Sử dụng quy trình làm việc chia sẻ trong Slack

Slack cho phép nhóm cùng vận hành các quy trình công khai ngay tại nơi các yêu cầu và quyết định diễn ra. Đề cập Okou trong một kênh để công việc minh bạch, hoặc dùng tin nhắn trực tiếp cho bản nháp riêng tư và phân tích nhạy cảm.

Quy trình vẫn thuộc về một AI agent Okou. Slack quyết định nơi hội thoại diễn ra; nó không thay đổi hướng dẫn quy trình, kết nối hay mô hình phân quyền.

1. Cài đặt Okou cho workspace Slack

Quản trị viên workspace thiết lập tích hợp chia sẻ:

Mở trang quản lý các kênh hoặc không gian làm việc của Okou.
Tìm Slack và chọn Install to Slack.
Chọn workspace Slack mong muốn.
Xem lại và phê duyệt các quyền Slack được yêu cầu.
Hoàn tất cài đặt và quay lại Okou.

Nếu bạn không phải là Quản trị viên workspace, sản phẩm sẽ hiển thị Hãy yêu cầu quản trị viên cài đặt tích hợp Slack. Tổ chức Slack của bạn cũng có thể yêu cầu Quản trị viên Slack phê duyệt ứng dụng.

Chỉ cần cài đặt ứng dụng một lần cho workspace. Mỗi thành viên sau đó kết nối danh tính Okou riêng để tin nhắn và các lần thực thi được gán đúng người.

2. Kết nối từng thành viên

Sau khi cài đặt workspace:

Mở tích hợp Slack trong Okou.
Chọn Connect.
Hoàn tất kết nối tài khoản Slack.
Trong Slack, mở trang chủ ứng dụng Okou hoặc dùng /okou connect nếu Slack yêu cầu liên kết tài khoản.

Lệnh gạch chéo chính hiện tại là /okou.

3. Thêm Okou vào một kênh

Mời @Okou vào từng kênh mà nhóm muốn sử dụng. Okou chỉ có thể đọc và trả lời trong các kênh đã được thêm vào.

Chỉ sử dụng số lượng kênh cần thiết. Một quy trình hỗ trợ có thể chỉ cần #support-triage; một quy trình ra mắt có thể chỉ cần #launch-room.

Đối với công việc riêng tư, hãy mở tin nhắn trực tiếp với Okou thay vì thêm vào kênh chung.

4. Chọn đúng AI agent

AI agent được chọn quyết định vai trò, quy trình công khai, kết nối và quyền nào sẽ có cho hội thoại Slack mới.

Sử dụng:

/okou switch để chọn AI agent cho hội thoại tiếp theo;
/okou model để chọn mô hình khi có tùy chọn;
các điều khiển trên trang chủ ứng dụng Okou khi bạn muốn chọn trực quan.

Lựa chọn AI agent và mô hình sẽ cố định khi một luồng Slack được tạo. Thay đổi chúng không làm thay đổi luồng đã có. Hãy bắt đầu đề cập mới ở cấp cao nhất nếu bạn cần AI agent khác cho công việc không liên quan.

5. Gọi quy trình làm việc chia sẻ

Đề cập Okou và nêu tên quy trình hoặc kết quả mong muốn. Bao gồm đầu vào và bất kỳ điểm đến hoặc điều kiện phê duyệt nào mà lần thực thi cần.

Tên quy trình rõ ràng:

Okou run qualify-inbound-lead cho tin nhắn này.
Tạo bản tóm tắt và bản nháp trả lời. Không gửi đi.

Yêu cầu ngôn ngữ tự nhiên:

Okou đánh giá lead đến này bằng quy trình chung của chúng ta.
Đăng bản tóm tắt trong luồng này và tạo bản nháp email để duyệt.

Khi yêu cầu phụ thuộc vào hội thoại Slack hiện tại, hãy đề cập Okou từ tin nhắn hoặc luồng đó để giữ nguyên ngữ cảnh liên quan.

