Workflows

Een workflow is een benoemde, herbruikbare procedure die wordt opgeslagen bij een agent. Hiermee leert u Okou hoe uw team een bepaald soort werk uitvoert, zodat de volgende persoon niet opnieuw de prompt hoeft te schrijven.

De eerste keer dat u Okou iets vraagt, schrijft u een prompt. De tweede keer plakt u dezelfde prompt met kleine aanpassingen. De derde keer kopieert u een lange prompt uit een Notion-document dat iemand de "team promptbibliotheek" noemt. Dat is het moment om een workflow op te slaan.

Het probleem dat workflows oplossen

Een eenmalig gesprek is prima voor een eenmalige taak. Maar bijna elk team heeft een lijst met werk dat terugkeert — verschillende input, dezelfde structuur:

• Een klant schrijft → zoek hun geschiedenis op → stel een antwoord op in hun taal → log het ticket
• Een bugmelding verschijnt → haal de stappen om te reproduceren eruit → classificeer de ernst → maak een gestructureerd issue aan
• Maandagochtend → haal de cijfers van vorige week → vergelijk met de week ervoor → plaats een samenvatting

Zonder workflows is elk van deze een 200-woorden prompt die iedereen moet onthouden. Met workflows is elk een naam: triage-bug-report, weekly-metrics, customer-reply.

Een workflow op zichzelf heeft geen schema en geen trigger — het is de procedure. Om deze automatisch te laten uitvoeren, koppelt u een automatisering.

Wat zit er in een workflow

Geen node-graph, geen YAML-configuratie, geen triggers-sectie. De instructie lijkt meestal sterk op de chatprompt die de eerste keer werkte.

Een goede beschrijving maakt het verschil tussen een workflow die start wanneer het moet en een die nooit start: "triage a customer-facing bug report and file it to GitHub with severity" is beter dan "do bug stuff."

Workflows horen bij agents

Elke workflow hoort bij exact één agent. Dat maakt het gedrag voorspelbaar: de workflow draait met de toon, standaardinstellingen en connectorrechten van die agent.

• Privé-workflow — alleen zichtbaar voor u. Geschikt voor persoonlijke automatiseringen gekoppeld aan een persoonlijk Gmail- of CRM-account.
• Publieke workflow — zichtbaar voor iedereen in de werkruimte, op een agent die uw team kan bereiken.

Dezelfde procedure kan op twee agents bestaan en verschillende resultaten opleveren, omdat elke agent zijn eigen stem en rechten heeft. Om een workflow aan een andere agent te geven, kopieert u deze — dit splitst hem, zodat beide versies kunnen divergeren.

Zie Agenten voor hoe eigenaarschap bepaalt wat een workflow kan bereiken.

Een workflow aanmaken

Begin op de Workflows-pagina

1. Open Workflows en kies Nieuwe workflow.
2. Selecteer de agent die eigenaar van de workflow moet zijn.
3. Okou opent een chat met een begeleide workflow-aanmaakprompt. Beschrijf het gewenste resultaat, verwachte input, tools, output en eventuele goedkeuringsgrenzen.
4. Controleer de voorgestelde naam, beschrijving, instructie, bestanden en zichtbaarheid voordat Okou deze aanmaakt.

U kunt ook starten in een bestaande agent-chat en Okou vragen een taak die al werkte om te zetten in een workflow. Door de eerste succesvolle run in dezelfde chat te houden, krijgt Okou concrete input, correcties en output om vast te leggen.

Wat zet u in de instructie

Houd inloggegevens buiten de instructie en bestanden. Koppel de dienst via Connectors en geef de eigenaar-agent alleen de rechten die de workflow nodig heeft.

Testen voor automatisering

1. Voer de workflow handmatig uit met een representatieve input.
2. Controleer of de eigenaar-agent toegang heeft tot alle benodigde connectors en rechten.
3. Inspecteer de resulterende chat op ontbrekende context, onverwachte wijzigingen en het uiteindelijke outputformaat.
4. Bewerk de Instructies of bijgevoegde bestanden en voer opnieuw uit tot het resultaat herhaalbaar is.
5. Voeg pas een automatisering toe als de handmatige run correct is. Begin met smalle gebeurtenisfilters of een laagfrequent schema en controleer de eerste uitvoeringen.

Handmatige controle scheidt workflowproblemen van triggerproblemen: als Nu uitvoeren faalt, los dan eerst de workflow of de toegang op; als Nu uitvoeren slaagt maar een gebeurtenis nooit start, controleer dan de automatiseringsconfiguratie.

