לצוותים

סביבת עבודה צוותית הופכת עבודה אישית שימושית למערכת הפעלה משותפת. חברי הצוות יכולים להשתמש באותם סוכנים ותהליכי עבודה ציבוריים, תוך שמירה על שיחות, חשבונות מחוברים והרשאות נפרדות.

אם הצוות שלכם שומר כרגע הנחיות במסמך, חשבו על תהליך העבודה כגרסה הניתנת להרצה של ספריית ההנחיות: הוא כולל את ההוראה, קבצים תומכים, מתי להשתמש בה, וסטנדרט הפלט. תהליך עבודה נשאר ללא טריגר. הוסיפו אוטומציה רק כאשר הצוות רוצה להריץ אותה לפי לוח זמנים או אירוע.

בנו ספריית תהליכי עבודה משותפת

הדרך הפרקטית מתוצאה שימושית אחת לתהליך צוותי חוזר היא:

1. הריצו את המשימה בעצמכם. התחילו בעבודה אמיתית וודאו שהתוצאה שימושית לפני שמסטנדרטים אותה.
2. הפכו את השיטה לתהליך עבודה. שמרו על ההליך החוזר, הקלטים הנדרשים, מקורות, פורמט הפלט וכללי הבדיקה.
3. הפכו את תהליך העבודה לציבורי. תהליכים ציבוריים ניתנים לגילוי ושימוש על ידי חברים אחרים באותה סביבת עבודה.
4. הזמינו חברי צוות. הוסיפו חברים מתוך הגדרות → אנשים ותנו לכל אחד את התפקיד המתאים.
5. אפשרו לכל חבר לחבר את החשבונות שלו. שיתוף תהליך עבודה לא משתף את תיבת הדואר, הטוקנים, השיחות הפרטיות או האישורים האישיים של היוצר.
6. הריצו אותו מ-Web Chat או Slack. אותו תהליך ציבורי ניתן לזימון לפי שם בכל מקום בו הסוכן הבעלים זמין.

תהליך עבודה ציבורי נותן לסביבת העבודה שיטה אחת שנבדקה, מבלי לחייב את כולם לשתף חשבון אחד.

מדריכי הגדרת צוות

השתמשו במדריכים אלו לפי הסדר לפריסה ראשונה, או עברו ישירות לחלק הנדרש:

צרו הוראות לתהליך עבודה עם הסוכן שלכם

הפכו הרצה מוצלחת להליך קבוע יחד עם הסוכן שלכם. תנו לסוכן לנסח את התהליך, ואז עברו על המקומות בהם הצוות צריך הגדרות ברורות.

שתפו תהליכי עבודה עם הצוות

הבינו את ההבדל בין פרטיות לציבוריות, פרסמו תהליך עבודה בתוך סביבת העבודה, זמנו אותו לפי שם והעתיקו אותו לסוכן אחר כאשר הצוות צריך הסתעפות בטוחה.

הזמנת חברי צוות

הכינו את הסוכן ותהליך העבודה המשותפים, הזמינו חברים מתוך הגדרות → אנשים, הקצו גישת Admin או Member, וטפלו בהזמנות ממתינות.

הצטרפות לסביבת עבודה צוותית

אשרו הזמנה, עברו לסביבת העבודה הנכונה, מצאו סוכנים ותהליכים משותפים, חברו את השירותים שלכם והשלימו הרצה ראשונה בטוחה.

שימוש בתהליכים משותפים ב-Slack

התקינו את אפליקציית Slack, חברו כל חבר, הוסיפו את Okou לערוץ, זמנו תהליך עבודה עם @Okou, ושמרו את המשך העבודה באותו שרשור.

מה משותף ומה אישי

פרסום תהליך עבודה משתף את השיטה, לא את האישורים של היוצר. כאשר חבר אחר מריץ אותו, Okou משתמש בחיבורים הזמינים של אותו חבר ובהרשאות שהוענקו לסוכן שנבחר.

שלושת האובייקטים הצוותיים

ההפרדה הזו חשובה. פרסמו את הסוכן ותהליך העבודה כאשר תרצו שאנשים ישתמשו באותה שיטה. צרו אוטומציה רק כאשר הצוות הסכים מי הבעלים של ההרצה החוזרת, מה מפעיל אותה ולאן התוצאה צריכה להגיע.

תהליך עבודה ראשון טוב לצוות

בחרו משימה שכבר עוברת בין אנשים, כמו סינון ליד נכנס, בדיקת הסלמה של לקוח, הכנת דוח שבועי, מיון באג או ניסוח סקירת תוכן.

תהליך עבודה ראשון מוצלח כולל:

• תוצאה ברורה אחת;
• קלטים שכל חבר צוות מזהה;
• מקורות מאושרים או קבצי עזר מצורפים;
• פורמט פלט צפוי;
• כללים ברורים לפעולות הדורשות אישור אנושי;
• יעד משותף לתוצאה.

התחילו בהרצה ידנית עם שני אנשים. עדכנו את ההוראות לאחר שהאדם השני מזהה חוסר בהקשר. לאחר שהתהליך מפיק תוצאות עקביות, החליטו אם יש צורך גם באוטומציה.

מדריכים קשורים

• סוכנים מסביר על סוכנים ציבוריים ופרטיים.
• תהליכי עבודה עוסק ביצירת תהליך עבודה והרצתו.
• אוטומציות מוסיף לוחות זמנים וטריגרים לאירועים.
• הרשאות מסביר על חיבורים, הרשאות והענקות.
• Slack מסביר על אינטגרציה מלאה עם Slack.