Một tự động hóa là một trình kích hoạt gắn với một quy trình. Quy trình xác định làm gì; tự động hóa xác định khi nào bắt đầu một lần chạy mới.
Một tự động hóa sử dụng:
- Một quy trình, bao gồm cả AI agent sở hữu nó
- Một chủ sở hữu, sử dụng cuộc trò chuyện tự động hóa và quyền truy cập đã kết nối của họ
- Một trình kích hoạt, như lịch biểu, sự kiện từ dịch vụ đã kết nối, hoặc webhook đến
Điều gì sẽ chạy mỗi lần
Mỗi lần kích hoạt sẽ bắt đầu một lần chạy mới trong cuộc trò chuyện tự động hóa cho quy trình và chủ sở hữu đó. Nó không tạo một cuộc trò chuyện hoàn toàn mới mỗi lần kích hoạt. Các tự động hóa do cùng thành viên sở hữu cho cùng một quy trình sẽ dùng lại cuộc trò chuyện tự động hóa đó.
Lần chạy sử dụng hướng dẫn hiện tại của quy trình và dữ liệu kích hoạt. Vì cuộc trò chuyện được dùng lại, các lần chạy trước vẫn còn trong lịch sử luồng. Nếu một tác vụ cần hoạt động không trạng thái, hãy nêu rõ trong hướng dẫn quy trình và yêu cầu chỉ sử dụng sự kiện hiện tại hoặc một khoảng thời gian cụ thể.
Mô hình được chọn trên luồng trò chuyện tự động hóa, không phải trên AI agent hay quy trình. Khi cuộc trò chuyện tự động hóa được tạo lần đầu, mô hình sẽ lấy từ mặc định của thành viên rồi đến mặc định của workspace. Các lần kích hoạt sau sẽ dùng lại mô hình đã chọn cho luồng đó.
Mở cuộc trò chuyện tự động hóa để kiểm tra các lần chạy, kết quả và lỗi hiển thị. Một lần kích hoạt thất bại vẫn hiển thị ở đó để bạn có thể sửa quy trình, quyền truy cập connector hoặc trình kích hoạt và chạy lại.
Tham khảo trình kích hoạt
Bộ chọn tự động hóa trên một quy trình là nguồn xác thực cho những gì workspace hiện tại có thể tạo. Một số loại sự kiện được phát hành sau các công tắc tính năng của workspace nên có thể không xuất hiện ở mọi nơi.
Lịch biểu
| Loại | Hành vi |
|---|---|
| Định kỳ | Chạy vào các thời điểm theo đồng hồ tường dựa trên lịch cron và múi giờ IANA. |
| Theo khoảng | Đợi khoảng thời gian đã cấu hình sau khi một lần chạy hoàn thành, rồi lên lịch lần chạy tiếp theo. Các lần chạy không chồng lấn nhau. |
| Một lần | Chạy vào ngày và giờ đã chọn, sau đó tự tắt. |
Xác nhận múi giờ hiển thị trong tự động hóa trước khi lưu. Dùng tự động hóa định kỳ cho thời gian cố định và tự động hóa theo khoảng cho các trường hợp cần giãn cách sau khi hoàn thành.
Gmail
| Sự kiện | Bộ lọc |
|---|---|
| Tin nhắn mới | Có thể lọc theo Người gửi, Người nhận, Cc, Chủ đề và nội dung. Nếu không có bộ lọc, mọi tin nhắn mới đều hợp lệ. |
| Gắn nhãn | Một tên nhãn Gmail. |
Bắt đầu với bộ lọc tin nhắn mới hẹp để hộp thư đến bận rộn không tạo ra quá nhiều lần chạy ngoài ý muốn.
