Hóa đơn sang Excel

Mang các tệp PDF hóa đơn hoặc hình ảnh biên nhận vào Okou và nhận một sổ làm việc có cấu trúc. Xem lại nhà cung cấp, số hóa đơn, ngày tháng, chi tiết đơn hàng và tổng số cùng với tài liệu tham khảo nguồn trước khi nhập chúng vào hồ sơ của bạn.

Chọn chi tiết hóa đơn bạn cần

Tải lên tệp PDF, JPG hoặc PNG sau khi đăng nhập vào Okou. Xử lý sử dụng tín dụng tài khoản; không có hóa đơn nào được tải lên trên trang này.Tiếp tục tải hóa đơn lên
Bắt đầu với:

Việc trích xuất hóa đơn sang Excel tạo ra kết quả gì?

Trích xuất hóa đơn biến các tệp PDF hoặc ảnh biên nhận thành các cột mà bạn có thể sắp xếp và kiểm tra. Một bảng tóm tắt chứa một hàng cho mỗi tài liệu; một bảng chi tiết đơn hàng bảo toàn các sản phẩm hoặc dịch vụ đằng sau mỗi tổng. Tên tệp nguồn và số trang kết nối sổ làm việc với bằng chứng ban đầu.

Một hóa đơn ghi lại yêu cầu thanh toán. Ngày đến hạn của nó không xác định liệu nó có được thanh toán hay không và trường thuế bị thiếu không tự động bằng 0. Giữ những khoảng trống đó rõ ràng và sử dụng hồ sơ thanh toán riêng biệt khi đối chiếu số dư.

Hóa đơn → tóm tắt và chi tiết đơn hàng → ngoại lệ → sổ làm việc được xem xét01Hóa đơn02tóm tắt và chi tiết đơn hàng03ngoại lệ04sổ làm việc được xem xét

Cách chuyển hóa đơn sang Excel

Bạn có thể xác minh một đường dẫn ngắn từ tài liệu nguồn đến sổ làm việc.

  1. 01

    Chuẩn bị yêu cầu

    Chọn trích xuất chỉ tóm tắt hoặc bao gồm các mục hàng và chỉ định bất kỳ cột nào cần thiết cho bản ghi của bạn.

  2. 02

    Tải lên trong Okou

    Đăng nhập và đính kèm hóa đơn PDF hoặc hình ảnh biên nhận. Quét rõ ràng giúp xử lý số lượng nhỏ và bảng nhiều trang.

  3. 03

    Kiểm tra ngoại lệ

    Xem lại các giá trị bị thiếu, các ứng cử viên trùng lặp và tổng số khác biệt trước khi tải xuống hoặc nhập sổ làm việc.

Quy trình công việc nào được hưởng lợi từ việc trích xuất hóa đơn?

Điểm khởi đầu hữu ích cho chủ sở hữu, quản trị viên và nhóm tài chính.

  • Sổ đăng ký hóa đơn nhà cung cấp

    Thu thập số nhận dạng hóa đơn, ngày in và số tiền mà không làm mất liên kết đến từng tài liệu.

  • Tổ chức tiếp nhận

    Biến một loạt biên lai được chụp ảnh thành một danh sách có đơn vị tiền tệ rõ ràng và ghi chú đánh giá.

  • Chuẩn bị đối chiếu thanh toán

    Chuẩn bị các hàng nhất quán để so sánh với hồ sơ thanh toán, đồng thời giữ lại những khác biệt chưa được giải quyết.

Hóa đơn có thể hỗ trợ báo cáo dựa trên nguồn như thế nào?

Sử dụng sổ làm việc đã kiểm tra làm nguồn cho báo cáo chi phí hoặc nhà cung cấp của bạn.

Hóa đơn có thể hỗ trợ báo cáo dựa trên nguồn như thế nào?01Việc trích xuấthóa đơn sangExcel tạo rakết quả gì?02Hóa đơn có thểhỗ trợ báo cáodựa trên nguồnnhư thế nào?03Khám phá trìnhtạo báo cáo AI

Giữ ngoại lệ với số tiền

Ví dụ minh họa sử dụng hóa đơn hư cấu chứ không phải trích xuất trực tiếp.