6. Giữ các trao đổi tiếp theo trong cùng một luồng

Okou trả lời đề cập trong kênh bằng một luồng. Tiếp tục các chỉnh sửa và yêu cầu bổ sung liên quan tại đó. Luồng đó là một hội thoại với ngữ cảnh riêng.

Bắt đầu đề cập mới ở cấp cao nhất khi:

nhiệm vụ không liên quan;
cần AI agent khác phụ trách;
luồng hiện tại chứa ngữ cảnh không nên giữ lại;
nhóm muốn có vết kiểm duyệt riêng biệt.

Cách này giúp kênh dễ đọc và tránh trộn lẫn hướng dẫn từ các nhiệm vụ khác nhau.

Kênh, luồng hay tin nhắn trực tiếp?

Bề mặt	Dùng cho	Ví dụ
Đề cập kênh	Công việc nhóm nên thấy và kiểm duyệt	Tóm tắt luồng sự cố và soạn mục hành động
Trao đổi trong luồng	Chỉnh sửa và bước tiếp theo cho cùng nhiệm vụ	Xác minh một thông tin, đổi định dạng, hoặc tạo issue đã duyệt
Tin nhắn trực tiếp	Bản nháp riêng tư, phân tích nhạy cảm, công việc cá nhân	Soạn trả lời khách hàng hoặc phân tích tài liệu riêng

Không đưa dữ liệu nhạy cảm vào kênh công khai chỉ vì quy trình công khai. Quyền xem quy trình và quyền xem tin nhắn là khác nhau.

Ví dụ: quy trình phân loại lỗi chia sẻ

Giả sử workspace có quy trình công khai triage-bug-report trên một AI agent Sản phẩm công khai.

Một đồng đội đăng ảnh chụp màn hình và mô tả vào #bug-report.
Họ viết: @Okou run triage-bug-report on this message. Draft the GitHub issue, but ask before creating it.
Okou áp dụng các quy tắc tái hiện, mức độ nghiêm trọng, kiểm tra trùng lặp và định dạng issue chung.
Đồng đội duyệt bản nháp trong luồng Slack.
Sau khi duyệt, Okou tạo issue bằng quyền GitHub của thành viên đó và trả lời kèm liên kết.
Nếu trường thiếu lặp lại nhiều lần, chủ quy trình cập nhật hướng dẫn công khai cho các báo cáo sau.

Nhóm cùng chia sẻ phương pháp phân loại và vết kiểm duyệt. Thành viên duyệt hành động vẫn dùng danh tính và quyền của mình.

Khắc phục sự cố

Okou không phản hồi

Xác nhận ứng dụng đã được cài đặt vào workspace Slack mong muốn.
Xác nhận @Okou là thành viên của kênh.
Kết nối tài khoản Okou của bạn.
Thử /okou help để kiểm tra các lệnh khả dụng.

Okou dùng sai AI agent

Chạy /okou switch, chọn AI agent mong muốn, rồi bắt đầu đề cập mới ở cấp cao nhất. Luồng đã có sẽ giữ AI agent khi tạo.

Không tìm thấy quy trình làm việc

Xác nhận quy trình là Công khai, AI agent sở hữu là công khai và hội thoại Slack được chuyển đến AI agent đó. Xem Chia sẻ quy trình với nhóm của bạn.

Thiếu quyền kết nối

Mở lời nhắc ủy quyền, xác nhận tài khoản và chỉ cấp quyền cần thiết. Quy trình chia sẻ không kế thừa quyền Gmail, GitHub, Notion hay dịch vụ khác của thành viên khác.

Kết quả đến sai nơi

Nêu rõ điểm đến trong yêu cầu hoặc hướng dẫn quy trình, ví dụ “trả lời trong luồng này”, “DM cho tôi” hoặc “chỉ tạo bản nháp”. Cập nhật quy trình công khai nếu điểm đến nên giống nhau cho mọi lần thực thi.

Để xem đầy đủ hành vi tích hợp Slack, xem Slack. Để biết lịch trình và gửi Slack theo sự kiện, xem Tự động hóa.