה הוא עשה. מתחת לתוצאה יש תיעוד של כל מה ש-Okou בדק ושינה. כשיש טעות, בדרך כלל תראה שם בדיוק איזה שלב לתקן — הרבה יותר מהר מלנסח את הבקשה מחדש.

2. נסה תבנית זרימת עבודה, וחבר את הכלי הנדרש

כתיבת תהליכים מאפס היא הדרך האיטית להתחיל. Okou מגיע עם קטלוג של תבניות זרימת עבודה מוכנות לשימוש. פתח את כפתור תבנית בעורך השיחה ובחר בקטגוריית זרימת עבודה, ואז סנן לפי סוג העבודה שלך — מכירות, שיווק, תמיכה, תפעול, מוצר, דאטה, הנדסה או מנכ"ל.

כל כרטיס מסביר מה הוא עושה ומראה אילו שירותים הוא מפעיל, כך שתדע מה צריך לפני שמתחילים:

• הדגש מיילים חשובים ב-Gmail — מציג רק את ההודעות שבאמת דורשות תשומת לב
• הכנה לפגישות ב-Google Calendar — תדריך קצר לפני כל פגישה חיצונית
• קבל סיכומי פגישות ב-Slack — החלטות ומשימות אחרי כל שיחה
• אתר לידים מ-Gmail — זיהוי איתותי רכישה ורישום לידים מתאימים
• שמור חשבוניות Gmail ב-Google Drive — שמירת מיילי חשבוניות ורישומם עם קבלתם

בחר השתמש בתבנית שמתחברת לכלי שאתה כבר עובד איתו. Okou יבקש הרשאה לכלי הזה, ויעצור כדי לבקש:

1. לחץ על מחברים בעורך השיחה ובחר הוסף מחברים, או פשוט עקוב אחרי ההנחיה של Okou בשיחה.
2. חפש את השירות והוסף אותו.
3. היכנס לשירות בחלון הקופץ, בדיוק כמו בכל כניסה רגילה.

אם Okou ביקש את החיבור באמצע משימה, הוא ממשיך מאותה נקודה ברגע שסיימת. אם הוספת מהעמוד של מחברים, Okou ישאל אילו סוכנים רשאים להשתמש בו. חיבור אחד יכול לשרת כמה סוכנים, אבל כל סוכן מקבל רק את ההרשאות הספציפיות שהוא מבקש — וחלק מהגישה מוגבלת בזמן ודורשת חידוש.

מקומות פופולריים להתחיל: Gmail ו-Google Calendar לדואר וליומן, Slack לשיחות צוות, Google Drive, Google Sheets או Notion למסמכים, HubSpot ללקוחות.

אין צורך לאשר הכל מראש. חבר רק מה שנדרש לעבודה, כשזה נדרש. עמוד מחברים בחלל העבודה שלך הוא הרשימה הרשמית של מה שזמין — ראה את קטלוג המחברים לאינדקס מקובץ של הנפוצים ביותר.

Okou לעולם לא רואה את הסיסמאות שלך: אתה נכנס ישירות לשירות, ומה שנשמר בפלטפורמה הוא האסימון בלבד, שלא מועבר למודל ה-AI. בכל פעם ש-Okou נוגע בכלי שלך זה מתועד: איזה חשבון, מה נקרא, מה שונה, ומתי. אפשר לנתק שירות או לצמצם הרשאות בכל עת. ראה הרשאות למודל האבטחה המלא.

3. צור סוכן משלך והתאם אותו

תבנית מלמדת אותך את מבנה העבודה. סוכן הוא המקום שבו אתה הופך אותה לשלך.

סוכן הוא עמית קבוע: הוראות משלו, סגנון משלו, גישה משלו, תהליכים שמורים משלו. פתח סוכנים → סוכן חדש ויצור אחד לתפקיד שחשוב לך — תמיכה, מחקר, שיווק, גיוס. ברירת המחדל היא ציבורי; העבר ל-פרטי כל עוד אתה עדיין מנסה.

העמוד של הסוכן הוא המקום שבו תעצב אותו. פרופיל כולל את שמו, התיאור שהצוות רואה, והסגנון שבו הוא עונה. הוראות מציג את ההנחיות הקבועות שהוא פועל לפיהן. הרשאות שולטות לאילו כלים הוא יכול לגשת.

