Uusille käyttäjille

Olet luonut tilin, eikä mikään ole vielä yhdistettynä. Olet juuri oikeassa paikassa.

Ensimmäinen askel vie noin viisi minuuttia eikä vaadi mitään asetuksia. Seuraavat viisi rakentavat jotain, jota koko tiimisi voi käyttää. Voit pysähtyä missä tahansa vaiheessa, kun siitä on jo hyötyä — moni ei koskaan mene pidemmälle kuin vaihe 2.

Jos käytät jo päivittäin Claude Codea tai Codexia, aloita kohdasta Claude Code- ja Codex-käyttäjille ja palaa sitten tänne vaiheisiin 3–6.

1. Lähetä muutama kehotus

Avaa uusi keskustelu sivupalkista. Älä mieti liikaa — Okou ymmärtää tavallista kieltä, eikä sinun tarvitse opetella syntaksia. Nämä neljä eivät vaadi mitään yhdistettynä, joten ne toimivat uudella tilillä:

"Kerro minulle lyhyesti [Yritys] ennen klo 3 — mitä he tekevät, viimeisimmät uutiset ja mitä minun kannattaa välttää sanomasta."

"Muuta nämä raakamuistiinpanot selkeäksi tiimipäivitykseksi: [liitä muistiinpanot]."

"Laadi kohtelias muistutus henkilölle, joka ei ole vastannut viikkoon. Ystävällinen, kolme lausetta, ei painostusta."

"Tee 5-diainen esitys, joka selittää hinnoittelumme ei-tekniselle ostajalle."

Näet Okoun suunnitelman, valitsemat työkalut ja reaaliaikaisen lokin jokaisesta vaiheesta.

Kokeile nyt yhtä, joka tarvitsee oikean tilisi — "Yhteenveto lukemattomista Slack-viesteistäni ja kerro, mihin pitää vastata tänään." Okou pysähtyy ja kertoo, ettei sillä ole vielä pääsyä Slackiin. Tämä ei ole virhe; tästä siirrytään vaiheeseen 2.

Kaksi tapaa kannattaa omaksua jo tässä ensimmäisessä keskustelussa, koska käytät niitä jatkuvasti:

• Korjaa suoraan. Vastaa korjauksella — "Sama, mutta jätä markkinointikanava pois," tai "Kaksi lausetta lyhyempi ja lopuksi selkeä pyyntö." Muokkaat työn alla olevaa tulosta, et aloita alusta.
• Lue mitä se teki. Tuloksen alla näkyy kaikki, mitä Okou tarkasteli ja mitä se muutti. Jos vastaus on väärä, tämä loki näyttää yleensä, mikä yksittäinen vaihe pitää korjata — nopeampaa kuin koko pyynnön uudelleenkirjoittaminen.

2. Kokeile työnkulun mallia ja yhdistä tarvittava työkalu

Ohjeiden kirjoittaminen alusta asti on hitain tapa aloittaa. Okou tarjoaa valmiita työnkulun malleja. Avaa keskustelukomposiittorin Malli-painike ja valitse Työnkulku-kategoria, suodata sitten työn mukaan — Myynti, Markkinointi, Tuki, Operointi, Tuote, Data, Tekniikka tai Toimitusjohtaja.

Jokaisessa kortissa kerrotaan, mitä se tekee ja mihin palveluihin se koskee, joten tiedät mitä tarvitset ennen kuin jatkat:

• Nosta tärkeät sähköpostit Gmailissa — tuo esiin viestit, jotka oikeasti vaativat huomiotasi
• Valmistaudu Google-kalenterin kokouksiin — lyhyt briiffi ennen jokaista ulkoista tapaamista
• Saa kokousmuistiot Slackiin — päätökset ja toimenpiteet jaetaan puhelun jälkeen
• Poimi liidit Gmailista — tunnista ostosignaalit ja kirjaa pätevät liidit
• Tallenna Gmail-laskut Google Driveen — tallenna laskuviestit ja kirjaa ne saapuessaan

