Năm quy trình mà đội ngũ Okou thực hiện mỗi tuần. Mỗi quy trình đều trình bày cách thiết lập, lời nhắc, sản phẩm Okou tạo ra và thời gian hoàn vốn.
Mục đích không phải là sao chép nguyên văn — mà là để bạn thấy cấu trúc của một quy trình Okou hoàn chỉnh và điều chỉnh cho phù hợp với công việc của mình.
1. Tóm tắt sáng
Vấn đề. Mỗi sáng bắt đầu bằng việc cập nhật: mở Slack, quét @mentions, kiểm tra lịch, liếc qua các PR đang mở. Hai mươi phút trước khi bắt đầu công việc thực sự.
Thiết lập. Một lịch trình, các ngày trong tuần lúc 8 sáng. Kết nối: Slack, GitHub, Google Calendar.
Lời nhắc.
"Mỗi ngày trong tuần lúc 8 sáng theo giờ Bắc Kinh, gửi tin nhắn riêng cho tôi với bốn mục:
- Các @mention Slack chưa đọc trong 24 giờ qua, kèm tóm tắt một dòng
- Các issue GitHub được giao cho tôi, sắp xếp theo thời gian, kèm trạng thái và bình luận cuối
- Lịch hôm nay — tiêu đề cuộc họp, thời gian, và tài liệu Notion liên quan nếu có liên kết
- Một gợi ý trọng tâm cho ngày hôm nay, dựa trên việc gì đang quá hạn hoặc đang chặn người khác"
Bạn nhận được gì. Một tin nhắn Slack riêng lúc 8 sáng, thường dài 200–350 từ. Mỗi mục đều ngắn gọn; số liệu cụ thể; liên kết được chèn trực tiếp. "Gợi ý trọng tâm" thay đổi — đôi khi là một PR rõ ràng; đôi khi là chuẩn bị họp cần chú ý hơn bình thường.
Hoàn vốn. Tiết kiệm khoảng 20 phút mỗi ngày, cộng với chi phí chuyển đổi ngữ cảnh giữa bốn công cụ ngay đầu ngày.
Biến thể. Thêm mục thứ năm cho khách hàng mới đăng ký, hoặc lỗi sản xuất từ Sentry. Thay tin nhắn Slack bằng email nếu bạn thích buổi sáng không bị thông báo.
2. Quét đối thủ hàng tuần
Vấn đề. Biết đối thủ đã ra mắt gì tuần trước rất hữu ích. Tự kiểm tra ba tài khoản X, ba changelog, ba trang giá và một blog là việc tốn công dễ bị bỏ qua.
Thiết lập. Một quy trình (competitor-scan) cộng với tự động hóa lên lịch sáng thứ Hai. Kết nối: X và Notion. Tìm kiếm web không cần kết nối gì — đây là dịch vụ quản lý.
Lời nhắc.
"Quét @competitor1, @competitor2, @competitor3 trên X và changelog của họ từ sau thứ Hai tuần trước. Đối chiếu với trang giá và các bài blog. So sánh với dữ liệu tuần trước (trang Notion 'Competitor State'). Đăng bản tóm tắt lên
#competitor-intel, làm nổi bật: tính năng mới, thay đổi giá, tín hiệu tuyển dụng, và bất cứ điều gì đáng chú ý về giọng điệu hoặc thông điệp."
Bạn nhận được gì. Một chuỗi Slack sáng thứ Hai. Tin nhắn chính: tóm tắt 5 gạch đầu dòng. Phản hồi: từng mục đối thủ kèm cập nhật trích dẫn và liên kết. Trang Notion gốc được cập nhật tự động để tuần sau so sánh có dữ liệu mới.
Hoàn vốn. Tiết kiệm khoảng 90 phút mỗi tuần, cộng với áp lực ngầm kiểu "Tôi nên kiểm tra Acme."
Biến thể. Thêm Reddit và Hacker News để nắm bắt ý kiến cộng đồng. Thêm tổng kết hàng quý để tóm tắt các thay đổi cả năm thành slide trình bày cho lãnh đạo.
3. Phân loại lỗi
Vấn đề. Ai đó gửi ảnh chụp màn hình hoặc mô tả mơ hồ vào #bug-report. Nó cần được chuyển thành một issue GitHub thực sự với bước tái hiện, mức độ nghiêm trọng, nhãn và nhóm phụ trách. Bước chính thức hóa này nhỏ nhưng liên tục.
Thiết lập. Một quy trình (triage-bug-report), gọi thủ công bởi @Okou trong #bug-report. Kết nối: Slack, GitHub.
Lời nhắc (trong kênh):
"Okou phân loại lỗi này — trích xuất bước tái hiện từ ảnh chụp màn hình và chuỗi thảo luận, tìm các issue GitHub liên quan, phân loại mức độ nghiêm trọng (P0–P3), giao cho nhóm phù hợp nhất dựa trên đường dẫn file hoặc triệu chứng, và tạo issue mới nếu không trùng lặp. Trả lời trong chuỗi này kèm liên kết."
