Một quy trình làm việc là thủ tục đặt tên, có thể tái sử dụng, được lưu trên một tác nhân. Nó giúp Okou hiểu nhóm của bạn thực hiện một loại công việc cụ thể như thế nào, để người tiếp theo không phải viết lại prompt.
Lần đầu bạn yêu cầu Okou làm gì đó, bạn viết một prompt. Lần thứ hai, bạn dán lại prompt đó với vài chỉnh sửa nhỏ. Đến lần thứ ba, bạn đang sao chép một prompt dài từ tài liệu Notion mà ai đó gọi là "thư viện prompt của nhóm". Đó là lúc nên lưu thành một quy trình làm việc.
Vấn đề mà quy trình làm việc giải quyết
Một cuộc trò chuyện một lần thì phù hợp cho một nhiệm vụ đơn lẻ. Nhưng hầu như mọi nhóm đều có một danh sách công việc lặp lại — đầu vào khác nhau, hình thức giống nhau:
- Khách hàng gửi yêu cầu → tra cứu lịch sử → soạn phản hồi bằng ngôn ngữ của họ → ghi lại phiếu hỗ trợ
- Có báo cáo lỗi → trích xuất các bước tái hiện → phân loại mức độ nghiêm trọng → tạo issue có cấu trúc
- Sáng thứ Hai → lấy số liệu tuần trước → so sánh với tuần trước nữa → đăng bản tổng hợp
Không có quy trình làm việc, mỗi việc này là một prompt 200 từ mà ai cũng phải nhớ. Có quy trình làm việc, mỗi việc chỉ còn là một tên: triage-bug-report, weekly-metrics, customer-reply.
Một quy trình làm việc tự thân không có lịch trình hay kích hoạt — nó là thủ tục. Để nó tự động chạy, hãy gắn một tự động hóa.
Quy trình làm việc gồm những gì
| Trường | Chức năng |
|---|---|
| Tên | Một slug chữ thường từ 2–64 ký tự gồm chữ cái, số và dấu gạch ngang bên trong — triage-bug-report. Dùng /triage-bug-report để gọi trực tiếp trong chat của tác nhân sở hữu. |
| Tên hiển thị | Nhãn dễ đọc hiển thị trong không gian làm việc. |
| Mô tả | Một dòng cho Okou biết khi nào áp dụng quy trình này. Okou so khớp yêu cầu đến với mô tả, nên cách diễn đạt rất quan trọng. |
| Hướng dẫn | Chính là thủ tục. Văn bản tự nhiên — nêu rõ công cụ sử dụng, định dạng đầu ra và các ràng buộc. |
| Tệp | Các tệp bổ sung tùy chọn — mẫu, checklist, hướng dẫn thương hiệu, dữ liệu tham khảo — đi kèm quy trình. |
| Chế độ hiển thị | private (chỉ bạn) hoặc public (mọi người trong không gian làm việc). |
Không có sơ đồ node, không có cấu hình YAML, không có phần kích hoạt. Hướng dẫn thường giống prompt chat đã dùng thành công lần đầu.
Một mô tả tốt là khác biệt giữa quy trình được kích hoạt đúng lúc và quy trình không bao giờ chạy: "triage a customer-facing bug report and file it to GitHub with severity" tốt hơn "do bug stuff."
Quy trình làm việc thuộc về tác nhân
Mỗi quy trình làm việc thuộc về chính xác một tác nhân. Điều này giúp hành vi dự đoán được: quy trình chạy với giọng điệu, mặc định và quyền kết nối của tác nhân đó.
- Quy trình riêng tư — chỉ bạn thấy. Phù hợp cho tự động hóa cá nhân gắn với Gmail cá nhân hoặc ghế CRM cá nhân.
- Quy trình công khai — mọi người trong không gian làm việc đều thấy, trên một tác nhân mà nhóm có thể truy cập.
Cùng một thủ tục có thể tồn tại trên hai tác nhân và cho kết quả khác nhau, vì mỗi tác nhân có giọng điệu và quyền riêng. Để chuyển quy trình cho tác nhân khác, hãy sao chép — thao tác này tạo nhánh, hai quy trình có thể phát triển riêng.
