Đặt quy trình làm việc thành Công khai khi các thành viên khác trong cùng workspace cần phát hiện và thực hiện cùng một quy trình. Giữ ở chế độ Riêng tư khi quy trình đó mang tính cá nhân, thử nghiệm hoặc chứa tài liệu mà workspace không nên chia sẻ.
Xuất bản một quy trình làm việc sẽ chia sẻ hướng dẫn và các tệp tham chiếu đính kèm. Nó không chia sẻ các cuộc trò chuyện riêng tư, tài khoản kết nối, thông tin xác thực hoặc quyền cá nhân của người tạo.
Trước khi xuất bản
Hãy xác nhận rằng:
- quy trình làm việc tạo ra kết quả hữu ích với nhiều đầu vào thực tế;
- phần mô tả nêu rõ khi nào nên sử dụng;
- hướng dẫn không chứa token, mật khẩu, bí mật khách hàng hoặc dữ liệu cá nhân không cần thiết;
- các tệp đính kèm an toàn cho mọi thành viên workspace xem;
- agent sở hữu là công khai và sẵn sàng cho các thành viên dự kiến;
- quy tắc phê duyệt rõ ràng cho việc gửi, xuất bản, xóa, mua hoặc thay đổi dữ liệu bên ngoài.
Mỗi quy trình làm việc thuộc về đúng một agent. Một quy trình công khai trên agent mà đồng đội không thể truy cập sẽ không hữu ích cho nhóm.
Đặt quy trình làm việc thành công khai
- Mở Quy trình làm việc.
- Chọn quy trình bạn muốn chia sẻ.
- Xem lại Tên, Mô tả, Hướng dẫn và các tệp đính kèm.
- Trong phần Quyền hiển thị, chọn Công khai hoặc chọn Đặt quy trình làm việc công khai.
- Xác nhận thay đổi.
Quy trình làm việc giờ đây là một phần của thư viện quy trình chung của workspace. Nếu quy trình thuộc về một agent mà bạn không sở hữu, quản trị viên tổ chức có thể cần xuất bản nó.
Công khai và riêng tư
| Quyền hiển thị | Ai có thể xem và sử dụng | Phù hợp nhất cho |
|---|---|---|
| Riêng tư | Chủ sở hữu quy trình trong phạm vi agent | Bản nháp, phương pháp cá nhân, thử nghiệm và tài liệu tham khảo nhạy cảm |
| Công khai | Thành viên workspace có quyền truy cập agent sở hữu | Quy trình nhóm đã được kiểm duyệt, mẫu đã phê duyệt và công việc phối hợp định kỳ |
Công khai nghĩa là công khai trong workspace. Nó không tạo trang web không xác thực hoặc xuất bản quy trình ra internet công cộng.
Cách đồng đội thực hiện quy trình
Thành viên có thể sử dụng quy trình công khai từ chat của agent sở hữu theo hai cách:
- nhập lệnh gạch chéo, ví dụ
/qualify-inbound-lead; - yêu cầu tác vụ bằng ngôn ngữ tự nhiên khi mô tả quy trình phù hợp với yêu cầu.
Trong Slack, đề cập Okou và bao gồm tên quy trình hoặc tác vụ mong muốn. Xem Sử dụng quy trình chia sẻ trong Slack.
Thành viên thực hiện quy trình sẽ cung cấp các đầu vào cụ thể cho yêu cầu. Okou sử dụng các kết nối và quyền mà thành viên và agent đó có; không sử dụng quyền truy cập tài khoản cá nhân của người tạo quy trình.
Chia sẻ phương pháp, không chia sẻ tài khoản
Các yếu tố sau là độc lập:
- Quyền hiển thị quy trình xác định ai có thể xem và thực hiện quy trình.
- Quyền hiển thị agent xác định ai có thể truy cập agent sở hữu quy trình.
- Kết nối xác định tài khoản dịch vụ mà thành viên đã kết nối.
- Ủy quyền và quyền truy cập xác định agent được chọn có thể làm gì với kết nối đó.
Đó là lý do hai đồng đội có thể thực hiện cùng một quy trình công khai nhưng vẫn nhận yêu cầu ủy quyền cho các dịch vụ khác nhau. Mỗi người cấp quyền truy cập cho phạm vi công việc riêng của mình.
Sao chép quy trình sang agent khác
Sử dụng Sao chép quy trình khi nhóm hoặc agent khác cần một phiên bản có thể phát triển độc lập.
- Mở quy trình làm việc.
- Chọn Sao chép quy trình.
- Chọn agent đích.
- Mở bản sao mới và xem lại hướng dẫn, tệp và quyền truy cập.
- Chỉ xuất bản bản sao sau khi đã kiểm thử trên agent đích.
Bản sao bắt đầu là một quy trình riêng tư mới. Thay đổi trên bản sao không cập nhật bản gốc, và ngược lại. Hãy coi đây là một nhánh riêng, không phải đồng bộ trực tiếp.
Sao chép hữu ích khi nhóm Bán hàng và Chăm sóc khách hàng cùng chia sẻ phương pháp nghiên cứu nhưng cần định dạng đầu ra hoặc phạm vi phê duyệt khác nhau. Nếu mọi người đều cần cập nhật tiêu chuẩn chung trong tương lai, hãy giữ một quy trình công khai thay vì tạo nhiều bản sao.
Cập nhật quy trình công khai an toàn
Một quy trình công khai có thể đã được đồng đội hoặc tự động hóa sử dụng. Trước khi thay đổi quan trọng:
- Xác định hành vi hoặc kết quả nào sẽ thay đổi.
- Kiểm thử hướng dẫn đã sửa với các đầu vào đại diện.
- Thông báo cho các thành viên bị ảnh hưởng khi đầu vào, trường, đích đến hoặc quy tắc phê duyệt thay đổi.
- Kiểm tra các tự động hóa sử dụng quy trình này.
- Giữ nguyên slug nếu thay đổi tương thích ngược; tạo quy trình mới nếu hợp đồng thay đổi đáng kể.
Những cải tiến nhỏ như trích dẫn rõ ràng hơn hoặc kiểm tra chất lượng tốt hơn thường có thể giữ nguyên trong quy trình cũ. Quy trình mới sẽ an toàn hơn khi đối tượng, đầu vào hoặc hành động kết quả thay đổi căn bản.
Đặt lại quy trình làm việc thành riêng tư
Chuyển quy trình công khai về Riêng tư sẽ loại bỏ quyền truy cập của nhóm. Các thành viên khác có thể mất khả năng thực hiện, và các tự động hóa phụ thuộc vào nó có thể dừng lại.
Trước khi chuyển về riêng tư:
- xem lại ai và tự động hóa nào đang sử dụng;
- tạo hoặc sao chép phương pháp thay thế nếu nhóm vẫn cần;
- thông báo cho các chủ sở hữu bị ảnh hưởng;
- xác nhận không có tệp tham chiếu chung nào bị mất quyền truy cập ngoài ý muốn.
Danh sách kiểm tra xuất bản nhanh
- Tên rõ ràng và slug dễ nhớ
- Mô tả giải thích khi nào nên sử dụng
- Hướng dẫn xác định đầu vào, bước, đầu ra và phạm vi phê duyệt
- Tệp cập nhật và an toàn để chia sẻ
- Agent sở hữu là công khai
- Được kiểm thử bởi người khác ngoài tác giả
- Không có thông tin xác thực cá nhân hoặc nội dung chat riêng tư
- Đã xem xét các tự động hóa liên quan
Tiếp theo, mời đồng đội hoặc hỗ trợ thành viên hiện tại tham gia workspace.