Bạn nhận được gì. Phản hồi trong chuỗi trong khoảng ~60 giây: liên kết issue GitHub, mức độ nghiêm trọng đã chọn kèm giải thích một dòng, danh sách 2–3 issue liên quan để tham khảo, và nhóm được giao. Nếu Okou cho rằng là trùng lặp, nó sẽ gửi liên kết issue gốc thay vì tạo mới.
Hoàn vốn. Trong một tuần bận rộn, đây là sự khác biệt giữa hệ thống theo dõi lỗi sạch sẽ và một đống ảnh Slack chưa phân loại.
Biến thể. Thêm nhãn "khách hàng" nếu người báo lỗi là ngoài công ty. Tự động gọi người trực nếu là P0.
4. Soạn thảo trả lời khách hàng
Vấn đề. Một email khách hàng cần phản hồi hữu ích, đúng thương hiệu và dựa trên tài liệu. Năm phút mỗi email × 30 email mỗi tuần là chi phí thực sự.
Thiết lập. Một quy trình (customer-reply-draft), gọi thủ công bằng cách chuyển tiếp email cho Okou hoặc dán vào chat. Kết nối: Gmail, Notion (hoặc trung tâm trợ giúp), Stripe (thanh toán), Linear (vấn đề đã biết).
Lời nhắc.
"Khách hàng gửi email này [dán]. Đọc ba phiếu gần nhất của họ, kiểm tra tài liệu để tìm phần liên quan, kiểm tra Linear xem có vấn đề nào trùng với báo cáo của họ không, và kiểm tra Stripe để biết thông tin thanh toán. Soạn trả lời bằng ngôn ngữ của họ. Trích dẫn phần tài liệu. Giữ dưới 150 từ. Đảm bảo giọng điệu giống phản hồi hỗ trợ gần nhất của chúng ta cho họ."
Bạn nhận được gì. Bản nháp trả lời kèm trích dẫn liên kết ở cuối — thường hai hoặc ba liên kết tài liệu, cộng với lưu ý như "Linear ENG-4422 là vấn đề đã biết; dự kiến tuần sau." Bạn đọc lướt, chỉnh một dòng, gửi đi.
Hoàn vốn. Tiết kiệm khoảng 3–4 phút mỗi email. Trong một tuần hỗ trợ, đó là hàng giờ.
Biến thể. Tự động nhận diện hạng khách hàng từ Stripe và đưa trả lời VIP cho người kiểm duyệt chỉ định. Email luôn ở dạng nháp trong tài khoản của bạn để người thật gửi, nên bước kiểm duyệt là nơi bạn quyết định mức độ kiểm tra cho từng hạng.
5. Sản xuất nội dung hàng tuần
Vấn đề. Marketing muốn một bài blog, ba bài LinkedIn và bộ thẻ mạng xã hội mỗi tuần. Mỗi nội dung cần bối cảnh từ nghiên cứu và tài liệu có sẵn. Phối hợp giữa các công cụ còn tốn công hơn viết bài.
Thiết lập. Quy trình nhiều bước (weekly-content) với tự động hóa lên lịch chiều thứ Sáu. Kết nối: Notion (nghiên cứu), Plausible (phân tích), Fal (tạo ảnh), Loops (email).
Lời nhắc.
"Mỗi thứ Sáu lúc 2 chiều, thực hiện các bước sau:
- Đọc tài liệu Notion mới tuần này trong cơ sở dữ liệu 'Marketing Inputs'
- Đối chiếu với chủ đề blog tuần trước để tránh trùng lặp
- Soạn một bài blog 800 từ về chủ đề thời sự nhất; lưu vào Notion mục 'Blog Drafts'
- Soạn ba biến thể LinkedIn cùng ý tưởng — một bài luận, một danh sách, một câu chuyện cá nhân
- Tạo ba thẻ mạng xã hội vuông theo phong cách thương hiệu
- Đăng toàn bộ lên
#marketingđể duyệt"
Bạn nhận được gì. Một tin nhắn Slack duy nhất chiều thứ Sáu chứa cả sáu sản phẩm. Bản nháp blog liên kết tới trang Notion đã định dạng sẵn. Bản nháp LinkedIn sẵn sàng sao chép-dán. Thẻ mạng xã hội đã tải về, sẵn sàng đính kèm.
Hoàn vốn. Tiết kiệm khoảng nửa ngày phối hợp mỗi tuần. Biên tập viên chỉ cần duyệt và gửi, không phải soạn thảo.
Biến thể. Thêm kiểm thử A/B để Okou tạo hai tiêu đề và thử với nhóm nhỏ qua Loops. Thêm kiểm tra Plausible cho chủ đề nổi bật tuần trước để ưu tiên chọn chủ đề.
Mỗi quy trình này mất 10–30 phút để thiết lập. Sau đó, chúng hoàn vốn hàng ngày hoặc hàng tuần. Chi phí là số credits mỗi lần chạy — hiển thị ở trang Billing. Xem Tín dụng & thanh toán để biết cách tính toán.
Để xây dựng phiên bản riêng, sao chép một lời nhắc, thay tên công cụ và kênh, rồi thử. Lặp lại từ kết quả.
Để xem thêm, thư viện workflow công khai liệt kê từng ví dụ kèm kết nối cần thiết, lời nhắc khởi động và các bước Okou thực hiện.
