Facturen naar Excel

Voeg factuur-pdf's of afbeeldingen van ontvangstbewijzen toe aan Okou en ontvang een gestructureerde werkmap. Controleer leveranciers, factuurnummers, datums, regelitems en totalen naast de bronreferenties voordat u ze in uw administratie importeert.

Kies de factuurgegevens die u nodig heeft

Upload PDF's, JPG's of PNG's nadat u zich heeft aangemeld bij Okou. Bij de verwerking worden accountcredits gebruikt; er worden geen facturen geüpload op deze pagina.Ga door met het uploaden van facturen
Begin met:

Wat levert factuur-naar-Excel-extractie op?

Met de extractie van facturen worden PDF's of foto's van ontvangstbewijzen omgezet in kolommen die u kunt sorteren en controleren. Een samenvattingsblad bevat één rij per document; een regelitemblad bewaart de producten of diensten achter elk totaal. Bronbestandsnamen en paginanummers verbinden de werkmap met het originele bewijsmateriaal.

Een factuur documenteert een verzoek tot betaling. De vervaldatum geeft niet aan of het wordt betaald, en een ontbrekend belastingveld is niet automatisch nul. Houd deze gaten zichtbaar en gebruik afzonderlijke betalingsgegevens bij het afstemmen van saldi.

Facturen → samenvatting en regelitems → uitzonderingen → beoordeelde werkmap01Facturen02samenvatting en regelitems03uitzonderingen04beoordeelde werkmap

Hoe facturen naar Excel te converteren

Een kort pad van brondocumenten naar een werkmap die u kunt verifiëren.

  1. 01

    Bereid het verzoek voor

    Kies voor alleen-samenvattingsextractie of neem regelitems op en geef eventuele kolommen op die nodig zijn voor uw administratie.

  2. 02

    Uploaden in Okou

    Meld u aan en voeg de factuur-pdf's of ontvangstafbeeldingen toe. Duidelijke scans helpen bij kleine aantallen en tabellen met meerdere pagina's.

  3. 03

    Controleer uitzonderingen

    Controleer ontbrekende waarden, dubbele kandidaten en totale verschillen voordat u de werkmap downloadt of importeert.

Welke workflows profiteren van factuurextractie?

Handige uitgangspunten voor eigenaren, beheerders en financiële teams.

  • Facturenregistratie van leveranciers

    Verzamel factuuridentificaties, afgedrukte datums en bedragen zonder de link naar elk document te verliezen.

  • Ontvangstorganisatie

    Verander een reeks gefotografeerde bonnen in een lijst met expliciete valuta en beoordelingsnotities.

  • Voorbereiding van de betalingsafstemming

    Bereid consistente rijen voor om te vergelijken met betalingsgegevens, terwijl onopgeloste verschillen behouden blijven.

Hoe kunnen facturen een brongesteund rapport ondersteunen?

Gebruik het gecontroleerde werkboek als bron voor uw onkosten- of leveranciersrapport.

Verken de AI-rapportgenerator
Hoe kunnen facturen een brongesteund rapport ondersteunen?01Wat levertfactuur-naar-E…op?02Hoe kunnenfacturen eenbrongesteundrapport…03Verken deAI-rapportgene…

Houd de uitzondering bij het bedrag

Illustratief voorbeeld met een fictieve factuur, geen live extractie.

Fictieve factuur INV-0042

factuur.pdf, pagina 1
Twee diensten voor elk USD 100; subtotaal USD 200; belasting USD 20; gedrukt totaal USD 225.
Bewijs van betaling
Er is geen bankafschrift of betalingsbevestiging verstrekt.

Bevindingen uit het werkboek

  1. Bewaar het afgedrukte totaal

    Het factuuroverzicht behoudt USD 225 en de bronpagina, zonder het bedrag van het document stilzwijgend te wijzigen.

  2. Markeer een verschil van USD 5

    Het geëxtraheerde subtotaal plus belasting is gelijk aan USD 220. Op het beoordelingsblad wordt gevraagd of een toeslag, afrondingslijn of extractiefout het verschil verklaart.

  3. Laat de betalingsstatus onbekend

    De factuur alleen vormt geen bewijs van een betaald of achterstallig saldo. Vergelijk de betalingsgegevens voordat u actie onderneemt.

Illustratief voorbeeld. Controleer de geëxtraheerde bedragen aan de hand van originele documenten voordat u beslissingen neemt over boekhouding, belastingen of betalingen.

Betere resultaten met connectors

Gebruik gecontroleerde factuurregels en betalingsgegevens om een gedateerde afstemming ter beoordeling op te bouwen.

Handige connectors

  • Google Drive
  • Google Sheets
  • Notion

Breng uw facturenregister in een rapport

Gebruik het gecontroleerde werkboek als bron voor uw onkosten- of leveranciersrapport.

Mijn betalingsafstemming voorbereidenBlader door workflowvoorbeelden

Veelgestelde vragen over facturen naar Excel

Kan ik gescande PDF's en foto's van ontvangstbewijzen extraheren?

Upload ze in Okou nadat u zich heeft aangemeld. Leesbare scans en afbeeldingen kunnen als bron worden gebruikt; slechte scans, handschrift of ontbrekende pagina's vereisen mogelijk duidelijkere bestanden of handmatige beoordeling.

Exporteert het factuurregelitems?

Het voorbereide verzoek vraagt om afzonderlijke samenvattingen, regelitems en overzichtsbladen in een XLSX-werkmap, inclusief bronbestandsnamen en paginanummers.

Zal het dubbele facturen verwijderen?

Het verzoek markeert mogelijke duplicaten ter beoordeling. Een overeenkomend aantal of bedrag is niet voldoende om een ​​document automatisch te verwijderen.

Is factuurextractie gratis?

Het opstellen van de aanvraag en het bekijken van het voorbeeld zijn gratis. De extractie wordt uitgevoerd nadat u zich heeft aangemeld bij Okou en maakt gebruik van beschikbare accounttegoeden.

Worden facturen als betaald of achterstallig gemarkeerd?

Niet alleen op basis van een factuur. Geef aparte betalingsgegevens en een rapportagedatum op als u een afstemming wilt; ontbrekend betalingsbewijs moet onbekend blijven.

Okou heeft ook de afbeelding naar Excel en de aI-dashboardbouwer.

Breng uw facturenregister in een rapport

Gebruik gecontroleerde factuurregels en betalingsgegevens om een gedateerde afstemming ter beoordeling op te bouwen.

Mijn betalingsafstemming voorbereiden