שתף תהליכי עבודה עם הצוות שלך

הגדר תהליך עבודה כ-Public כאשר חברים אחרים באותה סביבת עבודה צריכים לגלות ולהפעיל את אותו תהליך. השאר אותו Private כאשר הוא אישי, ניסיוני, או מכיל חומר שסביבת העבודה לא אמורה לשתף.

פרסום תהליך עבודה משתף את ההוראות ואת קבצי הייחוס המצורפים. הוא לא משתף שיחות פרטיות של היוצר, חשבונות מחוברים, אישורים או הרשאות אישיות.

לפני שאתה מפרסם

ודא ש:

• תהליך העבודה מפיק תוצאה שימושית עם יותר מקלט אחד ריאלי;
• התיאור שלו מסביר בבירור מתי להשתמש בו;
• ההוראות אינן מכילות טוקן, סיסמה, סוד לקוח או מידע אישי מיותר;
• הקבצים המצורפים בטוחים לצפייה לכל חברי סביבת העבודה;
• הסוכן הבעלים ציבורי וזמין לחברים המיועדים;
• כללי האישור ברורים לשליחה, פרסום, מחיקה, רכישה או שינוי נתונים חיצוניים.

כל תהליך עבודה שייך לסוכן אחד בלבד. תהליך עבודה ציבורי בסוכן שחברי הצוות לא יכולים לגשת אליו אינו תהליך עבודה צוותי שימושי.

הפוך תהליך עבודה לציבורי

1. פתח את Workflows.
2. בחר את תהליך העבודה שברצונך לשתף.
3. בדוק את Name, Description, Instructions והקבצים המצורפים.
4. תחת Visibility, בחר Public או בחר Make workflow public.
5. אשר את השינוי.

כעת תהליך העבודה הופך לחלק מספריית תהליכי העבודה המשותפת של סביבת העבודה. אם תהליך העבודה שייך לסוכן שאינך הבעלים שלו, ייתכן שמנהל הארגון יצטרך לפרסם אותו.

ציבורי לעומת פרטי

ציבורי משמעו ציבורי בתוך סביבת העבודה. זה לא יוצר דף אינטרנט פתוח או מפרסם את תהליך העבודה לאינטרנט הפתוח.

איך חברי הצוות מפעילים אותו

חברים יכולים להשתמש בתהליך עבודה ציבורי מהצ'אט של הסוכן הבעלים בשתי דרכים:

• להקליד את פקודת הסלאש שלו, לדוגמה /qualify-inbound-lead;
• לבקש את המשימה בשפה טבעית כאשר תיאור תהליך העבודה תואם בבירור לבקשה.

ב-Slack, יש להזכיר את Okou ולכלול את שם תהליך העבודה או המשימה הרצויה. ראו שימוש בתהליכי עבודה משותפים ב-Slack.

החבר שמפעיל את תהליך העבודה מספק את הקלטים הספציפיים לבקשה. Okou משתמש בחיבורים ובהרשאות הזמינים לאותו חבר וסוכן; הוא לא משתמש בגישה לחשבון האישי של יוצר תהליך העבודה.

שתף את השיטה, לא את החשבון

הבאים הם בלתי תלויים:

1. גלויוּת תהליך העבודה קובעת מי יכול לראות ולהפעיל את התהליך.
2. גלויוּת הסוכן קובעת מי יכול לגשת לסוכן הבעלים.
3. Connection מזהה את חשבון השירות שחבר חיבר.
4. אישורים והרשאות קובעים מה הסוכן הנבחר יכול לעשות עם אותו חיבור.

זו הסיבה ששני חברי צוות יכולים להפעיל את אותו תהליך עבודה ציבורי ועדיין לקבל בקשת הרשאה לשירותים שונים. כל אחד מעניק גישה לתחום העבודה האישי שלו.

העתק תהליך עבודה לסוכן אחר

השתמש ב-Copy workflow כאשר צוות או סוכן אחר זקוק לגרסה שהוא יכול לפתח באופן עצמאי.

1. פתח את תהליך העבודה.
2. בחר Copy workflow.
3. בחר את סוכן היעד.
4. פתח את ההעתק החדש ובדוק את ההוראות, הקבצים וההרשאות שלו.
5. פרסם את ההעתק רק לאחר שנבדק בסוכן היעד.

ההעתק מתחיל כתהליך עבודה פרטי חדש. שינויים בו לא יעדכנו את המקור, ושינויים במקור לא יעדכנו את ההעתק. התייחס לכך כאל פיצול, לא כסנכרון חי.

העתקה שימושית כאשר צוותי מכירות והצלחת לקוחות משתפים שיטת מחקר אך זקוקים לפורמטים שונים של פלט או גבולות אישור שונים. אם כולם צריכים לקבל עדכונים עתידיים לסטנדרט אחד, שמור תהליך עבודה ציבורי אחד במקום ליצור העתקים.

עדכן תהליך עבודה ציבורי בבטחה

ייתכן שתהליך עבודה ציבורי כבר נמצא בשימוש על ידי חברי צוות או אוטומציות. לפני שינוי מהותי:

1. זהה איזה התנהגות או פלט ישתנה.
2. בדוק את ההוראות המעודכנות עם קלטים מייצגים.
3. עדכן את החברים המושפעים כאשר קלטים, שדות, יעדים או כללי אישור משתנים.
4. בדוק כל אוטומציה שמפעילה את תהליך העבודה.
5. שמור על אותו slug כאשר השינוי תואם לאחור; השתמש בתהליך עבודה חדש כאשר החוזה משתנה מהותית.

שיפורים קטנים כמו הפניות ברורות יותר או בדיקת איכות מחמירה יכולים לרוב להישאר באותו תהליך עבודה. תהליך עבודה חדש בטוח יותר כאשר הקהל, הקלטים הנדרשים או הפעולה המתקבלת שונים מהותית.

הפוך תהליך עבודה לפרטי שוב

שינוי תהליך עבודה ציבורי ל-Private מסיר את הגישה מהצוות. חברים אחרים עלולים לאבד את היכולת להפעיל אותו, ואוטומציות שתלויות בו עלולות להפסיק לפעול.

לפני הפיכתו לפרטי:

• בדוק אילו אנשים ואוטומציות משתמשים בו;
• צור או העתק תחליף אם הצוות עדיין זקוק לשיטה;
• עדכן בעלי עניין מושפעים;
• ודא שאין קובץ ייחוס משותף הופך לבלתי זמין במפתיע.

רשימת בדיקה קלה לפרסום

• שם ברור ו-slug שניתן לזכור
• תיאור שמסביר מתי להשתמש בו
• הוראות שמגדירות קלטים, שלבים, פלט וגבולות אישור
• קבצים עדכניים ובטוחים לשיתוף
• הסוכן הבעלים ציבורי
• נבדק על ידי מישהו שאינו המחבר
• אין אישורים אישיים או תוכן שיחה פרטי
• אוטומציות ידועות נבדקו

השלב הבא, הזמן חברי צוות או עזור לחברים קיימים להצטרף לסביבת העבודה.