Valitse Käytä sellaisessa, joka koskee työkalua, jota jo käytät. Okou tarvitsee luvan kyseiseen työkaluun ja pysähtyy pyytämään sitä:

1. Napauta keskustelukomposiittorissa Yhdistäjät ja valitse Lisää yhdistäjiä, tai seuraa Okoun kehotetta keskustelussa.
2. Etsi palvelu ja lisää se.
3. Kirjaudu palveluun ponnahdusikkunassa samalla tavalla kuin muuallakin.

Jos Okou pyysi yhdistämistä kesken tehtävän, se jatkaa siitä mihin jäi heti kun olet valmis. Jos lisäsit yhdistäjän Yhdistäjät-sivulta, Okou kysyy, mitkä agentit saavat käyttää sitä. Yksi yhdistys voi palvella useita agentteja, mutta jokainen agentti saa vain tarvitsemansa oikeudet — ja osa käyttöoikeuksista on määräaikaisia ja ne pitää uusia.

Suosittuja aloituspaikkoja: Gmail ja Google Kalenteri sähköpostiin ja aikatauluun, Slack tiimikeskusteluun, Google Drive, Google Sheets tai Notion dokumentteihin, HubSpot asiakashallintaan.

Sinun ei tarvitse antaa lupaa kaikkeen etukäteen. Yhdistä vain tarvittavat työkalut silloin kun niitä tarvitaan. Työtilan Yhdistäjät-sivu näyttää, mitkä ovat käytettävissäsi — katso yhdistäjäluettelo ryhmiteltyyn suosituimpien listaan.

Okou ei koskaan näe salasanojasi: kirjaudut palveluun itse, ja alustalle tallentuu vain tunnistetieto, jota ei koskaan anneta AI-mallille. Joka kerta kun Okou käyttää työkalujasi, se näkyy lokissa: mikä tili, mitä luettiin, mitä muutettiin, milloin. Voit katkaista yhteyden tai rajata oikeuksia milloin tahansa. Katso Oikeudet koko tietoturvamalliin.

3. Luo oma agentti ja muokkaa sitä

Malli opettaa työn muodon. Agentti on paikka, jossa teet siitä omasi.

Agentti on pysyvä tiimikaveri: omat ohjeet, oma sävy, omat käyttöoikeudet, omat tallennetut prosessit. Avaa Agentit → Uusi agentti ja luo sellainen tärkeään tehtävään — tuki, tutkimus, markkinointi, rekrytointi. Oletuksena näkyvyys on Julkinen; vaihda se Yksityiseksi kun vielä harjoittelet.

Agentin oma sivu on paikka, jossa muokkaat sitä. Profiili sisältää nimen, tiimin näkemän kuvauksen ja vastaussävyn. Ohjeet näyttää pysyvät ohjeet, joita se noudattaa. Käyttöoikeudet määrittävät, mihin työkaluihin agentti pääsee.

Säädä sitä kuten perehdyttäisit uuden työntekijän:

1. Anna sille oikea tehtävä.
2. Jos tulos on pielessä, sano se keskustelussa ja pyydä Okouta muistamaan: "Tästä lähtien aina viittaa lähdedokumenttiin, äläkä koskaan lähetä sähköpostia näyttämättä ensin luonnosta minulle."
3. Kokeile uudelleen. Toista kunnes olet tyytyväinen oletuskäytökseen.

Hyvät pysyvät ohjeet kattavat kohdeyleisön, sävyn, lopputuloksen muodon, suosittavat työkalut ja rajat — mitä ei saa tehdä ja milloin pitää pysähtyä kysymään. Viimeinen kohta on tärkeämpi kuin miltä kuulostaa: näin päätät, mitä agentti saa tehdä ilman valvontaasi.

