Mời mọi người sau khi bạn đã có ít nhất một agent công khai và một quy trình công khai đã kiểm thử sẵn sàng cho họ. Điều này giúp thành viên mới có điểm khởi đầu ngay thay vì workspace trống.
Lời mời vào workspace được quản lý tại Cài đặt → Thành viên.
Chuẩn bị workspace
Trước khi gửi lời mời:
- Đặt AI agent mà thành viên cần thành Công khai.
- Công khai quy trình mà họ nên sử dụng đầu tiên.
- Xóa thông tin đăng nhập và dữ liệu nhạy cảm, dùng một lần khỏi hướng dẫn và tệp quy trình.
- Quyết định ai cần vai trò Admin và ai chỉ cần quyền Member.
- Nếu nhóm sẽ làm việc trên Slack, hãy để Admin cài đặt tích hợp workspace.
- Ghi lại nhiệm vụ đầu tiên, dữ liệu đầu vào cần thiết và điểm đến mong đợi cho lần chạy khởi động.
Bạn không cần kết nối sẵn các dịch vụ cá nhân của từng thành viên. Mỗi người sẽ tự kết nối tài khoản sau khi tham gia.
Gửi lời mời
- Mở Cài đặt.
- Chọn Thành viên. Trang này hiển thị ai có quyền truy cập workspace và các lời mời đang chờ.
- Chọn Thêm thành viên.
- Nhập địa chỉ email của thành viên.
- Chọn vai trò: Admin hoặc Member.
- Chọn Gửi lời mời.
Lời mời sẽ ở trạng thái chờ cho đến khi người nhận chấp nhận. Bạn có thể quay lại Cài đặt → Thành viên để xem lại hoặc thu hồi lời mời đang chờ.
Nếu Thêm thành viên hiện thông báo nâng cấp, gói hiện tại không hỗ trợ mời vào workspace. Hãy làm theo hướng dẫn nâng cấp trong sản phẩm trước khi thử lại.
Chọn vai trò phù hợp
| Vai trò | Dùng cho | Trách nhiệm điển hình |
|---|---|---|
| Admin | Người quản lý workspace | Mời thành viên, quản lý cài đặt workspace và thanh toán, cài đặt tích hợp cấp workspace, kiểm soát quyền truy cập chung |
| Member | Người sử dụng Okou trong công việc hàng ngày | Thực thi AI agent và quy trình công khai, tạo công việc riêng, kết nối dịch vụ cá nhân, công khai tài nguyên nhóm được phép |
Mặc định nên dùng Member. Chỉ cấp quyền Admin cho người cần quản lý thành viên, thanh toán, tích hợp hoặc cài đặt tổ chức.
Thành viên mới nhận được gì
Sau khi tham gia, thành viên có thể truy cập các tài nguyên công khai trong workspace, bao gồm:
- AI agent công khai;
- quy trình công khai gắn với các agent đó;
- tệp tham chiếu quy trình được chia sẻ qua các quy trình công khai;
- kênh và tích hợp đã cài đặt ở workspace hỗ trợ kết nối thành viên.
Lời mời không chuyển giao:
- AI agent hoặc quy trình riêng tư của thành viên khác;
- lịch sử trò chuyện riêng tư;
- thông tin đăng nhập connector cá nhân;
- quyền ủy quyền hoặc cấp phép của thành viên khác;
- quyền sở hữu tự động hóa của người khác.
Ranh giới này giúp nhóm chuẩn hóa cách làm việc mà không biến tài khoản cá nhân thành thông tin dùng chung.
Gửi thông tin hữu ích kèm lời mời
Lời mời sản phẩm sẽ đưa thành viên vào workspace. Một tin nhắn ngắn hướng dẫn họ bước tiếp theo:
I invited you to our team workspace.
After you join:
1. Switch to [workspace name].
2. Open the public [agent name] agent.
3. Connect [service] with your own account if prompted.
4. Run /[workflow-slug] with [example input].
5. Put the result in [shared destination] and send feedback in the same thread.
Chỉ dùng một quy trình cho khởi động. Danh mục dài mà không có nhiệm vụ đầu tiên sẽ khiến thành viên khó hiểu cách làm việc của nhóm.
Quản lý lời mời đang chờ
Trong Cài đặt → Thành viên, lời mời đang chờ được hiển thị riêng với thành viên đã tham gia. Nếu ai đó không nhận được hoặc không dùng được lời mời:
- xác nhận địa chỉ email mời đã đúng;
- yêu cầu họ đăng nhập bằng đúng email đó;
- thu hồi lời mời sai và gửi lại lời mời mới;
- kiểm tra xem tổ chức của họ có chính sách nhận diện hoặc email chặn tài khoản được mời không.
Nếu lời mời được chấp nhận bởi tài khoản đăng nhập khác, người nhận có thể thấy thông báo không khớp tài khoản và tùy chọn Chuyển tài khoản.
Rời nhóm
Trước khi xóa thành viên, hãy kiểm tra tài nguyên và công việc định kỳ phụ thuộc vào họ:
- tự động hóa do thành viên đó sở hữu;
- dịch vụ đã kết nối được các tự động hóa đó sử dụng;
- quy trình riêng tư mà nhóm vẫn cần;
- sản phẩm chia sẻ cần chuyển giao chủ sở hữu mới.
Chuyển hoặc tạo lại quy trình nhóm cần thiết trước khi thu hồi quyền truy cập. Chia sẻ quy trình không tự động chuyển quyền sở hữu và thông tin đăng nhập của tự động hóa thuộc thành viên.
Gửi cho người nhận hướng dẫn Tham gia workspace nhóm kèm lời mời. Nếu khởi động trên Slack, tiếp tục với Sử dụng quy trình chia sẻ trên Slack.