Xem Tác nhân để biết quyền sở hữu tác nhân quyết định phạm vi quy trình.
Tạo quy trình làm việc
Bắt đầu từ trang Quy trình làm việc
- Mở Quy trình làm việc và chọn Quy trình mới.
- Chọn tác nhân sẽ sở hữu quy trình.
- Okou mở chat với prompt hướng dẫn tạo quy trình. Mô tả kết quả mong muốn, đầu vào, công cụ, đầu ra và ranh giới phê duyệt.
- Xem lại tên, mô tả, hướng dẫn, tệp đính kèm và chế độ hiển thị trước khi Okou tạo quy trình.
Bạn cũng có thể bắt đầu từ chat với tác nhân hiện có và yêu cầu Okou biến một nhiệm vụ đã thành công thành quy trình. Giữ lần chạy thành công đầu tiên trong cùng chat giúp Okou có đầu vào, chỉnh sửa và đầu ra cụ thể để ghi nhận.
Nên đưa gì vào hướng dẫn
| Phần | Bao gồm |
|---|---|
| Mục tiêu | Kết quả quy trình phải tạo ra. |
| Đầu vào | Những gì người gọi hoặc tự động hóa cung cấp, và đầu vào nào là bắt buộc. |
| Thủ tục | Các bước theo thứ tự, gồm dịch vụ kết nối cần đọc hoặc cập nhật. |
| Đầu ra | Định dạng, nơi đến và quy tắc đặt tên bắt buộc. |
| Ranh giới | Hành động cần tránh, trường hợp cần làm rõ, và khi nào dừng lại. |
| Tham khảo | Mẫu, checklist hoặc ví dụ đính kèm (tùy chọn). |
Không đưa thông tin đăng nhập vào hướng dẫn hay tệp đính kèm. Kết nối dịch vụ qua Kết nối, rồi chỉ cấp quyền cần thiết cho tác nhân sở hữu.
Kiểm tra trước khi tự động hóa
- Chạy quy trình thủ công với một đầu vào đại diện.
- Xác nhận tác nhân sở hữu có quyền truy cập mọi kết nối và quyền cần thiết.
- Kiểm tra chat kết quả để phát hiện thiếu ngữ cảnh, ghi sai hoặc định dạng đầu ra không đúng.
- Chỉnh sửa Hướng dẫn hoặc tệp đính kèm và chạy lại cho đến khi kết quả lặp lại được.
- Chỉ thêm tự động hóa sau khi chạy thủ công đã đúng. Bắt đầu với bộ lọc sự kiện hẹp hoặc lịch trình tần suất thấp, rồi kiểm tra vài lần đầu.
Kiểm tra thủ công giúp tách biệt lỗi quy trình với lỗi kích hoạt: nếu Chạy ngay thất bại, sửa quy trình hoặc quyền truy cập trước; nếu Chạy ngay thành công mà sự kiện không kích hoạt, kiểm tra cấu hình tự động hóa.
Okou chọn quy trình làm việc như thế nào
Bạn không cần gọi quy trình theo tên. Okou tự động tải quy trình khi yêu cầu đến khớp với mô tả. Một quy trình tên customer-reply-draft, mô tả "soạn phản hồi email khách hàng bằng giọng điệu và tài liệu của chúng ta" sẽ chạy khi bạn chuyển tiếp email khách hàng — không cần tên.
Để bắt buộc dùng quy trình cụ thể, hãy nói rõ: "Dùng quy trình customer-reply-draft cho email này."
Quy trình dựng sẵn
Mỗi tác nhân Okou đều có sẵn danh sách quy trình đa chức năng do Okou duy trì — nghiên cứu và phân tích, tài chính và kế toán, pháp lý và tuân thủ, sản phẩm, marketing, hỗ trợ khách hàng, và giao tiếp nhóm. Đây là các thủ tục nghiệp vụ, không phải cấu hình kết nối: mỗi quy trình dạy Okou xử lý một loại công việc lặp lại.