GitHub
Các sự kiện GitHub yêu cầu cài đặt Ứng dụng GitHub của Okou trên tổ chức GitHub của bạn. Nếu chưa cài, màn hình thiết lập tự động hóa sẽ thông báo — quản trị viên tổ chức sẽ có nút Cài đặt GitHub App ở đó, những người khác sẽ được hướng dẫn liên hệ quản trị viên. Cài đặt một lần và mọi trình kích hoạt GitHub bên dưới sẽ khả dụng.
| Sự kiện | Bộ lọc phổ biến |
|---|---|
| Pull request | Một repository và một hành động: mở, mở lại, đóng, sẵn sàng review, chuyển sang bản nháp, đồng bộ, thêm vào hoặc loại khỏi hàng đợi merge, gắn nhãn hoặc bỏ nhãn. Có thể lọc theo nhánh gốc, tác giả, số PR hoặc nhãn. Với closed, bạn có thể phân biệt đã merge với chỉ đóng. |
| Workflow run completed | Repository, quy trình, kết quả, nhánh, sự kiện kích hoạt và tác nhân. |
| Workflow job completed | Repository, quy trình, công việc, kết quả, nhánh, nhãn runner và nhóm runner. |
| Pull request review submitted | Repository, trạng thái review, nhánh gốc, nhánh đầu và tác giả tin cậy. |
| Deployment status created | Repository, môi trường, trạng thái, ref, người tạo, ứng dụng và cờ môi trường production. |
| Issue hoặc bình luận pull-request được tạo | Repository, phạm vi issue/PR, tác giả tin cậy và tiền tố bình luận. |
Không có sự kiện GitHub label applied riêng biệt. Để phản ứng với nhãn PR, chọn Pull request, chọn hành động Labeled và thêm bộ lọc nhãn.
Google Calendar và Meet
- Sự kiện lịch được tạo, cập nhật hoặc hủy, áp dụng cho ID lịch bạn chọn
- Bản chép lại Google Meet được tạo, cho các cuộc họp do thành viên đã kết nối tổ chức
Chat và tích hợp khác
- Chat run finished theo dõi một luồng trò chuyện của bạn. Có thể lọc theo trạng thái hoàn thành, thất bại hoặc bị hủy và, với lần chạy hoàn thành, một ký tự đại diện
*không phân biệt hoa thường khớp với phản hồi cuối cùng. - Webhook received tạo một URL đến có chữ ký và khả dụng khi gói workspace bao gồm tự động hóa webhook.
- Google Forms response submitted, sự kiện trang/cơ sở dữ liệu Notion, Strapi entry published và Stripe invoice paid chỉ xuất hiện ở workspace đã bật các tính năng tự động hóa này.
Tự động hóa sự kiện cũng yêu cầu connector hoặc tích hợp liên quan đã được kết nối và sẵn sàng cho chủ sở hữu tự động hóa.
Tin nhắn tự động hóa mô tả sự kiện bằng ngôn ngữ đơn giản, và một lần chạy bắt đầu bởi trình kích hoạt chat run finished sẽ liên kết ngược về AI agent và luồng gốc.
Tạo một tự động hóa
Từ một cuộc trò chuyện đã hoạt động. Chạy tác vụ một lần trước. Khi đã ra kết quả mong muốn, hãy nói:
"Chạy cái này vào mỗi ngày trong tuần lúc 8 sáng giờ Los Angeles và DM kết quả cho tôi."
Okou xác nhận quy trình, tần suất, điểm đến, lưu quy trình nếu chưa có và gắn tự động hóa.
Tạo thủ công. Mở một quy trình trong workspace, nhấn Thêm tự động hóa và chọn loại trình kích hoạt cùng bộ lọc. Hữu ích khi bạn biết trước cấu trúc và không muốn chạy thử.
AI agent và hướng dẫn lấy từ chính quy trình, nên trình kích hoạt lịch biểu chỉ hỏi khi nào chạy và múi giờ nào.
Tự động hóa có thể bật và tắt riêng lẻ mà không cần xóa — phù hợp trước kỳ nghỉ hoặc khi bạn cần sửa lỗi trình kích hoạt gây ồn ào.