Vältä kiusausta kirjoittaa täydelliset ohjeet ennen ensimmäistä tehtävää. Ne paranevat korjaamalla oikean työn yhteydessä, eivät huolellisesti etukäteen laatimalla.

4. Tallenna toimiva työnkulku

Vaiheessa 2 käytit jonkun toisen prosessia. Tässä tallennat omasi.

Oikea hetki on, kun pyydät samaa asiaa kahdesti ja teet samat muutokset molemmilla kerroilla. Pyydä samassa keskustelussa: "Tee tästä uudelleenkäytettävä työnkulku nimeltä aamubriiffi."

Keskustelussa pysyminen on tärkeää — se antaa Okoulle oikeat syötteet, korjauksesi ja hyväksytyn lopputuloksen.

Okou lukee keskustelun, laatii prosessin ja tallentaa sen — et poistu keskustelusta, ja näet tarkalleen mitä luotiin.

Se ehdottaa nimeä, kuvausta, ohjeita, liitetiedostoja ja näkyvyyttä. Tarkista kaikki viisi, erityisesti kaksi:

• Kuvaus ratkaisee, milloin työnkulkua käytetään myöhemmin. "Laadi vastaus asiakassähköpostiin käyttäen meidän ääntä ja ohjeita" osuu oikeaan viestiin; "tee sähköpostijuttuja" ei koskaan.
• Kenelle näkyy. Uudet työnkulut ovat yksityisiä. Jakaminen työtilaan on tietoinen valinta, ei automaattista tallennuksen yhteydessä. (Agentit ovat päinvastoin — ne ovat oletuksena julkisia — tarkista molemmat.)

Tämän jälkeen työnkululla on oma sivu Työnkulut-osiossa. Sieltä tarkistat ja muokkaat sitä myöhemmin, et luontivaiheessa. Ohjeet on prosessi, jota Okou noudattaa joka kerta; lue se läpi, koska tätä muokkaat, kun tulokset alkavat poiketa. Lyhyt nimi otsikon alla on se, jonka kirjoitat hakeaksesi työnkulun suoraan keskustelussa.

Työnkulku kuuluu yhdelle agentille ja käyttää sen sävyä ja oikeuksia. Katso Työnkulut koko kokonaisuuteen.

5. Aikatauluta työnkulku

Nyt saat sen toimimaan ilman sinua:

"Suorita tämä joka arkipäivä klo 8 ja lähetä tulos Slackiin."

Et poistu keskustelusta: Okou vahvistaa ajoituksen ja kohteen, asettaa sen ja tehtävä alkaa pyöriä itsenäisesti.

Se lukee takaisin toistuvuuden, käytetyn aikavyöhykkeen ja seuraavan ajon, jotta voit huomata mahdollisen virheen ennen ensimmäistä suoritusta. Nimeä kohde, johon sillä on oikeasti pääsy — jos tuloksen pitää tulla Slackiin tai sähköpostiin, palvelu pitää yhdistää ensin. Jos haluat asettaa sen käsin, sama löytyy työnkulun Automaatio-välilehdeltä kohdasta Lisää automaatio.

Jokaisessa näkyy, milloin se viimeksi ajettiin, milloin seuraava ajo on ja kytkin tauottamiseen poistamatta sitä. ▷-painike ajaa työnkulun heti.

Kello on vain yksi tapa käynnistää työnkulku. Se voi myös odottaa tapahtumaa — uusi sähköposti saapuu, kokous varataan, lomake tulee, dokumentti muuttuu. Katso AutomaatioT.

Yksi hyvä sääntö: aja käsin ennen kuin annat sen pyöriä itsenäisesti. Jos ▷-painike epäonnistuu, ongelma on työnkulussa tai oikeuksissa. Jos ▷ toimii mutta aikataulu ei tuota mitään, ongelma on ajoituksessa. Molempien jahtaaminen yhtä aikaa tekee kymmenen minuutin asennuksesta iltapäivän projektin.

