Työnkulut

Työnkulku on nimetty, uudelleenkäytettävä menettely, joka tallennetaan agentille. Se opettaa Okoulle, miten teidän tiiminne tekee tietynlaista työtä, jotta seuraavan kerran kenenkään ei tarvitse kirjoittaa kehotetta uudelleen.

Ensimmäisellä kerralla, kun pyydät Okouta tekemään jotain, kirjoitat kehotteen. Toisella kerralla liität saman kehotteen pienin muutoksin. Kolmannella kerralla kopioit pitkän kehotteen Notion-dokumentista, jota joku kutsuu "tiimin kehotekirjastoksi". Silloin on aika tallentaa työnkulku.

Ongelma, jonka työnkulut ratkaisevat

Yksittäinen keskustelu riittää yksittäiseen tehtävään. Mutta lähes jokaisella tiimillä on työjono, joka toistuu — eri syötteet, sama muoto:

• Asiakas ottaa yhteyttä → tarkista hänen historiansa → laadi vastaus hänen kielellään → kirjaa tiketti
• Virheraportti ilmestyy → poimi toistovaiheet → luokittele vakavuus → kirjaa rakenteellinen ongelma
• Maanantaiaamu → hae viime viikon luvut → vertaa edelliseen viikkoon → julkaise yhteenveto

Ilman työnkulkuja jokainen näistä on 200-sanainen kehote, joka kaikkien täytyy muistaa. Työnkulkujen avulla jokainen on nimi: triage-bug-report, weekly-metrics, customer-reply.

Työnkululla itsessään ei ole aikataulua eikä laukaisinta — se on menettely. Jos haluat sen käynnistyvän itsestään, liitä siihen automaatiotoiminto.

Mitä työnkulku sisältää

Ei solmukarttaa, ei YAML-määritystä, ei laukaisinosiota. Ohje muistuttaa yleensä paljon sitä keskustelukehotetta, joka toimi ensimmäisellä kerralla.

Hyvä kuvaus ratkaisee, käynnistyykö työnkulku oikeaan aikaan vai ei ollenkaan: "triage a customer-facing bug report and file it to GitHub with severity" on parempi kuin "do bug stuff."

Työnkulut kuuluvat agenteille

Jokainen työnkulku kuuluu tarkalleen yhdelle agentille. Tämä tekee toiminnasta ennustettavaa: työnkulku suoritetaan kyseisen agentin äänellä, oletuksilla ja liitännöillä.

• Yksityinen työnkulku — näkyy vain sinulle. Sopii henkilökohtaisiin automaatioihin, jotka liittyvät omaan Gmailiin tai CRM-paikkaan.
• Julkinen työnkulku — näkyy kaikille työtilassa, agentilla, johon tiimisi pääsee käsiksi.

Sama menettely voi olla kahdella agentilla ja tuottaa eri tuloksia, koska jokaisella agentilla on oma äänensä ja omat oikeutensa. Jos haluat siirtää työnkulun toiselle agentille, kopioi se — näin syntyy haarautuminen, jolloin molemmat voivat kehittyä eri suuntiin.

Katso Agentit, miten agentin omistajuus vaikuttaa siihen, mihin työnkulku pääsee käsiksi.

Työnkulun luominen

Aloita Työnkulut-sivulta

1. Avaa Työnkulut ja valitse Uusi työnkulku.
2. Valitse agentti, jolle työnkulku kuuluu.
3. Okou avaa keskustelun ohjatulla työnkulun luontikehotteella. Kuvaile lopputulos, odotetut syötteet, työkalut, tulos ja mahdollinen hyväksymisraja.
4. Tarkista ehdotettu nimi, kuvaus, ohje, tiedostot ja näkyvyys ennen kuin Okou luo työnkulun.

Voit myös aloittaa olemassa olevasta agentin keskustelusta ja pyytää Okouta muuttamaan jo toimineen tehtävän työnkuluksi. Ensimmäisen onnistuneen suorituksen pitäminen samassa keskustelussa antaa Okoulle konkreettiset syötteet, korjaukset ja tuloksen tallennettavaksi.

Mitä ohjeeseen kannattaa laittaa

Pidä tunnukset poissa ohjeesta ja tiedostoista. Yhdistä palvelu Liittimien kautta ja anna omistavalle agentille vain työnkulun tarvitsemat oikeudet.

Testaa ennen automatisointia

1. Suorita työnkulku manuaalisesti edustavalla syötteellä.
2. Varmista, että omistava agentti pääsee kaikkiin tarvittaviin liittimiin ja oikeuksiin.
3. Tarkista tuloksena oleva keskustelu puuttuvan kontekstin, odottamattomien kirjoitusten ja lopputuloksen muodon osalta.
4. Muokkaa Ohjeita tai liitettyjä tiedostoja ja suorita uudelleen, kunnes tulos on toistettavissa.
5. Lisää automaatio vasta, kun manuaalinen suoritus on oikein. Aloita kapeilla tapahtumasuodattimilla tai matalataajuisella aikataululla ja tarkista ensimmäiset suoritukset.

Manuaalinen tarkistus erottaa työnkulkuongelmat laukaisuongelmista: jos Suorita nyt epäonnistuu, korjaa ensin työnkulku tai sen käyttöoikeudet; jos Suorita nyt onnistuu mutta tapahtuma ei koskaan käynnisty, tarkista automaation asetukset.

