İş Akışları

Bir iş akışı, bir yapay zekâ ajanına kaydedilmiş, adlandırılmış ve tekrar kullanılabilir bir prosedürdür. Okou'ya ekibinizin belirli bir işi nasıl yaptığını öğretir, böylece bir sonraki ihtiyacı olan kişi aynı istemi tekrar yazmak zorunda kalmaz.

Okou'dan ilk kez bir şey yapmasını istediğinizde bir istem yazarsınız. İkinci seferde, aynı istemi küçük değişikliklerle yapıştırırsınız. Üçüncüde ise, birinin "ekip istem kütüphanesi" dediği bir Notion belgesinden uzun bir istemi kopyalarsınız. İşte o anda bir iş akışı kaydetmenin zamanı gelmiştir.

İş akışlarının çözdüğü sorun

Tek seferlik bir sohbet, tek seferlik bir görev için uygundur. Ancak neredeyse her ekibin tekrar eden bir iş birikimi vardır — farklı girdiler, aynı yapı:

• Bir müşteri yazar → geçmişini kontrol et → kendi dilinde bir yanıt taslağı hazırla → bileti kaydet
• Bir hata bildirimi gelir → yeniden üretim adımlarını çıkar → ciddiyetini sınıflandır → yapılandırılmış bir sorun olarak kaydet
• Pazartesi sabahı → geçen haftanın rakamlarını çek → bir önceki hafta ile karşılaştır → özet paylaş

İş akışları olmadan, bunların her biri herkesin hatırlaması gereken bir 200 kelimelik istemdir. İş akışlarıyla ise her biri bir isimdir: triage-bug-report, weekly-metrics, customer-reply.

Bir iş akışı kendi başına bir zamanlamaya veya tetikleyiciye sahip değildir — bu sadece prosedürdür. Onu kendi kendine çalıştırmak için bir otomasyon ekleyin.

Bir iş akışında neler var

Düğüm grafiği, YAML yapılandırması veya tetikleyici bölümü yoktur. Talimat genellikle ilk çalışan sohbet istemine çok benzer.

İyi bir açıklama, iş akışının gerektiğinde tetiklenmesiyle hiç tetiklenmemesi arasındaki farktır: "triage a customer-facing bug report and file it to GitHub with severity", "do bug stuff."'den daha iyidir.

İş akışları ajanlara aittir

Her iş akışı yalnızca bir ajana aittir. Bu, davranışı öngörülebilir kılar: iş akışı o ajanın tonu, varsayılanları ve bağlayıcı izinleriyle çalışır.

• Özel iş akışı — yalnızca size görünür. Kişisel Gmail veya kişisel CRM hesabına bağlı otomasyonlar için uygundur.
• Genel iş akışı — çalışma alanındaki herkesin görebileceği, ekibinizin erişebileceği bir ajan üzerinde.

Aynı prosedür iki ajan üzerinde bulunabilir ve farklı sonuçlar üretebilir, çünkü her ajan kendi sesini ve izinlerini getirir. Bir iş akışını başka bir ajana devretmek için kopyalayın — bu, iş akışını çatallandırır ve iki sürüm farklılaşabilir.

Bir iş akışının neleri etkileyebileceğini belirleyen ajan sahipliği için Ajanlar bölümüne bakın.

Bir iş akışı oluşturmak

İş Akışları sayfasından başlayın

1. İş Akışları'nı açın ve Yeni iş akışı seçin.
2. İş akışının sahibi olacak ajanı seçin.
3. Okou, rehberli bir iş akışı oluşturma istemiyle bir sohbet açar. Sonucu, beklenen girdileri, araçları, çıktıyı ve onay sınırını açıklayın.
4. Okou iş akışını oluşturmadan önce önerilen adı, açıklamayı, talimatı, dosyaları ve görünürlüğü gözden geçirin.

Ayrıca mevcut bir ajan sohbetinde başlayıp, daha önce çalışan bir görevi Okou'dan bir iş akışına dönüştürmesini isteyebilirsiniz. İlk başarılı çalıştırmayı aynı sohbette tutmak, Okou'nun somut girdileri, düzeltmeleri ve çıktıyı yakalamasını sağlar.

Talimata neler eklenmeli

Talimat ve dosyalara kimlik bilgisi eklemeyin. Hizmeti Bağlayıcılar üzerinden bağlayın, ardından iş akışının ihtiyaç duyduğu izinleri yalnızca sahibi ajana verin.

Otomasyondan önce test edin

1. İş akışını temsilci bir girdiyle manuel olarak çalıştırın.
2. Sahip ajanın gerekli tüm bağlayıcı ve izinlere erişebildiğini doğrulayın.
3. Ortaya çıkan sohbette eksik bağlam, beklenmeyen yazmalar ve son çıktı biçimini inceleyin.
4. Talimatları veya ekli dosyaları düzenleyin ve sonuç tekrarlanabilir olana kadar tekrar çalıştırın.
5. Manuel çalıştırma doğruysa otomasyon ekleyin. Önce dar olay filtreleri veya düşük frekanslı bir zamanlama ile başlayın, ardından ilk birkaç tetiklemeyi inceleyin.

Manuel doğrulama, iş akışı sorunlarını tetikleyici sorunlarından ayırır: Şimdi çalıştır başarısız olursa önce iş akışını veya erişimini düzeltin; Şimdi çalıştır başarılıysa ama bir olay hiç tetiklenmiyorsa otomasyon yapılandırmasını inceleyin.

