ワークフローをチームと共有する

同じワークスペースの他のメンバーが同じ手順を見つけて実行できるようにする場合は、ワークフローを公開に設定します。個人的なもの、実験的なもの、またはワークスペースで共有すべきでない内容が含まれる場合は非公開のままにしてください。

ワークフローを公開すると、その指示と添付された参照ファイルが共有されます。作成者のプライベートチャット、接続済みアカウント、認証情報、個人の権限付与は共有されません。

公開前の確認事項

以下を確認してください：

• ワークフローが複数の現実的な入力で有用な結果を出すこと；
• 説明文に使用する場面が明確に記載されていること；
• 指示にトークン、パスワード、顧客の秘密情報、不要な個人データが含まれていないこと；
• 添付ファイルがすべてのワークスペースメンバーにとって安全であること；
• 所有するAIエージェントが公開され、対象メンバーが利用可能であること；
• 送信、公開、削除、購入、外部データの変更に関する承認ルールが明確であること。

すべてのワークフローは、必ず1つのAIエージェントに属します。チームメンバーがアクセスできないAIエージェント上の公開ワークフローは、チームワークフローとして有用ではありません。

ワークフローを公開する

1. ワークフローを開きます。
2. 共有したいワークフローを選択します。
3. 名前、説明、指示、添付ファイルを確認します。
4. 可視性で公開を選択するか、ワークフローを公開を選択します。
5. 変更を確認します。

これでワークフローはワークスペースの共有ワークフローライブラリの一部となります。ワークフローが自分の所有でないAIエージェントに属している場合、組織の管理者が公開する必要がある場合があります。

公開と非公開の違い

公開とは、ワークスペース内での公開を意味します。認証なしのウェブページを作成したり、ワークフローをインターネット上に公開したりするものではありません。

チームメンバーによる実行方法

メンバーは、所有AIエージェントのチャットから公開ワークフローを次の2通りで利用できます：

• スラッシュコマンド（例：/qualify-inbound-lead）を入力する；
• ワークフローの説明がリクエスト内容と明確に一致する場合、自然言語で依頼する。

Slackでは、Okouをメンションし、ワークフロー名または目的のタスクを含めてください。Slackで共有ワークフローを使うもご参照ください。

ワークフローを実行するメンバーが、リクエストごとの入力を提供します。Okouは、そのメンバーとAIエージェントに利用可能な接続と権限を使用し、ワークフロー作成者の個人アカウントアクセスは利用しません。

手法を共有し、アカウントは共有しない

以下は独立しています：

1. ワークフローの可視性は、誰が手順を閲覧・実行できるかを決定します。
2. AIエージェントの可視性は、誰がそのAIエージェントにアクセスできるかを決定します。
3. 接続は、メンバーが接続したサービスアカウントを識別します。
4. 認可と権限は、選択したAIエージェントがその接続で何ができるかを決定します。

このため、2人のチームメンバーが同じ公開ワークフローを実行しても、異なるサービスの認可リクエストを受け取る場合があります。各自が自分の業務範囲に対してアクセスを許可します。

ワークフローを別のAIエージェントへコピーする

別のチームやAIエージェントが独自に発展させたい場合は、ワークフローをコピーを利用してください。

1. ワークフローを開きます。
2. ワークフローをコピーを選択します。
3. コピー先のAIエージェントを選びます。
4. 新しいコピーを開き、指示、ファイル、権限を確認します。
5. コピー先AIエージェントでテストが完了した後にのみ、コピーを公開します。

コピーは新しい非公開ワークフローとして開始されます。コピーへの変更は元のワークフローに反映されず、元のワークフローの変更もコピーには反映されません。これはライブ同期ではなく、フォークとして扱ってください。

営業部門とカスタマーサクセス部門が調査手法を共有しつつ、異なる出力形式や承認範囲が必要な場合などにコピーは有効です。今後も全員が標準の更新を受け取るべき場合は、コピーを作成せず1つの公開ワークフローを維持してください。

公開ワークフローを安全に更新する

公開ワークフローは、すでにチームメンバーや自動化で利用されている場合があります。重要な変更の前に：

1. どの動作や出力が変わるかを特定します。
2. 代表的な入力で修正版の指示をテストします。
3. 入力、フィールド、送信先、承認ルールが変わる場合は、影響を受けるメンバーに通知します。
4. ワークフローを実行する自動化を確認します。
5. 互換性がある場合は同じスラッグを維持し、契約が大きく変わる場合は新しいワークフローを作成します。

引用の明確化や品質チェックの強化などの小さな改善は、通常同じワークフロー内で問題ありません。対象者や必要な入力、結果のアクションが根本的に異なる場合は、新しいワークフローを作成する方が安全です。

ワークフローを再び非公開にする

公開ワークフローを非公開に変更すると、チームのアクセスが削除されます。他のメンバーは実行できなくなり、それに依存する自動化も停止する可能性があります。

非公開にする前に：

• 利用している人や自動化を確認する；
• チームが引き続き手法を必要とする場合は、代替やコピーを作成する；
• 影響を受ける所有者に通知する；
• 共有参照ファイルが予期せず利用できなくならないことを確認する。

簡易公開チェックリスト

• 明確な名前と覚えやすいスラッグ
• 説明文で利用シーンを明示
• 指示で入力・手順・出力・承認範囲を定義
• ファイルが最新かつ共有して安全
• 所有AIエージェントが公開状態
• 作者以外によるテスト済み
• 個人認証情報やプライベートチャット内容なし
• 既知の自動化を確認済み

次に、チームメンバーを招待するか、既存メンバーがワークスペースに参加できるようサポートしてください。