Miten Okou valitsee työnkulun

Sinun ei tarvitse kutsua työnkulkua nimellä. Okou lataa sen automaattisesti, kun saapuva pyyntö vastaa sen kuvausta. Työnkulku nimeltä customer-reply-draft, jonka kuvaus on "laadi vastaus asiakasviestiin käyttäen meidän ääntä ja dokumentteja", käynnistyy, kun välität asiakasviestin — nimeä ei tarvita.

Jos haluat käyttää tiettyä työnkulkua, sano se: "Käytä customer-reply-draft-työnkulkua tähän sähköpostiin."

Sisäänrakennetut työnkulut

Jokainen Okou-agentti sisältää joukon Okoun ylläpitämiä poikkitoiminnallisia työnkulkuja — tutkimus ja analyysi, talous ja kirjanpito, lakiasiat ja compliance, tuote, markkinointi, asiakastuki ja tiimiviestintä. Ne ovat toimialakohtaisia menettelyjä, eivät liitännäisten määrityksiä: jokainen opettaa Okoulle, miten toistuva työ hoidetaan.

Esimerkkejä:

• deep-dive — rakenteellinen tutkimus ja ratkaisun suunnittelu; kerää tiedot, sitten kartoita vaihtoehdot
• prd-writing — tuotevaatimukset rakenteellisella ongelman määrittelyllä ja hyväksymiskriteereillä
• copywriting — markkinointitekstit eri kanaviin (blogit, sähköpostit, some, laskeutumissivut)
• competitor-matrix — ominaisuusvertailut, positioanalyysit, voittotappioanalyysit
• customer-reply — empaattiset, brändin mukaiset vastaukset kanavan ja kiireellisyyden mukaan
• nda-screening — saapuvien NDA-sopimusten luokittelu VIHREÄ / KELTAINEN / PUNAINEN ja ohjaus eteenpäin
• status-updates — etenemiskatsaukset ja sidosryhmäpäivitykset kohdennettuna mille tahansa yleisölle

Omat työnkulut näkyvät näiden rinnalla ja menevät niiden edelle, jos niiden kuvaukset vastaavat tarkemmin.

Milloin kannattaa tehdä työnkulku

Rehellinen sääntö: jos olet kirjoittanut olennaisesti saman kehotteen yli kahdesti — tai voit kuvitella tiimikaverin kirjoittavan sen — tallenna se.

Konkreettisia merkkejä:

• Työllä on nimi, jota tiimisi jo käyttää ("aamukatsaus", "kilpailijaskannaus")
• Kehote mainitsee tietyt työkalut, kanavat tai pohjat, joiden ei pitäisi muuttua joka suorituksella
• Tuloksella on kiinteä muoto (yhteenveto, luonnos, kirjattu ongelma)
• Useampi kuin yksi henkilö tarvitsee sen käynnistämistä
• Haluat sen toimivan aikataulun tai tapahtuman perusteella — katso Automaatiot

Yleisiä malleja

• Vastaanottolomake. Ottaa syötteen (sähköposti, virheraportti, ketju) ja tuottaa rakenteellisen artefaktin (ongelma, luonnos, rivi).
• Säännöllinen katsaus. Työnkulku yhdistettynä ajastettuun automaatioon, joka suoritetaan päivittäin tai viikoittain ja julkaistaan näkyvästi.
• Keskustelun apuri. Käynnistyy @Okou kanavassa suorittamaan yhden rajatun osatehtävän — haku, yhteenveto, luokittelu.
• Koostaja. Tuottaa monimuotoisen paketin — blogiluonnos, somepostaukset ja kortit — yhdellä suorituksella.
• Tapahtumavastaaja. Yhdistetty tapahtuma-automaatioon: uusi sähköposti, yhdistetty PR tai uusi Notion-sivu käynnistää suorituksen. Katso Automaatiot.

Vältettävät sudenkuopat

• Liian kapea. Työnkulku, joka sopii vain yhteen syötteeseen, on hauras. Kohdenna työn muotoon, älä yksityiskohtiin.
• Liian epämääräinen. "Apu markkinointiin" on niin laaja, ettei Okou tiedä, milloin sitä käyttää. Ole tarkka kuvauksessa.
• Kiinteät tunnukset. Älä koskaan liitä API-avaimia ohjeeseen. Käytä mukautettuja liittimiä — tunnus pysyy alustalla, mallin ulottumattomissa.
• Piilotettu tulosmuoto. Kerro, miltä artefaktin tulee näyttää: "kolmen kohdan numeroitu lista" tai "luonnosvastaus alle 150 sanan."
• Agentin unohtaminen. Työnkulku voi käyttää vain niitä liittimiä, joihin isäntäagentilla on oikeus. Jos työnkulku ei pääse Gmailiin, tarkista agentin valtuutukset, ei ohjetta.

Mitä seuraavaksi

• Liitä laukaisin Automaatiot avulla, jotta työnkulku toimii ilman sinua.
• Katso Agentit, kuka suorittaa työnkulun ja millä oikeuksilla.
• Katso Oikeudet, miten rajoitat työnkulun pääsyä.
• Katso Esimerkkityönkulut viiden valmiin työnkulun osalta.