Aloita pienestä. Päivittäinen tai viikoittainen ajo, jonka tarkistat ensimmäisinä päivinä, on parempi kuin tunnin välein pyörivä, jonka joudut myöhemmin selvittämään.

6. Kutsu tiimisi ja käytä yhdessä

Kutsu ihmiset vasta kun heille on jotain valmista. Tyhjä työtila on huonompi tervetulo kuin yksi hyvä työnkulku heidän nimellään.

Ennen kutsujen lähettämistä:

1. Vaihda tarvittava agentti yksityisestä Julkiseksi.
2. Jaa työnkulku, jonka haluat heidän ajavan ensin.
3. Poista ohjeista ja tiedostoista kaikki salasanat, avaimet ja henkilökohtaiset tiedot.
4. Päätä, kuka tarvitsee Admin-roolin ja kuka riittää Member-roolilla. Käytä oletuksena Memberiä — Admin on niille, jotka hallinnoivat jäseniä, laskutusta ja työtilan asetuksia.

Avaa sitten Asetukset → Henkilöt → Lisää jäsen, syötä sähköpostiosoite, valitse rooli ja lähetä. Kutsu pysyy odottavana, kunnes se hyväksytään, ja voit tarkistaa tai peruuttaa sen samalta sivulta. Katso Kutsu tiimikaverit.

Kun he ovat mukana, ero henkilökohtaisen tuottavuusvinkin ja tiimin luottaman käytännön välillä on muutamassa tavassa:

• Anna ensimmäinen tehtävä selkeästi. Kerro uudelle jäsenelle, mitä ajaa, mitä sille annetaan ja missä tulos näkyy.
• Jokainen käyttää omia tilejään. Jokainen yhdistää oman Gmailinsa, oman Slackinsa. Kukaan ei jaa tunnuksia.
• Jaa toimivat, pidä muut yksityisinä. Henkilökohtaiset kokeilut pysyvät yksityisinä; tiimin käyttämä prosessi jaetaan ja sitä ylläpidetään kuten muitakin yhteisiä dokumentteja.
• Vie se sinne, missä työ jo tapahtuu. Lisää Okou Slackiin ja sama agentti vastaa kanavassa. Katso Slack.
• Kopioi, älä rakenna uudelleen. Jos haluat antaa toisen agentin käyttää samaa prosessia, kopioi työnkulku. Molemmat voivat jatkaa omaa polkuaan.

Katso Tiimeille, miltä tämä näyttää käytännössä.

Mitä kokeilla seuraavaksi

Kehotteita, jotka näyttävät mahdollisuudet — valitse mikä sopii päivääsi:

• "Käy läpi tämän viikon asiakassähköpostit, ryhmittele valitukset teemoittain ja kerro kolme yleisintä."
• "Lue tämä asiakassähköposti [liitä] ja laadi vastaus koreaksi. Viittaa oikeaan ohjeartikkeliin."
• "Hae viime viikon rekisteröitymiset analytiikasta, vertaa edelliseen viikkoon ja kirjoita tiimille yksi kappale."
• "Tee 5-diainen esitys hinnoittelustamme käyttäen brändin vakiopohjaa."
• "Kirjoita neljä somepostausta Slack-integraatiosta ja tee niihin sopivat neliökuvat brändiväreillä."
• "Ennen torstain uusintapuhelua, hae kaikki tiedot tästä tilistä ja listaa kolme riskiä, joihin kannattaa varautua."

Minne seuraavaksi

• Työnkulut — tallenna prosessi kerran, käytä sitä aina uudelleen.
• Automaatio — aja työtä aikataululla tai tapahtuman perusteella.
• Agentit — ohjeet, sävy ja mitä kukin agentti saa käyttää.
• Yhdistäjäluettelo — ryhmitelty lista työkaluista, joihin Okou pääsee.
• Mallit — mikä AI-malli vastaa keskusteluun ja mitä sen käyttö maksaa.