Hoá đơn giả INV-0042

hóa đơn.pdf, trang 1
Hai dịch vụ có giá 100 USD mỗi dịch vụ; tổng phụ 200 USD; thuế 20 USD; in tổng cộng 225 USD.
Bằng chứng thanh toán
Không có bản sao kê ngân hàng hoặc xác nhận thanh toán nào được cung cấp.

Kết quả sổ làm việc

  1. Bảo toàn tổng số đã in

    Bản tóm tắt hóa đơn giữ lại 225 USD và trang nguồn mà không âm thầm thay đổi số tiền trong chứng từ.

  2. Gắn cờ chênh lệch 5 USD

    Tổng phụ được trích xuất cộng với thuế bằng 220 USD. Bảng đánh giá sẽ hỏi xem liệu phí, đường làm tròn hoặc lỗi trích xuất có giải thích được sự khác biệt hay không.

  3. Để lại trạng thái thanh toán không xác định

    Chỉ riêng hóa đơn không thiết lập số dư đã thanh toán hoặc quá hạn. Đối chiếu hồ sơ thanh toán trước khi theo dõi.

Ví dụ minh họa. Xem xét số tiền đã trích đối với chứng từ gốc trước khi quyết định kế toán, thuế hoặc thanh toán.

Đạt được kết quả tốt hơn với các trình kết nối

Sử dụng các hàng hóa đơn và hồ sơ thanh toán đã được xem xét để xây dựng bản đối chiếu ngày tháng để xem xét.

Trình kết nối hữu ích

  • Google Drive
  • Google Sheets
  • Notion

Mang sổ đăng ký hóa đơn của bạn vào một báo cáo

Sử dụng sổ làm việc đã kiểm tra làm nguồn cho báo cáo chi phí hoặc nhà cung cấp của bạn.

Câu hỏi thường gặp về hóa đơn sang Excel

Tôi có thể trích xuất các bản PDF đã quét và ảnh biên nhận không?

Tải chúng lên Okou sau khi đăng nhập. Các bản quét và hình ảnh có thể đọc được có thể được sử dụng làm nguồn; bản quét kém, chữ viết tay hoặc thiếu trang có thể yêu cầu tệp rõ ràng hơn hoặc xem xét thủ công.

Nó có xuất chi tiết đơn hàng hóa đơn không?

Yêu cầu đã chuẩn bị yêu cầu các bảng tóm tắt, chi tiết đơn hàng và đánh giá riêng biệt trong sổ làm việc XLSX, bao gồm tên tệp nguồn và số trang.

Nó sẽ loại bỏ hóa đơn trùng lặp?

Cờ yêu cầu có thể trùng lặp để xem xét. Số hoặc số tiền phù hợp không đủ để tự động xóa tài liệu.

Trích xuất hóa đơn có miễn phí không?

Việc chuẩn bị yêu cầu và xem ví dụ đều miễn phí. Quá trình trích xuất diễn ra sau khi đăng nhập vào Okou và sử dụng tín dụng tài khoản có sẵn.

Nó có đánh dấu hóa đơn là đã thanh toán hoặc quá hạn không?

Không chỉ từ một hóa đơn. Cung cấp hồ sơ thanh toán riêng và ngày báo cáo nếu bạn muốn đối chiếu; bằng chứng thanh toán bị thiếu vẫn chưa được biết.

Okou cũng có ảnh sang Excel và the trình tạo bảng điều khiển AI.

Mang sổ đăng ký hóa đơn của bạn vào một báo cáo

Sử dụng các hàng hóa đơn và hồ sơ thanh toán đã được xem xét để xây dựng bản đối chiếu ngày tháng để xem xét.

Chuẩn bị bảng đối chiếu thanh toán của tôi