Bạn đã tạo tài khoản và chưa kết nối gì cả. Đó là điểm khởi đầu đúng.
Bước đầu tiên chỉ mất khoảng năm phút và không cần thiết lập gì. Năm bước tiếp theo sẽ xây dựng thành thứ mà cả nhóm của bạn đều có thể sử dụng. Dừng lại ở bất cứ bước nào khi bạn thấy đã hữu ích — rất nhiều người không đi xa hơn bước 2.
Nếu bạn đã dùng Claude Code hoặc Codex hàng ngày, hãy bắt đầu tại Dành cho người dùng Claude Code và Codex, sau đó quay lại đây cho các bước từ 3 đến 6.
1. Gửi một vài lời nhắc
Mở một cuộc trò chuyện mới từ thanh bên. Đừng suy nghĩ quá nhiều — Okou xử lý ngôn ngữ tự nhiên, không cần học cú pháp. Bốn ví dụ sau không cần kết nối gì, nên hoạt động ngay trên tài khoản mới:
"Tóm tắt cho tôi về [Công ty] trước 3 giờ chiều — họ làm gì, tin tức gần đây, và những điều nên tránh khi nói chuyện."
"Biến những ghi chú thô này thành bản cập nhật rõ ràng cho nhóm tôi: [dán ghi chú]."
"Soạn một email nhắc lịch sự cho người chưa trả lời trong một tuần. Thân thiện, ba câu, không gây áp lực."
"Tạo một bộ slide 5 trang giải thích giá của chúng ta cho khách hàng không chuyên môn."
Bạn sẽ thấy kế hoạch của Okou, các công cụ nó chọn, và nhật ký trực tiếp từng bước nó thực hiện.
Giờ hãy thử một lời nhắc truy cập vào tài khoản thực của bạn — "Tóm tắt các tin nhắn Slack chưa đọc và cho tôi biết những gì cần phản hồi hôm nay." Okou sẽ dừng lại và thông báo rằng nó chưa có quyền truy cập Slack. Đó không phải lỗi; đó là bước chuyển sang bước 2.
Hai thói quen nên hình thành ngay từ cuộc trò chuyện đầu tiên, vì bạn sẽ dùng thường xuyên:
- Sửa trực tiếp tại chỗ. Hãy trả lời với chỉnh sửa — "Giống vậy, nhưng bỏ kênh marketing," hoặc "Ngắn hơn hai câu, và kết thúc bằng một yêu cầu rõ ràng." Bạn đang điều chỉnh công việc đang làm, không phải bắt đầu lại.
- Đọc lại những gì nó đã làm. Dưới kết quả là nhật ký mọi thứ Okou đã xem và đã thay đổi. Khi câu trả lời sai, nhật ký này thường chỉ ra bước nào cần sửa — nhanh hơn nhiều so với viết lại toàn bộ yêu cầu.
2. Thử mẫu workflow và kết nối công cụ cần thiết
Viết quy trình từ đầu là cách khởi động chậm. Okou cung cấp một danh mục mẫu workflow sẵn sàng sử dụng. Nhấn nút Template trong trình soạn chat và chọn danh mục Workflow, sau đó lọc theo loại công việc bạn làm — Bán hàng, Marketing, Hỗ trợ, Vận hành, Sản phẩm, Dữ liệu, Kỹ thuật hoặc CEO.
