Aseta työnkulku Julkiseksi, kun muiden saman työtilan jäsenten tulisi löytää ja suorittaa sama prosessi. Pidä se Yksityisenä, kun se on henkilökohtainen, kokeellinen tai sisältää materiaalia, jota työtilan ei tule jakaa.
Työnkulun julkaiseminen jakaa sen ohjeet ja liitetyt viitetiedostot. Se ei jaa luojan yksityisiä keskusteluja, yhdistettyjä tilejä, tunnistetietoja tai henkilökohtaisia käyttöoikeuksia.
Ennen kuin julkaiset
Varmista, että:
- työnkulku tuottaa hyödyllisen tuloksen useammalla kuin yhdellä realistisella syötteellä;
- sen kuvaus kertoo selkeästi, milloin sitä käytetään;
- ohjeessa ei ole tunnuksia, salasanoja, asiakassalaisuuksia tai tarpeetonta henkilötietoa;
- liitetyt tiedostot ovat turvallisia jokaisen työtilan jäsenen katsottavaksi;
- omistava agentti on julkinen ja saatavilla tarkoitetuille jäsenille;
- hyväksyntäsäännöt ovat selkeät lähettämiseen, julkaisemiseen, poistamiseen, ostamiseen tai ulkoisen datan muuttamiseen.
Jokainen työnkulku kuuluu tarkalleen yhdelle agentille. Julkinen työnkulku agentilla, johon tiimiläiset eivät pääse, ei ole hyödyllinen tiimityönkulku.
Tee työnkulusta julkinen
- Avaa Työnkulut.
- Valitse työnkulku, jonka haluat jakaa.
- Tarkista sen Nimi, Kuvaus, Ohjeet ja liitetyt tiedostot.
- Valitse Näkyvyys-kohdasta Julkinen tai valitse Tee työnkulusta julkinen.
- Vahvista muutos.
Työnkulku on nyt osa työtilan jaettua työnkulkukirjastoa. Jos työnkulku kuuluu agentille, jota et omista, organisaation ylläpitäjän täytyy ehkä julkaista se.
Julkinen vai yksityinen
| Näkyvyys | Kuka näkee ja käyttää | Parhaiten sopii |
|---|---|---|
| Yksityinen | Työnkulun omistaja agentin kontekstissa | Luonnokset, henkilökohtaiset menetelmät, kokeilut ja arkaluonteiset viitemateriaalit |
| Julkinen | Työtilan jäsenet, joilla on pääsy omistavaan agenttiin | Tarkistetut tiimiprosessit, hyväksytyt mallit ja toistuva tiimien välinen työ |
Julkinen tarkoittaa julkista työtilan sisällä. Se ei luo tunnistamatonta verkkosivua eikä julkaise työnkulkua avoimeen internetiin.
Näin tiimiläiset suorittavat sen
Jäsenet voivat käyttää julkista työnkulkua omistavan agentin keskustelussa kahdella tavalla:
- syöttämällä sen kauttakomennon, kuten
/qualify-inbound-lead; - pyytämällä tehtävää luonnollisella kielellä, kun työnkulun kuvaus vastaa pyyntöä selkeästi.
Slackissa mainitse Okou ja lisää työnkulun nimi tai haluttu tehtävä. Katso Käytä jaettuja työnkulkuja Slackissa.
Työnkulun suorittava jäsen antaa pyynnön mukaiset syötteet. Okou käyttää kyseisen jäsenen ja agentin käytettävissä olevia yhteyksiä ja oikeuksia; se ei käytä työnkulun luojan henkilökohtaista tilin käyttöoikeutta.
Jaa menetelmä, älä tiliä
Seuraavat ovat toisistaan riippumattomia:
- Työnkulun näkyvyys määrittää, kuka näkee ja voi suorittaa prosessin.
- Agentin näkyvyys määrittää, kuka pääsee agenttiin, joka omistaa työnkulun.
- Yhteys tunnistaa palvelutilin, jonka jäsen on yhdistänyt.
- Valtuutus ja oikeudet määrittävät, mitä valittu agentti voi tehdä kyseisellä yhteydellä.
Siksi kaksi tiimiläistä voivat suorittaa saman julkisen työnkulun ja silti saada valtuutuspyynnön eri palveluihin. Jokainen antaa pääsyn omalle työalueelleen.
Kopioi työnkulku toiselle agentille
Käytä Kopioi työnkulku, kun toinen tiimi tai agentti tarvitsee version, jota se voi kehittää itsenäisesti.
- Avaa työnkulku.
- Valitse Kopioi työnkulku.
- Valitse kohdeagentti.
- Avaa uusi kopio ja tarkista sen ohjeet, tiedostot ja oikeudet.
- Julkaise kopio vasta, kun se on testattu kohdeagentissa.
Kopio alkaa uutena yksityisenä työnkulkuna. Sen muutokset eivät päivity alkuperäiseen, eikä alkuperäisen muutokset päivity kopioon. Käsittele tätä haarana, ei synkronoituna versiona.
Kopiointi on hyödyllistä, kun esimerkiksi myynti ja asiakaspalvelu jakavat tutkimusmenetelmän, mutta tarvitsevat eri tulosmuodot tai hyväksyntärajat. Jos kaikkien tulisi saada tulevat päivitykset yhteen standardiin, pidä yksi julkinen työnkulku kopioiden sijaan.
Päivitä julkinen työnkulku turvallisesti
Julkista työnkulkua voivat jo käyttää tiimiläiset tai automaatiot. Ennen merkittävää muutosta:
- Tunnista, mikä toiminta tai tulos muuttuu.
- Testaa päivitetty ohje edustavilla syötteillä.
- Ilmoita vaikuttaville jäsenille, kun syötteet, kentät, kohteet tai hyväksyntäsäännöt muuttuvat.
- Tarkista kaikki automaatiot, jotka suorittavat työnkulun.
- Pidä sama tunniste, jos muutos on taaksepäin yhteensopiva; käytä uutta työnkulkua, jos sopimus muuttuu olennaisesti.
Pienet parannukset, kuten selkeämmät viittaukset tai parempi laadunvarmistus, voidaan yleensä tehdä samaan työnkulkuun. Uusi työnkulku on turvallisempi, kun kohderyhmä, vaaditut syötteet tai lopputoiminto muuttuvat olennaisesti.
Tee työnkulusta taas yksityinen
Julkisen työnkulun muuttaminen yksityiseksi poistaa tiimin pääsyn. Muut jäsenet voivat menettää mahdollisuuden suorittaa sen, ja heidän automaationsa, jotka siihen perustuvat, voivat lakata toimimasta.
Ennen kuin teet siitä yksityisen:
- tarkista, ketkä henkilöt ja automaatiot käyttävät sitä;
- luo tai kopioi korvaava työnkulku, jos tiimi tarvitsee menetelmää edelleen;
- ilmoita vaikuttaville omistajille;
- varmista, ettei mikään jaettu viitetiedosto muutu odottamatta saavuttamattomaksi.
Kevyt julkaisutarkistuslista
- Selkeä nimi ja mieleenpainuva tunniste
- Kuvaus kertoo, milloin sitä käytetään
- Ohje määrittelee syötteet, vaiheet, tuloksen ja hyväksyntärajat
- Tiedostot ovat ajantasaisia ja turvallisia jakaa
- Omistava agentti on julkinen
- Testattu jonkun muun kuin tekijän toimesta
- Ei henkilökohtaisia tunnuksia tai yksityistä keskustelusisältöä
- Tunnetut automaatiot tarkistettu
Seuraavaksi kutsu tiimiläiset tai auta nykyisiä jäseniä liittymään työtilaan.