Okou bir iş akışını nasıl seçer

Bir iş akışını adla çağırmak zorunda değilsiniz. Okou, gelen bir istek açıklamasıyla eşleştiğinde bir iş akışını otomatik olarak yükler. "müşteri e-postasına kendi sesimiz ve dokümanlarımızla yanıt taslağı hazırla" şeklinde açıklanan customer-reply-draft adlı bir iş akışı, bir müşteri e-postasını ilettiğinizde tetiklenir — isim gerekmez.

Belirli bir iş akışını zorlamak için belirtin: "Bu e-postada customer-reply-draft iş akışını kullan."

Yerleşik iş akışları

Her Okou ajanı, Okou tarafından sürdürülen çok işlevli bir iş akışı listesiyle gelir — araştırma ve analiz, finans ve muhasebe, hukuk ve uyum, ürün, pazarlama, müşteri desteği ve ekip iletişimi. Bunlar alan prosedürleridir, bağlayıcı bağlantıları değil: her biri Okou'ya tekrar eden bir iş türünü nasıl yöneteceğini öğretir.

Örnekler:

• deep-dive — yapılandırılmış araştırma ve çözüm tasarımı; önce verileri topla, sonra seçenekleri değerlendir
• prd-writing — yapılandırılmış problem çerçevesi ve kabul kriterleriyle ürün gereksinimleri
• copywriting — kanallar arası pazarlama metni (bloglar, e-postalar, sosyal medya, açılış sayfaları)
• competitor-matrix — özellik karşılaştırma tabloları, konumlandırma analizleri, kazan/kaybet değerlendirmeleri
• customer-reply — kanala ve aciliyete göre uyarlanmış, empatik ve markaya uygun yanıtlar
• nda-screening — gelen NDA'ları YEŞİL / SARI / KIRMIZI olarak sınıflandır ve yönlendir
• status-updates — her kitleye uygun ilerleme raporları ve paydaş güncellemeleri

Kendi iş akışlarınız bunların yanında yer alır ve açıklamaları daha yakın eşleştiğinde öncelikli olur.

Ne zaman iş akışı oluşturmalı

Dürüst kural: Aynı istemi iki kereden fazla yazdıysanız — veya bir ekip arkadaşınızın yazabileceğini hayal edebiliyorsanız — kaydedin.

Somut işaretler:

• Ekibinizin zaten kullandığı bir adı olan bir iş ("sabah özeti", "rakip taraması")
• İstem, her çalıştırmada değişmemesi gereken belirli araçları, kanalları veya şablonları adlandırıyor
• Çıktının sabit bir biçimi var (bir özet, bir taslak, bir kaydedilmiş sorun)
• Birden fazla kişinin tetiklemesi gerekiyor
• Zamanlamayla veya bir olayla çalışmasını istiyorsunuz — bkz. Otomasyonlar

Yaygın kalıplar

• Girdi formu. Bir girdi alır (e-posta, hata bildirimi, konu) ve yapılandırılmış bir çıktı üretir (sorun, taslak, satır).
• Düzenli özet. Günlük veya haftalık çalışan, görünür bir yere paylaşan zamanlanmış otomasyonla eşleşen iş akışı.
• Sohbet içi yardımcı. Bir kanalda @Okou ile tetiklenir, odaklı bir alt görev yapar — arama, özetleme, sınıflandırma.
• Besteci. Tek çalıştırmada çok formatlı bir paket üretir — blog taslağı, sosyal medya gönderileri ve kartlar.
• Olay yanıtlayıcı. Bir olay otomasyonuyla eşleşir: yeni e-posta, birleştirilmiş PR veya yeni Notion sayfası çalıştırmayı başlatır. Bkz. Otomasyonlar.

Kaçınılması gereken tuzaklar

• Çok dar. Sadece tek bir girdiye uyan bir iş akışı kırılgandır. İşin biçimini hedefleyin, tek bir örneğin ayrıntılarını değil.
• Çok belirsiz. "Pazarlamada yardımcı ol" o kadar geniştir ki Okou ne zaman uygulayacağını bilemez. Açıklamada net olun.
• Sabitlenmiş kimlik bilgileri. Asla bir API anahtarını talimata yapıştırmayın. Bunun yerine özel bağlayıcılar kullanın — kimlik bilgisi platformda kalır, modelin erişimi dışında olur.
• Gizli çıktı biçimi. Üretilen çıktının nasıl görüneceğini belirtin: "üç maddelik numaralı bir liste" veya "150 kelimenin altında bir yanıt taslağı" gibi.
• Ajana dikkat etmemek. Bir iş akışı yalnızca sahibi ajanın yetkili olduğu bağlayıcıları kullanabilir. Bir iş akışı Gmail'e erişemiyorsa, talimata değil, ajanın Yetkilendirme sekmesine bakın.

Sırada ne var

• Bir iş akışının siz olmadan çalışması için Otomasyonlar ile tetikleyici ekleyin.
• Bir iş akışını kimin ve hangi izinlerle çalıştırdığını görmek için Ajanlar bölümüne bakın.
• Bir iş akışının neleri etkileyebileceğini kısıtlamak için İzinler bölümüne bakın.
• Baştan sona beş örnek için Örnek iş akışları bölümüne bakın.