Hoe Okou een workflow kiest

U hoeft een workflow niet bij naam aan te roepen. Okou laadt er automatisch een wanneer een binnenkomend verzoek overeenkomt met de beschrijving. Een workflow genaamd customer-reply-draft met als beschrijving "stel een antwoord op een klantmail op in onze stijl en met onze documentatie" wordt gestart wanneer u een klantmail doorstuurt — geen naam nodig.

Om een specifieke workflow af te dwingen, zegt u het: "Gebruik de customer-reply-draft-workflow op deze e-mail."

Ingebouwde workflows

Elke Okou-agent wordt geleverd met een reeks cross-functionele workflows die door Okou worden onderhouden — onderzoek en analyse, financiën en boekhouding, juridisch en compliance, product, marketing, klantenservice en teamcommunicatie. Het zijn domeinprocedures, geen connectorlogica: elke workflow leert Okou hoe een terugkerende taak moet worden uitgevoerd.

Een greep uit het aanbod:

• deep-dive — gestructureerd onderzoek en oplossingsontwerp; feiten verzamelen, dan opties verkennen
• prd-writing — productvereisten met gestructureerde probleemstelling en acceptatiecriteria
• copywriting — marketingteksten voor verschillende kanalen (blogs, e-mails, social, landingspagina's)
• competitor-matrix — featurevergelijkingen, positioneringsanalyses, win/loss-analyses
• customer-reply — empathische, merkgetrouwe antwoorden afgestemd op kanaal en urgentie
• nda-screening — inkomende NDA's classificeren als GROEN / GEEL / ROOD en doorsturen
• status-updates — voortgangsrapporten en updates voor belanghebbenden, afgestemd op elk publiek

Uw eigen workflows staan hiernaast en krijgen voorrang als hun beschrijvingen beter overeenkomen.

Wanneer maakt u er een

De eerlijke regel: als u meer dan twee keer vrijwel dezelfde prompt heeft geschreven — of u kunt zich voorstellen dat een collega het doet — sla hem dan op.

Concrete signalen:

• Het werk heeft een naam die uw team al gebruikt ("ochtendbriefing", "concurrentiescan")
• De prompt noemt specifieke tools, kanalen of sjablonen die niet elke keer mogen veranderen
• De output heeft een vast formaat (een samenvatting, een concept, een aangemaakt issue)
• Meer dan één persoon moet hem kunnen starten
• U wilt dat het op een schema of gebeurtenis draait — zie Automatiseringen

Veelvoorkomende patronen

• Het intakeformulier. Neemt een stuk input (een e-mail, een bugmelding, een thread) en levert een gestructureerd artefact op (een issue, een concept, een rij).
• De periodieke samenvatting. Een workflow gekoppeld aan een geplande automatisering die dagelijks of wekelijks draait en ergens zichtbaar wordt geplaatst.
• De tussentijdse helper. Getriggerd door @Okou in een kanaal om één gerichte subtaak uit te voeren — opzoeken, samenvatten, classificeren.
• De samensteller. Levert een bundel in meerdere formaten — blogconcept plus social posts plus kaarten — in één run.
• De gebeurtenisresponder. Gekoppeld aan een gebeurtenisautomatisering: een nieuwe e-mail, een gemergde PR of een nieuwe Notion-pagina start de run. Zie Automatiseringen.

Valkuilen om te vermijden

• Te specifiek. Een workflow die alleen bij één specifieke input past, is kwetsbaar. Richt u op de vorm van het werk, niet op de details van één voorbeeld.
• Te vaag. "Hulp bij marketing" is zo breed dat Okou niet weet wanneer het toe te passen. Wees specifiek in de beschrijving.
• Hardcoded inloggegevens. Plak nooit API-sleutels in een instructie. Gebruik custom connectors — de inloggegevens blijven op het platform, buiten bereik van het model.
• Verborgen outputvorm. Geef aan hoe het artefact eruit moet zien: "een genummerde lijst van drie items" of "een conceptantwoord onder de 150 woorden."
• De agent vergeten. Een workflow kan alleen de connectors gebruiken waarvoor de host-agent gemachtigd is. Kan een workflow Gmail niet bereiken, controleer dan het tabblad Autorisatie van de agent, niet de instructie.

Wat nu

• Koppel een trigger met Automatiseringen zodat een workflow zonder u draait.
• Zie Agenten voor wie een workflow uitvoert en met welke rechten.
• Zie Rechten voor het beperken van wat een workflow kan bereiken.
• Zie Voorbeeldworkflows voor vijf volledig uitgewerkte voorbeelden.