Mỗi thẻ đều ghi rõ chức năng và hiển thị các dịch vụ liên quan, giúp bạn biết cần gì trước khi sử dụng:
- Làm nổi bật email quan trọng trong Gmail — chỉ ra những tin nhắn thực sự cần bạn
- Chuẩn bị cho các cuộc họp Google Calendar — tóm tắt ngắn trước mỗi cuộc họp bên ngoài
- Nhận tóm tắt cuộc họp trên Slack — quyết định và việc cần làm được chia sẻ sau cuộc gọi
- Bắt lead từ Gmail — phát hiện tín hiệu mua hàng và ghi lại lead đủ điều kiện
- Lưu hóa đơn Gmail vào Google Drive — lưu email hóa đơn và ghi nhận khi chúng đến
Chọn Use với mẫu liên quan đến công cụ bạn đã dùng. Okou sẽ cần bạn cấp quyền cho công cụ đó và sẽ dừng lại để hỏi:
- Nhấn Connectors trong trình soạn chat và chọn Add connectors, hoặc làm theo hướng dẫn của Okou trong cuộc trò chuyện.
- Tìm kiếm dịch vụ và thêm vào.
- Đăng nhập vào dịch vụ đó trong cửa sổ bật lên, giống như đăng nhập ở nơi khác.
Nếu Okou yêu cầu kết nối giữa chừng, nó sẽ tiếp tục công việc ngay khi bạn hoàn tất. Nếu bạn thêm từ trang Connectors, Okou sẽ hỏi agent nào được phép sử dụng. Một kết nối có thể phục vụ nhiều agent, nhưng mỗi agent chỉ nhận đúng quyền nó yêu cầu — và một số quyền chỉ cấp trong thời gian giới hạn, cần gia hạn lại.
Những nơi phổ biến để bắt đầu: Gmail và Google Calendar cho hộp thư và lịch, Slack cho trò chuyện nhóm, Google Drive, Google Sheets hoặc Notion cho tài liệu, HubSpot cho khách hàng.
Bạn không cần cấp quyền cho mọi thứ ngay từ đầu. Kết nối khi công việc cần. Trang Connectors trong workspace là danh sách chính thức các công cụ bạn có thể dùng — xem danh mục connector để tra cứu nhóm các công cụ phổ biến nhất.
Okou không bao giờ thấy mật khẩu của bạn: bạn đăng nhập trực tiếp tại dịch vụ, và nền tảng chỉ lưu thông tin xác thực, không chuyển cho AI. Mỗi lần Okou truy cập công cụ của bạn đều được ghi lại: tài khoản nào, đọc gì, thay đổi gì, khi nào. Bạn có thể ngắt kết nối hoặc thu hẹp quyền bất cứ lúc nào. Xem Quyền truy cập để biết đầy đủ về bảo mật.
3. Tạo agent riêng và điều chỉnh
Mẫu workflow giúp bạn hiểu cấu trúc công việc. Một agent là nơi bạn cá nhân hóa nó.
Agent là đồng đội AI cố định: hướng dẫn riêng, giọng điệu riêng, quyền truy cập riêng, quy trình lưu riêng. Mở Agents → New agent và tạo một agent cho công việc bạn quan tâm — hỗ trợ, nghiên cứu, marketing, tuyển dụng. Hộp thoại mặc định là Public; hãy chuyển sang Private khi bạn còn đang thử nghiệm.
Trang riêng của agent là nơi bạn điều chỉnh nó. Profile chứa tên, mô tả cho đồng đội và giọng trả lời. Instructions là hướng dẫn mặc định agent đang theo. Authorization kiểm soát công cụ nào agent có thể truy cập.
Sau đó hãy tinh chỉnh như khi bạn hướng dẫn nhân viên mới:
- Giao cho nó một nhiệm vụ thực tế.
- Nếu kết quả chưa đúng, hãy nói rõ trong chat, rồi yêu cầu Okou ghi nhớ: "Từ giờ, luôn trích dẫn tài liệu nguồn, và không gửi email khi chưa cho tôi xem bản nháp."
- Thử lại. Lặp lại đến khi hành vi mặc định đúng như bạn muốn.
Hướng dẫn tốt nên đề cập đến đối tượng, giọng điệu, định dạng kết quả, công cụ ưu tiên và giới hạn — những gì agent không được làm, và khi nào cần dừng lại để hỏi bạn. Phần cuối này rất quan trọng: nó quyết định agent được phép làm gì khi bạn không giám sát.
