Rechnung in Excel umwandeln

Bringen Sie Rechnungs-PDFs oder Belegbilder in Okou ein und erhalten Sie eine strukturierte Arbeitsmappe. Überprüfen Sie Lieferanten, Rechnungsnummern, Daten, Einzelposten und Gesamtbeträge sowie die Quellenreferenzen, bevor Sie sie in Ihre Unterlagen importieren.

Wählen Sie die Rechnungsdetails aus, die Sie benötigen

Laden Sie PDFs, JPGs oder PNGs hoch, nachdem Sie sich bei Okou angemeldet haben. Für die Verarbeitung werden Kontoguthaben verwendet; Auf dieser Seite werden keine Rechnungen hochgeladen.Laden Sie weiterhin Rechnungen hoch
Beginnen mit:

Was ergibt die Extraktion von Rechnungen in Excel?

Durch die Rechnungsextraktion werden PDFs oder Quittungsfotos in Spalten umgewandelt, die Sie sortieren und überprüfen können. Ein Zusammenfassungsblatt enthält eine Zeile pro Dokument. Ein Einzelpostenblatt bewahrt die Produkte oder Dienstleistungen hinter jeder Summe auf. Quelldateinamen und Seitenzahlen verbinden die Arbeitsmappe mit dem Originalbeweis.

Eine Rechnung dokumentiert eine Zahlungsaufforderung. Ihr Fälligkeitsdatum belegt keinen Zahlungseingang, und ein fehlender Steuerwert ist nicht automatisch null. Lassen Sie diese Angaben offen und gleichen Sie Salden mit separaten Zahlungsbelegen ab.

Rechnungen → Zusammenfassung und Einzelposten → Ausnahmen → überprüfte Arbeitsmappe01Rechnungen02Zusammenfassung und Einzelposten03Ausnahmen04überprüfte Arbeitsmappe

So konvertieren Sie Rechnungen in Excel

Ein kurzer Weg von Quelldokumenten zu einer Arbeitsmappe, die Sie überprüfen können.

  1. 01

    Bereiten Sie die Anfrage vor

    Wählen Sie die Extraktion nur für die Zusammenfassung oder die Einbeziehung von Einzelposten und geben Sie alle für Ihre Datensätze erforderlichen Spalten an.

  2. 02

    Hochladen in Okou

    Melden Sie sich an und hängen Sie die Rechnungs-PDFs oder Belegbilder an. Klare Scans helfen bei kleinen Zahlen und mehrseitigen Tabellen.

  3. 03

    Ausnahmen prüfen

    Überprüfen Sie fehlende Werte, doppelte Kandidaten und Gesamtabweichungen, bevor Sie die Arbeitsmappe herunterladen oder importieren.

Welche Arbeitsabläufe profitieren von der Rechnungsextraktion?

Nützliche Ausgangspunkte für Eigentümer, Administratoren und Finanzteams.

  • Lieferantenrechnungsregister

    Erfassen Sie Rechnungskennungen, gedruckte Daten und Beträge, ohne die Verknüpfung zu jedem Dokument zu verlieren.

  • Empfangsorganisation

    Verwandeln Sie einen Stapel fotografierter Belege in eine Liste mit expliziten Währungen und Überprüfungsnotizen.

  • Vorbereitung des Kontenabgleichs

    Bereiten Sie konsistente Zeilen für den Vergleich mit Zahlungsaufzeichnungen vor und behalten Sie dabei ungelöste Differenzen bei.

Wie können Rechnungen einen quellengestützten Bericht unterstützen?

Nutzen Sie die überprüfte Arbeitsmappe als Quelle für Ihre Spesen- oder Lieferantenabrechnung.

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Behalten Sie die Ausnahme mit dem Betrag bei

Anschauliches Beispiel unter Verwendung einer fiktiven Rechnung, nicht einer Live-Extraktion.

Fiktive Rechnung INV-0042

Rechnung.pdf, Seite 1
Zwei Dienstleistungen zu je 100 USD; Zwischensumme 200 USD; Steuer 20 USD; gedruckt insgesamt 225 USD.
Zahlungsnachweis
Es wurde weder ein Kontoauszug noch eine Zahlungsbestätigung vorgelegt.

Erkenntnisse aus dem Arbeitsbuch

  1. Bewahren Sie die ausgedruckte Summe auf

    Die Rechnungszusammenfassung behält 225 USD und die Quellseite bei, ohne den Betrag des Dokuments stillschweigend zu ändern.

  2. Markieren Sie eine Differenz von 5 USD

    Die extrahierte Zwischensumme zuzüglich Steuern beträgt 220 USD. Im Überprüfungsbogen wird gefragt, ob eine Gebühr, eine Rundungslinie oder ein Extraktionsfehler den Unterschied erklärt.

  3. Lassen Sie den Zahlungsstatus unbekannt

    Eine Rechnung allein belegt weder einen bezahlten noch einen überfälligen Saldo. Gleichen Sie die Angaben vor einer Nachfrage mit den Zahlungsbelegen ab.

Anschauliches Beispiel. Überprüfen Sie extrahierte Beträge anhand der Originaldokumente, bevor Sie Buchhaltungs-, Steuer- oder Zahlungsentscheidungen treffen.

Bessere Ergebnisse mit Konnektoren

Verwenden Sie überprüfte Rechnungszeilen und Zahlungsdatensätze, um einen datierten Abgleich zur Überprüfung zu erstellen.

Nützliche Konnektoren

  • Google Drive
  • Google Sheets
  • Notion

Bringen Sie Ihr Rechnungsregister in einen Bericht ein

Nutzen Sie die überprüfte Arbeitsmappe als Quelle für Ihre Spesen- oder Lieferantenabrechnung.

Häufig gestellte Fragen zur Rechnung in Excel

Kann ich gescannte PDFs und Belegfotos extrahieren?

Laden Sie sie nach der Anmeldung in Okou hoch. Als Quellen können lesbare Scans und Bilder verwendet werden; Schlechte Scans, Handschrift oder fehlende Seiten erfordern möglicherweise klarere Dateien oder eine manuelle Überprüfung.

Exportiert es Rechnungsposten?

Die vorbereitete Anfrage erfordert separate Zusammenfassungs-, Einzelposten- und Überprüfungsblätter in einer XLSX-Arbeitsmappe, einschließlich Quelldateinamen und Seitenzahlen.

Werden doppelte Rechnungen entfernt?

Die Anfrage markiert mögliche Duplikate zur Überprüfung. Eine übereinstimmende Anzahl oder Menge reicht nicht aus, um ein Dokument automatisch zu löschen.

Ist die Rechnungsextraktion kostenlos?

Die Vorbereitung der Anfrage und die Besichtigung des Beispiels sind kostenlos. Die Extraktion wird nach der Anmeldung bei Okou ausgeführt und verwendet das verfügbare Kontoguthaben.

Markiert es Rechnungen als bezahlt oder überfällig?

Nicht allein aus einer Rechnung. Geben Sie separate Zahlungsaufzeichnungen und ein Berichtsdatum an, wenn Sie einen Abgleich wünschen; fehlende Zahlungsnachweise sollen unbekannt bleiben.

Okou hat außerdem: bild in Excel umwandeln und kI-Dashboard-Builder.

Bringen Sie Ihr Rechnungsregister in einen Bericht ein

Verwenden Sie überprüfte Rechnungszeilen und Zahlungsdatensätze, um einen datierten Abgleich zur Überprüfung zu erstellen.

Meinen Kontenabgleich vorbereiten