Stel een workflow in op Openbaar wanneer andere leden van dezelfde werkruimte deze moeten kunnen vinden en uitvoeren. Houd deze Privé zolang deze persoonlijk, experimenteel is of materiaal bevat dat de werkruimte niet mag delen.
Het publiceren van een workflow deelt de instructie en bijgevoegde referentiebestanden. Het deelt niet de privéchats van de maker, gekoppelde accounts, inloggegevens of persoonlijke machtigingen.
Voordat u publiceert
Controleer dat:
- de workflow een bruikbaar resultaat oplevert met meer dan één realistische invoer;
- de beschrijving duidelijk aangeeft wanneer deze gebruikt moet worden;
- de instructie geen token, wachtwoord, klantgeheim of onnodige persoonlijke gegevens bevat;
- bijgevoegde bestanden veilig zijn voor elk werkruimtelid om te bekijken;
- de eigenaar-agent openbaar is en beschikbaar voor de bedoelde leden;
- goedkeuringsregels expliciet zijn voor verzenden, publiceren, verwijderen, aankopen of wijzigen van externe gegevens.
Elke workflow behoort tot precies één agent. Een openbare workflow op een agent die teamleden niet kunnen bereiken, is geen bruikbare teamworkflow.
Een workflow openbaar maken
- Open Workflows.
- Selecteer de workflow die u wilt delen.
- Controleer de Naam, Beschrijving, Instructies en bijgevoegde bestanden.
- Kies onder Zichtbaarheid voor Openbaar of selecteer Workflow openbaar maken.
- Bevestig de wijziging.
De workflow wordt nu onderdeel van de gedeelde workflowbibliotheek van de werkruimte. Als de workflow bij een agent hoort die u niet bezit, moet een organisatiebeheerder deze mogelijk publiceren.
Openbaar versus privé
| Zichtbaarheid | Wie kan het zien en gebruiken | Beste voor |
|---|---|---|
| Privé | De workflow-eigenaar binnen de context van zijn agent | Concepten, persoonlijke methodes, experimenten en gevoelige referenties |
| Openbaar | Werkruimtedeelnemers die toegang hebben tot de eigenaar-agent | Beoordeelde teamprocedures, goedgekeurde sjablonen en terugkerend multidisciplinair werk |
Openbaar betekent openbaar binnen de werkruimte. Het maakt geen niet-geauthentiseerde webpagina aan en publiceert de workflow niet op het open internet.
Hoe teamleden deze uitvoeren
Leden kunnen een openbare workflow vanuit de chat van de eigenaar-agent op twee manieren gebruiken:
- voer het slash-commando in, zoals
/qualify-inbound-lead; - vraag de taak in natuurlijke taal aan wanneer de workflowbeschrijving duidelijk overeenkomt met het verzoek.
In Slack noemt u Okou en voegt u de workflownaam of beoogde taak toe. Zie Gedeelde workflows gebruiken in Slack.
Het lid dat de workflow uitvoert, levert de invoer die specifiek is voor het verzoek. Okou gebruikt de verbindingen en machtigingen die beschikbaar zijn voor dat lid en die agent; het gebruikt niet de persoonlijke accounttoegang van de workflowmaker.
Deel de methode, niet het account
De volgende zaken zijn onafhankelijk:
- Workflowzichtbaarheid bepaalt wie de procedure kan zien en uitvoeren.
- Agentzichtbaarheid bepaalt wie toegang heeft tot de agent die eigenaar is.
- Verbinding identificeert het serviceaccount dat een lid heeft gekoppeld.
- Autorisatie en machtigingen bepalen wat de geselecteerde agent met die verbinding kan doen.
Hierdoor kunnen twee teamleden dezelfde openbare workflow uitvoeren en toch een autorisatieverzoek voor verschillende diensten ontvangen. Iedereen verleent toegang binnen zijn eigen werkgebied.
Een workflow kopiëren naar een andere agent
Gebruik Workflow kopiëren wanneer een ander team of agent een versie nodig heeft die onafhankelijk kan evolueren.
- Open de workflow.
- Selecteer Workflow kopiëren.
- Kies de bestemmingsagent.
- Open de nieuwe kopie en controleer de instructie, bestanden en machtigingen.
- Publiceer de kopie pas nadat deze getest is bij de bestemmingsagent.
De kopie begint als een nieuwe privéworkflow. Wijzigingen hierin werken het origineel niet bij, en wijzigingen aan het origineel werken de kopie niet bij. Behandel dit als een fork, niet als een live synchronisatie.
Kopiëren is handig wanneer Sales en Customer Success een onderzoeksmethode delen, maar verschillende uitvoerformaten of goedkeuringsgrenzen nodig hebben. Als iedereen toekomstige updates van één standaard moet ontvangen, houd dan één openbare workflow in plaats van kopieën te maken.
Een openbare workflow veilig bijwerken
Een openbare workflow kan al door teamleden of automatiseringen worden gebruikt. Voordat u een materiële wijziging aanbrengt:
- Bepaal welk gedrag of resultaat zal veranderen.
- Test de aangepaste instructie met representatieve invoer.
- Informeer betrokken leden wanneer invoer, velden, bestemmingen of goedkeuringsregels veranderen.
- Controleer alle automatiseringen die de workflow uitvoeren.
- Houd dezelfde slug aan als de wijziging achterwaarts compatibel is; gebruik een nieuwe workflow als het contract wezenlijk verandert.
Kleine verbeteringen zoals duidelijkere bronvermeldingen of een strengere kwaliteitscontrole kunnen meestal in dezelfde workflow blijven. Een nieuwe workflow is veiliger wanneer het publiek, de vereiste invoer of de resulterende actie fundamenteel anders is.
Een workflow weer privé maken
Een openbare workflow wijzigen naar Privé verwijdert de teamtoegang. Andere leden kunnen het niet meer uitvoeren en hun automatiseringen die ervan afhankelijk zijn, kunnen stoppen.
Voordat u deze privé maakt:
- controleer welke mensen en automatiseringen deze gebruiken;
- maak of kopieer een vervanger als het team de methode nog nodig heeft;
- informeer betrokken eigenaren;
- controleer dat geen gedeeld referentiebestand onverwacht onbereikbaar wordt.
Een beknopte publicatiechecklist
- Duidelijke naam en herkenbare slug
- Beschrijving legt uit wanneer te gebruiken
- Instructie definieert invoer, stappen, uitvoer en goedkeuringsgrenzen
- Bestanden zijn actueel en veilig om te delen
- Eigenaar-agent is openbaar
- Getest door iemand anders dan de auteur
- Geen persoonlijke inloggegevens of privéchatinhoud
- Bekende automatiseringen gecontroleerd
Nodig vervolgens teamleden uit of help bestaande leden de werkruimte te betreden.