Điểm đến
Một tự động hóa cần biết kết quả sẽ đi đâu. Hãy nêu rõ trong hướng dẫn quy trình:
- Kênh hoặc DM Slack — phổ biến nhất; gửi vào kênh dưới dạng tin nhắn hoặc luồng
- Feishu hoặc Microsoft Teams — tương tự cho các nhóm sử dụng nền tảng này
- Telegram hoặc tin nhắn văn bản — cho cảnh báo cá nhân, ưu tiên di động
- Trang hoặc cơ sở dữ liệu Notion — cho nội dung cần lưu trữ thay vì phát tán
- Google Doc hoặc Sheet — thêm vào hoặc ghi đè
- Bình luận issue hoặc PR GitHub — cho quy trình kỹ thuật
- Bản nháp Gmail — soạn sẵn trong tài khoản để bạn kiểm tra và gửi
- Trang được lưu trữ — xem Trang lưu trữ
- Tệp workspace — khi sản phẩm là video, hình ảnh hoặc tài nguyên tải về
"Đăng lên #engineering" hoặc "DM cho tôi" rõ ràng hơn "gửi đâu đó."
Mẹo vận hành
Đây là kinh nghiệm từ việc vận hành tự động hóa thực tế:
- Theo dõi ba lần chạy đầu tiên. Tự động hóa dễ thiết lập; càng dễ tinh chỉnh khi bạn thấy Okou thực sự tạo ra gì trong môi trường của mình.
- Giữ tác vụ nhỏ gọn. Tự động hóa dài, nhiều bước dễ hỏng hơn. Nếu một tác vụ phải cập nhật năm hệ thống, hãy cân nhắc tách thành hai phần.
- Ghim điểm đến. Kênh có thể đổi tên, người dùng có thể rời đi. Hãy nêu rõ điểm đến trong hướng dẫn quy trình; Okou sẽ cảnh báo nếu không tìm thấy ở lần chạy sau.
- Giới hạn thời gian cho truy vấn dài. Nếu prompt yêu cầu "30 ngày gần nhất", hãy lặp lại điều đó mỗi lần chạy để cửa sổ luôn mới.
- Xác nhận múi giờ. Tự động hóa định kỳ và một lần lưu rõ múi giờ; kiểm tra giá trị trước khi lưu.
- Tạm dừng trước kỳ nghỉ. Đặc biệt với tự động hóa DM cho bạn — trở về với 14 tin nhắn ngắn không hữu ích. Hãy tắt tự động hóa và bật lại khi quay lại; quy trình vẫn giữ nguyên.
Chi phí và tần suất
Một lần kích hoạt tự động hóa sẽ bắt đầu một lần chạy thông thường và có thể tiêu tốn credits tùy theo tuyến mô hình và dịch vụ sử dụng. Xem lại cuộc trò chuyện tự động hóa và Thanh toán khi ước tính chi phí.
Khoảng thời gian ngắn sẽ nhân lên nhanh chóng: một khoảng 15 phút có thể chạy tối đa 96 lần mỗi ngày nếu mỗi lần chạy hoàn thành trước khi đến khoảng tiếp theo. Bộ lọc sự kiện rộng cũng có thể gây ồn ào tương tự. Hãy bắt đầu hẹp, kiểm tra vài lần kích hoạt đầu, rồi mở rộng bộ lọc hoặc tần suất một cách có chủ đích.
Tắt tự động hóa khi bạn muốn dừng các lần kích hoạt mới mà không xóa quy trình hoặc lịch sử.
Tiếp theo
- Xem Quy trình để biết quy trình mà tự động hóa chạy.
- Xem Trò chuyện để biết điều gì xảy ra trong mỗi lần chạy.
- Xem Quy trình mẫu với năm ví dụ hoàn chỉnh kết hợp quy trình và tự động hóa.