Một số ví dụ:
deep-dive— nghiên cứu có cấu trúc và thiết kế giải pháp; thu thập dữ kiện, sau đó phân tích lựa chọnprd-writing— yêu cầu sản phẩm với khung vấn đề và tiêu chí chấp nhận có cấu trúccopywriting— nội dung marketing đa kênh (blog, email, mạng xã hội, trang đích)competitor-matrix— ma trận so sánh tính năng, phân tích định vị, đánh giá thắng/thuacustomer-reply— phản hồi đồng cảm, đúng thương hiệu, phù hợp kênh và mức độ khẩn cấpnda-screening— phân loại NDA đến thành XANH / VÀNG / ĐỎ và chuyển tiếpstatus-updates— báo cáo tiến độ và cập nhật cho các bên liên quan phù hợp từng đối tượng
Quy trình của bạn sẽ nằm cạnh các quy trình này và được ưu tiên khi mô tả khớp sát hơn.
Khi nào nên tạo quy trình
Quy tắc thực tế: nếu bạn đã viết gần như cùng một prompt hơn hai lần — hoặc có thể hình dung đồng nghiệp sẽ viết — hãy lưu lại.
Dấu hiệu cụ thể:
- Công việc có tên nhóm bạn đã dùng ("báo cáo sáng", "quét đối thủ")
- Prompt nêu rõ công cụ, kênh, mẫu không nên thay đổi mỗi lần chạy
- Đầu ra có định dạng cố định (bản tổng hợp, bản nháp, issue đã nộp)
- Nhiều người cần kích hoạt quy trình
- Bạn muốn quy trình chạy theo lịch hoặc sự kiện — xem Tự động hóa
Mẫu phổ biến
- Biểu mẫu tiếp nhận. Nhận một đầu vào (email, báo cáo lỗi, chuỗi thảo luận) và tạo ra một tài liệu có cấu trúc (issue, bản nháp, dòng dữ liệu).
- Bản tin định kỳ. Quy trình kết hợp với tự động hóa theo lịch, chạy hàng ngày hoặc hàng tuần và đăng ở nơi dễ thấy.
- Trợ lý giữa cuộc trò chuyện. Kích hoạt bằng
@Okoutrong kênh để thực hiện một tác vụ phụ — tra cứu, tóm tắt, phân loại. - Người soạn thảo. Tạo gói đa định dạng — bản nháp blog, bài đăng mạng xã hội, thẻ — chỉ trong một lần chạy.
- Người phản hồi sự kiện. Kết hợp với tự động hóa sự kiện: email mới, PR được merge, hoặc trang Notion mới sẽ kích hoạt quy trình. Xem Tự động hóa.
Lỗi thường gặp cần tránh
- Quá hẹp. Quy trình chỉ phù hợp một đầu vào cụ thể sẽ dễ hỏng. Hãy nhắm vào hình thức công việc, không phải chi tiết một ví dụ.
- Quá chung chung. "Hỗ trợ marketing" quá rộng, Okou sẽ không biết khi nào áp dụng. Hãy cụ thể trong mô tả.
- Dán thông tin đăng nhập. Không bao giờ dán API key vào hướng dẫn. Dùng kết nối tùy chỉnh — thông tin đăng nhập sẽ ở lại nền tảng, ngoài tầm với của mô hình.
- Giấu định dạng đầu ra. Nêu rõ tài liệu cần tạo: "danh sách đánh số ba mục" hoặc "bản nháp phản hồi dưới 150 từ."
- Quên tác nhân. Quy trình chỉ dùng được kết nối mà tác nhân chủ quản được cấp quyền. Nếu không truy cập được Gmail, kiểm tra tab Ủy quyền của tác nhân, không phải hướng dẫn.
Tiếp theo
- Gắn kích hoạt với Tự động hóa để quy trình chạy tự động.
- Xem Tác nhân để biết ai chạy quy trình và với quyền nào.
- Xem Quyền hạn để giới hạn phạm vi quy trình.
- Xem Quy trình mẫu với năm ví dụ hoàn chỉnh.
