תהליכי עבודה

תהליך עבודה הוא נוהל שמור, בעל שם, הניתן לשימוש חוזר, הנשמר אצל סוכן. הוא מלמד את Okou איך הצוות שלך מבצע סוג מסוים של עבודה, כך שהאדם הבא שיזדקק לכך לא יצטרך לכתוב מחדש את ההנחיה.

בפעם הראשונה שאתה מבקש מ-Okou לבצע משהו, אתה כותב הנחיה. בפעם השנייה, אתה מדביק את אותה הנחיה עם התאמות קטנות. בפעם השלישית, אתה כבר מעתיק הנחיה ארוכה ממסמך Notion שמישהו קרא לו "ספריית ההנחיות של הצוות". זה הרגע לשמור תהליך עבודה.

הבעיה שתהליכי עבודה פותרים

שיחה חד-פעמית מתאימה למשימה חד-פעמית. אבל כמעט לכל צוות יש רשימת משימות חוזרות — קלטים שונים, מבנה דומה:

• לקוח פונה → בדוק היסטוריה → טיוטת תשובה בשפתו → תעד את הפנייה
• דו"ח באג מתקבל → חילוץ שלבי שיחזור → סיווג חומרה → פתיחת תקלה מובנית
• יום שני בבוקר → שליפת נתוני השבוע שעבר → השוואה לשבוע קודם → פרסום תקציר

בלי תהליכי עבודה, כל אחד מאלו הוא הנחיה באורך 200 מילים שכולם צריכים לזכור. עם תהליכי עבודה, כל אחד הוא שם: triage-bug-report, weekly-metrics, customer-reply.

לתהליך עבודה אין לוח זמנים ואין טריגר — זהו הנוהל. כדי להריץ אותו אוטומטית, חבר אוטומציה.

מה יש בתהליך עבודה

אין גרף צמתים, אין קובץ YAML, אין סעיף טריגרים. ההנחיה לרוב דומה מאוד להנחיה בצ'אט שעבדה בפעם הראשונה.

תיאור טוב הוא ההבדל בין תהליך עבודה שמופעל בזמן הנכון לבין כזה שלעולם לא יופעל: "triage a customer-facing bug report and file it to GitHub with severity" עדיף על "do bug stuff."

תהליכי עבודה שייכים לסוכנים

כל תהליך עבודה שייך לסוכן אחד בלבד. זה מה שמבטיח התנהגות צפויה: תהליך העבודה רץ עם הסגנון, ברירות המחדל והרשאות החיבורים של אותו סוכן.

• תהליך עבודה פרטי — גלוי רק לך. מתאים לאוטומציות אישיות הקשורות ל-Gmail אישי או מושב CRM אישי.
• תהליך עבודה ציבורי — גלוי לכולם בסביבת העבודה, אצל סוכן שהצוות שלך יכול לגשת אליו.

אותו נוהל יכול להתקיים אצל שני סוכנים ולתת תוצאות שונות, כי לכל סוכן יש קול והרשאות משלו. כדי להעביר תהליך עבודה לסוכן אחר, העתק אותו — זה יוצר עותק נפרד, כך שכל אחד יוכל להתפתח בנפרד.

ראה סוכנים להסבר איך בעלות על סוכן משפיעה על מה שתהליך עבודה יכול לבצע.

יצירת תהליך עבודה

התחל מדף תהליכי העבודה

1. פתח את תהליכי עבודה ובחר תהליך עבודה חדש.
2. בחר את הסוכן שצריך להיות הבעלים של תהליך העבודה.
3. Okou יפתח צ'אט עם הנחיה מודרכת ליצירת תהליך עבודה. תאר את התוצאה, הקלטים הצפויים, הכלים, הפלט וכל גבול אישור.
4. סקור את השם, התיאור, ההנחיה, הקבצים והנראות לפני ש-Okou ייצור אותו.

ניתן גם להתחיל מצ'אט קיים של סוכן ולבקש מ-Okou להפוך משימה שכבר הצליחה לתהליך עבודה. שמירת ההרצה הראשונה המוצלחת באותו צ'אט מספקת ל-Okou קלטים, תיקונים ופלט קונקרטיים לתיעוד.

מה לכלול בהנחיה

הימנע מהכנסת פרטי גישה להנחיה או לקבצים. חבר את השירות דרך מחברים, ותן לסוכן הבעלים רק את ההרשאות הנדרשות.

בדיקה לפני אוטומציה

1. הרץ את תהליך העבודה ידנית עם קלט מייצג.
2. ודא שלסוכן הבעלים יש גישה לכל מחבר והרשאה נדרשים.
3. בדוק את הצ'אט שהתקבל לאיתור חוסרי הקשר, כתיבות לא צפויות ומבנה הפלט הסופי.
4. ערוך את ההנחיה או הקבצים המצורפים והריץ שוב עד שהתוצאה עקבית.
5. הוסף אוטומציה רק לאחר שההרצה הידנית תקינה. התחל עם מסנני אירועים צרים או לוח זמנים בתדירות נמוכה, ובדוק את ההפעלות הראשונות.

