워크플로를 팀과 공유하기

동일한 워크스페이스의 다른 구성원이 동일한 절차를 발견하고 실행할 수 있도록 하려면 워크플로의 공개 설정을 사용하세요. 개인적이거나 실험적이거나 워크스페이스에서 공유하지 않아야 할 자료가 포함된 경우에는 비공개로 유지하세요.

워크플로를 게시하면 해당 지침과 첨부된 참조 파일이 공유됩니다. 작성자의 개인 채팅, 연결된 계정, 자격 증명 또는 개인 권한 부여는 공유되지 않습니다.

게시 전 확인 사항

다음을 확인하세요:

• 워크플로가 두 개 이상의 현실적인 입력값으로 유용한 결과를 생성하는지;
• 설명에 언제 사용해야 하는지 명확하게 안내되어 있는지;
• 지침에 토큰, 비밀번호, 고객 비밀 또는 불필요한 개인정보가 포함되어 있지 않은지;
• 첨부 파일이 모든 워크스페이스 구성원이 안전하게 볼 수 있는지;
• 소유 에이전트가 공개되어 있고 대상 구성원이 접근 가능한지;
• 외부 데이터 전송, 게시, 삭제, 구매 또는 변경에 대한 승인 규칙이 명확한지.

모든 워크플로는 정확히 하나의 에이전트에 속합니다. 팀원이 접근할 수 없는 에이전트의 공개 워크플로는 유용한 팀 워크플로가 아닙니다.

워크플로를 공개로 설정하기

1. 워크플로를 엽니다.
2. 공유하려는 워크플로를 선택합니다.
3. 이름, 설명, 지침 및 첨부 파일을 검토합니다.
4. 공개 범위에서 공개를 선택하거나 워크플로 공개로 전환을 선택합니다.
5. 변경 사항을 확인합니다.

이제 워크플로가 워크스페이스의 공유 워크플로 라이브러리에 포함됩니다. 워크플로가 본인 소유가 아닌 에이전트에 속한 경우, 조직의 관리자가 게시해야 할 수 있습니다.

공개와 비공개의 차이

공개는 워크스페이스 내부에서만 공개를 의미합니다. 인증되지 않은 웹페이지를 만들거나 워크플로를 인터넷에 게시하지 않습니다.

팀원이 워크플로를 실행하는 방법

구성원은 소유 에이전트의 채팅에서 다음 두 가지 방법으로 공개 워크플로를 사용할 수 있습니다:

• /qualify-inbound-lead와 같은 슬래시 명령어를 입력합니다;
• 워크플로 설명이 요청과 명확히 일치할 때 자연어로 작업을 요청합니다.

Slack에서는 Okou를 멘션하고 워크플로 이름이나 원하는 작업을 포함하세요. Slack에서 공유 워크플로 사용하기를 참고하세요.

워크플로를 실행하는 구성원이 요청별 입력값을 제공합니다. Okou는 해당 구성원과 에이전트가 가진 연결 및 권한을 사용하며, 워크플로 작성자의 개인 계정 접근 권한을 사용하지 않습니다.

방법만 공유하고 계정은 공유하지 않기

다음 항목은 서로 독립적입니다:

1. 워크플로 공개 범위는 누가 절차를 볼 수 있고 실행할 수 있는지 결정합니다.
2. 에이전트 공개 범위는 누가 해당 에이전트에 접근할 수 있는지 결정합니다.
3. 연결은 구성원이 연결한 서비스 계정을 식별합니다.
4. 권한 및 승인은 선택한 에이전트가 해당 연결로 할 수 있는 작업을 결정합니다.

이 때문에 두 팀원이 동일한 공개 워크플로를 실행해도 서로 다른 서비스에 대한 승인 요청을 받을 수 있습니다. 각자는 자신의 업무 범위에 대해 접근 권한을 부여합니다.

워크플로를 다른 에이전트로 복사하기

다른 팀이나 에이전트가 독립적으로 발전시킬 수 있는 버전이 필요할 때 워크플로 복사를 사용하세요.

1. 워크플로를 엽니다.
2. 워크플로 복사를 선택합니다.
3. 대상 에이전트를 선택합니다.
4. 새 복사본을 열고 지침, 파일, 권한을 검토합니다.
5. 대상 에이전트에서 테스트를 마친 후에만 복사본을 게시하세요.

복사본은 새 비공개 워크플로로 시작합니다. 복사본의 변경 사항은 원본에 반영되지 않으며, 원본의 변경 사항도 복사본에 반영되지 않습니다. 이를 동기화가 아닌 분기(fork)로 취급하세요.

영업팀과 고객 성공팀이 연구 방법을 공유하지만 서로 다른 출력 형식이나 승인 범위가 필요할 때 복사가 유용합니다. 모두가 하나의 표준에 대한 향후 업데이트를 받아야 한다면 복사본을 만들지 말고 하나의 공개 워크플로만 유지하세요.

공개 워크플로 안전하게 업데이트하기

공개 워크플로는 이미 팀원이나 자동화에서 사용 중일 수 있습니다. 중요한 변경 전에는:

1. 어떤 동작이나 출력이 변경되는지 확인합니다.
2. 대표 입력값으로 수정된 지침을 테스트합니다.
3. 입력값, 필드, 목적지, 승인 규칙이 변경될 때 영향을 받는 구성원에게 알립니다.
4. 워크플로를 실행하는 자동화를 확인합니다.
5. 변경이 이전 버전과 호환된다면 동일한 슬러그를 유지하고, 계약이 크게 바뀌면 새 워크플로를 사용하세요.

인용문을 명확히 하거나 품질 검증을 강화하는 등 소규모 개선은 동일한 워크플로 내에서 유지할 수 있습니다. 대상, 필수 입력값, 결과 동작이 근본적으로 달라진 경우에는 새 워크플로가 더 안전합니다.

워크플로를 다시 비공개로 전환하기

공개 워크플로를 비공개로 변경하면 팀 접근 권한이 제거됩니다. 다른 구성원이 실행할 수 없게 되며, 해당 워크플로에 의존하는 자동화도 중단될 수 있습니다.

비공개로 전환하기 전에는:

• 누가, 어떤 자동화가 사용하는지 검토하세요;
• 팀에 해당 방법이 여전히 필요하다면 대체 워크플로를 만들거나 복사하세요;
• 영향을 받는 소유자에게 알리세요;
• 공유 참조 파일이 예기치 않게 접근 불가해지지 않는지 확인하세요.

간단한 게시 체크리스트

• 명확한 이름과 기억하기 쉬운 슬러그
• 설명에 사용 시점이 안내됨
• 지침에 입력값, 단계, 출력, 승인 범위가 정의됨
• 파일이 최신이며 공유해도 안전함
• 소유 에이전트가 공개임
• 작성자 이외의 사람이 테스트함
• 개인 자격 증명이나 개인 채팅 내용 없음
• 알려진 자동화가 검토됨

다음으로, 팀원을 초대하거나 기존 구성원이 워크스페이스에 참여하도록 도와주세요.