לאחר מכן כוון אותו כמו שהיית מכניס עובד חדש:

1. תן לו משימה אמיתית.
2. אם התוצאה לא מדויקת, אמור זאת בצ'אט, ואז בקש מ-Okou לזכור: "מהיום, תמיד ציין את מסמך המקור, ולעולם אל תשלח מייל בלי להראות לי את הטיוטה קודם."
3. נסה שוב. חזור עד שההתנהגות כברירת מחדל היא מה שאתה רוצה.

הוראות טובות כוללות את קהל היעד, הסגנון, מבנה התוצאה, אילו כלים להעדיף, והמגבלות — מה אסור לו לעשות, ומתי עליו לעצור ולשאול אותך. החלק האחרון חשוב במיוחד: כך אתה קובע מה מותר לסוכן שלך לעשות כשאתה לא משגיח.

התנגד לדחף לנסח הוראות מושלמות מראש. הן משתפרות על ידי תיקון מול עבודה אמיתית, לא על ידי טיוטות מוקפדות מראש.

4. שמור מה שעבד כזרימת עבודה

בשלב 2 השתמשת בתהליך של מישהו אחר. כאן אתה מתעד את שלך.

הרגע לעשות זאת הוא כשביקשת את אותו הדבר פעמיים ותיקנת אותו באותה צורה בשתי הפעמים. בקש, באותה שיחה: "הפוך את זה לזרימת עבודה חוזרת בשם תדריך בוקר."

להישאר בשיחה חשוב — זה נותן ל-Okou את הקלטים האמיתיים, התיקונים שלך, והתוצאה שאישרת.

Okou קורא את השיחה, מנסח את התהליך, ושומר אותו עבורך — מבלי לצאת מהצ'אט, והוא מראה לך בדיוק מה יצר.

הוא מציע שם, תיאור, הוראות, קבצים מצורפים, ומי יכול לראות. בדוק את כל החמישה, ושם לב במיוחד לשניים:

• התיאור קובע מתי זרימת העבודה תופעל בעתיד. "נסח תשובה למייל לקוח בסגנון שלנו ובשימוש במדריכי העזרה" תופעל בהקשר הנכון; "עשה דברים במייל" לא תופעל לעולם.
• מי רואה אותה. זרימות עבודה חדשות הן פרטיות לך. שיתוף עם החלל הוא צעד יזום, לא משהו שקורה אוטומטית בשמירה. (בסוכנים זה הפוך — ברירת המחדל ציבורית — אז בדוק את שניהם.)

לאחר מכן לזרימת העבודה יש עמוד משלה תחת זרימות עבודה. לשם תלך לבדוק או לשנות אותה, לא למקום שבו יצרת אותה. הוראות הוא התהליך ש-Okou מבצע בכל פעם; קרא אותו שוב, כי זה מה שתערוך כשהתוצאות יתחילו לסטות. השם הקצר מתחת לכותרת הוא מה שתקליד כדי להפעיל אותה ישירות בצ'אט.

זרימת עבודה שייכת לסוכן אחד, ורצה עם הסגנון וההרשאות שלו. ראה זרימות עבודה לתמונה המלאה.

5. תן לה לוח זמנים

עכשיו הפוך אותה לאוטומטית:

"הרץ את זה כל יום חול ב-8 בבוקר ושלח לי את התוצאה ב-Slack."

שוב, אתה לא עוזב את הצ'אט: Okou מאשר את התזמון והיעד, מגדיר את זה, והמשימה מתחילה לרוץ לבד.

הוא מקריא את הקצב, אזור הזמן שבו השתמש, והריצה הבאה, כדי שתוכל לתפוס הנחות שגויות לפני ההפעלה הראשונה. ציין יעד ש-Okou יכול להגיע אליו — אם התוצאה צריכה להגיע ל-Slack או במייל, השירות הזה חייב להיות מחובר קודם. אם תרצה להגדיר ידנית, זה נמצא בלשונית אוטומציות של זרימת העבודה תחת הוסף אוטומציה.

כל אחת מציגה מתי רצה לאחרונה, מתי תרוץ שוב, ומתג להשהיה בלי למחוק. כפתור ▷ מריץ את זרימת העבודה מיד.

שעון הוא רק דרך אחת להפעיל זרימת עבודה. אפשר גם להמתין לאירוע — מייל חדש, פגישה שנקבעה, טופס שמתקבל, מסמך שמשתנה. ראה אוטומציות.