אימות ידני מפריד בין בעיות תהליך עבודה לבעיות טריגר: אם הרץ עכשיו נכשל, תקן קודם את תהליך העבודה או את ההרשאות; אם הרץ עכשיו מצליח אך אירוע לא מופעל, בדוק את הגדרות האוטומציה.

איך Okou בוחר תהליך עבודה

אין חובה להפעיל תהליך עבודה לפי שם. Okou טוען אותו אוטומטית כאשר בקשה נכנסת תואמת את התיאור שלו. תהליך עבודה בשם customer-reply-draft עם תיאור "טיוטת תשובה למייל לקוח בסגנון ובמסמכים שלנו" יופעל כאשר תעביר מייל לקוח — אין צורך בשם.

כדי להכריח תהליך מסוים, אמור זאת: "השתמש בתהליך העבודה customer-reply-draft על המייל הזה."

תהליכי עבודה מובנים

כל סוכן Okou מגיע עם מערך תהליכי עבודה רוחביים שמנוהלים על ידי Okou — מחקר וניתוח, כספים וחשבונאות, משפט וציות, מוצר, שיווק, שירות לקוחות ותקשורת צוותית. אלו נהלים תחומיים, לא חיבורים טכניים: כל אחד מלמד את Okou איך לטפל בעבודה חוזרת מסוג מסוים.

דוגמאות:

• deep-dive — מחקר מובנה ועיצוב פתרון; איסוף עובדות ואז בחינת אפשרויות
• prd-writing — דרישות מוצר עם מסגור בעיה מובנה וקריטריוני קבלה
• copywriting — כתיבת שיווקית לכל הערוצים (בלוגים, מיילים, רשתות, דפי נחיתה)
• competitor-matrix — מטריצות השוואת תכונות, ניתוח מיצוב, ניתוחי ניצחון/הפסד
• customer-reply — תגובות אמפתיות, תואמות מותג, מותאמות לערוץ ולדחיפות
• nda-screening — סיווג NDA נכנסים כ-GREEN / YELLOW / RED והפנייתם
• status-updates — דוחות התקדמות ועדכונים לבעלי עניין מותאמים לכל קהל

תהליכי העבודה שלך יופיעו לצד אלו ויקבלו עדיפות כאשר התיאורים שלהם תואמים יותר.

מתי ליצור תהליך עבודה

הכלל הכנה: אם כתבת כמעט את אותה הנחיה יותר מפעמיים — או שאתה יכול לדמיין עמית עושה זאת — שמור אותה.

סימנים ברורים:

• לעבודה יש שם שהצוות שלך כבר משתמש בו ("תקציר בוקר", "סריקת מתחרים")
• ההנחיה מזכירה כלים, ערוצים או תבניות שלא אמורים להשתנות בכל הרצה
• הפלט בעל מבנה קבוע (תקציר, טיוטה, תקלה)
• יותר מאדם אחד צריך להפעיל אותה
• אתה רוצה שהיא תרוץ לפי לוח זמנים או אירוע — ראה אוטומציות

תבניות נפוצות

• טופס קליטה. מקבל קלט (מייל, דיווח באג, שרשור) ומפיק תוצר מובנה (תקלה, טיוטה, שורה).
• תקציר מחזורי. תהליך עבודה עם אוטומציה מתוזמנת שרצה יומית או שבועית ומפרסמת במקום גלוי.
• עוזר תוך-שיחתי. מופעל על ידי @Okou בערוץ כדי לבצע תת-משימה ממוקדת — חיפוש, סיכום, סיווג.
• המלחין. מפיק חבילה רב-פורמטית — טיוטת בלוג, פוסטים לרשתות וכרטיסים — בהרצה אחת.
• מגיב לאירועים. משויך לאוטומציית אירוע: מייל חדש, PR ממוזג או עמוד Notion חדש מתחילים את ההרצה. ראה אוטומציות.

מלכודות שכדאי להימנע מהן

• צר מדי. תהליך עבודה שמתאים רק לקלט אחד מסוים הוא שביר. כוון למבנה העבודה, לא לפרטים של דוגמה אחת.
• עמום מדי. "עזרה בשיווק" רחב מדי ו-Okou לא ידע מתי להפעיל אותו. היה מדויק בתיאור.
• פרטי גישה קשיחים. לעולם אל תדביק מפתחות API בהנחיה. השתמש ב-מחברים מותאמים אישית — הפרטים נשארים בפלטפורמה, מחוץ להישג יד של המודל.
• מבנה פלט מוסתר. ציין איך התוצר צריך להיראות: "רשימה ממוספרת של שלושה פריטים" או "טיוטת תשובה עד 150 מילים."
• שוכחים את הסוכן. תהליך עבודה יכול להשתמש רק במחברים שהסוכן המארח מורשה אליהם. אם תהליך עבודה לא מגיע ל-Gmail, בדוק את לשונית ההרשאות של הסוכן, לא את ההנחיה.

מה הלאה

• חבר טריגר עם אוטומציות כדי שתהליך עבודה ירוץ אוטומטית.
• ראה סוכנים למידע על מי מריץ תהליך עבודה ועם אילו הרשאות.
• ראה הרשאות להגבלת מה שתהליך עבודה יכול לבצע.
• ראה דוגמאות לתהליכי עבודה לחמישה תהליכים כתובים מקצה לקצה.