Đừng cố viết hướng dẫn hoàn hảo trước khi giao việc đầu tiên. Hướng dẫn chỉ tốt lên khi được chỉnh sửa qua thực tế, không phải soạn sẵn từ đầu.
4. Lưu quy trình thành workflow
Ở bước 2 bạn dùng quy trình của người khác. Đây là lúc lưu lại quy trình của chính bạn.
Thời điểm phù hợp là khi bạn đã yêu cầu cùng một việc hai lần và đều chỉnh sửa giống nhau. Hãy hỏi ngay trong cuộc trò chuyện đó: "Biến cuộc trò chuyện này thành workflow có thể tái sử dụng tên là morning brief."
Việc giữ nguyên trong cuộc trò chuyện rất quan trọng — nó giúp Okou có đủ dữ liệu đầu vào, chỉnh sửa của bạn và kết quả bạn chấp nhận.
Okou đọc lại cuộc trò chuyện, soạn quy trình và lưu lại cho bạn — bạn không cần rời khỏi chat, và nó hiển thị rõ những gì đã tạo.
Nó đề xuất tên, mô tả, hướng dẫn, file đính kèm và người có thể xem. Hãy kiểm tra cả năm, đặc biệt chú ý hai điểm:
- Mô tả quyết định khi nào workflow này được dùng về sau. "Soạn trả lời email khách hàng bằng giọng của chúng ta và tài liệu hỗ trợ" sẽ được chọn đúng lúc; "làm việc email" thì không.
- Ai có thể xem. Workflow mới mặc định private cho bạn. Chia sẻ với workspace là bước chủ động, không tự động khi lưu. (Agent thì ngược lại — mặc định là public — nên hãy kiểm tra cả hai.)
Sau đó workflow có trang riêng dưới Workflows. Đó là nơi bạn kiểm tra hoặc chỉnh sửa về sau, không phải nơi bắt buộc phải vào khi tạo. Instructions là quy trình Okou sẽ thực hiện mỗi lần; hãy đọc lại một lần, vì đây là phần bạn sẽ chỉnh khi kết quả lệch. Tên ngắn dưới tiêu đề là từ khóa bạn gõ để gọi workflow trực tiếp trong chat.
Workflow thuộc về một agent, và chạy với giọng điệu, quyền truy cập của agent đó. Xem Quy trình làm việc để biết chi tiết.
5. Đặt lịch cho workflow
Giờ hãy để workflow tự động chạy:
"Chạy workflow này vào các ngày trong tuần lúc 8 sáng và gửi kết quả cho tôi trên Slack."
Bạn vẫn không cần rời khỏi chat: Okou xác nhận thời gian, nơi nhận kết quả, thiết lập và workflow bắt đầu chạy tự động.
Nó đọc lại tần suất, múi giờ sử dụng và lần chạy tiếp theo, giúp bạn phát hiện sai sót trước khi workflow chạy lần đầu. Hãy chọn nơi nhận kết quả mà agent có thể truy cập — nếu muốn nhận trên Slack hoặc email, dịch vụ đó cần được kết nối trước. Nếu muốn thiết lập thủ công, bạn có thể làm trên tab Automations của workflow, dưới mục Add automation.
Mỗi workflow hiển thị lần chạy gần nhất, lần chạy tiếp theo và công tắc tạm dừng mà không xóa. Nút ▷ chạy workflow ngay lập tức.
Đồng hồ chỉ là một cách để khởi động workflow. Nó cũng có thể chờ sự kiện — email mới đến, cuộc họp được đặt, form gửi về, tài liệu thay đổi. Xem Tự động hóa.