כלל חשוב: הרץ ידנית לפני שתיתן לה לרוץ לבד. אם כפתור ▷ נכשל, הבעיה בזרימת העבודה או בהרשאות. אם ▷ עובד אבל התזמון לא מפיק תוצאות, הבעיה בהגדרת הזמנים. לנסות לתקן את שניהם יחד הופך התקנה של עשר דקות לאחר צהריים שלם.

התחל בקטן. הרצה יומית או שבועית שתבדוק בימים הראשונים עדיפה על הרצה שעתית שתצטרך לפרק אחר כך.

6. הזמן את הצוות שלך, ועבדו יחד

הזמן אנשים רק כשיש להם מה לעשות. חלל עבודה ריק הוא קבלת פנים גרועה יותר מאשר זרימת עבודה אחת טובה עם שמם עליה.

לפני שליחת הזמנות:

1. העבר את הסוכן שהם צריכים מ-פרטי ל-ציבורי.
2. שתף את זרימת העבודה שתרצה שיריצו ראשונה.
3. הסר סיסמאות, מפתחות או פרטים אישיים חד פעמיים מההוראות והקבצים.
4. החלט מי צריך Admin ומי רק Member. ברירת המחדל היא Member — Admin מיועד למנהלי חברים, חיוב והגדרות חלל העבודה.

לאחר מכן פתח הגדרות → אנשים → הוסף חבר, הזן את כתובת המייל, בחר תפקיד ושלח. ההזמנה תישאר ממתינה עד שתאושר, ותוכל לעיין או לבטל אותה מאותו עמוד. ראה הזמן חברי צוות.

לאחר שהצטרפו, ההבדל בין טיפ פרודוקטיביות אישי לבין כלי שהצוות סומך עליו תלוי בכמה הרגלים:

• העבר את המשימה הראשונה במפורש. אמור לחבר החדש מה להפעיל, מה לתת לו, ואיפה תופיע התוצאה.
• כל אחד מתחבר עם החשבון שלו. כל אחד מחבר את ה-Gmail וה-Slack שלו. לא משתפים כניסות.
• שתף מה שעובד, השאר את השאר פרטי. ניסויים אישיים נשארים פרטיים; התהליך שהצוות תלוי בו משותף ומטופל כמו כל מסמך משותף אחר.
• שים את זה איפה שהעבודה מתבצעת. הוסף את Okou ל-Slack ואותו סוכן יענה בערוץ. ראה Slack.
• העתק, אל תבנה מחדש. כדי לתת לסוכן אחר את אותו תהליך, העתק את זרימת העבודה. כך כל אחד יוכל להתפתח בכיוון משלו.

ראה לצוותים כדי לראות איך זה נראה בפועל.

מה לנסות הלאה

פניות שמדגימות את המגוון — בחר כל אחת שמתאימה ליום שלך:

• "עבור על מיילי הלקוחות מהשבוע, קבץ תלונות לפי נושא, וכתוב לי את שלוש הבולטות."
• "קרא את מייל הלקוח הזה [הדבק] ונסח תשובה בקוריאנית. הפנה למאמר העזרה הרלוונטי."
• "שלוף את ההרשמות מהשבוע שעבר מהאנליטיקס, השווה לשבוע קודם, וכתוב לי פסקה לשלוח לצוות."
• "הכן מצגת של 5 שקופיות על התמחור שלנו בתבנית המותג הסטנדרטית."
• "כתוב ארבעה פוסטים חברתיים על האינטגרציה החדשה שלנו ל-Slack, וייצר תמונות ריבועיות תואמות בצבעי המותג."
• "לפני שיחת החידוש ביום חמישי, שלוף כל מה שאנחנו יודעים על החשבון הזה ורשום שלושה סיכונים עיקריים."

לאן להמשיך מכאן

• זרימות עבודה — תעד תהליך פעם אחת, השתמש בו שוב ושוב.
• אוטומציות — הרץ עבודה לפי לוח זמנים, או כשמשהו קורה.
• סוכנים — הוראות, סגנון, ומה כל סוכן מורשה לבצע.
• קטלוג מחברים — אינדקס מקובץ של הכלים ש-Okou יכול להגיע אליהם.
• מודלים — איזה מודל AI עונה בצ'אט, ומה העלות לכל הרצה.