Không gian làm việc nhóm biến các công việc cá nhân hữu ích thành một hệ điều hành chung. Các thành viên có thể sử dụng cùng các AI agent và quy trình công khai, đồng thời giữ riêng các cuộc trò chuyện, tài khoản liên kết và quyền truy cập của mình.
Nếu nhóm của bạn hiện đang lưu trữ các prompt trong một tài liệu, hãy coi quy trình là phiên bản có thể thực thi của thư viện prompt đó: nó bao gồm hướng dẫn, tệp hỗ trợ, thời điểm sử dụng và tiêu chuẩn đầu ra. Một quy trình không có trình kích hoạt. Chỉ thêm một tự động hóa khi nhóm muốn quy trình chạy theo lịch hoặc sự kiện.
Xây dựng thư viện quy trình chung
Lộ trình thực tế từ một kết quả hữu ích đến một quy trình nhóm lặp lại là:
- Tự mình thực hiện nhiệm vụ. Bắt đầu với một công việc thực tế và đảm bảo kết quả hữu ích trước khi chuẩn hóa.
- Chuyển phương pháp thành quy trình. Giữ lại quy trình lặp lại, đầu vào cần thiết, tài liệu tham khảo, định dạng đầu ra và quy tắc kiểm duyệt.
- Công khai quy trình. Quy trình công khai có thể được các thành viên khác trong cùng không gian làm việc tìm thấy và sử dụng.
- Mời đồng đội. Thêm thành viên từ Cài đặt → Mọi người và gán vai trò phù hợp cho từng người.
- Để mỗi thành viên liên kết tài khoản riêng. Chia sẻ quy trình không đồng nghĩa với chia sẻ hộp thư đến, token, trò chuyện riêng tư hoặc phê duyệt cá nhân của người tạo.
- Chạy từ Web Chat hoặc Slack. Cùng một quy trình công khai có thể được gọi theo tên ở bất cứ đâu mà AI agent sở hữu có mặt.
Một quy trình công khai cung cấp cho không gian làm việc một phương pháp đã được kiểm duyệt mà không bắt buộc mọi người phải dùng chung một tài khoản.
Hướng dẫn thiết lập nhóm
Sử dụng các hướng dẫn này theo thứ tự cho lần triển khai đầu tiên, hoặc chuyển thẳng đến phần bạn cần:
Tạo hướng dẫn quy trình với AI agent của bạn
Chuyển một lần thực hiện thành công thành quy trình bền vững cùng với AI agent. Để AI agent phác thảo quy trình, sau đó rà soát các điểm nhóm cần quy định rõ ràng.
Chia sẻ quy trình với nhóm
Hiểu sự khác biệt giữa riêng tư và công khai, xuất bản quy trình trong không gian làm việc, gọi theo tên và sao chép sang AI agent khác khi nhóm cần một nhánh an toàn.
Mời đồng đội
Chuẩn bị AI agent và quy trình chung, mời thành viên từ Cài đặt → Mọi người, gán quyền Admin hoặc Member, và quản lý lời mời đang chờ.
Tham gia không gian làm việc nhóm
Chấp nhận lời mời, chuyển sang đúng không gian làm việc, tìm AI agent và quy trình chung, liên kết dịch vụ cá nhân và hoàn thành lần chạy đầu tiên an toàn.
Sử dụng quy trình chung trong Slack
Cài đặt ứng dụng Slack, liên kết từng thành viên, thêm Okou vào kênh, gọi quy trình với @Okou và giữ các công việc tiếp theo trong một luồng.
Những gì được chia sẻ và những gì giữ riêng
| Chia sẻ với không gian làm việc | Giữ trong thành viên, AI agent hoặc lần chạy |
|---|---|
| AI agent công khai và định nghĩa vai trò của chúng | AI agent riêng tư |
| Quy trình công khai và tệp tham khảo đính kèm | Quy trình riêng tư |
| Phương pháp quy trình, đầu ra mong đợi và tiêu chuẩn chất lượng | Trò chuyện riêng tư và tài nguyên chưa chia sẻ của thành viên |
| Kết quả được đăng lên Slack, Notion, GitHub, Sheets hoặc hệ thống chung khác | Thông tin xác thực connector do thành viên sở hữu và dữ liệu tài khoản cá nhân |
| Tích hợp và cài đặt ở cấp không gian làm việc, nếu được hỗ trợ | Ủy quyền của từng AI agent và từng quyền truy cập được đặt tên |
| Quy trình mà đồng đội có thể gọi | Chủ sở hữu, trình kích hoạt và quyền truy cập liên kết của tự động hóa |
Xuất bản một quy trình là chia sẻ phương pháp, không phải thông tin xác thực của người tạo. Khi thành viên khác chạy quy trình, Okou sử dụng các kết nối sẵn có của thành viên đó và quyền đã cấp cho AI agent được chọn.
Ba đối tượng nhóm
| Đối tượng | Định nghĩa | Hành vi nhóm |
|---|---|---|
| AI agent | Vai trò, ngữ cảnh hoạt động và khả năng sẵn có | AI agent công khai có sẵn cho thành viên không gian làm việc. AI agent riêng tư thì không. |
| Quy trình | Quy trình lặp lại cho một nhiệm vụ | Mỗi quy trình thuộc về một AI agent và có chế độ công khai hoặc riêng tư riêng. |
| Tự động hóa | Trình kích hoạt, quy trình, AI agent và chủ sở hữu | Chạy không đồng bộ bằng quyền truy cập liên kết của chủ sở hữu. Không phải là một phần của hướng dẫn quy trình. |
Sự tách biệt này rất quan trọng. Hãy xuất bản AI agent và quy trình khi bạn muốn mọi người dùng chung phương pháp. Chỉ tạo tự động hóa khi nhóm đã thống nhất ai sở hữu lần chạy định kỳ, điều gì kích hoạt và kết quả sẽ đi đâu.
Một quy trình nhóm đầu tiên hiệu quả
Chọn một nhiệm vụ đã có sự bàn giao, như đánh giá khách hàng tiềm năng, xử lý khiếu nại khách hàng, chuẩn bị báo cáo chỉ số tuần, phân loại lỗi hoặc soạn thảo đánh giá nội dung.
Một quy trình đầu tiên tốt cần:
- một kết quả rõ ràng;
- đầu vào mà mọi thành viên đều nhận biết;
- nguồn được phê duyệt hoặc tài liệu tham khảo đính kèm;
- định dạng đầu ra dự đoán được;
- quy tắc rõ ràng cho hành động cần phê duyệt thủ công;
- điểm đến chung cho kết quả.
Bắt đầu bằng cách chạy thủ công với hai người. Cập nhật hướng dẫn sau khi người thứ hai phát hiện thiếu ngữ cảnh. Khi quy trình cho kết quả nhất quán, hãy quyết định có cần tự động hóa không.
Hướng dẫn liên quan
- AI agent giải thích về AI agent công khai và riêng tư.
- Quy trình hướng dẫn tạo và gọi quy trình.
- Tự động hóa bổ sung lịch và trình kích hoạt sự kiện.
- Quyền truy cập giải thích về kết nối, ủy quyền và cấp quyền.
- Slack hướng dẫn tích hợp đầy đủ với Slack.