Một quy tắc nên nhớ: hãy chạy thử thủ công trước khi để workflow tự động. Nếu nút ▷ không chạy được, vấn đề là ở workflow hoặc quyền truy cập. Nếu ▷ chạy được nhưng lịch không tạo ra kết quả, vấn đề là ở thiết lập thời gian. Nếu xử lý cả hai cùng lúc, việc thiết lập mười phút có thể kéo dài cả buổi chiều.
Hãy bắt đầu nhỏ. Chạy hàng ngày hoặc hàng tuần và kiểm tra vài ngày đầu sẽ tốt hơn chạy hàng giờ rồi phải sửa sau.
6. Mời nhóm của bạn và cùng sử dụng
Chỉ mời người khác khi đã có thứ gì đó để họ bắt đầu. Một workspace trống còn tệ hơn một workflow tốt có tên họ trên đó.
Trước khi gửi lời mời:
- Chuyển agent họ cần từ Private sang Public.
- Chia sẻ workflow bạn muốn họ chạy đầu tiên.
- Xóa mọi mật khẩu, khóa hoặc thông tin cá nhân khỏi hướng dẫn và file.
- Quyết định ai cần Admin và ai chỉ cần Member. Mặc định dùng Member — Admin dành cho người quản lý thành viên, thanh toán và cài đặt workspace.
Sau đó mở Settings → People → Add member, nhập email, chọn vai trò và gửi. Lời mời sẽ chờ đến khi được chấp nhận, bạn có thể kiểm tra hoặc hủy tại cùng trang. Xem Mời đồng đội.
Khi họ đã vào, sự khác biệt giữa mẹo cá nhân và công cụ nhóm phụ thuộc vào vài thói quen:
- Bàn giao nhiệm vụ đầu tiên rõ ràng. Hãy nói cho thành viên mới biết nên chạy gì, cần cung cấp gì và kết quả sẽ ở đâu.
- Mỗi người dùng tài khoản riêng. Ai cũng kết nối Gmail, Slack của mình. Không ai dùng chung tài khoản.
- Chia sẻ cái hiệu quả, giữ riêng cái thử nghiệm. Thử nghiệm cá nhân giữ riêng; quy trình nhóm dùng thì chia sẻ và quản lý như tài liệu chung.
- Đặt ở nơi công việc diễn ra. Thêm Okou vào Slack và agent trả lời ngay trong kênh. Xem Slack.
- Sao chép, không xây lại. Để agent khác dùng cùng quy trình, hãy sao chép workflow. Hai agent có thể phát triển riêng biệt.
Xem Dành cho nhóm để biết cách vận hành thực tế.
Nên thử gì tiếp theo
Một số lời nhắc thể hiện phạm vi — chọn cái phù hợp với công việc của bạn:
- "Xem email khách hàng tuần này, nhóm các phàn nàn theo chủ đề và cho tôi ba chủ đề chính."
- "Đọc email khách hàng này [dán] và soạn trả lời bằng tiếng Hàn. Chỉ ra bài viết hỗ trợ phù hợp."
- "Lấy số đăng ký tuần trước từ phân tích, so với tuần trước đó, và viết một đoạn gửi cho nhóm."
- "Tạo bộ slide 5 trang về giá của chúng ta theo mẫu thương hiệu chuẩn."
- "Viết bốn bài đăng mạng xã hội thông báo tích hợp Slack mới, kèm ảnh vuông màu thương hiệu."
- "Trước cuộc gọi gia hạn thứ Năm, tổng hợp mọi thông tin về tài khoản này và liệt kê ba rủi ro tôi cần lưu ý."
Tiếp theo nên xem gì
- Quy trình làm việc — lưu quy trình một lần, dùng lại mãi mãi.
- Tự động hóa — chạy công việc theo lịch hoặc khi có sự kiện.
- Tác nhân — hướng dẫn, giọng điệu và quyền truy cập của từng agent.
- Danh mục connector — danh mục nhóm các công cụ Okou có thể truy cập.
- Mô hình — chọn AI model trả lời chat và chi phí thực hiện.
